SEPA-Lastschrift

Einleitung
In diesem Video geht es um die SEPA-Lastschrift. Damit ziehst du offene Rechnungen selbst vom Konto deiner Kunden ein. Dafür brauchst du ein Mandat, also die Erlaubnis deines Kunden. Als Beispiel nehmen wir Tom Einzug mit einer offenen Rechnung über 60 Euro.

Einmal einrichten
Zuerst brauchst du eine Gläubiger-Identifikationsnummer. In Deutschland beantragst du sie kostenlos bei der Bundesbank. Du trägst sie unter „System“, „Einstellungen“ ein. Such dort nach „Lastschrift“, dann findest du das Feld sofort. Bei „Lastschriftart“ bleibt CORE stehen, das ist die Basislastschrift für Privatkunden. B2B gilt nur für Firmen. Außerdem muss deine eigene IBAN in den Firmendaten stehen: unter „Unternehmen“, „Firmendaten“, Reiter „Geschäftsdaten“.

Das Mandat beim Kunden erfassen
Hat dein Kunde das Mandat unterschrieben, öffnest du seine Kartei, hier Tom Einzug. Klicke neben dem Namen auf das Menü und dann auf den Stift „Bearbeiten“. Wechsle in den Reiter „Geschäftsdaten“. Unter „Bankverbindung“ trägst du Kontoinhaber, Bank, IBAN und BIC ein. Achte beim Einfügen auf Leerzeichen am Anfang und am Ende. Setze den Haken „Mandat für SEPA-Abbuchungen erteilt“. Trage das Datum der Unterschrift und eine Mandatsreferenz ein. Die Referenz ist eine eindeutige Kennung, die auf jeder Abbuchung steht. Das unterschriebene Formular kannst du als Scan oder Foto anhängen. So hast du es bei einer Rückfrage sofort zur Hand. Klicke auf „Speichern“. Erst mit allen vier Angaben, also Haken, IBAN, Datum und Referenz, ist das Mandat vollständig.

Die Lastschriftdatei erzeugen
Für den Einzug öffnest du „Finanzen“ und dann „Rechnungen“. Wähle den Zeitraum oder such nach dem Kunden. Mit dem Haken „Nur Datensätze mit Mandat“ siehst du nur Kunden mit Lastschrift. Tom Einzug trägt jetzt den grünen Vermerk SEPA. Seine Rechnung über 60 Euro ist offen. Markierst du Rechnungen, kommen nur diese in die Datei. Ohne Markierung nimmt PetWorkers alle angezeigten. Darunter liegt der Kasten „Export“. Klappe ihn mit dem Pfeil rechts auf. Hier findest du die SEPA-Dateien für Lastschriften und für Gutschriften. Für deine Bank nimmst du „SEPA-XML Lastschrift“. Diese Datei lädst du im Online-Banking hoch, und die Bank zieht die Beträge ein. Fehlt noch etwas, nennt PetWorkers es dir. Hier steht: „In den Unternehmensdaten ist keine IBAN hinterlegt.“ Dann ergänzt du die Firmendaten und startest erneut. Manche Bankprogramme lesen lieber eine Tabelle ein. Dafür gibt es „SEPA-Transfer-Datei Lastschrift (CSV)“.

Tipps
Nach dem Export steht bei der Rechnung „SEPA exportiert am“. So ziehst du keine Rechnung doppelt ein. Brauchst du eine Datei noch einmal, setze den Haken „Bereits exportierte Belege einschließen“. Geht eine Lastschrift zurück, buchst du an der Zahlung eine „Rücklastschrift“. Dann ist die Rechnung wieder offen und kann erneut eingezogen werden.

So sieht es dein Kunde
Deine Kunden können das Mandat auch selbst erteilen. Mia Beispiel klickt im Kundenbereich auf „Lastschriftmandat erteilen“. Sie trägt Kontoinhaber, Bank und IBAN ein. Die BIC ist freiwillig. Mit „Mandat verbindlich erteilen“ ist es fertig. Datum und Mandatsreferenz setzt PetWorkers dabei selbst. Mia sieht die Bestätigung, und du bekommst eine Meldung mit den Bankdaten. Ab jetzt zeigt der Kundenbereich bei ihren Rechnungen keinen Bezahlknopf mehr, denn du ziehst das Geld ja selbst ein.

Zusammenfassung
Gläubiger-ID und eigene IBAN einmal hinterlegen, das Mandat beim Kunden erfassen und dann die Lastschriftdatei aus der Rechnungsliste erzeugen. Im nächsten Video zeige ich dir den Kontoabgleich mit der Bank: wie Zahlungseingänge zu deinen Rechnungen finden.