Abo kündigen oder die Kündigung des Kunden bestätigen
Ein Abo endet auf zwei Wegen: Du beendest es selbst, oder der Kunde kündigt im Kundenbereich und du bestätigst. Beide Wege wirken unterschiedlich — lies kurz, bevor du klickst.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren — alles: die Abo-Vorlagen unter Stammdaten → Abonnements, die Abos der Kunden und die monatliche Verlängerung unter Finanzen → Abonnements.
- BackOffice (Büro & Buchhaltung) — die Abos der Kunden und Finanzen → Abonnements. Die Abo-Vorlagen sehen sie nicht.
- BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) — wie Büro & Buchhaltung; Finanzen → Abonnements aber nur, wenn unter System → Einstellungen im Bereich „Berechtigungskonfiguration für BackOffice-Rolle" der Schalter „Finanzen: Abonnements" an ist.
- Beratung, Training & Betreuung (Mitarbeiter) — der Reiter „Abonnements" in der Kundenkartei (Abo hinzufügen, Abo-Details, Leerbuchungen) und die Anfragen unter Hundeschule → Anfragen bzw. Tagesbetreuung → Anfragen. Nicht: Finanzen → Abonnements und die Vorlagen.
- Deine Kunden — sehen ihre Abos im Kundenbereich unter „Abonnements", wenn unter System → Einstellungen → Kundenbereich „Tab: Abonnements anzeigen" an ist.
- Voraussetzung: Für Gruppen-Abos ist „Hundeschulmodul aktivieren", für Betreuungs-Abos „Tagesbetreuung aktivieren" unter System → Einstellungen → Module eingeschaltet.
Mehr zu den Rollen: Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Rechnung — an den Kunden, bei der Verlängerung nur, wenn du „Rechnungen automatisch versenden" anhakst. Je Abo eine Rechnung.
- „[Abo][Anfrage] …" — an dich (Firmenadresse), sobald ein Kunde im Kundenbereich ein Abo anfragt. Automatisch. Der Kunde selbst bekommt dabei keine Mail.
- Nachricht: Abonnement eingerichtet — an den Kunden, wenn du eine Anfrage mit „Einbuchen" annimmst.
- Nachricht: Anfrage zu einem Abonnement abgelehnt — nur über „Ablehnen & Nachricht": der Text öffnet sich im Nachrichtenfenster und geht erst mit deinem Klick auf Senden raus. „Ablehnen (ohne Nachricht)" schickt nichts.
- „[Abo][Kündigung] …" — an dich, wenn ein Kunde im Kundenbereich kündigt. Automatisch (höchstens alle 30 Minuten je Abo).
- Nachricht: Kündigung eines Abonnements bestätigt — an den Kunden, wenn du „Kündigung bestätigen" klickst.
- Nachricht: Kündigung eines Abonnements abgelehnt — an den Kunden, sofort beim Klick auf „Ablehnen"; bei „Ablehnen & Nachricht" erst nach deinem Klick im Nachrichtenfenster.
Mails an den Kunden gehen nur raus, wenn in seinem Kontakt „Benachrichtigungen sind aktiv" angehakt ist. Abo anlegen, Abo löschen und Verlängern ohne Rechnungsversand verschicken nichts. Den Wortlaut änderst du unter Layout → Vorlagen.
Weg A: Du beendest das Abo selbst
- Klicke auf Finanzen → Abonnements und such das Abo (Filter „Tier" hilft).
- Klicke in der Zeile rechts auf das graue Kreuz „Kündigen / Löschen". (Alternativ: Kundenkartei → Reiter „Abonnements" → Lupe → „Abonnement löschen/deaktivieren".)
- Lies den Hinweis und klicke auf „Abonnement löschen".
Das passiert dabei:
- Monate, auf denen nichts gebucht ist und die auf keiner Rechnung stehen, werden gelöscht — auch der laufende und bereits verlängerte künftige Monate.
- Gab es je Buchungen auf dem Abo, bleibt es als beendet stehen (Spalte „Gekündigt" mit Datum). Sonst verschwindet es ganz.
Achtung: Soll der Kunde bis zum Monatsende weiter kommen, beende das Abo erst nach dem letzten Monat. Bis dahin einfach den Folgemonat nicht mehr verlängern — oder die Monatszeile des Folgemonats über das kleine Kreuz löschen.
So prüfst du, ob es geklappt hat: Stell den Filter „Aktiv/Inaktiv" auf „Inaktiv" — dort steht das Abo mit dem Kündigungsdatum. Der Kunde sieht es im Kundenbereich als „Inaktiv".
Weg B: Der Kunde kündigt im Kundenbereich
- Der Kunde klickt an seinem Abo auf „Abo kündigen". Das Abo läuft weiter; du bekommst die Mail „[Abo][Kündigung] …".
- Öffne Hundeschule → Anfragen (Gruppen-Abos) bzw. Tagesbetreuung → Anfragen (Betreuungs-Abos). Die rote Zahl im Menü zeigt offene Vorgänge.
- Im Kasten „Abo-Kündigungen" stehen Abo, Kunde, Tier, Datum und Begründung.
- Entscheide:
- „Kündigung bestätigen" — das Abo endet heute. Der Kunde bekommt „Nachricht: Kündigung eines Abonnements bestätigt". Angelegte Monate und verbrauchte Einheiten bleiben stehen.
- „Ablehnen" — das Abo läuft weiter; der Kunde bekommt sofort die Absage.
- „Ablehnen & Nachricht" — wie Ablehnen, aber die Absage öffnet sich im Nachrichtenfenster, du kannst sie anpassen und schickst sie selbst ab.
- Bestätige die Rückfrage.
So prüfst du, ob es geklappt hat: Oben erscheint „Das Abonnement wurde beendet und der Kunde benachrichtigt." Steht dort „… Der Kunde wurde NICHT benachrichtigt", sind im Kontakt die Benachrichtigungen aus — sag dem Kunden dann selbst Bescheid.
- Bestätigte Monate, die nach dem Kündigungstag liegen und auf denen nichts gebucht ist, lösch bei Bedarf unter Finanzen → Abonnements über das kleine Kreuz.
- Meldung „Zu diesem Abonnement liegt keine Kündigung (mehr) vor …": Der Kunde hat zurückgezogen oder jemand anderes hat schon entschieden. Seite neu laden.
Kündigung im Kundenbereich abschalten
System → Einstellungen → Kundenbereich → „Kündigung von Abonnements im Kundenbereich erlauben" ausschalten. Kunden sehen dann „Eine Kündigung über den Kundenbereich ist für dieses Abonnement nicht vorgesehen. Sprechen Sie uns gerne an."
Versehentlich beendet?
- Finanzen → Abonnements → Filter „Aktiv/Inaktiv" = „Inaktiv" → „Auswahl anzeigen".
- In der Zeile auf das Häkchen-Symbol „Abonnement reaktivieren" klicken und mit „Aktivieren" bestätigen.
- Gelöschte Monate neu anlegen: in der Zeile unter dem Abo Monat und Jahr wählen → „verlängern".
Vertiefung: Abonnements