Kontakte: suchen, filtern und anlegen

Unter Basisdaten → Kontakte findest du alle Kontakte als Karten untereinander. Links auf jeder Karte stehen die Kontaktdaten und die letzten CRM-Einträge, rechts die Tiere.

Kontakte finden

Ob die Liste beim Öffnen gleich alle Kontakte zeigt, stellst du unter Einstellungen → System mit „Kundeliste automatisch laden“ ein. Bei vielen Kontakten lässt du es aus. Die Seite zeigt dann nur den Hinweis „Automatisches Laden der Kontakte ist deaktiviert“ und wartet auf eine Suche oder einen Filter.

• Suchfeld und „Suchen“ — sucht in Name, Firma, Kundennummer, Adresse, Postleitzahl, Ort, Telefonnummern, E-Mail und im alternativen Kontakt. Tippst du einen Tiernamen oder eine Rasse ein, findest du den Halter. „Anna Koch“ und „Koch, Anna“ funktionieren beide. Mit #123 springst du direkt zu Kontakt Nr. 123.
• „Alle“ — lädt alle Kontakte.
• „Kontaktgruppenfilter“, „Sicherheitsgruppenfilter“ und „Kundengruppenfilter“ — zeigen nur die Kontakte einer Gruppe. In Klammern steht, wie viele es sind.
• „Sortierte Gesamtliste“ — alle Kontakte nach Name (A nach Z oder Z nach A) oder nach Erstelldatum.
• „Alphapad für Nachnamen“ — klappt die Buchstaben A bis Z auf. Ein Klick zeigt alle Nachnamen mit diesem Anfangsbuchstaben, der Stern zeigt wieder alle.

Liegen Kontakte oder Tiere im Papierkorb, weist dich ein gelber Balken darauf hin.

Die Kontaktkarte

Oben rechts auf jeder Karte stehen drei Symbole: der Stift öffnet das Formular, der Ordner die Kontaktkartei, das Menü (☰) die übrigen Aktionen.

• „Einzeltermin erstellen“, „Leistung hinzufügen“, „Rechnung erstellen“ — mit diesem Kontakt schon vorausgewählt.
• „Hund hinzufügen“, „Katze hinzufügen“ … — je freigeschalteter Tierart.
• „Als PDF anzeigen“ — das Kontaktblatt zum Ausdrucken.
• „Visitenkarte herunterladen“ — eine vCard-Datei für dein Adressbuch.
• „Löschen“ — verschiebt den Kontakt nach einer Rückfrage in den Papierkorb.

Auf der Karte siehst du außerdem auf einen Blick: [ SEPA | Mandatsreferenz ], wenn ein Lastschriftmandat vorliegt, [Newsletter], wenn der Kontakt den Newsletter bekommt, und [inaktiv] bei einem abgeschalteten Account. Das blaue ⓘ hinter dem Namen zeigt die internen Vermerke. Ein rotes Warnsymbol am Tier heißt, dass es als gefährlich markiert ist.

Unter „Aktivitätenübersicht / CRM“ trägst du direkt auf der Karte eine Notiz ein: Kennzeichen wählen, Text schreiben, die Art wählen (keine Angabe, E-Mail/Brief, Telefonat, persönliches Gespräch) und mit dem Pfeil speichern.

Einen Kontakt anlegen

Klicke auf „Kontakt hinzufügen“. Das Formular hat mehrere Reiter. Pflicht sind nur Vorname, Nachname, Land, E-Mail-Adresse, beim Anlegen das Kennwort und die Sicherheitsgruppe.

Reiter „Basisdaten“

• Kontaktdaten: Anrede, Ansprache (Sie oder Du — danach richten sich die E-Mails an den Kunden), Titel, Firma, Name, Geburtsdatum, Adresse, Land und drei Telefonnummern.
• Zugangsdaten: E-Mail-Adresse und Kennwort für den Kundenbereich. Hat der Kunde keine E-Mail, nimm eine Adresse, die auf @nomail.local endet: sie bekommt keine Nachrichten. Ist die Adresse schon bei einem anderen Kontakt eingetragen, warnt das Formular mit „Diese E-Mail-Adresse wird bereits verwendet von: …“ — prüfe dann, ob du gerade eine Dublette anlegst (siehe Duplikatfinder).
• Die Einstellungen „[Zugangsdaten]: Zufälliges Kennwort beim Anlegen vorbelegen“ und „[Zugangsdaten]: Zufällige E-Mail-Adresse beim Anlegen vorbelegen“ (Einstellungen → System) füllen die beiden Felder beim Anlegen vor.
• „Beim Speichern Kontoinformation an Kunden senden“ (beim Anlegen) bzw. „Beim Speichern neues Kennwort vergeben und Kontoinformation zusenden“ (beim Bearbeiten) schickt dem Kunden eine E-Mail mit seinen Zugangsdaten. Setz den Haken nur, wenn der Kunde diese E-Mail wirklich bekommen soll.
• Sicherheitsgruppe — die Rolle: Administratoren, BackOffice, „Beratung, Training & Betreuung“ für Mitarbeiter, „Kunden / Lieferanten“ für Kunden. Du kannst nur Rollen unterhalb deiner eigenen vergeben. Mitarbeiter-Rollen zählen gegen dein Lizenz-Kontingent; ist es voll, lässt das Formular die Hochstufung nicht zu.
• Accountverwaltung: „Account ist aktiv“ (ohne Haken kann sich der Kontakt nicht anmelden), „Für Buchungen freigeschaltet“ und „Zustimmung zur Datenübertragung erteilt“. Wer sich selbst im Kundenbereich registriert und noch nicht freigeschaltet ist, erscheint auf dem Dashboard unter „Freischaltung“.

Die übrigen Reiter

• Weiteres: alternativer Kontakt (etwa der Partner), Notfallkontakt, Tierarzt (Auswahl aus Tierärzte), Bild, Bewirtungspräferenzen, Interne Vermerke (nur für dich) sowie Website und soziale Netzwerke.
• Tiere: nach dem ersten Speichern die Tiere des Kunden mit Knöpfen zum Anlegen je Tierart.
• Projekte: die Projekte des Kunden, zum Beispiel ein Trainingsprojekt mit mehreren Terminen.
• Geschäftsdaten: Lieferant und „Kundennummer bei Lieferant“; Kunde mit Kundennummer — steht dort „<automatisch>“, vergibt PetWorkers die Nummer beim Speichern; Kundengruppe (siehe Kundengruppen); Betreut von — die zuständigen Mitarbeiter. Dazu Handelsregister und Pflichtangaben für Firmenkunden, Standardzahlungsart, Bankverbindung und SEPA-Mandat.
• Datenschutz: ob Datenschutzerklärung, Messengernutzung sowie Foto- und Filmaufnahmen akzeptiert sind, wofür, persönliche Ausschlüsse und die unterzeichnete Vereinbarung als Datei.
• Marketing & Vertrieb: „Hat das Unternehmen gefunden über...“, „Kunde seit“, „Nicht mehr Kunde seit“ und die Kontaktgruppen des Kontakts.
• Newsletter: „Newsletter-Erhalt aktiviert“, „Keine Öffnungs-/Klickmessung“, eine Pause mit „Erhalt pausiert von“ und „bis“ sowie die Verteilerlisten. Wer sich abgemeldet hat, lässt sich hier nicht wieder eintragen — Details auf der Seite Newsletter.
• Rabatte: ein individueller Nachlass in Prozent je Tätigkeitsbereich. Er wird beim Verbuchen von Einzelleistungen automatisch abgezogen und im Kundenbereich angezeigt.

Ist unter Einstellungen → Kundenportal die 3G-Erfassung aktiv, kommt der Reiter „COVID-19: 3G-Erfassung“ dazu.

Achtung beim Reiter „Marketing & Vertrieb“: „Gruppe hinzufügen“ und „Aus Gruppe entfernen“ wirken sofort und laden das Formular neu. Speichere vorher, was du in anderen Reitern geändert hast.

Kontakte im Handy-Adressbuch: der Abgleich mit NextCloud

Hat ein Mitarbeiter einen persönlichen Cloudzugang, schreibt PetWorkers alle fünf Minuten die Kontakte, die er betreut, in ein Adressbuch namens „PetWorkers“ in seiner NextCloud. Von dort holt sich sein Handy die Kontakte.

• Wer landet im Adressbuch? Jeder Kontakt, bei dem der Mitarbeiter im Reiter „Geschäftsdaten“ unter „Betreut von“ angehakt ist.
• Welche Felder? Name, Firma, E-Mail, die drei Telefonnummern (mobil, geschäftlich, privat), Straße, Postleitzahl und Ort. Die Kundennummer steht in der Notiz. Adresszeile 2, Land, Geburtsdatum und Bild werden nicht übertragen.
• Richtung: nur von PetWorkers nach NextCloud. Änderst du einen Kontakt in PetWorkers, ist die Änderung spätestens nach fünf Minuten im Adressbuch. Änderungen auf dem Handy kommen nicht zurück — und werden bei der nächsten Änderung in PetWorkers überschrieben. Pflege Kontakte deshalb immer in PetWorkers.
• Entfernen: Nimmst du den Haken bei „Betreut von“ heraus oder löschst du den Kontakt, verschwindet er beim nächsten Abgleich aus dem Adressbuch.

Wie du den Cloudzugang anlegst und das Adressbuch auf iPhone oder Android einrichtest, steht auf der Seite NextCloud: Cloudspeicher, Kalender und Kontakte.

Stolpersteine

• Kunde oder nicht? Der Haken „Kunde“ (Reiter Geschäftsdaten) entscheidet, ob der Kontakt in der Systemgruppe „Alle Kunden (automatisch)“ steht. Lieferanten und Mitarbeiter ohne Kundenbeziehung brauchen ihn nicht.
• Löschen ist nicht Deaktivieren. Ein Kunde, der nicht mehr kommt, bleibt mit seinen Rechnungen erhalten: nimm den Haken „Account ist aktiv“ heraus oder trag „Nicht mehr Kunde seit“ ein.
• Für Mitarbeiter mit eigenem Dienstplan legst du zusätzlich einen Mitarbeiter-Datensatz an (Menü Unternehmen). Der Kontakt allein ist nur der Login.