Tiere: Tierliste, Tierformular, Tierkartei und Partnertiere

Unter Basisdaten → Tiere stehen alle Tiere deiner Kunden in einer Liste. Hier legst du Tiere an, prüfst Impfungen und Haftpflicht und hältst fest, wer mit wem gut auskommt. Jedes Tier gehört zu genau einem Halter — einem Kontakt.

Die Tierliste

• Spalten: Bild, Name/Tier, Halter, Rasse (darunter grau die Rasseninfo), Chipnummer und Bestandskennung.
• Hat das Tier kein eigenes Foto, zeigt PetWorkers ein Symbolbild der Rasse mit Urheber und Lizenz.
• Das Feld „Suchen …“ filtert die Liste sofort; unten rechts exportierst du sie als xlsx oder csv.
• Das Menü am Zeilenende: Löschen (in den Papierkorb), Als PDF anzeigen, Kartei öffnen, Bearbeiten.
• Gibt es archivierte Tiere, steht oben der Knopf „Archiv (…)“ mit ihrer Anzahl.

Unter dem Titel stehen die Zahl der Tiere, die häufigsten Tierarten und die Geburtstage der nächsten 30 Tage.

So legst du ein Tier an

1. Öffne die Kontaktkartei des Halters.
2. Klicke unter der Tierliste auf den Knopf der Tierart, zum Beispiel „Hund hinzufügen“. Der Halter ist damit schon eingetragen. (Alternativ: Basisdaten → Tiere, Knopf der Tierart, dann den Halter auswählen.)
3. Füll im Reiter Basisangaben die Pflichtfelder aus: Name, Rasse, Geschlecht und Kastrationsstatus. Bei Mischlingen schreibst du die Mischung in „Weitere Informationen zur Rasse (Mischung, etc.)“.
4. Trag, wenn bekannt, „Geboren am“ und „Chipnummer, Tätowierung“ ein.
5. Wechsle in den Reiter Impfstatus & Dokumente und trag die Impfungen und die Entwurmung ein (siehe unten).
6. Gibt es Warnhinweise, setz sie im Reiter Verhalten.
7. Klicke auf „Speichern & zurück“.

Welche Knöpfe erscheinen, hängt an Einstellungen → Unterstützte Tierarten. Jede Tierart hat ihr eigenes Formular mit passenden Rassen und Impfungen.

Die Reiter des Tierformulars

• Basisangaben
  • Halterangaben: Halter — kann nach dem Anlegen nicht mehr geändert werden; „Bei Halter seit“; „Verstorben / Abgegeben am“.
  • Basisangaben: Name, „Geboren am“, „Chipnummer, Tätowierung“, Rasse, „Weitere Informationen zur Rasse (Mischung, etc.)“, „Besonderheiten / unverwechselbare Kennzeichen“.
  • Geschlecht & Kastration: Geschlecht, „Letzte Läufigkeit“, Kastrationsstatus, „Datum Kastration / Chip“, „Ablauf Kastrationschip“.
• Gesundheit — Größe und Gewicht mit Anmerkungen, benötigte Medikamente, aktuelle und vorherige Erkrankungen, Unverträglichkeiten und Allergien.
• Verhalten — die drei Warnhaken „Besondere Vorsicht geboten“, „Agressiv (beschädigendes Verhalten)“ und „Maulkorbpflicht“, dazu „Sicherheitshinweise“, Charaktereigenschaften, Angst, Sozial- und Umweltverhalten.
• Impfstatus & Dokumente — Impfungen und Entwurmung, Fotos aus dem Tierpass, Tierverlustdatenbank und Haftpflichtversicherung.
• Erweiterte Angaben — Bild, interne Bemerkungen, Bestandsnummer, Herkunft und Bestandsdaten.

So trägst du Impfungen und Entwurmung ein

Im Reiter Impfstatus & Dokumente steht je Impfung ein Paar aus Impfdatum und Fälligkeit — beim Hund Staupe, Hepatitis, Parvovirose, Parainfluenza, Leptospirose und Tollwut, dazu „Entwurmung: Letzte Behandlung“ und „Entwurmung: Fälligkeit“. Katzen, Pferde und Kleintiere haben ihre eigene Liste.

1. Lass dir den Impfpass zeigen und trag je Impfung das Datum und die Fälligkeit aus dem Pass ein.
2. Trag bei „Impfungen / Parasitenbehandlung zuletzt geprüft“ das heutige Datum ein — so weiß das Team, wann zuletzt jemand nachgesehen hat.
3. Lade weiter unten bei Bedarf die Seiten des Tierpasses als Foto hoch („Tierpass: Bild von Impfungen (1)“ und folgende). Erfasse dort auch Tierverlustdatenbank und Haftpflichtversicherung. Als Nachweis der Haftpflicht lädst du ein Bild (Bild des Versicherungsdokuments, JPG oder PNG) oder ein PDF hoch (PDF des Versicherungsdokuments), jeweils höchstens 5 MB; beide gelten als Nachweis. PetWorkers prüft, ob die Datei wirklich ein lesbares Bild bzw. ein vollständiges PDF ist, und weist sie sonst ab.
4. Klicke auf „Speichern“.

Impfprüfung für alle Tiere

Unter Basisdaten → Impfprüfung arbeitest du die Impfangaben aller Tiere ab. Berücksichtigt werden Tiere aktiver Kontakte ohne „Verstorben/Abgegeben am". Drei Reiter zeigen jeweils die Zahl der Tiere:

• Zu prüfen — Tiere mit Impf- oder Entwurmungsangaben oder Impfpass-Fotos, aber ohne Prüfvermerk. Ändert ein Kunde seine Angaben im Kundenbereich, erscheint das Tier wieder hier.
• Fällig — Tiere mit einer Impfung oder Entwurmung, die überschritten oder in den nächsten 30 Tagen fällig ist, die dringendsten zuerst.
• Alle Tiere — der Impfstatus aller Tiere.

Je Tier siehst du den letzten Prüfvermerk und die Fälligkeiten für Tollwut, Staupe, Hepatitis, Parvovirose, Parainfluenza, Leptospirose und Entwurmung: rot „überschritten", orange „in … Tagen", grün „ok". Geprüft setzt den Prüfvermerk auf heute mit deinem Namen — das gibt es nur bei Tieren mit Angaben, sonst steht dort „keine Angaben“. Excel und CSV laden die Ansicht herunter. „Geprüft" verschickt nichts.

So erinnerst du an Impfung und Entwurmung

„Erinnerung senden“ schickt dem Halter nach einer Rückfrage eine E-Mail mit allen Impfungen und Entwurmungen des Tiers, die überschritten oder bald fällig sind. Ist der Knopf grau, fehlt beim Halter die E-Mail-Adresse oder es ist nichts fällig.

1. Setze links die Haken bei den Tieren, deren Halter du erinnern willst. Der Haken oben in der Kopfzeile wählt alle aus.
2. Klicke auf „Erinnerung an Auswahl senden“.
3. Bestätige die Rückfrage.

Je Tier geht eine E-Mail raus. Den Text änderst du unter Layout → Vorlagen („Tiere: Erinnerung an Impfung oder Entwurmung“).

Automatisch geht das auch: Unter System → Einstellungen → Tiere setzt du den Haken „Automatische Erinnerungen für Impfungen und Entwurmungen senden“ und trägst bei „Erinnerungen vor Fälligkeit senden in Tagen“ ein, wie früh die E-Mail kommen soll. PetWorkers erinnert dann einmal je Fälligkeit, gegen Mittag. Bereits überschrittene Termine erinnert die Automatik nicht.

So forderst du Impf- und Entwurmungsdaten an

Liegen für ein Tier noch gar keine Angaben vor, steht in der Zeile „Anforderung senden“. Der Halter bekommt nach einer Rückfrage eine E-Mail mit der Bitte, die Impfungen und die letzte Entwurmung im Kundenbereich einzutragen oder dir den Impfpass zu schicken. Für mehrere Tiere setzt du die Haken und klickst auf „Anforderung an Auswahl senden“. Neben dem Knopf steht, wann du zuletzt angefordert hast. Die Anforderung geht nie automatisch raus; den Text änderst du unter Layout → Vorlagen („Tiere: Anforderung der Impf- und Entwurmungsdaten“).

Alle Tiere nach Geburtsdatum listet Basisdaten → Geburtstage, mit CSV-Download.

So prüfst du die Haftpflicht-Angaben

Unter Basisdaten → Haftpflichtprüfung stehen alle Tiere mit Haftpflicht-Angaben oder hochgeladenem Nachweis, die noch niemand geprüft hat. Ändert ein Kunde seine Angaben im Kundenbereich, erscheint das Tier wieder hier.

1. Klicke im Menü auf Basisdaten → Haftpflichtprüfung.
2. Klicke bei einem Nachweis auf „ansehen“. Die Tierkartei öffnet sich; dort siehst du den Nachweis.
3. Prüfe Versicherung und Nummer.
4. Klicke in der Zeile auf „Geprüft“. Oben erscheint „Haftpflichtangaben als geprüft markiert.“, und das Tier verschwindet aus der Liste.

Ist die Liste leer, steht dort „Keine ungeprüften Haftpflichtangaben.“ Verstorbene, abgegebene und archivierte Tiere sowie Tiere inaktiver Kunden stehen nicht in der Liste.

Was dein Kunde im Kundenbereich selbst pflegt

Unter System → Einstellungen → Registrierung hat jede Tierart die Spalte „Im Kundenbereich bearbeiten". Damit legst du für jedes Feld fest, ob dein Kunde es beim Tier selbst ändern darf. Voreingestellt ist alles an, außer „zuletzt geprüft": das trägt nur dein Team ein.

• Tierdaten bearbeiten — Name, Grunddaten (Rasse, Geburtsdatum, Geschlecht, Kastrationsstatus, Chipnummer, Herkunft) und Haftpflichtversicherung samt Versicherungsdokument als Bild (JPG, PNG) oder PDF, jeweils höchstens 5 MB. Ungültige oder beschädigte Dateien werden abgewiesen. Ob der Kunde das Dokument hochladen darf, legt das Feld „Haftpflicht: Versicherungsdokument (Bild oder PDF)“ fest. Pflichtangaben aus der Registrierung (zum Beispiel die Chipnummer) kann er nicht leeren.
• Impfungen verwalten — Impfdaten, Fälligkeiten und Entwurmung.

Ist in einer Gruppe nichts angehakt, fehlt der Knopf beim Tier. Ändert der Kunde seine Tierdaten, bekommen du und er eine E-Mail; bei geänderter Haftpflicht hängt das Dokument an. Abschalten: System → Einstellungen → Kundenbereich, „Tierdaten: E-Mail bei Änderung". Neue Haftpflicht-Angaben leeren „Versicherungsschein zuletzt geprüft".

Die Tierkartei

Das Ordner-Symbol öffnet die Tierkartei. Unter dem Titel stehen Tierart, Rasse mit Rasseninfo, Alter und Halter. Rechts oben steht der Knopf „Archivieren“ (siehe unten).

• Warnbalken: Ist einer der drei Warnhaken gesetzt, erscheint oben ein roter Balken („Hund ist gefährlich!“) mit den gesetzten Warnungen, darunter der Text aus „Sicherheitshinweise“. Auf der Kontaktkarte blinkt am Tier ein Warnsymbol.
• Basisdaten — das Tier und daneben der Halter mit Adresse und Telefon; über das Menü öffnest oder bearbeitest du den Halter.
• Trainingshistorie — alle Einzeltermine des Tiers mit Datum, Art und den Trainingsnotizen für den Kunden. Über den Stift öffnest du den Termin.
• Trainingspläne und Therapiepläne — wie in der Kontaktkartei, aber für dieses Tier.
• Dokumente — Dateien zum Tier, etwa ein Röntgenbefund.
• Partnertiere — siehe unten.

Ist ein Datensatz inzwischen gelöscht, führt dich das Formular beim Öffnen oder Speichern mit „Datensatz nicht mehr vorhanden.“ zur vorherigen Übersicht zurück. Bei Dokumenten lautet der Hinweis „Dokument nicht mehr vorhanden.“. Ausgeblendete Felder bleiben auch in der Dokumentansicht verborgen.

So verknüpfst du Partnertiere

Im Reiter Partnertiere verknüpfst du zwei Tiere, die sich kennen — egal, ob sie zum selben Halter gehören. So weiß jeder im Team, wer mit wem zusammen laufen kann.

1. Öffne die Tierkartei und klicke auf den Reiter Partnertiere.
2. Klicke auf „Partnertier verknüpfen“.
3. Wähle das Partnertier. Die Auswahl zeigt Name, Halter und Rasse — zur Auswahl stehen alle Tiere, nicht nur die des gleichen Halters.
4. Setze die Ampel: Grün (verstehen sich), Gelb (mit Einschränkung) oder Rot (nicht zusammen).
5. Schreib in die Notiz, was du beobachtet hast.
6. Klicke auf „Speichern“.

Die Verknüpfung gilt in beide Richtungen: Sie steht auch in der Kartei des anderen Tiers. Löschst du sie, bleiben beide Tiere unverändert.

Wenn ein Tier verstorben ist oder abgegeben wurde

Lösche das Tier nicht. Trag stattdessen das Datum ein. So bleiben Buchungen und Rechnungen vollständig.

1. Öffne das Tier mit „Bearbeiten“.
2. Trag im Reiter „Basisangaben“ bei „Verstorben / Abgegeben am“ das Datum ein.
3. Klicke auf „Speichern & zurück“.
4. Gibt es ab diesem Tag noch Buchungen, Dauerbuchungen oder Abos, erscheint ein Hinweis mit „Liste anzeigen und beenden“. Klicke darauf.
5. Klicke in der Liste je Eintrag auf „beenden“ — oder auf „Alle beenden“ und bestätige die Rückfrage.

PetWorkers beendet nichts von selbst. „Beenden“ storniert die Buchung bzw. beendet Dauerbuchung oder Abo zum Datum, ohne Nachricht an den Kunden. Gutschrift, Stempel und Abo-Einheit laufen wie bei jeder Stornierung im Büro. Die Liste erreichst du später auch über den roten Knopf oben in der Tierkartei.

Ein Tier mit Datum zählt in den Zahlen unter den Seitentiteln nicht mehr mit. In Anfragen und neuen Buchungen steht es nicht mehr zur Auswahl.

So archivierst du ein Tier

Archivieren blendet ein Tier aus, das nicht mehr kommt — ohne Datum und jederzeit umkehrbar. Ein archiviertes Tier steht in keiner Auswahl, Zählung oder Suche mehr, und dein Kunde sieht es im Kundenbereich nicht. In der Kontaktkartei steht es mit „(archiviert)“, und in seinen alten Buchungen bleibt es sichtbar.

1. Öffne die Tierkartei.
2. Klicke rechts oben auf „Archivieren“.
3. Bestätige die Rückfrage. Oben erscheint „Tier archiviert. Es erscheint nur noch im Kontakt und in seinen Buchungen.“

Archivieren geht erst, wenn das Tier keine laufenden Abos, keine aktiven Dauerbuchungen und keine Wartelistenplätze mehr hat und aus seinen Gruppen ausgetragen ist. Sonst lautet die Meldung „Das Tier wurde nicht archiviert. Zuerst beenden: …“ mit der Liste dessen, was noch offen ist.

Zurückholen: Klicke in der Tierliste oben auf „Archiv (…)“. Wähle beim Tier im Menü der Zeile „Wieder aktivieren“. Oder öffne die Tierkartei und klicke dort auf „Wieder aktivieren“.

Wenn etwas nicht klappt

• Falscher Halter? — Der Halter lässt sich nicht umtragen. Leg das Tier beim richtigen Halter neu an und lösche oder archiviere das falsche.
• „Das Tier kann nicht gelöscht werden: vorhandene Verknüpfungen: …“ — Das Tier hat Buchungen, Abos, Gruppenplätze, Pensionsanfragen oder Rechnungspositionen. Auch Einträge im Papierkorb zählen. Klicke in der Meldung auf „Zur Tierkartei und Archivierung“ und archiviere das Tier stattdessen.
• „Das Tier wurde nicht archiviert. Zuerst beenden: …“ — Beende zuerst die genannten Abos und Dauerbuchungen, storniere Wartelistenplätze und trag das Tier aus seinen Gruppen aus.
• Der Knopf „Hund hinzufügen“ fehlt — Die Tierart ist unter Einstellungen → Unterstützte Tierarten nicht freigeschaltet.
• Ein gelöschtes Tier liegt im Papierkorb und lässt sich von dort zurückholen. Öffnen oder bearbeiten kannst du es erst nach dem Wiederherstellen.

Für Fortgeschrittene

Eingaben und Bilder prüfen

Fehlerhafte Pflichtangaben oder nicht mehr verfügbare Auswahlen verhindern das Speichern; deine Eingaben bleiben im Formular erhalten. Die Rasse muss zur Tierart passen. Halter und Tierart bleiben beim Bearbeiten unverändert.

Lade Bilder als JPG, PNG, GIF oder WebP mit höchstens 20 MB hoch. Wird eine Datei abgewiesen, bleibt das bisherige Bild erhalten. Tiere im Papierkorb kannst du erst nach dem Wiederherstellen wieder öffnen oder bearbeiten.

Als Partnertier wählst du ein vorhandenes Tier außerhalb des Papierkorbs. Ein Paar kann nur einmal verknüpft werden, auch in der Gegenrichtung.

Solange eine Pensionsanfrage auf ein Tier verweist, lässt es sich nicht löschen — auch dann nicht, wenn die Anfrage bereits im Papierkorb liegt. Die Löschmeldung nennt die Verwendung.

Ungültige Eingaben in öffentlichen Formularen

Bei der Registrierung und beim Bearbeiten der persönlichen Daten prüft PetWorkers, ob Anrede und Land verfügbar sind. Ungültige Auswahlen werden mit einem Hinweis abgewiesen; die bisherigen Angaben bleiben erhalten.

Für Tierdaten gelten diese Prüfungen auch im Kundenbereich und auf Buchungsseiten: Rasse, Geschlecht und Kastrationsstatus müssen gültig sein, die Rasse muss zur Tierart passen. Ein ungültiges Datum wird mit einem Hinweis abgewiesen.

Datum „Verstorben / Abgegeben am“ aus dem Kundenbereich

Trägt der Kunde das Datum selbst ein, bekommst du einmal je Datum die E-Mail „[Tier][Verstorben/Abgegeben] …“ mit den betroffenen Buchungen und dem Link „Liste anzeigen und beenden“. Entfernst du das Datum später wieder, wird nichts rückgängig gemacht, was du schon beendet hast.

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