Eine Zahlung erfassen
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So buchst du in PetWorkers einen Zahlungseingang auf eine Rechnung. Fenja Beispiel überweist 65 Euro als Teilzahlung und später den Rest. Dazu: was bei zu hohem Betrag passiert, wo du alle Buchungen siehst und was deine Kundin im Kundenbereich sieht.
Kapitel im Video
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Eine Zahlung erfassen
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Einleitung
Das Geld ist da? Dann buchst du die Zahlung auf die Rechnung. So weißt du immer, was offen ist, und deine Kundin sieht es auch. Fenja Beispiel hat ihre Rechnung über 73,50 Euro bekommen. Sie überweist zuerst 65 Euro und später den Rest.
Wo du Zahlungen buchst
Zahlungen buchst du nicht in der Rechnung selbst. Öffne links „Finanzen“ und klicke auf „Ausgangsbelege“. Hier stehen alle offenen und teilweise bezahlten Rechnungen und Gutschriften, die älteste zuerst. Ein überschrittenes Zahlungsziel ist rot. Bei vielen Rechnungen tippst du oben die Rechnungsnummer oder den Namen ein und drückst Enter. Enter im leeren Feld zeigt wieder alle.
Eine Teilzahlung buchen
Jede Rechnung zeigt Rechnungsbetrag, „Bezahlt“ und „Offen“. Darunter steht ihre Buchungszeile. Beim „Buchungsdatum“ ist heute vorgewählt. Trag das Datum vom Kontoauszug ein. Bei „Zahlart“ wählst du, wie bezahlt wurde, hier „Überweisung“. Hat die Kundin eine Standardzahlungsart, ist sie schon gewählt. Der „Buchungstext“ ist vorbelegt mit „Zahlungseingang auf Rechnung“ und der Nummer. Den lässt du meistens so. Der „Buchungsbetrag“ ist mit dem offenen Betrag vorbelegt. Zahlt die Kundin weniger, trägst du ein, was wirklich ankam. Wir tragen 65 ein. Klicke auf das Speichern-Symbol rechts in der Zeile, „Buchung speichern“. Oben steht jetzt „Zuletzt durchgeführte Buchung“ mit Datum, Betrag und der enthaltenen Umsatzsteuer. Die rechnet PetWorkers selbst aus. Die Rechnung steht jetzt auf „Teilweise bezahlt“. Bezahlt sind 65 Euro, offen bleiben 8,50 Euro.
Wenn der Betrag zu hoch ist
Was passiert, wenn du dich vertippst und mehr einträgst, als offen ist? Hier zum Beispiel 80 Euro. PetWorkers lehnt ab: „Buchungsbetrag darf offenen Betrag nicht überschreiten. Buchen fehlgeschlagen.“ Es wird nichts gebucht.
Den Restbetrag buchen
Später kommen die restlichen 8,50 Euro. Der Betrag ist schon richtig vorbelegt. Prüfe Datum und Zahlart und klicke auf Speichern. Ist die Rechnung voll bezahlt, verschwindet sie aus den Ausgangsbelegen.
So prüfst du, ob es geklappt hat
Öffnest du die Rechnung, steht oben rechts „Rechnung Bezahlt“. Unten im Kasten „Buchungen“ stehen beide Zahlungen. Rechnungsbetrag und Summe der Buchungen sind gleich, offen sind 0 Euro. Auch in der Rechnungsliste steht jetzt der Status „Bezahlt“.
Alle Buchungen im Blick
Alle Zahlungen findest du unter „Finanzen“, „Finanzbuchungen“. Stelle oben den Zeitraum ein. Beim Öffnen steht dort nur der heutige Tag. Du kannst auch nach Rechnungsnummer suchen. Hier siehst du jede Buchung mit Netto, Umsatzsteuer und Brutto. Falsch gebucht? Mit dem Papierkorb stornierst du eine Zahlung. PetWorkers löscht nichts, sondern legt eine Gegenbuchung an. Tipp: Bargeld buchst du am besten über das Kassenbuch. Dazu gibt es ein eigenes Video.
So sieht es deine Kundin
Fenja sieht den Stand in ihrem Kundenbereich unter „Rechnungen“. Nach der Teilzahlung stand dort „Teilweise bezahlt“ und ein Knopf „Zahlschein“ für den offenen Rest. Jetzt steht dort „Bezahlt“. Eine Zahlungsbestätigung per E-Mail bekommt sie nicht.
Zusammenfassung
Zahlungen buchst du unter „Finanzen“, „Ausgangsbelege“: Datum, Zahlart, Betrag, speichern. Teilzahlungen gehen genauso, der Rest bleibt offen. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du eine Rechnung stornierst und eine Gutschrift erstellst.