Aufgaben: To-dos für dich, dein Team und deine Kontakte
Aktivitäten → Aufgaben ist die gemeinsame To-do-Liste. Eine Aufgabe hat einen Text, einen Zuständigen und optional ein Fälligkeitsdatum. Zuständig kann jeder Kontakt sein: du selbst, ein Mitarbeiter — oder ein Kunde, der noch etwas nachreichen soll.
Die drei Reiter
- Eigene Aufgaben — alles, wofür du zuständig bist, sortiert nach Fälligkeit.
- Aufgaben anderer Mitarbeiter — Administratoren sehen diesen Reiter immer. Mitarbeiter nur, wenn unter Einstellungen → System „Aufgaben anderer Mitarbeiter für Mitarbeiter anzeigen" eingeschaltet ist.
- Aufgaben von Kontakten — Aufgaben, bei denen ein Kunde zuständig ist. Administratoren sehen alle. Für Mitarbeiter legt „Aufgaben von Kontakten – Umfang" fest, ob es „Nur betreute Kontakte" (Kontakte, bei denen der Mitarbeiter als Betreuer eingetragen ist) oder „Alle Kontakte" sind.
Die Spalten sind #, Aufgabe, Status (Offen, In Bearbeitung, Erledigt) und Fällig; in den beiden fremden Reitern zusätzlich Zuständig. Im Menü jeder Zeile: Löschen, Als erledigt kennzeichnen, Als PDF anzeigen und Bearbeiten.
Eine Aufgabe anlegen
Klick auf Aufgabe hinzufügen:
- Aufgabe — was zu tun ist. Die Liste zeigt die ersten 200 Zeichen.
- Zuständig — vorbelegt mit dir. Die Auswahl zeigt jeden Kontakt mit seiner Rolle in Klammern, zum Beispiel „(Administratoren)".
- Fällig — freiwillig.
- Zuständigen Kontakt per E-Mail benachrichtigen — nur beim Anlegen. Angehakt, bekommt der Zuständige sofort eine E-Mail und am Fälligkeitstag eine Erinnerung. Ohne Haken wird niemand angeschrieben. Überleg dir das besonders, wenn ein Kunde zuständig ist.
Erledigen
Drei Wege führen zum Ziel: Als erledigt kennzeichnen im Zeilenmenü, der Haken Als erledigt markieren im Formular oder der Haken Erledigt im Arbeitsplan. In allen Fällen gilt:
- Der Status wechselt auf „Erledigt", Zeitpunkt und Person werden vermerkt.
- Eine noch ausstehende Fälligkeits-Erinnerung wird zurückgezogen.
- Wer die Aufgabe angelegt hat, bekommt eine E-Mail, dass sie erledigt ist — samt „Anmerkungen zur Erledigung".
Nimmst du den Haken im Formular wieder heraus, ist die Aufgabe wieder offen. Änderst du Fälligkeit oder Zuständigen einer Aufgabe mit Benachrichtigung, wird die Erinnerung neu geplant.
Wer was darf
Administratoren und Buchhaltung dürfen jede Aufgabe bearbeiten, erledigen und löschen. Alle anderen Mitarbeiter nur Aufgaben, für die sie zuständig sind oder die sie selbst angelegt haben — bei fremden Aufgaben erscheint „Sie haben keine Berechtigung, diese Aufgabe zu bearbeiten."