Abonnements: monatliches Kontingent für deine Kunden

Ein Abonnement (kurz: Abo) ist ein Monatsvertrag: Dein Kunde zahlt jeden Monat einen festen Betrag und bekommt dafür ein Kontingent — zum Beispiel vier Gruppenstunden im Monat. Jede Buchung zieht Einheiten von diesem Kontingent ab. Was im Monat nicht genutzt wird, verfällt; im nächsten Monat gibt es ein neues Kontingent. Diese Seite erklärt, wie Abos in PetWorkers aufgebaut sind, was jedes Feld bedeutet und was im Laufe eines Abos passiert. Die einzelnen Handgriffe findest du als Rezepte im Kapitel How-Tos.

Abo, Stempelkarte oder Einzelbuchung?

PetWorkers kennt drei Wege, eine Buchung zu bezahlen:

• Abonnement — fester Monatspreis, festes Monatskontingent. Gut für Stammkunden, die jede Woche kommen. Du verdienst planbar, der Kunde muss nicht jede Stunde einzeln bezahlen.
• Stempelkarte (Multipass) — der Kunde kauft einmal zum Beispiel 10 Einheiten und verbraucht sie nach und nach, ohne Monatsgrenze. Gut für Kunden, die unregelmäßig kommen. Siehe Stempelkarten.
• Einzelbuchung — jede Buchung wird einzeln berechnet (Rechnung oder bar).

Hat ein Kunde mehrere Möglichkeiten, entscheidet PetWorkers automatisch in einer festen Reihenfolge — der Zahlweiche: zuerst das Abo, wenn eines passt und noch Kontingent hat, dann die Stempelkarte, sonst die Einzelbuchung. Welche Buchungen überhaupt vom Abo abziehen können, steht im Rezept Welche Buchung zieht vom Abo oder von der Stempelkarte ab?

Zwei Ebenen: Vorlage und Kunden-Abo

Ein Abo besteht aus zwei Teilen, die du auseinanderhalten musst:

1. Die Abo-Vorlage ist das Produkt: „Gruppenstunden-Abo 4x monatlich, 79 € im Monat". Du legst sie einmal an, unter Leistungen auf der Seite der passenden Angebotsart (zum Beispiel Leistungen → Gruppenstunden), Reiter Abos.
2. Das Kunden-Abo ist der Vertrag mit einem Kunden: „Anna Meyer hat seit 1. Juli das Gruppenstunden-Abo für ihren Hund Rocky". Es entsteht, wenn du die Vorlage einem Kunden zuweist oder der Kunde sie online bucht.

Unter jedem Kunden-Abo liegt für jeden Monat ein Buchungssatz. Der Buchungssatz ist das eigentliche Kontingent: „09/2026 — 4 Einheiten, davon 3 verbraucht". Er ist gleichzeitig die Position, die auf der Rechnung landet. Ohne Buchungssatz für einen Monat kann in diesem Monat nichts auf das Abo gebucht werden. Das ist die häufigste Ursache, wenn „das Abo nicht greift".

Die Felder der Abo-Vorlage

Abo-Vorlagen gibt es für die Angebotsarten, die abonnierbar sind: Einzeltermine, Gruppenstunden, Veranstaltungen, Tagesbetreuung, DogWalk und Stundenbetreuung. Das Formular heißt „Abonnement bearbeiten — Angebotsart" und hat vier Abschnitte.

Abonnement

• Name — so heißt das Abo überall: in der Kontaktkartei, auf der Rechnung (mit Monat, z. B. „Gruppenstunden-Abo 4x monatlich [09/2026]") und im Kundenbereich.
• Artikelbeschreibung — ein kurzer Text für den Kunden, zum Beispiel was im Abo enthalten ist.
• Leistung — das wichtigste Feld. Hier wählst du die Einzelleistung, die das Abo abdeckt, zum Beispiel „Gruppenstunde". Eine Buchung zieht nur dann vom Abo ab, wenn sie genau diese Leistung verwendet. Zur Auswahl stehen nur Leistungen derselben Angebotsart.
• Bruttopreis pro Monat — der Monatspreis inklusive MwSt. Den Steuersatz übernimmt PetWorkers von der gewählten Leistung. Hat ein Kunde einen Rabatt für diesen Bereich hinterlegt, wird er bei ihm abgezogen.
• Limitierung (Einheiten pro Monat) — das Monatskontingent, zum Beispiel 4.
• Buchungslimit pro Woche — freiwillig. Höchstens so viele Einheiten je Kalenderwoche (Montag bis Sonntag). Beispiel: Monatslimit 4 und Wochenlimit 1 — dann kann der Kunde nicht alle vier Stunden in eine Woche legen. Leer = kein Wochenlimit.

Darstellung im Shop

• Artikelbild — freiwillig. Ohne eigenes Bild zeigt der Shop das gemeinsame Bild aus Stammdaten → Shop-Bilder.

Laufzeit & Kündigung

• Mindestlaufzeit (Monate) — so lange läuft das Abo mindestens, gerechnet ab dem Tag, an dem es beim Kunden angelegt wird. Leer = unbefristet.
• Automatische Verlängerung (Monate) — ist die Laufzeit abgelaufen, verlängert sie sich um so viele Monate. Leer oder 0 = das Abo endet nach der Mindestlaufzeit von selbst.
• Kündigungsfrist (Tage) — so viele Tage vor dem Laufzeitende muss die Kündigung eingehen. Kommt sie später, gilt sie erst zum Ende der nächsten Verlängerung. Leer oder 0 = keine Frist.

Diese drei Werte werden beim Anlegen in das Kunden-Abo kopiert. Änderst du später die Vorlage, bleiben bestehende Verträge bei ihren Bedingungen.

Automatische Verlängerung & Kundenportal

• Verlängerungstag (Tag des Monats) — an diesem Tag legt PetWorkers nachts automatisch den Buchungssatz für den nächsten Monat an. Empfohlen ist ein Tag zwischen 1 und 28, zum Beispiel 25. Leer oder 0 = du legst die Monate selbst an (siehe Abos jeden Monat verlängern).
• Rechnungsentwurf automatisch erstellen — beim automatischen Anlegen des Monats entsteht gleich ein Rechnungsentwurf, Zahlungsziel ist der Monatsbeginn.
• Rechnung automatisch abschließen — der Entwurf wird festgeschrieben (setzt den Haken darüber voraus).
• Rechnung automatisch versenden — die abgeschlossene Rechnung geht per E-Mail an den Kunden (setzt beide Haken darüber voraus).
• Reservierungen automatisch anlegen — nur bei Tagesbetreuung: die vorbelegten Betreuungstage des Monats werden gleich mit angelegt. Das geht nur bei Abos mit Tierbindung und Betreuungsgruppe. Welche Wochentage vorbelegt sind, stellst du in der Tagesbetreuungs-Leistung ein.
• Online-Buchung im Kundenbereich erlauben — der Kunde kann das Abo im Kundenbereich unter „Abonnements online buchen" anfragen.
• Abobedingungen — freiwillig. Steht hier ein Text, muss der Kunde ihm bei der Online-Anfrage zustimmen.

Der Lebenszyklus eines Abos

1. Anlegen. Du weist die Vorlage in der Kontaktkartei zu, oder der Kunde fragt sie online an und du buchst sie ein, oder er bucht direkt (siehe unten). Die Laufzeit beginnt an diesem Tag. Meist entsteht gleich der Buchungssatz für den laufenden Monat — auf Wunsch anteilig für die restlichen Tage.
2. Jeden Monat. Für jeden neuen Monat braucht das Abo einen Buchungssatz. Ist in der Vorlage ein Verlängerungstag eingetragen, legt PetWorkers ihn nachts selbst an. Sonst verlängerst du unter Finanzen → Abonnements — alle Abos auf einmal oder einzeln.
3. Buchen. Jede passende Buchung zieht Einheiten vom Buchungssatz ihres Monats ab. Maßgeblich ist der Monat des Termins, nicht der Tag, an dem gebucht wird: Ein Termin am 5. Oktober braucht den Buchungssatz 10/2026.
4. Laufzeitende. Jede Nacht prüft PetWorkers die Laufzeit. Ist sie abgelaufen und hat das Abo eine automatische Verlängerung, verlängert sie sich, und der Kunde bekommt die Verlängerungsbestätigung. Ohne automatische Verlängerung endet das Abo.
5. Kündigung. Du kündigst, oder der Kunde reicht im Kundenbereich eine Kündigung ein, die du bestätigst. Das Abo läuft bis zum errechneten Datum weiter und wird dann nachts beendet.
6. Beendet. Es entstehen keine neuen Monate mehr. Alte Monate, Buchungen und Rechnungen bleiben sichtbar.

Einsehen: Wo du Abos findest

In der Kontaktkartei

Basisdaten → Kontakte, Kunde öffnen, Reiter Abonnements. Die Liste zeigt alle Abos des Kunden mit Art, Limit, Tier, Laufzeit und — wenn es beendet ist — dem Enddatum. Über das Menü am Zeilenende (drei Striche) öffnest du mit Details die Detailseite. Darüber steht für jede abonnierbare Angebotsart ein Knopf „Abonnement Angebotsart" zum Zuweisen.

Die Detailseite eines Abos

Oben die Vertragsdaten: Name, Leistungsart, angelegt von wem und wann, Laufzeit mit Mindestlaufzeit, Verlängerung und Kündigungsfrist, Limit je Monat und Woche und ob gekündigt ist. Darunter folgt für jeden Monat ein Kasten, neuester oben, zum Beispiel „09 / 2026 (3,00 / 4,00) #351 (Unberechnet)": Monat, verbraucht / Kontingent, Nummer des Buchungssatzes und der Rechnungsstand. In jedem Monatskasten stehen die gebuchten Termine und der Bereich Leerbuchungen / Nachbuchungen. Mit einer Leerbuchung ziehst du Einheiten ab, ohne dass es dazu einen Termin gibt — zum Beispiel für eine Stunde, die im System nicht gebucht wurde.

Die Terminlisten und Leerbuchungen auf dieser Seite gibt es für Abos der Gruppenstunden und der Tagesbetreuung. Bei den übrigen Angebotsarten zeigt die Seite nur die Vertragsdaten; den Verbrauch je Monat siehst du dann unter Finanzen → Abonnements.

Die Gesamtliste: Finanzen → Abonnements

Hier siehst du alle Abos aller Kunden. Oben der Kasten Filter: Aktiv/Inaktiv, Zeitraum („Aktuell" zeigt die Monate ab dem laufenden, „Vollständig" alle) und ein bestimmtes Tier; mit „Auswahl anzeigen" wird gefiltert. Darunter die Verlängerungsoptionen für Abonnements und dann die Liste.

Jede Zeile zeigt den Kunden und das Tier, darunter die Monate mit Buchungen („3/4.00" = 3 von 4 Einheiten verbraucht) und Rechnung. Rechts Abo, Limit, Preis, Laufzeit und die Spalte Gekündigt: grün „aktiv", orange „gekündigt zum …", rot das Enddatum. Ganz rechts die Aktionen: das Kalender-Symbol kündigt fristgerecht, der Pfeil nimmt eine Kündigung zurück, das Kreuz kündigt sofort beziehungsweise löscht.

Verlängern

Verlängern heißt in PetWorkers: den Buchungssatz für einen weiteren Monat anlegen. Das hat nichts mit der Vertragslaufzeit zu tun — die verlängert sich nachts von selbst, wenn die Vorlage eine automatische Verlängerung hat.

• Automatisch — mit einem Verlängerungstag in der Vorlage. Ab diesem Tag legt PetWorkers jede Nacht den Folgemonat an, wenn er noch fehlt. Fehlt sogar der laufende Monat (weil die Automatik ausgefallen war), holt PetWorkers ihn nach. Über das Vertragsende hinaus wird nicht verlängert. Rechnungen entstehen so, wie es die Haken in der Vorlage sagen.
• Für alle auf einmal — unter Finanzen → Abonnements im Kasten „Verlängerungsoptionen für Abonnements" Monat und Jahr wählen und „Verlängerung der Abonnements jetzt durchführen" klicken.
• Für ein einzelnes Abo — in seiner Zeile unter den Monaten Monat und Jahr wählen und „verlängern" klicken.

Existiert der Monat schon, legt PetWorkers ihn nicht doppelt an, sondern meldet „Buchungssatz #… existiert …". Einen versehentlich angelegten Monat löschst du mit dem Kreuz in seiner Zeile — das geht nur, solange noch nichts darauf gebucht ist und er auf keiner Rechnung steht. Schritt für Schritt: Abos jeden Monat verlängern.

Kündigen

Eine Kündigung beendet ein Abo nicht sofort, sondern zu einem Datum, das PetWorkers aus Laufzeit und Kündigungsfrist berechnet:

• Unbefristetes Abo — zum Monatsende. Mit Kündigungsfrist zum ersten Monatsende, das mindestens so viele Tage entfernt ist.
• Befristetes Abo — zum Ende der Laufzeit. Ist die Frist dafür schon verstrichen und verlängert sich das Abo automatisch, zum Ende der nächsten Verlängerung.

Bis zu diesem Datum läuft das Abo normal weiter. In der Nacht danach beendet PetWorkers es. Du kannst eine Kündigung zurücknehmen, solange das Abo noch nicht beendet ist. Wie das geht: Ein Abo kündigen.

Kündigt der Kunde im Kundenbereich, ist das nur eine Bitte. Sie landet unter Anfragen — bei Gruppenstunden und Veranstaltungen unter Hundeschule → Anfragen, bei der Tagesbetreuung unter Tagesbetreuung → Anfragen, bei Einzelterminen, DogWalk und Stundenbetreuung unter Terminverwaltung → Anfragen. Erst wenn du dort bestätigst, ist gekündigt. Siehe Kündigung eines Kunden bestätigen oder ablehnen.

Verbrauch und Kontingent

• Jede Buchung verbraucht Einheiten. Wie viele, steht nicht am Abo, sondern an der Leistung oder am Tarif — zum Beispiel „Einheiten" im Tarif einer Gruppe oder „Einheiten pro Buchung" bei Einzelterminen.
• Reicht das Monatskontingent oder das Wochenlimit nicht mehr, nimmt PetWorkers das Abo für diese Buchung nicht — dann greift die Stempelkarte oder die Einzelbuchung.
• Wird eine Buchung storniert, werden die Einheiten wieder frei.
• Nicht verbrauchte Einheiten verfallen am Monatsende. Es gibt keinen Übertrag.

Rechnung

Jeder Monats-Buchungssatz ist eine Rechnungsposition mit dem Monatspreis. Er kommt auf eine Rechnung, wenn …

• … die Vorlage „Rechnungsentwurf automatisch erstellen" hat und PetWorkers den Monat nachts anlegt,
• … du beim Verlängern unter Finanzen → Abonnements „Rechnungsentwürfe automatisch … erstellen" anhakst,
• … der Kunde online „Per Rechnung" gewählt hat (dann wird die Rechnung sofort abgeschlossen und verschickt),
• … oder du ihn selbst abrechnest: Unberechnete Positionen findest du unter Finanzen → Leistungsverwaltung.

Weist du ein Abo in der Kontaktkartei zu, entsteht keine Rechnung — der erste Monat steht dann auf „(Unberechnet)", bis du ihn abrechnest.

Was dein Kunde sieht

Im Kundenbereich unter Abonnements steht jedes Abo als Karte: Status (Aktiv, Gekündigt, Inaktiv), Kontingent, Verbrauch im laufenden Monat, Restguthaben, Tier, Laufzeit, Verlängerung und Kündigungsfrist. Aufgeklappt stehen die gebuchten Termine und alle Abrechnungszeiträume. Unter jeder aktiven Karte kann der Kunde kündigen — mit freiwilligem Grund und dem voraussichtlichen Wirksamkeitsdatum. Über den Knopf „Abonnements online buchen" fragt er neue Abos an.

Ob die Seite erscheint und ob der Kunde kündigen darf, stellst du unter System → Einstellungen im Bereich „Kundenbereich" ein: „Tab: Abonnements anzeigen" und „Kündigung von Abonnements im Kundenbereich erlauben".

Online buchen: Anfrage oder Direktbuchung

Hat eine Vorlage „Online-Buchung im Kundenbereich erlauben", kann der Kunde sie in vier bis fünf Schritten wählen: Tarif, Tiere, Zahlungsart („Per Rechnung" oder „Zahlung vor Ort"), gegebenenfalls Abobedingungen, Absenden.

• Normalfall: Anfrage. Es entsteht noch kein Abo. Die Anfrage liegt unter Anfragen im Kasten „Abo-Anfragen", und du entscheidest: „Einbuchen", „Ablehnen (ohne Nachricht)" oder „Ablehnen & Nachricht". Siehe Abo-Anfrage eines Kunden annehmen.
• Direktbuchung. Ist der Kunde Mitglied einer Kontaktgruppe mit „Direktbuchung von Abos für diese Gruppe erlauben", bucht er verbindlich und das Abo entsteht sofort. Siehe Kunden Abos direkt buchen lassen.

Fehlersuche: Warum wurde nicht aufs Abo gebucht?

Geh diese Liste der Reihe nach durch. Fast immer ist es einer der ersten drei Punkte.

1. Fehlt der Buchungssatz für den Monat des Termins? Öffne das Abo unter Finanzen → Abonnements (Zeitraum „Vollständig"). Steht der Monat nicht da, verlängere ihn. Häufig: Ein Kunde bucht Ende September schon einen Termin im Oktober, der Oktober ist aber noch nicht angelegt.
2. Passt die Leistung? Die Leistung der Buchung muss genau die Leistung der Abo-Vorlage sein. Hat die Gruppe zum Beispiel einen Tarif mit einer anderen Leistung als „Gruppenstunde", greift das Abo nicht.
3. Ist das Kontingent aufgebraucht — im Monat oder in der Woche? „4/4.00" heißt: voll. Denk auch an das Wochenlimit.
4. Passt das Tier? Ein Abo mit Tierbindung gilt nur für dieses Tier. Ein Abo ohne Tierbindung („Alle Tiere") gilt für jedes Tier des Kunden. Bei Einzelveranstaltungen werden nur Abos ohne Tierbindung berücksichtigt.
5. Passt die Angebotsart? Ein Gruppenstunden-Abo zieht nie bei einem Einzeltermin oder in der Tagesbetreuung ab.
6. Ist der Zahlweg erlaubt? An einer Gruppe muss unter „Zahlungsmethoden" das Häkchen „Abonnement" gesetzt sein. Bei Einzelterminen gibt es keine Automatik: Im Terminformular musst du unter „Abrechnung" ausdrücklich „Abonnement" wählen. Bei Kursen gibt es keine Abo-Zahlung.
7. Wurde beim Buchen ein anderer Zahlweg gewählt? Die Buchungsformulare haben unter „Abrechnung" die Wahl „Automatisch (Abo → Stempelkarte → Einzelbuchung, wie bisher)". Wählt jemand dort „Einzelbuchung (Rechnung/Bar)", wird das Abo übergangen.

Beim Buchen im Backend zeigt das Formular unter „Abrechnung" schon vorher, ob ein Abo passt. „Der Kunde besitzt kein passendes Abo (kein freies Kontingent für diesen Zeitraum)." bedeutet: Einer der Punkte 1 bis 5 trifft zu.