Ausgangs- und Eingangsbelege: Zahlungen und Ausgaben buchen
Zwei Menüpunkte, zwei Richtungen: Unter Ausgangsbelege buchst du Geld, das auf deine Rechnungen eingeht (und Geld, das du auf Gutschriften auszahlst). Unter Eingangsbelege erfasst du deine eigenen Ausgaben — die Rechnung vom Futterlieferanten, das Büromaterial, die Tierarztrechnung für den Betrieb.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung) — sehen beide Seiten, buchen Zahlungen und Ausgaben und dürfen Ausgaben stornieren.
- BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) — sieht die Seiten nur, wenn unter System → Einstellungen im Bereich „Berechtigungskonfiguration für BackOffice-Rolle" der passende Schalter an ist: „Rechnungswesen: Ausgangsbelege" für die Ausgangsbelege, „Rechnungswesen: Eingangsbelege" für die Eingangsbelege. Stornieren darf diese Rolle nicht — das rote Kreuz wird ihr gar nicht erst angezeigt.
- Beratung, Training & Betreuung (Mitarbeiter) — sehen die Seiten nicht.
- Deine Kunden — sehen gebuchte Zahlungen nicht direkt; im Kundenbereich ändert sich nur der Status ihrer Rechnung.
Mehr dazu auf der Seite Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Das Buchen einer Zahlung oder Ausgabe selbst verschickt keine E-Mail — auch keine Zahlungsbestätigung an den Kunden.
- Shop: Auslieferung Digitalprodukt — an den Kunden, automatisch, sobald eine Rechnung durch deine Buchung vollständig bezahlt ist und darauf ein Digitalprodukt steht, das erst „nach Zahlungseingang" freigegeben wird. Einzelheiten stehen im Kapitel Leistungen bei den Digitalprodukten.
Ausgangsbelege: eine Zahlung auf eine Rechnung buchen
Die Seite Finanzen → Ausgangsbelege listet im Kasten Ausgangsrechnungen & Gutschriften alle Rechnungen und Gutschriften, die offen oder teilweise bezahlt sind — die ältesten zuerst. Jede Rechnung hat zwei Zeilen: oben die Angaben zur Rechnung (Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zahlungsziel, Kontakt, Status, Rechnungsbetrag, Bezahlt, Offen), darunter die Eingabezeile für die Zahlung.
- Klicke im Menü auf Finanzen → Ausgangsbelege.
- Tippe in die Schnellsuche die Rechnungsnummer oder den Namen des Kunden und drücke die Eingabetaste. Drückst du die Eingabetaste im leeren Feld, siehst du wieder alle offenen Belege.
- Prüfe in der Eingabezeile das Buchungsdatum — vorbelegt ist heute. Trage das Datum ein, an dem das Geld tatsächlich angekommen ist.
- Wähle die Zahlart, zum Beispiel Überweisung, Bar oder Lastschrift. Hat der Kunde eine bevorzugte Zahlart, ist sie schon ausgewählt; „[SEPA]" zeigt ein Lastschriftmandat.
- Den Buchungstext („Zahlungseingang auf Rechnung …") kannst du so lassen.
- Im Feld Buchungsbetrag steht der offene Betrag. Hat der Kunde nur einen Teil bezahlt, trage diesen Teil ein.
- Klicke rechts auf das Disketten-Symbol („Buchung speichern").
Oben erscheint die Meldung „Zuletzt durchgeführte Buchung …". Die Rechnung steht jetzt auf „Teilweise bezahlt" oder „Bezahlt"; bezahlte Rechnungen verschwinden aus dieser Liste.
Mögliche Meldungen: „Buchungsbetrag darf offenen Betrag nicht überschreiten. Buchen fehlgeschlagen." — du hast mehr eingetragen, als offen ist. „Ungültiges Buchungsdatum." — das Datum hat nicht die Form TT.MM.JJJJ.
Eine Gutschrift auszahlen
Gutschriften stehen in derselben Liste, erkennbar an „Gutschrift" unter der Nummer. Der Buchungstext lautet „Zahlungsausgang auf Gutschrift …", der Betrag ist negativ. Du gehst genauso vor wie bei einer Zahlung.
Eine Zahlung zurücknehmen
Falsch gebucht? Zahlungen auf Rechnungen stornierst du unter Finanzen → Finanzbuchungen — siehe Finanzbuchungen. Zahlungen, die aus dem Kassenbuch stammen, lassen sich nicht stornieren.
Andere Wege, auf denen Zahlungen entstehen
- Im Kassenbuch, wenn du beim Eintrag einen Beleg auswählst.
- Über ein Kundenkonto („Entnahme auf Rechnung" oder „Barzahlung auf Rechnung").
- Automatisch bei Online-Zahlung per Stripe.
Eingangsbelege: eine Ausgabe erfassen
Die Seite Finanzen → Eingangsbelege hat drei Kästen: Elektronische Belege, Belegdaten & Dokument und die Liste Ausgangsbuchungen.
Eine Papier- oder PDF-Rechnung erfassen
- Klicke im Menü auf Finanzen → Eingangsbelege.
- Trage im Kasten Belegdaten & Dokument das Buchungsdatum ein.
- Wähle die Zahlart.
- Trage den Buchungsbetrag (brutto) und die Enthaltene USt. ein — beides als positive Zahl. Nur wenn du von einem Lieferanten eine Gutschrift bekommst, trägst du negative Zahlen ein.
- Wähle ein Buchungskonto. Es ist als optional markiert, wird aber für den DATEV-Export gebraucht. Zur Wahl stehen nur Konten vom Typ „Ausgaben".
- Schreibe einen Buchungstext, zum Beispiel „Futterlieferung KW 37". Das Feld ist Pflicht.
- Lade bei Beleg (pdf, jpg, png) den Scan oder das PDF hoch.
- Klicke auf Zahlung hinzufügen. Die Ausgabe steht danach unten in der Liste.
Eine elektronische Rechnung einlesen (ZUGFeRD oder XRechnung)
- Wähle im Kasten Elektronische Belege bei „ZUGFerD/XRechnung (pdf, xml)" die Datei aus.
- Klicke auf Datei einlesen. PetWorkers prüft die Datei und meldet „Elektronische Rechnung erfolgreich validiert.".
- Betrag, Steuer und Buchungstext sind jetzt im Formular darunter eingetragen, die Datei ist als Beleg gemerkt. Du musst sie nicht noch einmal auswählen.
- Ergänze Zahlart und Buchungskonto und klicke auf Zahlung hinzufügen.
Nur PDFs mit eingebetteter E-Rechnung lassen sich einlesen. Eine gewöhnliche PDF-Rechnung lädst du wie oben im unteren Formular hoch. Mit Formular neu laden leerst du alle Felder.
Eine Ausgabe stornieren
- Suche die Ausgabe unten in der Liste Ausgangsbuchungen.
- Klicke rechts auf das rote Kreuz.
- Bestätige die Frage „Buchung #… stornieren?" mit Stornieren.
Die Ausgabe wird nicht gelöscht: Es entsteht eine Stornobuchung mit umgekehrtem Betrag, und beide gehen in den DATEV-Export. Eine falsch erfasste Ausgabe korrigierst du also so: stornieren und neu erfassen. Steht statt des Kreuzes ein graues Sparschwein, stammt die Buchung aus dem Kassenbuch und kann nicht storniert werden.
Stolpersteine
- Die Rechnung taucht in den Ausgangsbelegen nicht auf. — Sie ist noch ein Entwurf (erst abschließen), schon bezahlt oder storniert.
- Zahlungen eines Kunden, der alles online bezahlt, musst du nicht buchen — das erledigt Stripe.