„Zahlungserinnerung“ und „Mahnung“
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So erinnerst du Kunden in PetWorkers Classic an offene Rechnungen und schickst eine Mahnung. Am Beispiel einer überfälligen Rechnung von Tom Vorlage zeigen wir, wie du überfällige Rechnungen findest, die Zahlungserinnerung und die Mahnung verschickst und wo du die Standardtexte anpasst.
Kapitel im Video
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„Zahlungserinnerung“ und „Mahnung“
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Einleitung
Manchmal zahlt ein Kunde eine Rechnung nicht rechtzeitig. Dann schickst du zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung und, wenn nötig, eine Mahnung. Unser Beispiel: Tom Vorlage hat eine Einzelstunde für 65 Euro noch nicht bezahlt. Das Zahlungsziel war der 16. Oktober. Wichtig vorweg: PetWorkers verschickt Erinnerungen und Mahnungen nie von selbst. Du entscheidest bei jeder Rechnung.
Überfällige Rechnungen finden
Öffne links „Finanzen“ und dann „Rechnungen“. Gib im Filter bei „ReNr./Kontakt“ den Namen des Kunden ein und klicke auf „Auswahl anzeigen“. Willst du alle offenen Rechnungen sehen, wählst du beim „Status“ stattdessen „Offen“ und stellst den Zeitraum ein. In der Spalte „Fällig“ steht das Zahlungsziel. Ist das Datum rot, ist die Rechnung überfällig.
Die Zahlungserinnerung schicken
Klicke rechts in der Zeile auf das orange @-Zeichen. Es öffnet den Rechnungsversand. Oben wählst du den Grund: „Nochmaliger Versand“, „Zahlungserinnerung“ oder „Mahnung“. Darunter steht jeweils, wann zuletzt so verschickt wurde. Wähle „Zahlungserinnerung“. Betreff und Text wechseln dann passend zum Grund. Rechnungsnummer, Datum und Betrag sind schon eingesetzt. Du liest genau, was der Kunde bekommt. Den Text kannst du für diesen Versand anpassen. Wir nennen Tom zum Beispiel eine Frist: bis zum 9. November. Soll jemand eine Kopie bekommen, trägst du ihn bei „CC-Empfänger“ ein. Das Feld ist freiwillig. Klicke auf „Rechnung versenden“. Die Erinnerung geht mit der Rechnung als PDF an den Kunden. In der Liste steht unter dem Fälligkeitsdatum jetzt eine orange Glocke mit Datum und deinem Namen. So siehst du, dass erinnert wurde.
Die Mahnung schicken
Zahlt Tom weiter nicht, öffnest du wieder den Rechnungsversand. Bei „Zahlungserinnerung“ steht jetzt, wann du erinnert hast. Wähle diesmal „Mahnung“. Der Tipp daneben rät: Setze eine feste Frist. Betreff und Text der Mahnung sind ebenfalls vorbereitet. Wir ergänzen die feste Frist und klicken auf „Rechnung versenden“. Danach zeigt die Liste zusätzlich ein rotes Symbol mit dem Datum der Mahnung. Mahnstufen zählt PetWorkers nicht mit. Du kannst so oft mahnen, wie du es für richtig hältst.
Sonderfälle und Tipps
Erinnern und mahnen geht nur bei offenen oder teilweise bezahlten Rechnungen. Bei allen anderen sind beide Punkte ausgegraut, und ein roter Hinweis erklärt das. Ein nochmaliger Versand ist dagegen bei jeder abgeschlossenen Rechnung möglich. Mahngebühren oder Zinsen rechnet PetWorkers nicht auf. Willst du eine Gebühr, lege sie als freie Position an und stelle sie auf eine neue Rechnung. Die Standardtexte änderst du unter „System“, „Einstellungen“, Bereich „Finanzen“. Hier stehen Betreff und Text der Zahlungserinnerung. Weiter oben in der Liste stehen Betreff und Text der Mahnung. Du änderst sie wie jede Einstellung über den Stift.
So sieht es dein Kunde
Tom bekommt die Erinnerung per E-Mail mit der Rechnung als PDF. In seinem Kundenbereich sieht er die Rechnung unter „Rechnungen“ mit dem Status „Offen“.
Zusammenfassung
Rotes Fälligkeitsdatum heißt überfällig. Über das orange @-Zeichen schickst du erst die Zahlungserinnerung, später die Mahnung. Im nächsten Video zeige ich dir die Rechnungseinstellungen: Zahlungsziel, Texte, Rechnungsnummern und den Zahlungs-QR-Code.