Veranstaltungen

Mit dem Modul „Veranstaltungen" bietest du Seminare, Vorträge oder Webinare an. Eine Veranstaltung hat einen oder mehrere Termine, einen Dozenten und eine Teilnehmergrenze. Gebucht wird die Person, nicht das Tier — du im Backend oder der Kunde online im Kundenportal. Diese Seite zeigt Schritt für Schritt, wie du Dozenten, Veranstalter und Veranstaltungen anlegst, Termine und Teilnehmer verwaltest, die Warteliste bedienst und eine Veranstaltung absagst.

Dozenten verwalten

Öffne Veranstaltungen → Dozenten. Ein Dozent verweist auf einen vorhandenen Kontakt; ergänze bei Bedarf die Berufsbezeichnung. Fehlt die Person in der Auswahl, lege zuerst den Kontakt an. Dozenten sind keine Mitarbeiterzuordnung des Terminplaners: Du wählst sie in Veranstaltungsterminen als Dozent oder Co-Dozent. Einen noch verwendeten Dozenten kannst du nicht endgültig löschen.

1. Klicke auf Veranstaltungen → Dozenten und dann auf den Knopf zum Hinzufügen.
2. Wähle in der Karte „Dozentendaten" den „Kontakt". Er lässt sich nach dem Speichern nicht mehr ändern.
3. Ergänze bei Bedarf „Berufsbezeichnung", „Spezialisierung", „Teasertext" und „Vita". In der Karte „Bilder" kannst du „Hauptbild" und „Weiteres Bild 1" bis „Weiteres Bild 3" hochladen.
4. Speichere. Die Liste zeigt „Name" und „Berufsbezeichnung".

Im Kundenportal erscheint beim Termin nur der Name des Dozenten (wenn „Dozenten anzeigen" an ist). Spezialisierung, Teasertext, Vita und Bilder erscheinen derzeit nicht im Kundenportal.

Veranstalter verwalten

Unter Veranstaltungen → Veranstalter pflegst du die Veranstalter, die du einer Veranstaltung zuordnen kannst. Die Zuordnung ist optional; ohne Auswahl bleibt die Veranstaltung ohne gesonderten Veranstalter. Einen Veranstalter, den eine Veranstaltung noch verwendet, kannst du nicht endgültig löschen.

• Die Karte „Veranstalter" hat die Felder „Kontakt" (Pflicht, nach dem Speichern nicht mehr änderbar), „Profiltext" (Pflicht), „Interne Notizen" und „Profilbild".
• Die Liste zeigt Bild, „Veranstalter", „Kontakt" und „Ort". Als Name des Veranstalters dient das Feld Firma des Kontakts.
• Auf der Detailseite einer Veranstaltung im Kundenportal steht „Veranstalter: …" mit dieser Firma. Hat der Kontakt keine Firma, steht dort nichts.

Wozu das Modul da ist

Veranstaltungen sind für alles gedacht, woran ein Mensch teilnimmt: ein Seminar, ein Vortragsabend, ein Webinar. Anders als bei Kursen und Gruppenstunden wird der Kontakt selbst angemeldet. Ein Tier ist nicht nötig; auch ein Kunde, der noch kein Tier angelegt hat, kann buchen. Jeder Kontakt kann je Veranstaltung genau einmal angemeldet sein.

Im Menü findest du unter „Veranstaltungen" drei Punkte: „Dozenten", „Einzelveranstaltungen" und „Veranstalter". „Dozenten" und „Veranstalter" sehen nur Administratoren.

Voraussetzungen

Bevor du die erste Veranstaltung anlegst, brauchst du:

• Das Modul. Unter Einstellungen → „Module" muss „Veranstaltungsmodul aktivieren" eingeschaltet sein. Schaltest du es aus, verschwinden das Menü, die Liste im Kundenportal und der Tab im Kundenbereich.
• Eine Leistung. Lege unter Stammdaten → „Leistungen" eine Leistung in der Leistungsgruppe „Veranstaltungen" an und gib ihr den Preis der Teilnahme. Trage auch das „Buchungskonto (DATEV)" ein, damit die Position im DATEV-Export richtig landet. Im Veranstaltungsformular stehen nur Leistungen dieser Leistungsgruppe zur Auswahl.
• Mindestens einen Dozenten. Dozenten pflegst du unter Veranstaltungen → „Dozenten" (nur Administratoren). Ein Dozent ist immer ein Kontakt: Wähle bei „Kontakt" die Person aus und ergänze bei Bedarf die „Berufsbezeichnung". Gibt es die Person noch nicht, lege sie zuerst als Kontakt an.
• Einen Ort. Jeder Termin braucht einen Ort (Stammdaten → „Orte"). Für Webinare legst du einfach einen Ort mit dem Namen „Online" an.
• Ein Thema. Name, Beschreibung und Bilder, die der Kunde im Kundenportal sieht, kommen aus dem Thema (Stammdaten → „Themen") — wie bei den Kursen.
• Optional einen Veranstalter. Richtet jemand anderes die Veranstaltung aus, kannst du ihn unter Veranstaltungen → „Veranstalter" anlegen (nur Administratoren) und an der Veranstaltung auswählen.

Fehlt die Leistung oder der Dozent, zeigt dir die Seite „Einzelveranstaltungen" oben den Hinweis „Für Veranstaltungen brauchen Sie mindestens eine Leistung der Leistungsgruppe „Veranstaltungen" und einen Dozenten." Administratoren sehen darunter die Links „Leistung hinzufügen >" und „Dozenten verwalten >".

Veranstaltung anlegen

Öffne Veranstaltungen → „Einzelveranstaltungen" und klicke auf „Veranstaltung hinzufügen". In der Karte „Basisdaten" füllst du aus:

• „Name" — so heißt die Veranstaltung im Backend, im Kundenportal und in den E-Mails.
• „Thema" — liefert Beschreibung und Bilder für das Kundenportal.
• „Veranstalter" — optional; ohne Auswahl bleibt es bei „Kein Veranstalter".
• „Leistung (Leistungsgruppe Veranstaltungen)" — was je Teilnehmer für die gesamte Veranstaltung berechnet wird. Die Leistung lässt sich nach dem Anlegen nicht mehr ändern.
• „Anmeldeschluss" — bis dahin können Kunden online buchen. Du selbst kannst im Backend auch danach noch Teilnehmer eintragen. Pflichtfeld.
• „Online-Absage möglich bis" — bis dahin kann der Kunde seine Teilnahme im Kundenbereich selbst stornieren. Pflichtfeld.
• „Die Veranstaltung ist aktiv" — nur aktive Veranstaltungen erscheinen im Kundenportal. Bei neuen Veranstaltungen schon angehakt.
• „Maximale Anzahl Teilnehmer" — die Teilnehmergrenze (vorbelegt mit 8, mindestens 1).
• „Veranstaltung archivieren" — verschiebt die Veranstaltung ins Archiv der Übersicht. Beim Speichern nimmt PetWorkers dabei automatisch den Haken „Die Veranstaltung ist aktiv" heraus.

Nach dem ersten Speichern bleibst du im Formular; erst jetzt kannst du Termine und Teilnehmer eintragen.

Das Formular hat diese Karten, von oben nach unten: „Basisdaten", „Zahlung per Gruppen-Multipass", „Termine", „Teilnehmer", „Warteliste", „Eingeschränktes Publikum", „Warteschlange", „Interne Vermerke" und „Optionen". Die weiteren Karten:

• „Warteschlange": Mit „Warteschlange für Anmeldungen aktivieren" landen Anmeldungen auf der Warteliste, sobald die Teilnehmergrenze erreicht ist. Ohne den Haken ist die Veranstaltung dann ausgebucht. Mit „Frei gewordene Plätze automatisch aus der Warteschlange auffüllen" rückt der Erste der Warteliste nach, wenn ein Kunde storniert.
• „Warteliste": zeigt, wer auf der Warteliste steht, und enthält die Knöpfe zum Nachrücken (siehe Warteliste bearbeiten). Der Hinweis dort erinnert dich: Buchungen auf der Warteliste werden nicht automatisch entfernt.
• „Eingeschränktes Publikum": Mit „Sichtbarkeit auf ausgewählte Kontaktgruppen beschränken" sehen nur Kunden aus den zugeordneten „Kontaktgruppen" die Veranstaltung. Buchen dürfen davon nur die Gruppen, bei denen „Buchung freischalten" angehakt ist; die anderen sehen die Veranstaltung mit dem Hinweis, dass sie für ihre Kundengruppe nicht freigegeben ist. Kontaktgruppen ordnest du erst nach dem ersten Speichern zu.
• „Interne Vermerke": „Interne Notizen" sieht nur dein Team.
• „Optionen": Die „Anzeigereihenfolge" bestimmt die Reihenfolge in der Übersicht und im Kundenportal.

In der Übersicht öffnest du über „Teilnehmer & Termine" eine Seite, die Teilnehmer, Warteliste und Termine einer Veranstaltung auf einen Blick zeigt.

Die Übersicht „Einzelveranstaltungen"

• Oben schaltest du zwischen „Archiv" und „Aktiv" um. Im Archiv steht „Sie befinden sich im Archiv." Ein Suchfeld filtert die Liste.
• Die Spalte „Veranstaltung" zeigt einen Auslastungsbalken, „Anmeldeschluss" und „Abmeldefrist", die Zahl der Anmeldungen (die Warteliste zählt mit), wie viele auf der Warteliste stehen, und die Zahl der Termine. Rot erscheinen „Kein Anmeldeschluss konfiguriert!", „Keine Abmeldefrist konfiguriert!" und „Keine aktuellen Termine".
• Je Zeile gibt es „Teilnehmer & Termine", „Bearbeiten" und „Absagen". In der Archivliste fehlt „Teilnehmer & Termine" — öffne die Veranstaltung dort über „Bearbeiten".
• Unter jeder Liste steht „CSV" mit der Zahl der Einträge. So lädst du die Übersicht, die Teilnehmer (mit E-Mail und Mobilnummer), die Warteliste und die Termine als CSV-Datei herunter.

Termine

Im Veranstaltungsformular klickst du in der Karte „Termine" auf „Termin hinzufügen". Du trägst ein:

• „Beginnt am/um", „Ort" und „Dauer (Minuten)" (vorbelegt mit 60).
• „Dozent" und, wenn ihr zu zweit seid, „Co-Dozent".
• „Inhalt / Programm" — erscheint beim Termin im Kundenportal.
• „Hinweise für angemeldete Teilnehmer" — sieht nur, wer einen aktiven Platz hat, und zwar im Kundenbereich. Hier gehört zum Beispiel der Zugangslink eines Webinars hin. Wer auf der Warteliste steht, sieht den Text nicht.
• „Kundenbemerkungen (für E-Mail-Benachrichtigung)" — steht nur in der Benachrichtigung zu diesem Termin.
• „Interne Notizen / Protokoll" — sieht nur dein Team.

Mit „Teilnehmer über diesen Termin benachrichtigen" bekommen alle Teilnehmer eine E-Mail zum neuen oder geänderten Termin — auch die auf der Warteliste, sofern an ihrem Kontakt „Benachrichtigungen sind aktiv" angehakt ist. Der Haken gilt nur für dieses eine Speichern und ist beim nächsten Öffnen wieder aus.

Terminserie. Beim Anlegen eines Termins kannst du in der Karte „Terminserie" mit „Beim Speichern wöchentliche Terminserie anlegen" gleich eine ganze Reihe erzeugen: Anzahl der Wochen eintragen (höchstens 52) und die Wochentage anhaken. Alle Folgetermine übernehmen Ort, Dozent, Co-Dozent, Dauer, „Inhalt / Programm", „Hinweise für angemeldete Teilnehmer" und „Kundenbemerkungen" des ersten Termins — die „Interne Notizen / Protokoll" nicht. Tage, an denen eine Betriebsschließung eingetragen ist, werden ausgelassen — außer du setzt „Betriebsschließungen ignorieren". Sperrzeiten einzelner Mitarbeiter spielen keine Rolle, weil Dozenten keine Mitarbeiter sein müssen.

Möchtest du allen Teilnehmern die vollständige Terminliste schicken, setze im Veranstaltungsformular in der Karte „Teilnehmer" den Haken „Terminliste an alle Teilnehmer senden" und speichere.

Teilnehmer

In der Karte „Teilnehmer" (im Veranstaltungsformular oder auf der Seite „Teilnehmer & Termine"):

• „Teilnehmer hinzufügen": im Feld „Teilnehmer" den Kontakt auswählen und speichern. Mit „Buchungsbestätigung per E-Mail senden" bekommt der Kunde die Bestätigung mit allen Terminen; ohne den Haken geht keine E-Mail an den Kunden. Oben erscheint, wie bezahlt wird, zum Beispiel „Rechnungsposition #… angelegt." oder „Zahlung per Multipass #…".
• Von Warteliste nehmen öffnet eine Bestätigung. Du wählst Mit Benachrichtigung übernehmen, Ohne Benachrichtigung übernehmen oder Vorgang abbrechen. Die Übernahme prüft erneut, ob Platz frei ist.
• „Auf Warteliste setzen" verschiebt einen Teilnehmer vom festen Platz auf die Warteliste. Das geht nur, wenn die Warteschlange aktiv ist und die Veranstaltung noch nicht begonnen hat.
• „Austragen" storniert die Teilnahme. Ob der Kunde dazu eine E-Mail bekommt, entscheidest du im nächsten Schritt mit „Diesen Kunden benachrichtigen."

Je Teilnehmer siehst du Name, E-Mail, Mobilnummer und wie bezahlt wird: Einzelbuchung mit Rechnungsnummer und Status, „Multipass auf #…" oder rot „unberechnet", solange die Position noch auf keiner Rechnung steht.

Ist die Teilnehmergrenze erreicht und die Warteschlange aktiv, landet auch eine Buchung aus dem Backend auf der Warteliste. Im Backend kannst du Teilnehmer auch nach dem Anmeldeschluss und unabhängig von den Kontaktgruppen eintragen.

• Steht schon jemand auf der Warteliste, landet jede neue Buchung ebenfalls auf der Warteliste — auch wenn gerade ein Platz frei ist. So überholt niemand die Wartenden. Rücke die Wartenden zuerst nach.
• Hast du die Warteschlange ausgeschaltet, während noch jemand wartet, ist keine Buchung möglich: „Die Warteliste ist deaktiviert. Bitte vorhandene Wartende zuerst bearbeiten."
• Ist die Veranstaltung voll und die Warteschlange aus, meldet PetWorkers „Die maximale Teilnehmerzahl ist erreicht."

Ist Frei gewordene Plätze automatisch aus der Warteschlange auffüllen eingeschaltet, werden beim Storno freie Plätze in Wartelistenreihenfolge aufgefüllt – sowohl im Kundenbereich als auch beim Austragen im Backend. Beim Austragen ohne Kundenbenachrichtigung erfolgt auch das Nachrücken ohne Kundenmail. Wartelistenplätze werden nicht von allein entfernt.

Die Seite „Teilnehmer & Termine"

Sie zeigt unter dem Namen der Veranstaltung und dem Thema drei Kästen: „Teilnehmer", „Warteliste" und „Termine". Jeder Kasten hat einen Druckknopf und unten den CSV-Link — praktisch als Teilnehmerliste für den Seminartag.

• Die Knöpfe „Automatisch nachrücken …" gibt es hier nicht; sie stehen im Veranstaltungsformular in der Karte „Warteliste".
• Nach Austragen, Termin absagen, Teilnehmer hinzufügen oder Von Warteliste nehmen landest du wieder im Veranstaltungsformular.

Zahlung

Bei jeder Buchung — im Backend wie online, auch bei einem Wartelistenplatz — entscheidet PetWorkers selbst, wie bezahlt wird:

• Gruppen-Multipass: Hast du in der Karte „Zahlung per Gruppen-Multipass" den Haken „Zahlung per Gruppen-Multipass aktivieren" gesetzt, „Anzahl der Einheiten" und die „Leistung" der Karte gewählt, und hat der Kunde einen passenden Gruppen-Multipass mit genug Guthaben, werden die Einheiten dort abgebucht. Die Buchung erscheint am Multipass unter „Buchungen Veranstaltungen" und im Kundenbereich bei der Stempelkarte. Die „Leistung" kannst du auch nachträglich wählen; setzt du den Haken ohne Leistung, nimmt PetWorkers ihn beim Speichern zurück und weist dich darauf hin. Sobald Buchungen per Multipass bestehen, lässt sich die Leistung nicht mehr wechseln.
• Rechnung: In allen anderen Fällen entsteht eine Rechnungsposition über die Leistung der Veranstaltung mit dem Zusatz „Teilnahme an …". Du rechnest sie wie gewohnt in der Leistungsverwaltung (Finanzen → Leistungsverwaltung) ab; dort führt „Veranstaltung öffnen >" zur Veranstaltung.

Ein Abo bezahlt keine Veranstaltung. Vor der Onlinebuchung sieht der Kunde, welcher der beiden Wege für ihn gilt.

Beim Storno gilt: Ist die Position noch nicht berechnet, wird sie zusammen mit der Buchung gelöscht. Steht sie schon auf einer abgeschlossenen Rechnung, erstellt PetWorkers automatisch eine Gutschrift. Bei Zahlung per Multipass werden die Einheiten zurückgebucht.

Kundenportal und Kundenbereich

Damit Kunden online buchen können, brauchst du eine Seite mit dem passenden Seitenmodul: Layout → „Seitenverwaltung", Seite anlegen oder öffnen und bei „Seitenmodul (was unter den Seitentexten erscheint)" den Eintrag „Veranstaltungen" wählen. Die Seite zeigt dann alle aktiven Veranstaltungen, deren Anmeldeschluss noch nicht vorbei ist; über „Buchung & Details >" kommt der Kunde zur Veranstaltung mit allen Terminen.

• Hat der Kunde schon gebucht, heißt der Knopf „Gebucht (Details) >".
• Ist die Veranstaltung voll und die Warteschlange aus, steht statt des Knopfs „Diese Veranstaltung ist ausgebucht."
• Gibt es keine buchbare Veranstaltung, steht „Derzeit sind keine Veranstaltungen buchbar."
• Mit „Auslastung anzeigen" steht in der Liste zum Beispiel „Plätze verfügbar", „nur noch wenige Plätze" (ab 60 Prozent Belegung), „auf Warteliste" oder „ausgebucht".

Buchen kann nur, wer angemeldet und für Buchungen freigeschaltet ist. Hast du Buchungsbedingungen hinterlegt (Einstellungen → „Veranstaltungen" → „Zustimmungserklärung für Buchungen – Veranstaltungen"), muss der Kunde sie bestätigen; danach bucht er mit „Kostenpflichtig & verbindlich buchen" (Beschriftung: „Buchungsknopf – Veranstaltungen"). Er bekommt die Buchungsbestätigung per E-Mail, du die übliche Meldung an den Betrieb.

Vor dem Buchen liest der Kunde, wie er bezahlt, zum Beispiel „Sie buchen … Einheiten auf Multipass #…" oder „Sie buchen für … auf Rechnung." Ist die Veranstaltung voll und die Warteschlange an, steht dort „Diese Veranstaltung ist ausgebucht. Ihre Anmeldung erfolgt auf die Warteliste." Mögliche Hinweise, warum eine Buchung nicht geht: ohne Anmeldung der Text aus „Text für: Anmeldung erforderlich" (System → Einstellungen → Kundenportal, Standard: „Um eine Buchung durchzuführen, müssen Sie angemeldet und für Buchungen freigeschaltet sein."), „Ihr Konto ist für Buchungen noch nicht freigeschaltet.", „Diese Veranstaltung ist für Ihre Kundengruppe nicht zur Buchung freigegeben.", „Der Anmeldeschluss für diese Veranstaltung ist abgelaufen."

Im Kundenbereich erscheint der Tab „Veranstaltungen", sobald es eine aktive Veranstaltung gibt oder der Kunde eine gebucht hat. Dort sieht er seine Anmeldungen mit Terminen, Ort, Dozent, einem möglichen Wartelistenplatz und — bei aktivem Platz — dem Text unter „Hinweise für Teilnehmer". Über „Stornierungsoptionen >" kann er seine Teilnahme bis zur Frist „Online-Absage möglich bis" selbst stornieren — spätestens aber bis zum Beginn des ersten Termins. Danach zeigt der Kundenbereich statt des Links den Grund an. Den Tab kannst du unter Einstellungen → „Kundenbereich" mit „Tab: Veranstaltungen anzeigen" ausblenden und mit „Tab: Veranstaltungen – Bezeichnung" umbenennen.

• Beim Stornieren bestätigt der Kunde „Ich möchte die Teilnahme an der oben genannten Veranstaltung stornieren. …" und klickt auf „Akzeptieren & stornieren". Die Stornierung gilt sofort; es ist keine Anfrage.
• Laufende Veranstaltungen stehen als „Laufend", inaktive als „Abgeschlossen". Buchungen archivierter Veranstaltungen zeigt der Kundenbereich nicht mehr.

Termin oder Veranstaltung absagen

• „Termin absagen" (in der Terminliste über „Absagen"): Der Termin wird gelöscht, die Buchungen bleiben bestehen. Mit „Teilnehmer benachrichtigen." bekommen alle Teilnehmer eine E-Mail zur Absage.
• „Veranstaltung absagen" (in der Übersicht „Einzelveranstaltungen"): Alle Buchungen werden storniert — unberechnete Positionen gelöscht, berechnete Teilnahmen erhalten eine Gutschrift, Multipass-Einheiten werden zurückgebucht — und alle Termine gelöscht. Mit „Teilnehmer benachrichtigen." bekommt jeder Teilnehmer genau eine E-Mail, dass die Veranstaltung nicht stattfindet. Du bekommst für jede stornierte Buchung eine Meldung an die Firmenadresse.

Ohne den Haken geht in beiden Fällen keine E-Mail an die Kunden. Eine Veranstaltung, die nur nicht mehr angeboten werden soll, musst du nicht absagen: nimm den Haken „Die Veranstaltung ist aktiv" heraus oder setze „Veranstaltung archivieren".

Einstellungen und E-Mail-Vorlagen

Unter Einstellungen → „Veranstaltungen" legst du fest, was das Kundenportal zeigt:

• „Auslastung anzeigen" — ob noch Plätze frei sind (nur in der Liste).
• „Dozenten anzeigen" — die Namen von Dozent und Co-Dozent bei den Terminen.
• „Termine in der Übersicht anzeigen" — die Termine schon in der Liste, nicht erst auf der Detailseite.
• „Maximale Teilnehmerzahl anzeigen".
• „Ort im Kalender anzeigen" — ob der Ort beim Termin im Kalender steht.

Die Texte der E-Mails änderst du unter Layout → „Vorlagen"; alle sechs beginnen mit „Veranstaltungen:": „Veranstaltungen: Anmeldung", „Veranstaltungen: Stornierung der Anmeldung", „Veranstaltungen: Absage eines Termins", „Veranstaltungen: Absage einer Veranstaltung", „Veranstaltungen: Anlage oder Änderung eines Termins" und „Veranstaltungen: Terminliste für Teilnehmer". Die Mail „Ein Platz ist frei geworden" beim Nachrücken nutzt die allgemeine Vorlage „Systembenachrichtigung (Standard)". Den Hinweis, den der Kunde nach Beginn der Veranstaltung statt des Stornolinks sieht, findest du unter Einstellungen → „Kundenbereich" („Storno: Hinweis, wenn die Veranstaltung schon begonnen hat ({deadline} = Beginn)").

Terminplaner, Kalender und Terminliste

Veranstaltungstermine stehen überall dort, wo auch Gruppen- und Kurstermine stehen:

• Terminplaner: Über das Kästchen „Veranstaltungen" in der Auswahl oben blendest du die Termine ein und aus. Ob das Kästchen beim Öffnen des Planers schon gesetzt ist, legst du in deinem Profil mit „Veranstaltungen aktiviert" fest — der Schalter steuert nur diese Vorbelegung, er schaltet die Termine nicht ab. Filterst du den Planer nach einem Mitarbeiter, erscheinen keine Veranstaltungstermine, weil sie Dozenten statt Mitarbeiter haben.
• Termin aus dem Planer anlegen: Klickst du im Planer auf eine freie Zeit, wählst du in der Zeile „Veranstaltung" die Veranstaltung aus und kommst mit Datum und Uhrzeit ins Terminformular. Die Zeile erscheint nur, wenn es mindestens eine aktive, nicht archivierte Veranstaltung gibt — lege die Veranstaltung also zuerst unter Veranstaltungen → „Einzelveranstaltungen" an.
• Kalender und Terminliste im Kundenportal: Die Termine erscheinen dort neben Gruppen- und Kursterminen. Eine auf Kontaktgruppen beschränkte Veranstaltung sehen nur angemeldete Kunden dieser Gruppen. Unter Einstellungen → „Veranstaltungen" steuert „Ort im Kalender anzeigen", ob der Ort beim Termin steht.
• Export: Der CSV-Export des Planers enthält die Termine mit dem Typ „Veranstaltung", wenn das Kästchen „Veranstaltungen" gesetzt ist.
• Dashboard: Der Kasten TERMINE zeigt keine Veranstaltungstermine.

Ist das Modul unter Einstellungen → „Module" abgeschaltet, zeigen Planer, Kalender, Terminliste und Export keine Veranstaltungstermine, und die Zeile „Veranstaltung" fehlt beim Anlegen aus dem Planer.

Warteliste bearbeiten und freie Plätze auffüllen

Von Warteliste nehmen öffnet eine Bestätigung. Du wählst Mit Benachrichtigung übernehmen, Ohne Benachrichtigung übernehmen oder Vorgang abbrechen. Die Übernahme prüft erneut, ob Platz frei ist.

Mit Automatisch nachrücken mit Benachrichtigung oder Automatisch nachrücken ohne Benachrichtigung füllst du alle freien Plätze aus der Warteliste auf. Die Knöpfe findest du im Veranstaltungsformular in der Karte „Warteliste". Nutze diese Knöpfe auch, nachdem du die Teilnehmergrenze erhöht hast. Vor dem Ausführen bestätigst du deine Auswahl. Nach Beginn des ersten zugehörigen Termins ist ein Nachrücken nicht mehr möglich — ebenso, solange die Veranstaltung noch gar keinen Termin hat („Der Termin hat bereits begonnen oder besitzt keinen Termin. Nachrücken ist nicht möglich.").

Danach meldet PetWorkers „… Anmeldung(en) nachgerückt." oder „Niemand nachgerückt. Bitte prüfe freie Plätze, Termin und Buchungsregeln." Wer mit Benachrichtigung nachrückt, bekommt die Mail „Ein Platz ist frei geworden".

Ist Frei gewordene Plätze automatisch aus der Warteschlange auffüllen eingeschaltet, werden beim Storno freie Plätze in Wartelistenreihenfolge aufgefüllt – sowohl im Kundenbereich als auch beim Austragen im Backend. Beim Austragen ohne Kundenbenachrichtigung erfolgt auch das Nachrücken ohne Kundenmail.

Wartelistenplätze werden wie feste Plätze über Gruppen-Multipass oder Rechnung belastet. Die Übernahme erzeugt keine zweite Belastung. Die rote Glocke und Systemstatus warnen, wenn nach Ende des letzten zugehörigen Termins noch jemand auf der Warteliste steht („Es warten noch Teilnehmer auf Plätze für vergangene Termine."; im Systemstatus der Kasten „Wartelisten für vergangene Termine"). Der Link dort öffnet das Veranstaltungsformular; prüfe in der Karte „Warteliste", ob die Buchung auszutragen ist. Es wird nichts automatisch storniert oder erstattet.