Urlaube: Betriebsferien und Abwesenheiten eintragen
Unter Unternehmen → Urlaube trägst du Zeiten ein, in denen nicht gearbeitet wird. Das sind die Betriebsferien deines ganzen Unternehmens oder die Abwesenheit einer einzelnen Mitarbeiterin.
Die Software berücksichtigt diese Zeiten, wenn Termine geplant und online gebucht werden.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung) — tragen Urlaube ein und ändern sie. Löschen über die Liste können nur Administratoren.
- BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) und Beratung, Training & Betreuung — sehen den Menüpunkt nicht.
- Deine Kunden — sehen keine Urlaube. Sie merken nur, dass in dieser Zeit keine Online-Buchung möglich ist. Mehr unter Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
Diese Seite verschickt keine E-Mails — auch nicht an Kunden, die in dieser Zeit schon einen Termin haben. Sag bestehende Termine bei Bedarf selbst ab.
Kurz gesagt: Klicke unter Unternehmen → Urlaube auf „Urlaub hinzufügen“, gib Betreff, Beginn und Ende ein und speichere. Ohne Mitarbeiter gilt der Urlaub als Betriebsschließung für alle.
So trägst du einen Urlaub ein
- Klicke im Menü auf Unternehmen → Urlaube.
- Klicke auf „Urlaub hinzufügen“.
- Gib unter Betreff einen kurzen Namen ein, zum Beispiel „Betriebsferien Weihnachten“ oder „Fortbildung Tom“.
- Entscheide beim Feld Mitarbeiter:
- Leer lassen — der Urlaub gilt als Firmenschließung für alle.
- Mitarbeiter auswählen — der Urlaub gilt nur für diese Person.
- Wähle Beginn und Ende. Beide Tage gehören zum Urlaub. Das Ende darf nicht vor dem Beginn liegen.
- Unter Vermerke (intern) kannst du eine Notiz für dein Team hinterlegen.
- Klicke auf „Speichern“. Oben erscheint „Urlaub erfolgreich gespeichert.“
Was ein Urlaub bewirkt
- Online-Buchung: Bei der Terminbuchung über Verfügbarkeiten, bei der Direktbuchung einer Terminfreigabe und bei der Hausbetreuung bucht die Software keinen Termin in einen Urlaub des zuständigen Mitarbeiters oder in eine Firmenschließung.
- Verfügbarkeiten und Terminfreigaben pflegen: Liegt ein angebotener Termin in einem Urlaub, warnt dich die Software beim Speichern mit „liegt in einem Urlaub bzw. einer Firmenschließung“.
- Termine im Büro: In den Terminformularen steht der Kasten „Aktuelle Urlaube“, damit du beim Planen siehst, wer fehlt. Legst du eine Serie von Einzelterminen an, überspringt die Software Tage in einer Firmenschließung oder im Urlaub des Trainers und nennt sie dir („übersprungen (Urlaub/Sperrzeit)“).
- Cloud-Kalender: Nutzt du die NextCloud-Anbindung, trägt der regelmäßige Abgleich die Firmenschließungen in den allgemeinen Kalender ein.
Achtung: Termine, die schon vor dem Eintragen des Urlaubs gebucht waren, bleiben bestehen. Prüfe sie unter Terminverwaltung und sag sie bei Bedarf selbst ab.
So änderst oder löschst du einen Urlaub
- Klicke in der Liste auf ≡ am Ende der Zeile.
- Wähle Bearbeiten, Als PDF anzeigen oder Löschen.
Ein gelöschter Urlaub liegt im Papierkorb. Der Zeitraum gilt danach wieder als normale Arbeitszeit. Löschen können nur Administratoren.
Wenn etwas nicht klappt
- „Das End-Datum darf nicht vor dem Start-Datum liegen.“ — du hast Beginn und Ende vertauscht.
- Ein Kunde hat trotzdem einen Termin im Urlaub — der Termin war schon vor dem Eintragen gebucht oder wurde im Büro angelegt. Sag ihn selbst ab.
- Die Mitarbeiterin fehlt in der Auswahl „Mitarbeiter“ — sie ist nicht mehr aktiv oder ausgeschieden.
- „Löschen“ führt auf eine Fehlerseite — Urlaube löschen nur Administratoren. Ändere stattdessen Beginn und Ende.