Aktivitäten: der Arbeitsalltag im Überblick
Im Menü Aktivitäten liegt alles, was im Betrieb täglich anfällt und nicht an einer einzelnen Buchung hängt: Was steht heute an? Wer muss noch zurückgerufen werden? Welche Unterlagen bekommen die Kunden? Was muss das Team wissen?
Die sechs Menüpunkte
- Arbeitspläne — die Tagesübersicht zum Drucken: Termine, Gruppenstunden, Kurse, Veranstaltungen, Tagesbetreuung und offene Aufgaben für einen Zeitraum, mit Platz für Notizen. Zur Seite
- Aufgaben — To-dos für dich, dein Team und deine Kontakte, mit Fälligkeit und Erledigt-Haken. Zur Seite
- CRM — das Gesprächsprotokoll: Telefonate, E-Mails und Gespräche mit Kontakten, mit Kennzeichen und Wiedervorlage. Zur Seite
- Downloads — Dateien und Links, die deine Kunden im Kundenbereich abrufen, auf Wunsch nur für bestimmte Gruppen oder Kursteilnehmer. Zur Seite
- Projekte — längere Vorhaben mit einem Kunden, zum Beispiel ein Trainingsziel, mit Fortschrittsbalken und verknüpften Terminen. Zur Seite
- Wissen — die interne Wissensdatenbank: Anleitungen, Checklisten und Notfallpläne fürs Team, mit Dateianhängen. Zur Seite
Wer das sieht
Alle sechs Seiten stehen jedem Mitarbeiter offen. Einzige Ausnahme sind Aufgaben anderer Leute: Was ein Mitarbeiter dort sieht und ändern darf, regeln zwei Einstellungen (siehe Aufgaben). Die Downloads sind der einzige Bereich, den auch deine Kunden zu Gesicht bekommen — im Kundenbereich.
Gleich gebaut
Die Listen funktionieren überall gleich: oben rechts der Knopf zum Anlegen, darüber eine Zeile mit den wichtigsten Zahlen, über der Tabelle ein Suchfeld. Am Ende jeder Zeile öffnet das Menü-Symbol (☰) die Aktionen wie Bearbeiten, Als PDF anzeigen oder Löschen. Unter jeder Liste kannst du sie als xlsx oder csv herunterladen.
Wichtig beim Löschen: Aufgaben, Aktivitäten, Downloads, Projekte und Wissenseinträge erscheinen nach dem Löschen nicht im Papierkorb. Lösch also nur, was wirklich weg soll.