E-Mail: Versandkonten, Warteschlange und Archiv
Fast alles, was deine Kunden von dir bekommen, ist eine E-Mail. Drei Seiten kümmern sich darum.
1. Versandkonten
System → Einstellungen → E-Mail-Einstellungen hat drei Kästen:
- Versandkonten (SMTP) — die Postfächer, über die verschickt wird. Je Konto Name, Absenderadresse, Server, Benutzer und Kennwort.
- Verwendungszwecke — welches Konto welche Art von Nachricht verschickt. Getrennt wird zwischen Buchungsinfos, Rechnungen und Newsletter. So kommen Rechnungen zum Beispiel von buchhaltung@ und der Newsletter von info@.
- Empfänger für Anfragen — an welche Adresse eingehende Anfragen gemeldet werden, getrennt nach Kontaktanfragen, Tagesbetreuung, Pension, Einzelterminen und Abos. Mehrere Adressen trennst du mit Semikolon. Bleibt ein Feld leer, geht die Meldung an die Firmen-E-Mail.
2. Mailwarteschlange
System → Mailwarteschlange zeigt alles, was noch nicht verschickt ist. In der Kopfzeile stehen die Anzahl der wartenden Nachrichten, wann der Versand zuletzt gestartet und beendet wurde und ob gerade einer läuft.
Normalerweise ist die Liste leer oder kurz — der Versand läuft im Hintergrund. Bleibt eine Nachricht länger als eine Stunde stehen, wird sie hervorgehoben.
Nach drei erfolglosen Versuchen gilt eine Nachricht als Fehler. Sie erscheint dann rot mit dem Grund daneben. Zwei Schaltflächen stehen zur Wahl:
- Zurücksetzen und neu versuchen — für den Fall, dass das Problem behoben ist (falsches Kennwort, Server war weg).
- Löschen — die Nachricht wird verworfen.
Häufen sich Fehler, liegt es fast immer am Versandkonto. Prüfe dann zuerst die E-Mail-Einstellungen.
3. Nachrichtenarchiv
System → Nachrichtenarchiv zeigt, was tatsächlich rausgegangen ist — über alle Kunden hinweg. Oben filterst du nach Empfänger und Zeitraum; voreingestellt ist der heutige Tag.
In der Liste stehen Datum, Empfänger, Betreff und Versandzeitpunkt. Ein Klick auf den Betreff zeigt die Nachricht im Rahmen darunter — genau so, wie der Kunde sie bekommen hat. Das ist die Antwort auf „Ich habe nie eine Mail bekommen“.
Bei mehr als 150 Treffern zeigt die Software nur die neuesten und weist darauf hin. Grenze den Zeitraum dann enger ein.