Mailvorlagen anpassen, Du oder Sie („Ansprache“)

Einleitung
PetWorkers schickt viele Mails von selbst, zum Beispiel Buchungsbestätigungen oder Zugangsdaten. Den Wortlaut dieser Mails bestimmst du in den Vorlagen. Als Beispiel ergänzen wir die Bestätigung für Pensionsbuchungen um einen Satz. Danach zeige ich dir, wie du festlegst, ob ein Kunde mit Du oder Sie angeschrieben wird.

Wo du die Vorlagen findest
Klicke im Menü auf „Layout“ und dann auf „Vorlagen“. Diesen Menüpunkt sehen nur Administratoren. Die Liste zeigt je Vorlage die „Bezeichnung“, den „Systemnamen“ und die „Version“. Die Bezeichnung sagt dir, wann die Mail verschickt wird. Viele Vorlagen gibt es zweimal. „[Casual]“ ist die Du-Fassung, hier „Kontakt: Zugangsdaten für das Kundenportal“. „[Formal]“ ist die Sie-Fassung derselben Mail. Welche ein Kunde bekommt, entscheidet seine Ansprache.

Eine Vorlage anpassen
Am schnellsten findest du eine Vorlage über die Suche. Tippe „Buchungsbestätigung“ ein und klicke auf „suchen“. Jetzt stehen nur noch die passenden Vorlagen da, unter anderem „Pension: Buchungsbestätigung“ als [Casual] und als [Formal]. Wir ändern die Du-Fassung. Klicke in der Zeile „[Casual] Pension: Buchungsbestätigung“ auf den Stift. Oben steht der „Systemname“. Den änderst du nie, denn über ihn findet PetWorkers die Vorlage. Im „Betreff“ siehst du Platzhalter in geschweiften Klammern, zum Beispiel für den Tiernamen. PetWorkers füllt sie beim Versand mit den echten Daten. Darunter steht der Text der Mail bei „Vorlage (HTML)“. Jeder Absatz steht zwischen den Zeichen für Absatzanfang und Absatzende. Wir fügen einen neuen Absatz ein: „Bitte bring zur Anreise den Impfpass mit.“ Die Platzhalter lassen wir genau so stehen. Bei „Anlage (1)“ bis „Anlage (3)“ kannst du Dateien anhängen, die mit dieser Mail hinausgehen, zum Beispiel deine Pensionsbedingungen. Klicke oben rechts auf „Speichern“. PetWorkers kehrt zur Liste zurück. Ab jetzt enthält jede neue Bestätigung deinen Satz.

Gut zu wissen
Eine gespeicherte Vorlage ist dein eigener Text. PetWorkers verschickt sie genau so und überschreibt sie bei einem Update nicht. Sollen Du- und Sie-Kunden den Satz bekommen, bearbeite beide Fassungen einzeln. Bei der Sie-Fassung schreibst du dann „Bitte bringen Sie …“. Die Texte der Rechnungsmails stehen nicht in den Vorlagen. Du findest sie unter „System“, „Einstellungen“ in der Gruppe „Finanzen“.

Du oder Sie festlegen
Ob ein Kunde geduzt oder gesiezt wird, legst du an seinem Kontakt fest. Öffne die Kartei, hier Fenja Beispiel, und klicke auf den Stift. Oben in den Basisdaten steht das Feld „Ansprache (optional)“. Wähle „Sie (formell)“ oder „Du (locker)“. Fenja duzen wir, deshalb steht hier „Du (locker)“. Hast du etwas geändert, klicke rechts oben im Abschnitt auf „Speichern“. Ab dann bekommt der Kunde alle Mails in dieser Ansprache. Daneben steht die „Anrede“. In förmlichen Mails richtet sich die erste Zeile danach, etwa „Sehr geehrte Frau Beispiel“. Lässt du die Ansprache leer, gilt die Ansprache deines Hauptkontakts, also deiner Firmendaten. Ist auch dort nichts gewählt, schreibt PetWorkers „Sie“.

So kommt es beim Kunden an
So sieht eine Du-Mail bei Fenja aus: „Hallo Fenja“, dann der Text in der Du-Form und dein Team als Absender. Darunter stehen automatisch dein Logo und deine Firmenangaben. Das ist der gemeinsame Rahmen aller Mails.

Zusammenfassung
Kurz gesagt: Unter „Layout“, „Vorlagen“ änderst du den Wortlaut deiner Mails. [Casual] ist die Du-Fassung, [Formal] die Sie-Fassung, und die Ansprache am Kontakt entscheidet. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du einen Newsletter schreibst und an deine Kunden verschickst.