Wartelisten: nachrücken, auffüllen, aufräumen
Ist ein Gruppentermin oder ein Kurs voll, muss niemand leer ausgehen: Mit der Warteliste reihen sich weitere Kunden hinten an und rücken nach, sobald ein Platz frei wird — automatisch beim Storno oder von dir ausgelöst, jeweils mit oder ohne Benachrichtigung. Diese Seite zeigt Schritt für Schritt, wie du die Warteliste einschaltest, wie Kunden daraufkommen, wie du einzeln oder alle auf einmal nachrücken lässt, eine Buchung zurück auf die Warteliste setzt, was mit der Bezahlung passiert und wie du nach dem Termin aufräumst, wenn die rote Glocke warnt.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren, BackOffice (Büro & Buchhaltung), BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) und Beratung, Training & Betreuung — schalten die Warteliste an Gruppe und Kurs ein, sehen die Wartenden, lassen nachrücken, setzen Buchungen auf die Warteliste und tragen Wartende aus. Sie sehen auch die rote Glocke und den Systemstatus.
- Deine Kunden — kommen bei einer Online-Buchung automatisch auf die Warteliste, wenn der Termin bzw. Kurs voll ist. Im Kundenbereich sehen sie bei ihrem Tier „Warteliste #…" mit ihrer Position.
- Voraussetzung: Die Einstellung „Hundeschulmodul aktivieren" ist unter System → Einstellungen, Gruppe „Module", eingeschaltet.
- Mehr zu den Rollen: Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Gruppen: Anmeldung zu einem Termin bzw. Kurse: Anmeldung zu einem Kurs — an den Kunden, wenn er sich online anmeldet (bzw. wenn du beim Eintragen „Benachrichtigung versenden" setzt). Steht er auf der Warteliste, nennt die Mail seine Position.
- „Ein Platz ist frei geworden" (Vorlage „Systembenachrichtigung (Standard)") — an den Nachrücker, nur beim Nachrücken mit Benachrichtigung und nur, wenn in seinem Kontakt „Benachrichtigungen sind aktiv" angehakt ist.
- „[Warteliste][Nachgerückt] …" — an dich (Firmenadresse), ebenfalls nur beim Nachrücken mit Benachrichtigung.
- Stille Übernahme („Ohne Benachrichtigung …") — verschickt keine Nachricht zum Nachrücken, weder an den Kunden noch an dich.
- Auf Warteliste setzen, Austragen ohne Haken und die Warnung der roten Glocke verschicken nichts.
Die Mails gehen über die Versandwarteschlange raus. Den Wortlaut änderst du unter Layout → Vorlagen.
So funktioniert die Warteliste
- Gruppen: Die Warteliste gilt je Termin. Jeder Gruppentermin hat seine eigene Liste. Laut Hinweis im Gruppenformular ist sie für offene Gruppen gedacht; in einer geschlossenen Gruppe ist nach Erreichen der Höchstzahl keine Buchung mehr möglich, bis ein Platz frei wird.
- Kurse: Die Warteliste gilt für den ganzen Kurs.
- Veranstaltungen haben eine eigene Warteliste mit denselben Knöpfen, siehe Anleitung zu Veranstaltungen.
- Jeder Wartende hat eine Position (1, 2, 3 …). Nachgerückt wird immer in dieser Reihenfolge. Rückt jemand nach oder wird ausgetragen, zählt PetWorkers die Positionen neu durch.
- „Voll" heißt: Die Zahl der aktiven Anmeldungen hat die Maximale Anzahl Teilnehmer erreicht. Wartende zählen dabei nicht mit.
Die Warteliste einschalten
- Öffne die Gruppe (Hundeschule → Gruppen, Stift) bzw. den Kurs (Hundeschule → Kurse, Stift).
- Scrolle zum Abschnitt Warteschlange.
- Setze Warteschlange für Anmeldungen aktivieren.
- Optional: Setze Frei gewordene Plätze automatisch aus der Warteschlange auffüllen, wenn beim Storno automatisch der Nächste nachrücken soll (siehe unten).
- Klicke auf Speichern.
Achtung: Schaltest du die Warteschlange aus, während noch Kunden darauf stehen, nimmt PetWorkers keine neuen Buchungen für diesen Termin bzw. Kurs mehr an und meldet: „Die Warteliste ist deaktiviert. Bitte vorhandene Wartende zuerst bearbeiten." Lass die Wartenden erst nachrücken oder trage sie aus.
Wie Kunden auf die Warteliste kommen
- Online: Ist ein Termin voll, bietet die Website die Anmeldung zur Warteliste an. Der Terminknopf ist dann blau. Nach dem Absenden liest der Kunde: „Buchung erfolgt auf Warteliste. Ihre Position lautet …"
- Durch dich: Trägst du einen Kunden in einen vollen Termin oder Kurs ein (Buchung hinzufügen bzw. Teilnehmerbuchung hinzufügen), landet auch er auf der Warteliste. Ist die Warteschlange aus, lehnt PetWorkers mit „Maximale Teilnehmerzahl erreicht." ab.
- Warten schon andere? Dann kommt jede neue Buchung ans Ende der Warteliste — auch wenn gerade ein Platz frei ist. So überholt niemand die Wartenden. Den freien Platz vergibst du über die Knöpfe unten.
Wo du die Warteliste siehst
- Gruppentermin: Klicke in Hundeschule → Gruppen auf das Datum des Termins. Unter „Aktive Anmeldungen" steht der Kasten Warteliste: … mit der Zahl der Wartenden, den beiden Knöpfen zum Nachrücken und der Liste mit Tier, Halter und Position.
- Kurs: Öffne den Kurs. Im Abschnitt Warteliste stehen die Knöpfe zum Nachrücken und die Liste der Wartenden. In der Kursübersicht steht bei jedem Kurs „… auf Warteliste" in Orange, sobald jemand wartet.
- Hinweis über beiden Listen: „Bitte beachten Sie, dass Buchungen auf der Warteliste nicht automatisch entfernt werden. Kunden, die nicht teilgenommen haben, sind manuell auszubuchen."
Einen Wartenden von Hand nachrücken lassen
- Öffne die Warteliste (siehe oben).
- Klicke in der Zeile des Wartenden auf das Pfeil-Symbol Von Warteliste nehmen.
- Es öffnet sich die Seite Von Warteliste übernehmen mit dem Satz „Die Anmeldung erhält einen aktiven Platz, sofern noch Platz frei ist." und „Die finanzielle Belastung der Buchung bleibt unverändert."
- Wähle:
- Mit Benachrichtigung übernehmen — der Kunde bekommt „Ein Platz ist frei geworden", du bekommst „[Warteliste][Nachgerückt] …".
- Ohne Benachrichtigung übernehmen — still, ohne jede Mail. Praktisch, wenn du den Kunden schon angerufen hast.
- Vorgang abbrechen — nichts passiert.
- Du landest wieder auf der Teilnehmerseite bzw. im Kursformular. Oben steht zum Beispiel „1 Anmeldung(en) nachgerückt." — bei einer stillen Übernahme mit dem Zusatz „Ohne Benachrichtigung."
Die Übernahme prüft erneut, ob Platz frei ist. Ist der Termin inzwischen voll, meldet PetWorkers: „Niemand nachgerückt. Bitte prüfe freie Plätze, Termin und Buchungsregeln." Du kannst einen beliebigen Wartenden auswählen, nicht nur den ersten.
Alle freien Plätze auf einmal auffüllen
Über der Warteliste stehen zwei Knöpfe:
- Automatisch nachrücken mit Benachrichtigung
- Automatisch nachrücken ohne Benachrichtigung
- Klicke auf einen der beiden Knöpfe.
- Die Bestätigungsseite sagt: „Alle freien Plätze werden in Wartelistenreihenfolge aufgefüllt." Der Knopf deiner Wahl steht vorne; du kannst dich hier noch umentscheiden (Mit Benachrichtigung übernehmen / Ohne Benachrichtigung übernehmen) oder Vorgang abbrechen.
- Nach der Bestätigung rücken so viele Wartende nach, wie Plätze frei sind — Position 1 zuerst. Die Meldung nennt die Zahl, zum Beispiel „2 Anmeldung(en) nachgerückt."
Tipp: Hast du die Maximale Anzahl Teilnehmer erhöht, rückt niemand von selbst nach. Speichere die Gruppe bzw. den Kurs und klicke danach auf einen der beiden Knöpfe — dann bekommen die Wartenden die neuen Plätze.
Automatisch nachrücken beim Storno
Ist an der Gruppe bzw. am Kurs Frei gewordene Plätze automatisch aus der Warteschlange auffüllen gesetzt, füllt PetWorkers einen frei gewordenen Platz sofort in Wartelistenreihenfolge auf:
- Storniert der Kunde online im Kundenbereich, rückt der Nächste mit Benachrichtigung nach.
- Trägst du im Backend aus, entscheidet der Haken Diesen Kunden benachrichtigen. im Fenster „Teilnehmer austragen" bzw. „Teilnahme stornieren": Mit Haken bekommen der Stornierte und der Nachrücker eine Mail, ohne Haken rückt der Nächste still nach.
- Sagst du einen Termin, einen Kurs oder die ganze Gruppe ab, rückt niemand nach — alle Buchungen samt Warteliste werden storniert.
Ohne diesen Haken bleibt der Platz frei, bis du selbst nachrücken lässt.
Eine Buchung zurück auf die Warteliste setzen
Manchmal soll ein aktiver Teilnehmer seinen Platz freigeben, aber vorgemerkt bleiben.
- Klicke in der Liste der aktiven Anmeldungen (Gruppentermin) bzw. der Teilnehmer (Kurs) auf das Pfeil-Symbol Auf Warteliste setzen.
- Die Seite Auf Warteliste setzen erklärt: „Der aktive Platz wird freigegeben. Die Buchung bleibt bestehen." und „Die finanzielle Belastung der Buchung bleibt unverändert."
- Klicke auf Auf Warteliste setzen oder Vorgang abbrechen.
Die Buchung steht danach am Ende der Warteliste („Die Buchung steht jetzt auf der Warteliste."). Das geht nur, wenn die Warteschlange eingeschaltet ist und der Termin bzw. Kurs noch nicht begonnen hat; sonst meldet PetWorkers „Die Buchung konnte nicht auf die Warteliste gesetzt werden." Der frei gewordene Platz wird dabei nicht automatisch vergeben — nutze dafür die Knöpfe zum Nachrücken.
Was mit der Bezahlung passiert
- Belastet wird schon beim Eintragen, auch auf der Warteliste: Der Wartelistenplatz zieht Einheiten vom Abo oder der Stempelkarte ab oder legt eine offene Rechnungsposition an — nach denselben Regeln wie eine normale Buchung (siehe Zahlweiche).
- Nachrücken ändert daran nichts. Es entsteht keine zweite Belastung.
- Auf Warteliste setzen ändert ebenfalls nichts an der Bezahlung.
- Austragen bucht zurück: Abo und Stempelkarte bekommen die Einheiten zurück, eine noch nicht berechnete Position verschwindet, eine bereits berechnete wird gutgeschrieben.
Achtung: Wer nie nachrückt, bleibt belastet, bis du ihn austrägst. PetWorkers storniert und erstattet nichts von selbst. Deshalb warnt dich die rote Glocke (nächster Abschnitt).
Wann Nachrücken nicht mehr geht
Sobald der erste zugehörige Termin begonnen hat — beim Gruppentermin der Termin selbst, beim Kurs der erste Kurstermin —, ist kein Nachrücken mehr möglich. Die Knöpfe „Automatisch nachrücken …" verschwinden dann, und eine Übernahme meldet: „Der Termin hat bereits begonnen oder besitzt keinen Termin. Nachrücken ist nicht möglich." Dasselbe gilt für einen Kurs ohne Termine.
Die rote Glocke: Wartende für vergangene Termine
Steht nach dem Ende des letzten zugehörigen Termins (Beginn plus Dauer) noch jemand auf einer Warteliste, warnt PetWorkers dich:
- Die Glocke oben in der Leiste bekommt eine rote Zahl — die Zahl aller offenen Systemmeldungen, zu denen jetzt auch „Es warten noch Teilnehmer auf Plätze für vergangene Termine." gehört.
- Ein Klick auf die Glocke öffnet den Systemstatus. Dort steht der Kasten Wartelisten für vergangene Termine: „Hier warten noch Teilnehmer auf einen Platz. Die finanzielle Belastung besteht weiterhin. Bitte prüfe diese Buchungen." Darunter je Termin bzw. Kurs ein Link, das Ende des Termins und die Zahl der Wartenden („… auf der Warteliste").
So räumst du auf:
- Klicke im Systemstatus auf den Link. Er öffnet die Teilnehmerseite des Gruppentermins bzw. das Kursformular.
- Prüfe jeden Wartenden und trage ihn mit dem grauen Kreuz aus. Nachrücken ist nach Terminbeginn nicht mehr möglich — die Warnung verschwindet also nur durch Austragen. Beim Austragen wird die Bezahlung zurückgebucht (Abo- oder Karteneinheit zurück, offene Position gelöscht, berechnete Position gutgeschrieben). Soll ein Wartender trotzdem bezahlen, weil er doch teilgenommen hat, rechne das nach dem Austragen gesondert ab.
- Sind alle Wartenden bearbeitet, verschwindet der Eintrag aus dem Systemstatus und die Zahl an der Glocke sinkt.
Die Warnung gilt auch für Veranstaltungen.
Was der Kunde sieht
- Im Kundenbereich unter „Gruppentermine" bzw. „Kurstermine" steht bei seinem Tier „Warteliste #…".
- Rückt er nach, verschwindet das Kennzeichen. Eine Mail bekommt er nur beim Nachrücken mit Benachrichtigung.
- Stornieren kann er einen Wartelistenplatz wie jede Buchung über „Stornierungsoptionen" innerhalb der Frist. Bei Kursen gilt: Wer nur auf der Warteliste steht und noch nichts bezahlt hat, kann sich auch nach Kursbeginn selbst austragen.
Gut zu wissen
- Melden sich mehrere Kunden gleichzeitig an oder stornieren gleichzeitig, verteilt PetWorkers die Plätze der Reihe nach. Es entstehen keine doppelten Buchungen, keine Überbelegung und keine doppelten Gutschriften.
- Die Warteliste wird nie von selbst geleert. Auch nach dem Termin bleiben Wartende stehen, bis du sie austrägst.
- Einen Wartenden austragen kannst du jederzeit mit dem grauen Kreuz in seiner Zeile — auch nach dem Termin.
Fehlersuche
- „Niemand nachgerückt." Es ist kein Platz frei (aktive Anmeldungen = Höchstzahl), oder die Liste ist leer. Erhöhe bei Bedarf die „Maximale Anzahl Teilnehmer" oder trage jemanden aus.
- „Die Knöpfe zum Nachrücken fehlen." Der Termin bzw. der erste Kurstermin hat schon begonnen, oder der Kurs hat noch keinen Termin.
- „Ein neuer Kunde landet auf der Warteliste, obwohl ein Platz frei ist." Es warten schon andere. Lass zuerst die Wartenden nachrücken.
- „Beim Austragen ist niemand nachgerückt." An der Gruppe bzw. am Kurs fehlt der Haken „Frei gewordene Plätze automatisch aus der Warteschlange auffüllen". Nutze die Knöpfe zum Nachrücken.
- „Der Nachrücker hat keine Mail bekommen." Du hast ohne Benachrichtigung übernommen, oder in seinem Kontakt ist „Benachrichtigungen sind aktiv" nicht angehakt. Steht oben „Die Benachrichtigung konnte nicht vorbereitet werden. Bitte prüfe den Mailversand.", prüfe den Mailversand.
- „Die Bestätigung ist abgelaufen. Bitte bestätige den Vorgang erneut." Die Bestätigungsseite war zu lange offen oder wurde doppelt abgeschickt. Starte den Vorgang noch einmal über das Symbol bzw. den Knopf.
Mehr zu Gruppen und Kursen: Gruppen & Kurse.