Einzelveranstaltungen: Seminar, Workshop, Sommerfest

Eine Einzelveranstaltung bucht der Kunde einmal — und ist dann bei allen Terminen dabei. Das Erste-Hilfe-Seminar über zwei Tage, der Vortragsabend, das Sommerfest mit Workshops: Anmeldung, Teilnehmerliste und Rechnung gibt es genau einmal je Kontakt.

Die Liste

Klicke im Menü auf Veranstaltungen → Einzelveranstaltungen. Die Liste zeigt je Veranstaltung die Max. Teiln., die Zahl der Gebuchten, der Vorgemerkten (Anmeldungen, die noch kein fester Platz sind) und der Termine. Im Menü am Zeilenende (☰) findest du Teilnehmer einbuchen, Alle Termine, Bearbeiten und Löschen.

Vergangene Veranstaltungen archivierst du mit dem Haken „Einzelveranstaltung archivieren". Du findest sie oben rechts über Archivierte Einzelveranstaltungen anzeigen. Dort steht je Veranstaltung der Erlös, und über ☰ kommst du weiter an „Alle Termine".

So legst du eine Einzelveranstaltung an

Schritt für Schritt mit Bildern – mehrere Tarife, Platzgrenzen je Tarif, Stempelkarten und inklusive Stempelkarten: Tarife und Stempelkarten anlegen und verwalten.

1. Klicke auf Neue Einzelveranstaltung.
2. Trage Name, Thema und Standort ein, bei Bedarf eine Trainingskategorie.
3. Setze den Anmeldeschluss und Online-Absage möglich bis (beide Pflicht). Bis zu diesem Zeitpunkt storniert der Kunde im Kundenbereich selbst, nach Beginn der Veranstaltung nicht mehr. Bei Bedarf wählst du einen Veranstalter und unter Kursmaterial (Digitalprodukt) ein Handout (siehe Kursmaterial).
4. Für Frühbucher: Early-Bird-Rabatt bis (bis einschließlich diesem Tag) und Early-Bird-Rabatt (%), zum Beispiel 10.
5. Setze die Maximale Anzahl Teilnehmer und lass Die Einzelveranstaltung ist aktiv angehakt.
6. Klicke auf Speichern. Danach erscheinen die übrigen Abschnitte.
7. Lege im Abschnitt Tarife (Leistungen) mit Tarif hinzufügen mindestens einen Tarif an (den Preis je Teilnehmer).

So legst du die Termine an

Im Abschnitt Termine legst du mit Termin hinzufügen die Tage an, an denen die Veranstaltung stattfindet: Beginnt am/um, Ort, Dauer (Minuten), Trainer, bei Bedarf Dozent und Co-Dozent (Abschnitt „Trainer und Dozenten") und eine wöchentliche Terminserie. Ein eingetragener Dozent steht für deine Kunden anstelle des Trainers. Unter Fokus des Termins und Kundenbemerkungen schreibst du, was die Teilnehmer wissen müssen.

Verschiebst du einen zukünftigen Termin, bekommen alle Teilnehmer automatisch die E-Mail „Termin verschoben".

So buchst du Teilnehmer ein

1. Klicke im Abschnitt Teilnehmer auf Teilnehmerbuchung hinzufügen (oder in der Liste über ☰ auf Teilnehmer einbuchen, das grüne Plus).
2. Wähle unter Kontakt auswählen den Kunden und bei Bedarf einen Tarif.
3. Wähle unter Abrechnung „Automatisch (Abo → Stempelkarte → Einzelbuchung, wie bisher)" oder einen bestimmten Weg. Bei „Einzelbuchung" legt „Rechnungstellung beim Speichern" gleich einen Rechnungsentwurf an; mit „Rechnung sofort abschließen und per E-Mail versenden" wird sie festgeschrieben und geht an den Kunden.
4. Hake unter Zusatzleistungen an, was der Kunde dazubucht (nur bei Einzelbuchung berechnet).
5. Hake bei Bedarf Benachrichtigung versenden an und klicke auf Speichern.

Ob der Kunde danach gebucht oder erst vorgemerkt ist, entscheidet die Option der Veranstaltung (Abschnitt Anmeldung und Buchung). Vorgemerkte stehen im Reiter Teilnehmer unter „Vorgemerkt" — mit Buchen (fester Platz) im Zeilenmenü machst du sie von Hand zur Buchung, mit Auf vorgemerkt setzen gibst du einen Platz wieder frei. Mehr dazu: Anmeldung und Buchung.

So öffnest du die Kartei eines Termins

Die Kartei eines Termins zeigt alle Anmeldungen. Dort druckst du die Anwesenheitsliste und stellst Teilnahmebestätigungen aus.

1. Fahre in der Liste über ☰ und klicke auf das grüne Kalenderblatt Alle Termine.
2. Wähle den Reiter Termine aller Mitarbeiter und Liste. „Eigene Termine" zeigt nur Termine, bei denen du eingetragen bist.
3. Fahre in der Zeile des Termins über ☰ und klicke auf Kartei.
4. Im Kasten Termin stehen unter Anmeldungen alle Teilnehmer. Mit Teilnehmerliste (PDF) druckst du eine Liste zum Abhaken, mit Bestätigungen erstellen stellst du Teilnahmebestätigungen aus.

Alles zu Bestätigungen: Teilnahmebestätigungen. Im Monatskalender stehen unter jedem Termin die Namen der Teilnehmer. Ein Klick dort öffnet aber das Bearbeiten-Formular des Termins, nicht die Kartei.

Warteliste

Schalte im Abschnitt Warteschlange „Warteschlange für Anmeldungen aktivieren" ein, damit Buchungen bei voller Veranstaltung auf die Warteliste gehen. Steht schon jemand auf der Warteliste, landen auch neue Buchungen dort. Mit „Frei gewordene Plätze automatisch aus der Warteschlange auffüllen" rückt beim Austragen der Erste auf der Warteliste nach und bekommt eine E-Mail. Wie du Wartende von Hand übernimmst, steht unten unter „Für Fortgeschrittene".

Online buchen

Auf deiner Website zeigt die Buchungsseite „Noch … von … Plätzen frei". Gezählt werden Gebuchte und Vorgemerkte, deren Rechnung noch nicht überfällig ist. Ist die Veranstaltung voll und die Warteschlange an, steht dort „Die Veranstaltung ist ausgebucht — Ihre Buchung wird auf die Warteliste gesetzt." Der Kunde wählt den Tarif und die Zusatzleistungen, bestätigt die Buchungsbedingungen und klickt „Zahlungspflichtig buchen" (bei Option „Zahlungseingang": „Zahlungspflichtig anmelden"). Häkchentext und Knopfbeschriftung stehen unter System → Einstellungen → Veranstaltungen: „Zustimmungserklärung für Buchungen – …“, „Buchungsknopf – …“ und „Buchungsknopf – Veranstaltungen (Anmeldung)“. Bezahlt wird automatisch: Abo, sonst Stempelkarte, sonst Rechnung — bei „Zahlungseingang" bekommt der Kunde die Rechnung sofort per E-Mail und kann wahlweise gleich online bezahlen.

Inklusive Stempelkarten: Im Abschnitt „Inklusive Stempelkarten“ der gespeicherten Veranstaltung hinterlegst du mit „Stempelkarte hinzufügen“ Stempelkarten, die jede feste Buchung automatisch zu 0,00 € bekommt; sie gelten für jedes Tier des Kunden. Auf der Buchungsseite sieht der Kunde sie beim Angebot, zum Beispiel „Inklusive: 10er-Karte Gruppenstunden“.

Auf einer eigenen Website bindest du die Veranstaltung über den Kasten Auf der Website einbinden im Formular ein (siehe Online buchen lassen).

So sagst du ab

• Der Kunde storniert selbst: im Kundenbereich über „Stornierungsoptionen >", bis „Online-Absage möglich bis" und höchstens bis zum Beginn der Veranstaltung.
• Einen Teilnehmer austragen: Menü der Teilnehmerzeile → Austragen. PetWorkers zeigt vorher, was mit der Zahlung passiert (Einheiten zurück, Position entfernt oder Gutschrift).
• Einen Termin streichen: Im Abschnitt Termine über ☰ → Löschen. Die Buchungen der Veranstaltung bleiben bestehen, es wird nichts automatisch gutgeschrieben. Mit „Betroffene Teilnehmer über die Absage benachrichtigen" bekommen die gebuchten Teilnehmer die E-Mail „Termin entfällt"; sonst sag ihnen selbst Bescheid.
• Die ganze Veranstaltung absagen: In der Liste über ☰ auf Löschen und die Frage mit Ja bestätigen. Es öffnet sich die Seite Löschung bestätigen (Schritte unten).

1. Lies im Kasten Was passiert beim Löschen?, wie viele Buchungen betroffen sind und was mit Abo, Stempelkarte und Rechnung passiert.
2. Hake Betroffene Teilnehmer über die Absage benachrichtigen an, wenn alle eine E-Mail bekommen sollen. Unter Grund (optional) steht, was in der Absage-E-Mail erscheint. Interne Notiz (optional) ist nur im CRM sichtbar.
3. Tippe Ich habe das verstanden. genau so ein und klicke auf Endgültig löschen.

Hat die Veranstaltung noch nicht begonnen, entfallen alle Termine und die Veranstaltung wird gelöscht. Hat sie schon begonnen, entfallen nur die künftigen Termine: Gebuchte Teilnehmer bekommen den Anteil gutgeschrieben, die Veranstaltung wird archiviert. Das ist eine Absage durch dich: Von einer Anzahlung wird nichts einbehalten, sie ist voll zu erstatten (siehe Anmeldung und Buchung).

Rechnung

Eine Einzelbuchung legt die Position „Teilnahme von … an …" an. Die Rechnung dazu erstellst und verschickst du unter Finanzen → Rechnungen — beim Einbuchen im Büro geht ohne den Haken „Rechnung sofort abschließen und per E-Mail versenden" keine Rechnung per E-Mail raus. Für Online-Anmeldungen auf Rechnung kannst du im Formular „Rechnung bei Buchung direkt erstellen und senden" einschalten. Mehr zur Reihenfolge Abo → Stempelkarte → Rechnung: Bezahlen.

Wenn etwas nicht klappt

• Du kannst niemanden einbuchen — es ist noch kein Tarif angelegt. Lege im Abschnitt Tarife (Leistungen) mit Tarif hinzufügen einen an.
• Die Terminliste unter „Alle Termine" ist leer — du bist im Reiter „Eigene Termine". Klicke auf Termine aller Mitarbeiter.
• „Die Eingabe stimmt nicht exakt mit „Ich habe das verstanden." überein — es wurde NICHT gelöscht." — tippe den Satz genau so, mit Punkt am Ende.
• Die Veranstaltung fehlt in der Liste — sie ist archiviert. Klicke oben rechts auf Archivierte Einzelveranstaltungen anzeigen.
• Ein Kunde hat keine Buchungsbestätigung bekommen — beim Einbuchen war „Benachrichtigung versenden" nicht angehakt, oder beim Kontakt sind Benachrichtigungen aus bzw. die E-Mail-Adresse fehlt.

Für Fortgeschrittene

Eingeschränktes Publikum: Mit „Sichtbarkeit und Buchbarkeit auf ausgewählte Kontaktgruppen beschränken" sehen und buchen nur Mitglieder der gewählten Kontaktgruppen die Veranstaltung.

Warteliste bearbeiten und freie Plätze auffüllen

Von Warteliste nehmen öffnet eine Bestätigung. Du wählst Mit Benachrichtigung übernehmen, Ohne Benachrichtigung übernehmen oder Vorgang abbrechen. Die Übernahme prüft erneut, ob Platz frei ist.

Ohne Benachrichtigung wird auch kein Kursmaterial per E-Mail zugestellt.

Mit Automatisch nachrücken mit Benachrichtigung oder Automatisch nachrücken ohne Benachrichtigung füllst du alle freien Plätze aus der Warteliste auf. Nutze diese Knöpfe auch, nachdem du die Teilnehmergrenze erhöht hast. Vor dem Ausführen bestätigst du deine Auswahl. Nach Beginn des ersten zugehörigen Termins rückt niemand mehr von selbst nach; von Hand übernimmst du Wartende weiterhin, dann immer ohne Benachrichtigung.

Ist Frei gewordene Plätze automatisch aus der Warteschlange auffüllen eingeschaltet, werden beim Storno freie Plätze in Wartelistenreihenfolge aufgefüllt – sowohl im Kundenbereich als auch beim Austragen im Backend. Beim Austragen ohne Kundenbenachrichtigung erfolgt auch das Nachrücken ohne Kundenmail.

Wartelistenplätze werden weiterhin über Abo, Stempelkarte oder Rechnung belastet. Die Übernahme erzeugt keine zweite Belastung. Die rote Glocke und Systemstatus warnen, wenn nach Ende des letzten zugehörigen Termins noch jemand auf der Warteliste steht. Öffne die verlinkte Teilnehmerliste und prüfe, ob die Buchung auszutragen ist. Es wird nichts automatisch storniert oder erstattet.

Beim automatischen Nachrücken bleibt die Buchungsregel der Veranstaltung wirksam: Wartende ohne erforderliche Zahlung oder mit manueller Umwandlung werden nicht automatisch gebucht. Bei einer gezielten manuellen Übernahme bestätigst du die Buchung unabhängig von dieser Regel. Bei Blockveranstaltungen müssen alle Blöcke des gewählten Tarifs Platz haben; ein passender späterer Tarif kann nachrücken, wenn ein früherer noch nicht passt.

Tarife: Belegung und Reihenfolge

Je Tarif kannst du unter „Max. Plätze (optional)" eine eigene Grenze setzen. In „Belegt / Max.“ siehst du aktive Buchungen und die Tarifgrenze. „ohne Grenze“ heißt, dass der Tarif keine eigene Grenze hat; das Gesamtlimit des Angebots gilt weiterhin. Bei Gruppen bezieht sich die Belegung auf den nächsten anstehenden Termin.

Mit der Position bestimmst du die Reihenfolge. Der gespeicherte Tarif erhält diese Position, die anderen rücken nach. Beim Entfernen werden Lücken geschlossen. Position 1 ist der Standardtarif. Eine Position hinter dem Listenende hängt den Tarif an.