Stammdaten: Was Sie anbieten

Die Stammdaten definieren, was du anbietest — sie sind das Fundament für Leistungen, Gruppen, Kurse und die Online-Buchung. Der einmalige Aufwand hier zahlt sich jeden Tag aus.

Die wichtigsten Stammdaten

▶ Video-Anleitung: S203: Stammdaten einrichten  ·  Tutorial 2: Orte, Vorlagen & Sperrzeiten  ·  Tutorial 4: Themen & Lektionen

• Steuersätze (Mehrwertsteuerraten): 19 %, 7 % und 0 % sind vorbereitet; jede Leistung bekommt ihren Steuersatz zugewiesen.
• Buchungskonten: die DATEV-Konten, die du an Leistungen und Ausgabebuchungen hängst — Pflicht für einen fehlerfreien Buchungsstapel-Export. Kontotyp „Einnahmen" für Erlöskonten (an Leistungen), Typ „Ausgaben" für Aufwandskonten (an Eingangsbelegen); alles Weitere auf der Seite DATEV-Export im Kapitel „Rechnungen & Gutschriften".
• Leistungen: Dein Preiskatalog — so zentral, dass er eine eigene Seite hat („Leistungen anlegen").
• Abos: die Abo-Vorlagen (siehe Seite „Abonnements").
• Trainingskategorien: grobe Einordnung deines Angebots (z. B. Erziehung, Beschäftigung, Sport) — strukturiert die Auswahl in Gruppen und Kursen.
• Themen: wiederverwendbare Bausteine mit Texten und Bildern (z. B. „Welpenspielstunde", „Workshop Leinenführigkeit"). Ein Thema wird einmal gepflegt und beim Anlegen von Gruppen und Kursen immer wieder ausgewählt — kein erneutes Eintippen. Die drei Textebenen haben feste Aufgaben: Der Teaser erscheint in der öffentlichen Angebotsliste, die ausführliche Themenbeschreibung auf der Detail-/Buchungsseite, die Zusammenfassung sieht der Kunde später in seinem Kundenbereich bei der gebuchten Leistung. Bilder vor dem Hochladen auf etwa 1100 px Breite verkleinern.
• Lektionen: wiederverwendbare Stundeninhalte (z. B. „Sitz", „Platz", „Rückruf Stufe 1"), die du Themen zuordnest und an Kursterminen als „Fokus der Stunde" auswählst.
• Orte: feste Standorte und Treffpunkte, mit Adresse, Anfahrtsbeschreibung und Kartenlink — erscheinen an Terminen und in Kundenbestätigungen. Zwei Einträge sind Systemvorgaben und dürfen nicht gelöscht oder umgebaut werden: „Adresse des Kunden" und „Benutzerdefinierter Ort" (sie werden von Terminen und Anfragen intern verwendet).
• Terminarten: die Arten der Einzeltermine — z. B. „Einzeltermin Hundeschule" oder „Pflegetermin Hundesalon". Du legst sie selbst an und änderst sie: Das Feld Terminart (Bezeichnung) ist der Name, unter dem du die Art im Backend auswählst, Name im Kalender (Freigabe) der Text, den der Kunde bei einer Terminfreigabe im öffentlichen Kalender und in der Terminliste liest (bis zum 02.09.2026 stand dort bei den mitgelieferten Terminarten stattdessen der Titel der zugehörigen Portalseite). Die Farbe stellst du getrennt unter Farbcodierung ein. Die Spalte Verwendet auf (Aktiv/Sichtbar) in der Liste zeigt, auf welcher Portalseite die Terminart angeboten wird — in Klammern dahinter, ob die Seite aktiv ist und ob sie im Menü steht (Ja/Ja); liegt die Seite im Papierkorb, steht dort (Papierkorb). Bleibt die Spalte leer, bietet keine Seite die Terminart an. Mit dem Update vom 02.09.2026 sind alle Terminarten, die an nichts mehr hingen, einmalig in den Papierkorb gewandert. Gelöschte Terminarten landen im Papierkorb; endgültig löschen kannst du sie nur, solange kein Termin, keine Terminfreigabe und keine Portalseite sie noch nutzt.
• Rassen: die Rassenliste je Tierart, aus der bei einem Tier ausgewählt wird. Rund 1.100 Rassen sind ab Werk hinterlegt; du kannst eigene ergänzen, bestehende umbenennen und über das Feld Sortierung nach oben holen (kleinere Zahl steht weiter oben, gleiche Zahl sortiert alphabetisch). Die Tierarten selbst — Hund, Katze, Pferd, Kleintier — sind fest vorgegeben. Gelöschte Rassen landen im Papierkorb und stehen bei neuen Tieren nicht mehr zur Auswahl; bereits zugeordnete Tiere behalten sie. Endgültig löschen kannst du eine Rasse nur, solange kein Tier und keine Pensionsanfrage sie nutzt.
• Kundengruppen: steuern u. a., wer bei der Tagesbetreuung ohne Anfrage direkt reservieren darf (typisch: Bestandskunden). Die Zuweisung erfolgt im Kundendatensatz.
• Kontaktgruppen: das vielseitigste Werkzeug — sie steuern die Sichtbarkeit und Buchbarkeit eingeschränkter Gruppen/Kurse/Termine, die Online-Tagesbetreuung (zugeordnete Leistung + Betreuungsbereich, Vorlaufzeit, Storno-Frist), Newsletter-Zielgruppen und die automatische Zuordnung bei Neuregistrierungen („Bei Neuregistrierungen automatisch hinzufügen").
• Betreuungsbereiche: die Bereiche der Tagesbetreuung (z. B. „Welpen bis 6 Monate", „Standard").
• Pensionsplätze: Areale, Unterbringungen und Plätze der Pension — je Platz Tierart und das Häkchen „Für Verfügbarkeitsanzeige im Portal ignorieren".
• Versandkonten: das Postfach, aus dem PetWorkers E-Mails verschickt — Terminbestätigungen, Rechnungen, Newsletter. Dein bisheriges Postfach steht dort schon als Standard; Du musst nichts einrichten. Du kannst aber weitere Konten anlegen und je Zweck eines auswählen: Information & Buchungen, Rechnungen und Newsletter — praktisch, wenn Rechnungen aus buchhaltung@ kommen sollen und alles andere aus info@. Je Konto stellst du SMTP-Server, Port und Verschlüsselung ein (STARTTLS auf Port 587 ist der Normalfall, SSL/TLS meist Port 465). Zwei Knöpfe helfen beim Einrichten: Verbindung prüfen meldet, ob Server und Zugangsdaten stimmen, Testnachricht an mich senden schickt eine Probemail an die E-Mail-Adresse deines Betriebs — nie an Kunden. Beim Bearbeiten bleibt das Kennwortfeld leer; lässt du es leer, bleibt das gespeicherte Kennwort unverändert.
• Tierärzte: die Stammliste, aus der Kontakte ihren Tierarzt zugewiesen bekommen.
• Farbcodierung: Farben der Terminarten im Kalender.

Firmendaten nicht vergessen

Unter Unternehmen → Firmendaten pflegst du deinen eigenen Betrieb (Name, Anschrift, Kontakt, Bankverbindung): Diese Angaben erscheinen auf Rechnungen, im Fuß jeder System-Mail und als Platzhalter im Kundenportal. Steuerliche Angaben (Steuernummer, USt-ID, Kleinunternehmerregelung) liegen dagegen in den Einstellungen, Gruppe „Finanzen".

Achtung beim Thema Karten (Urheberrecht)

Niemals Screenshots von Google Maps oder anderen Kartendiensten hochladen — das ist urheberrechtlich riskant und ein bekannter Abmahngrund. Erlaubt und praktisch: den Karten-Link (Google Maps → Teilen → Link kopieren) im Feld „Kartenlink" des Ortes hinterlegen. Eine eigene Anfahrtsgrafik darf aus OpenStreetMap exportiert (Teilen → Bild) oder selbst gezeichnet sein.