Abrechnung: Abo → Stempelkarte → Einzelbuchung
Hier steht, wie ein Walk bezahlt wird. Ein Walk wird im Moment des Anlegens abgerechnet: über ein Abo, eine Stempelkarte oder als Einzelbuchung, die auf die nächste Rechnung kommt. Abholung und Rückbringen kommen immer als eigene Positionen dazu.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren, BackOffice (Büro & Buchhaltung), BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) und Beratung, Training & Betreuung (Mitarbeiter) — wählen beim Anlegen einer Reservierung die Abrechnung.
- Abos und Stempelkarten für DogWalk legen Administratoren unter Leistungen → DogWalk an.
- Deine Kunden — sehen im Kundenbereich unter „Abonnements", „Stempelkarten (Multipässe)" und „Rechnungen" ihre Verträge, Restguthaben und Rechnungen, wenn diese Punkte eingeschaltet sind.
- Voraussetzung: Das Modul „Modul: DogWalk" ist unter System → Einstellungen im Bereich Module eingeschaltet. Sonst fehlt der Menüpunkt DogWalk.
- Mehr dazu: Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Beim Anlegen eines Walks geht keine Mail hinaus — auch nicht mit „Rechnungstellung beim Speichern".
- Rechnung — an den Kunden, erst wenn du sie unter Finanzen abschließt und versendest.
- Abo-Verlängerung — an den Kunden und an die Empfänger für Abonnements, automatisch durch die nächtliche Abo-Automatik (Details unter Abonnements).
Kurz gesagt: Lass die Abrechnung im Reservierungsformular auf „Automatisch" — dann zahlt erst das Abo, dann die Stempelkarte, sonst entsteht eine Rechnungsposition. Zuschläge für Abholung und Rückbringen kommen immer extra dazu.
Die Reihenfolge
Steht die Abrechnung auf Automatisch (Abo → Stempelkarte → Einzelbuchung, wie bisher), prüft PetWorkers:
- Abo: Hat der Kunde ein laufendes DogWalk-Abo für diese Leistung — für dieses Tier oder für alle seine Tiere — mit freiem Monats- und Wochenkontingent? Dann läuft der Walk darüber („Auf Abo gebucht.").
- Stempelkarte: Sonst: eine gültige DogWalk-Stempelkarte mit genug Restguthaben? Karten für genau dieses Tier gehen vor, bei mehreren die mit der frühesten Gültigkeit („Auf Stempelkarte gebucht.").
- Einzelbuchung: Sonst entsteht eine offene Position zum Preis der Leistung, Menge 1 („Einzelbuchung (#…) angelegt.").
Wie viele Einheiten ein Walk verbraucht, steht an der Leistung bei Einheiten pro Walk (Abo-/Stempelkarten-Verbrauch). Ist dort nichts eingetragen, zählt eine Einheit.
So bestimmst du den Zahlweg selbst
- Klicke unter DogWalk → Reservierungen auf Reservierung hinzufügen und wähle Datum, Route, Tier und Leistung.
- Wähle unter Abrechnung:
- Einzelbuchung (Rechnung/Bar) — immer als offene Position. Mit Rechnungstellung beim Speichern (Rechnungsentwurf wird direkt erstellt) kommen Walk und Zuschläge gleich auf einen Rechnungsentwurf („Rechnungsentwurf #… erstellt.").
- Stempelkarte (Multipass) oder Abonnement — nur wählbar, wenn der Kunde eine passende Karte oder ein Abo hat.
- Klicke auf Speichern.
Achtung: Wählst du Abo oder Stempelkarte ausdrücklich und reicht es nicht, wird die Reservierung nicht angelegt („Der gewählte Zahlweg ist nicht verfügbar — die Reservierung wurde nicht angelegt."). Bei einer Serie gilt der gewählte Zahlweg für jeden Termin.
Zuschläge
Abholung und Verbringung werden immer als eigene Positionen berechnet, auch wenn der Walk über Abo oder Stempelkarte läuft. Voraussetzung: An der DogWalk-Leistung sind die Zuschlagsleistungen hinterlegt (siehe DogWalk-Leistungen).
So prüfst du die Abrechnung
In DogWalk → Reservierungen zeigt die Spalte Zahlweg, wie ein Walk bezahlt ist: „Abo", „Stempelkarte" oder „Einzelbuchung". Offene Positionen und Rechnungen findest du in der Kontaktkartei des Kunden.
Wenn etwas nicht klappt
- Stempelkarte oder Abonnement sind ausgegraut — der Kunde hat keine passende Karte oder kein freies Kontingent für diesen Tag. Der Grund steht unter der Option.
- Abholung steht nicht auf der Rechnung — an der Leistung fehlt die Zuschlagsleistung. Die Meldung beim Speichern sagt „… (nicht berechnet)".
- Der Zahlweg lässt sich nachträglich nicht ändern — das ist so gewollt. Storniere den Walk und lege ihn mit dem richtigen Zahlweg neu an.