Leistungsverwaltung: offene Posten finden und abrechnen
Jede Leistung, die ein Kunde bei dir in Anspruch nimmt, landet zunächst als Position auf seinem Konto: die gebuchte Gruppenstunde, der Pensionstag, der Abo-Monat, die gekaufte Stempelkarte. Solange sie auf keiner Rechnung steht, ist sie ein offener Posten. Die Leistungsverwaltung zeigt dir alle Positionen und erstellt daraus mit wenigen Klicks Rechnungen.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung) — sehen alle Positionen, erstellen Rechnungen und dürfen die Liste als CSV exportieren.
- BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) — nur, wenn unter System → Einstellungen im Bereich „Berechtigungskonfiguration für BackOffice-Rolle" die Einstellung „Rechnungswesen: Leistungsverwaltung" eingeschaltet ist. Den CSV-Export sieht diese Rolle nicht.
- Beratung, Training & Betreuung (Mitarbeiter) — sehen die Seite nicht.
- Deine Kunden — sehen offene Posten nicht.
Mehr dazu auf der Seite Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Rechnung (mit PDF und E-Rechnung) — an den Kunden, nur wenn du im Rechnungsassistenten den Haken „Rechnungen automatisch versenden" setzt. Ohne diesen Haken entstehen nur Entwürfe oder abgeschlossene Rechnungen, aber keine E-Mail.
Betreff und Text der Rechnungsmail stellst du unter System → Einstellungen, Bereich „Finanzen", ein („Rechnungsversand: Standardbetreff" und „Standardtext für Rechnungsversand").
Wo du sie findest und was du siehst
Klicke im Menü auf Finanzen → Leistungsverwaltung. Die Kurzzeile unter der Überschrift nennt die Zahl der nicht abgerechneten Positionen und ihre Summe.
Im Kasten Filter stellst du ein, welche Positionen du sehen willst:
- Von und Bis — der Zeitraum nach Leistungsdatum. Vorbelegt ist der laufende Monat.
- Leistungstyp — „Abo (Monat)", „Multipass" (Stempelkarte), „Standard" (aus einer Buchung) oder „Flex" (freie Position).
- Leistungsart — zum Beispiel Gruppenstunden, Pension oder Tagesbetreuung.
- Status — „Alle", „Berechnet" oder „Unberechnet".
- Kontakt — nur die Positionen eines Kunden.
Klicke danach auf Auswahl anzeigen. Die Liste hat die Spalten „ID", „Leistungsdatum", „Buchungsdatum" (mit dem Namen dessen, der gebucht hat), „Kontakt", „Leistung", „Art", „Typ", „Status", „Einzelpreis", „Anzahl" und „Gesamtpreis". In der Spalte Status steht entweder rot „Unberechnet" oder die Rechnungsnummer mit dem Zustand der Rechnung — ein Klick darauf öffnet die Rechnung.
Offene Posten abrechnen: der Rechnungsassistent
Der Rechnungsassistent macht aus markierten Positionen Rechnungen — eine Rechnung je Kunde. Markierst du zehn Positionen von vier Kunden, entstehen vier Rechnungen.
- Öffne Finanzen → Leistungsverwaltung.
- Stelle im Filter den Zeitraum ein (zum Beispiel den ganzen Vormonat), wähle bei Status „Unberechnet" und klicke auf Auswahl anzeigen.
- Setze die Haken vor den Positionen, die du abrechnen willst. Der Haken ganz oben in der Kopfzeile markiert alle.
- Über der Liste erscheint die Aktionsleiste mit „… ausgewählt". Klicke auf Assistent für automatische Rechnungen.
- Die Seite Rechnungsassistent: Gewählte Einträge (nur unberechnet) zeigt dir noch einmal alle Positionen. Bereits berechnete Positionen hat der Assistent aussortiert.
- Entscheide, wie weit der Assistent gehen soll:
- Kein Haken: Es entstehen Entwürfe, die du dir vorher ansiehst.
- „Rechnungsentwürfe automatisch abschließen ( kein Versand )": Die Rechnungen werden abgeschlossen, aber nicht verschickt.
- „Rechnungen automatisch versenden ( erfordert Abschließen )": Die Rechnungen werden abgeschlossen und per E-Mail an die Kunden geschickt. Der erste Haken wird dabei automatisch mit gesetzt.
- Klicke auf Rechnungen erstellen. Während der Arbeit steht dort „Bitte warten...". Schließe das Fenster nicht.
- Du landest wieder in der Leistungsverwaltung. Der Kasten Zuletzt erstellte Rechnungen listet jede neue Rechnung mit Kontakt, Zahl der Positionen und Summe; das Symbol rechts öffnet sie.
Tipp: Beim ersten Mal lieber ohne Haken arbeiten. Dann prüfst du die Entwürfe unter Finanzen → Rechnungen und schließt sie dort ab — einzeln oder mit „Abschließen & versenden".
Eine Position bearbeiten
- Klicke am Zeilenende auf die drei Striche und wähle Bearbeiten.
- Ändere auf der Seite Rechnungsposition Bezeichnung, Beschreibung, Anzahl oder Preis.
- Klicke auf Speichern.
Bearbeiten geht nur, solange die Position auf keiner abgeschlossenen Rechnung steht. Ist das Stift-Symbol grau, zeigt dir ein Klick darauf den Grund, zum Beispiel „Bereits abgerechnet.".
Beachte den Hinweis auf der Bearbeitungsseite: Änderst du eine automatisch angelegte Position, ändert sich die zugrunde liegende Buchung nicht. Wer also den Preis einer Kursteilnahme auf der Position senkt, hat den Kurs selbst damit nicht umgebucht.
Eine Position löschen
Gelöscht wird nicht hier, sondern in der Kundenkartei: Öffne den Kontakt, wechsle in den Reiter Leistungen und klicke bei der Position auf „Löschen". Das geht nur bei Positionen vom Typ „Standard" oder „Flex", die auf keiner Rechnung stehen, keine Gutschrift sind und zu keiner Buchung gehören. Gehört eine Position zu einer Buchung, löschst du die Buchung selbst — die Position verschwindet dann mit.
Stolpersteine
- „Keine Leistungen gefunden." — Meist steht der Zeitraum noch auf dem laufenden Monat. Der Filter richtet sich nach dem Leistungsdatum, nicht nach dem Tag, an dem gebucht wurde.
- Der Assistent meldet, es seien keine Leistungen gewählt. — Du hast nur bereits berechnete Positionen markiert; die überspringt er.
- Nach einem Storno tauchen die Positionen der stornierten Rechnung nicht wieder als unberechnet auf. Muss etwas neu berechnet werden, lege es auf einer neuen Rechnung an.
- Abo-Monate und Stempelkarten erscheinen hier ebenfalls. Wie sie entstehen, erklären die Seiten Abonnements und Stempelkarten.