Einen Kunden anlegen

Einleitung
In diesem Video legst du einen neuen Kunden an. Das brauchst du, wenn sich jemand bei dir telefonisch oder vor Ort anmeldet. Als Beispiel nehmen wir die neue Kundin Lena Vorlage. Ich zeige dir jedes wichtige Feld und was es bewirkt.

Wo du es findest
Kunden heißen in PetWorkers Kontakte. Du findest sie links im Menü unter „Basisdaten“ und dann „Kontakte“. Rechts über der Liste klickst du auf „Kontakt hinzufügen“. Jetzt öffnet sich das Formular. Oben siehst du mehrere Reiter, wir beginnen im Reiter „Basisdaten“. Felder mit Sternchen musst du ausfüllen, alle anderen sind freiwillig.

Kontaktdaten eintragen
Bei „Anrede“ wählst du „Frau“. Bei „Ansprache“ legst du fest, ob PetWorkers Lena in E-Mails duzt oder siezt. Wir wählen „Du (locker)“. Lässt du die Ansprache leer, gilt die Ansprache, die du für deinen Betrieb eingestellt hast. Dann trägst du Vorname und Nachname ein, also Lena und Vorlage. Beides ist Pflicht. Darunter folgt die Anschrift: Straße mit Hausnummer, Postleitzahl und Ort. Das Land steht schon auf Deutschland. Bei „Telefon (mobil)“ trägst du die Handynummer ein. So hast du sie später mit einem Klick zur Hand. Der Haken „Benachrichtigungen per E-Mail erhalten“ ist schon gesetzt. Damit bekommt Lena automatische Mails zu Buchungen und Terminen. Rechnungen und Nachrichten, die du ihr gezielt schickst, gehen trotzdem raus. Der Haken „Neukunde“ kennzeichnet neue Kunden eine Zeit lang. Wie viele Tage, stellst du in den Einstellungen ein. „Rechnungsadresse entspricht Basisdaten“ lässt du angehakt. Nur wenn die Rechnung an jemand anderen gehen soll, nimmst du den Haken weg und füllst die Rechnungsadresse aus.

Zugang und Rechte
Bei den Zugangsdaten trägst du Lenas E-Mail-Adresse ein. Sie ist Pflicht und zugleich Lenas Anmeldename für den Kundenbereich. Hat ein Kunde keine E-Mail-Adresse, nimmst du eine Adresse, die auf „@nomail.local“ endet. An solche Adressen schickt PetWorkers nichts. Das Kennwort hat PetWorkers schon zufällig erzeugt, du siehst es daneben. Vergibst du ein eigenes, muss es mindestens acht Zeichen haben. Kopierst du ein Kennwort hinein, achte auf Leerzeichen am Anfang und am Ende. Sie gehören sonst zum Kennwort dazu. Mit dem Haken „Beim Speichern Kontoinformation an Kunden senden“ bekommt Lena ihre Zugangsdaten per Mail. Wir lassen ihn heute aus, den Zugang zeige ich dir in einem eigenen Video. Bei „Sicherheitsgruppe“ steht schon „Kunden / Lieferanten“. Das ist für Kunden immer richtig. Die anderen Gruppen sind für Mitarbeiter gedacht. „Account ist aktiv“ bedeutet, dass Lena sich anmelden kann. „Für Buchungen freigeschaltet“ heißt, dass sie online buchen darf. Beides bleibt angehakt.

Weitere Reiter
Jetzt wechseln wir in den Reiter „Geschäftsdaten“. Die Kundennummer steht auf „automatisch“. PetWorkers vergibt sie beim Speichern selbst. Bei „Kundengruppe“ wählst du „Standard“. Kundengruppen erkläre ich dir in Video 12. Im Reiter „Newsletter“ setzt du den Haken „Newsletter-Erhalt aktiviert“. Das darfst du nur, wenn Lena dem Newsletter ausdrücklich zugestimmt hat. Im Reiter „Weiteres“ trägst du einen Notfallkontakt ein, zum Beispiel Lenas Ehemann mit Telefonnummer. Hier findest du auch interne Vermerke, die nur dein Team sieht.

Speichern und prüfen
Zum Schluss klickst du auf „Speichern“. Jeder Speichern-Knopf im Formular speichert alles auf einmal, egal in welchem Abschnitt er steht. Geklappt hat es, wenn oben „Bearbeiten“ mit der neuen Nummer und dem heutigen Datum steht. Lena ist jetzt gespeichert. Im Reiter „Newsletter“ hält PetWorkers fest, wann und von wem die Einwilligung eingetragen wurde. So kannst du sie jederzeit nachweisen. In der Kontaktliste findest du Lena über das Suchfeld. Du siehst Kundennummer, Anschrift, E-Mail und Telefon auf einen Blick.

Tipps und Fehlermeldungen
Legst du Lena aus Versehen ein zweites Mal an, meldet PetWorkers: „Diese E-Mail-Adresse wird bereits von einem anderen aktiven Konto verwendet.“ Dann gibt es den Kunden schon. Suche ihn in der Liste und ergänze dort, was fehlt. Jede E-Mail-Adresse kann nur zu einem Konto gehören. In der Kundenkartei siehst du rechts den Knopf „Hund“. Damit legst du Lenas ersten Hund an.

Zusammenfassung
Neue Kunden legst du über „Kontakt hinzufügen“ an, Pflicht sind Name, E-Mail, Land und Sicherheitsgruppe. Prüfe Ansprache, Freischaltung und Newsletter-Einwilligung gleich mit. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du für Lena einen Hund anlegst, mit Rasse, Impfung und Haftpflicht.