Terminerinnerungen

Einleitung
In diesem Video geht es um Terminerinnerungen. PetWorkers schickt deinen Kunden vor dem Termin eine E-Mail, damit niemand den Termin vergisst. Unser Beispiel: Mia Beispiel hat am 3. November um 10 Uhr eine Einzelstunde mit Lotte. Wir schauen, wie die Erinnerung eingeschaltet wird und welche Mail Mia bekommt.

Wo du es findest
Die automatische Erinnerung stellst du unter „System“ und „Einstellungen“ ein. Tippe oben in das Suchfeld das Wort „Terminerinnerung“. Dann bleiben nur die passenden Einstellungen stehen. Es gibt eigene Erinnerungen für Gruppen, Kurse, FlexKurse, Veranstaltungen und Einzeltermine. Ab Werk sind alle aus, in der Spalte „Wert“ steht „Nein“.

Erinnerung für Einzeltermine einschalten
Für Einzeltermine heißt die Einstellung „Automatische Terminerinnerung für Einzeltermine senden“. Darunter erklärt ein kurzer Text, was sie bewirkt. Klicke rechts in der Spalte „Aktion“ auf den Stift. Schiebe den Schalter nach rechts und klicke auf den grünen Haken. Danach steht in der Spalte „Wert“ „Ja“, und die Erinnerung ist eingeschaltet. Ab dann gehen die Mails ohne weiteren Klick an deine Kunden. Schalte sie also erst ein, wenn deine Termine und E-Mail-Adressen stimmen. Darunter legst du fest, wie viele Stunden vor dem Termin die Mail rausgeht. Ab Werk sind es 24 Stunden, also ein Tag vorher. Mit dem Stift änderst du die Zahl. Erlaubt sind 1 bis 336 Stunden, also bis zu zwei Wochen. Für zwei Tage vorher trägst du 48 ein.

Gruppen, Kurse und Veranstaltungen
Für Gruppen, Kurse, FlexKurse und Veranstaltungen funktioniert es genauso: Schalter auf „Ja“ und die Stunden eintragen. Erinnert wird jeder Teilnehmer mit festem Platz. Wer auf der Warteliste steht, storniert hat oder keine Benachrichtigungen per E-Mail möchte, bekommt nichts. Beim Einschalten holt PetWorkers nichts nach. Termine, deren Erinnerungszeit schon vorbei ist, bekommen keine Mail mehr.

Von Hand erinnern
Du kannst auch einzeln erinnern. Öffne „Terminverwaltung“ und „Termine“. Klicke beim Termin rechts auf das Menü und dann auf das @-Zeichen, „Bestätigung / Erinnerung senden“. Es erscheint die Frage „Was möchten Sie an den Kunden senden?“. Mit „Erinnerung“ geht die Mail sofort an den Kunden. Wir klicken heute auf „Abbrechen“.

So sieht es dein Kunde
So sieht die Erinnerung in Mias Postfach aus. Im Betreff stehen Tag und Uhrzeit: „Erinnerung an Ihren Termin am Dienstag, 03.11.2026 um 10:00 Uhr“. In der Mail stehen Datum, Beginn und Ende, die gebuchte Leistung, der Treffpunkt mit Kartenlink und wer den Termin betreut. Mia wird mit „Sie“ angesprochen. Ist bei einem Kunden „Du“ eingestellt, bekommt er automatisch die Du-Fassung.

Den Text anpassen
Den Text der Mail findest du unter „Layout“ und „Vorlagen“. Es gibt ihn zweimal: „[Formal]“ für Sie und „[Casual]“ für Du. Hier änderst du Betreff und Text. Die Platzhalter in geschweiften Klammern füllt PetWorkers mit den Termindaten. Wie das genau geht, zeigt Video 80.

Gut zu wissen
Jeder Termin wird höchstens einmal erinnert. Hast du schon von Hand erinnert, kommt keine zweite automatische Mail. Termine, die erst kurz vorher gebucht werden, bekommen keine Erinnerung. Verschiebst du einen Termin auf später, wird zum neuen Zeitpunkt wieder erinnert. Der Kunde braucht eine E-Mail-Adresse und muss aktiv sein. Sonst geht keine Erinnerung raus.

Zusammenfassung
Kurz gesagt: Unter „System“, „Einstellungen“ schaltest du die Erinnerung je Bereich ein und legst die Stunden fest. Einzeln erinnerst du über das Menü am Termin. Im nächsten Video richtest du Fahrtkosten ein: eine Anfahrtspauschale, einen Kilometerpreis und einen Termin mit Fahrtkosten.