Stornieren und Gutschrift

Einleitung
Eine abgeschlossene Rechnung kannst du nicht mehr ändern oder löschen. Ist sie falsch, stornierst du sie. Wir zeigen drei Fälle: Ben Kessler wurde doppelt berechnet. Nora Feldmann hatte eine Gruppenstunde weniger. Und Mia bekommt eine Gutschrift aus Kulanz. Ein Entwurf ist noch nicht abgeschlossen. Den änderst oder löschst du einfach, dafür brauchst du kein Storno.

Eine Rechnung stornieren
Ben hat zwei gleiche Rechnungen. Öffne die überzählige und klicke oben links auf „Rechnung stornieren“. PetWorkers zeigt dir Nummer, Datum und Betrag der Rechnung. Lies den Hinweis: Ein Storno lässt sich nicht rückgängig machen. Den Haken „Positionen in einen neuen Rechnungsentwurf übernehmen“ lassen wir hier weg, denn Ben soll nichts neu bekommen. Klicke auf „Rechnung stornieren“. So sieht es danach aus: Die alte Rechnung steht auf „Storniert“. Dazu gibt es eine Korrekturrechnung mit derselben Nummer und einem S am Ende. Die Korrekturrechnung hebt den Betrag mit minus 77 Euro wieder auf. Die zweite Rechnung bleibt ganz normal offen. Im PDF der Korrekturrechnung steht, zu welcher Rechnung sie gehört. Alle Positionen haben ein Minus. So bleibt deine Buchhaltung lückenlos.

Stornieren und neu ausstellen
Jetzt Nora. Auf ihrer Rechnung stehen vier Gruppenstunden, sie war aber nur dreimal da. Öffne wieder „Rechnung stornieren“. Diesmal setzt du den Haken „Positionen in einen neuen Rechnungsentwurf übernehmen“ und stornierst. PetWorkers öffnet sofort einen neuen Entwurf mit denselben Positionen. Buchungen, Stempelkarten und Abos hängen jetzt an dieser neuen Rechnung. Die Gruppenstunden sind übernommen. Klicke auf den Stift. Die Menge änderst du bei übernommenen Leistungen über „Weitere Felder“. Trag bei „Anzahl“ eine 3 ein und klicke auf „Speichern“. Jetzt stimmt die Rechnung: drei Gruppenstunden für 60 Euro. Schließe sie ab wie gewohnt. Sie bekommt eine neue Nummer und ersetzt die stornierte Rechnung.

Wenn schon bezahlt wurde
Hat der Kunde schon bezahlt, fragt PetWorkers beim Storno, was mit dem Geld geschieht. Du wählst: „Auf die neue Rechnung übertragen“, „Als Guthaben des Kunden führen“ oder „Wurde bzw. wird an den Kunden zurückgezahlt“.

Eine Gutschrift schreiben
Eine Gutschrift schreibst du, wenn du dem Kunden etwas erstatten willst. Klicke in „Rechnungen“ auf „Neue Gutschrift“. Wähle den Kunden, hier Mia Beispiel, und klicke auf „Speichern“. Die Frage nach offenen Leistungen beantwortest du mit „Nein, nicht übernehmen“. Der Hinweis erklärt es: Bei 0 Euro ist es noch eine Rechnung, mit dem ersten Betrag unter 0 wird daraus eine Gutschrift. Öffne „Freie Position eingeben“. Trag ein: „Kulanz: ausgefallene Trainingsstunde“, Menge 1, Preis 20 Euro, 19 Prozent. Der Schalter „als Gutschrift hinzufügen“ ist schon an. Damit wird der Betrag negativ. Klicke auf „Hinzufügen“. Die Position steht mit minus 20 Euro da. Oben steht jetzt „Gutschrift“. Klicke auf „Bearbeitung abschließen“ und dann unten auf „Gutschrift abschließen“. Den Versand-Haken lassen wir weg. Die Gutschrift hat ihre Nummer und ist offen, bis du das Geld zurückgibst oder verrechnest. Zahlst du Mia die 20 Euro aus, buchst du das über „Auszahlung buchen“. Oder du setzt in den Ausgangsbelegen „Mit offenen Rechnungen verrechnen statt auszahlen“. Dann zieht PetWorkers den Betrag von Mias offenen Rechnungen ab.

So sieht es dein Kunde
Mia sieht die Gutschrift in ihrem Kundenbereich unter „Rechnungen“, mit minus 20 Euro. Eine stornierte Rechnung sieht sie mit dem Status „Storniert“, direkt darunter die Korrekturrechnung.

Zusammenfassung
Falsche Rechnungen stornierst du, statt sie zu löschen. Mit dem Haken für einen neuen Entwurf stellst du sie gleich korrigiert neu aus. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du an offene Rechnungen erinnerst und eine Mahnung schickst.