Urlaube: Betriebsferien und Abwesenheiten eintragen
Unter Unternehmen → Urlaube trägst du Zeiten ein, in denen nicht gearbeitet wird: die Betriebsferien deines ganzen Unternehmens oder die Abwesenheit einer einzelnen Mitarbeiterin. Die Software berücksichtigt diese Zeiten, wenn Termine geplant und online gebucht werden.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung) — tragen Urlaube ein, ändern und löschen sie.
- BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) und Beratung, Training & Betreuung — sehen den Menüpunkt nicht.
- Deine Kunden — sehen keine Urlaube. Sie merken nur, dass in dieser Zeit keine Online-Buchung möglich ist. Mehr unter Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
Diese Seite verschickt keine E-Mails — auch nicht an Kunden, die in dieser Zeit schon einen Termin haben. Sag bestehende Termine bei Bedarf selbst ab.
Einen Urlaub eintragen
- Klicke im Menü auf Unternehmen → Urlaube und dann auf „Urlaub hinzufügen“.
- Gib unter Betreff einen kurzen Namen ein, zum Beispiel „Betriebsferien Weihnachten“ oder „Fortbildung Tom“.
- Entscheide beim Feld Mitarbeiter:
- Leer lassen — der Urlaub gilt als Firmenschließung für alle.
- Mitarbeiter auswählen — der Urlaub gilt nur für diese Person.
- Wähle Beginn und Ende. Beide Tage gehören zum Urlaub. Das Ende darf nicht vor dem Beginn liegen.
- Unter Vermerke (intern) kannst du eine Notiz für dein Team hinterlegen.
- Klicke auf „Speichern“.
Was ein Urlaub bewirkt
- Online-Buchung: Bei der Terminbuchung über Verfügbarkeiten, bei der Direktbuchung einer Terminfreigabe und bei der Stundenbetreuung bucht die Software keinen Termin in einen Urlaub des zuständigen Mitarbeiters oder in eine Firmenschließung.
- Verfügbarkeiten und Terminfreigaben pflegen: Liegt ein angebotener Termin in einem Urlaub, warnt dich die Software beim Speichern mit „liegt in einem Urlaub bzw. einer Firmenschließung“.
- Termine im Büro: In den Terminformularen steht der Kasten „Aktuelle Urlaube“, damit du beim Planen siehst, wer fehlt. Legst du eine Serie von Einzelterminen an, überspringt die Software Tage in einer Firmenschließung oder im Urlaub des Trainers und nennt sie dir („übersprungen (Urlaub/Sperrzeit)“).
- Cloud-Kalender: Nutzt du die NextCloud-Anbindung, trägt der regelmäßige Abgleich die Firmenschließungen in den allgemeinen Kalender ein.
Achtung: Termine, die schon vor dem Eintragen des Urlaubs gebucht waren, bleiben bestehen. Prüfe sie unter Terminverwaltung und sag sie bei Bedarf selbst ab.
Ändern und löschen
Klicke in der Liste auf ≡ am Ende der Zeile. Dort findest du Bearbeiten, Als PDF anzeigen und Löschen. Nach dem Löschen gilt der Zeitraum wieder als normale Arbeitszeit.