Sperrzeiten, Standardtermine und Druckübersicht
Drei kleinere Werkzeuge der Terminverwaltung: Mit Sperrzeiten trägst du Urlaub, Feiertage und Betriebsschließungen ein, damit Terminserien diese Tage auslassen. Standardtermine sind interne Termine ohne Kunde und ohne Abrechnung, zum Beispiel eine Teambesprechung. Die Druckübersicht ist ein Tagesblatt der Einzeltermine zum Ausdrucken. Diese Seite erklärt alle drei.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren, BackOffice (Büro & Buchhaltung), BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) und Beratung, Training & Betreuung — sehen und bearbeiten Terminverwaltung → Sperrzeiten, Standardtermine und Druckübersicht. Jeder Mitarbeiter kann dabei auch Sperrzeiten und Standardtermine für Kollegen anlegen.
- Deine Kunden — sehen weder Sperrzeiten noch Standardtermine. Sie merken Sperrzeiten nur daran, dass an diesen Tagen keine Freigaben und bei geschlossenem Betrieb keine Tage der Tagesbetreuung zur Onlinebuchung angeboten werden.
Mehr zu den Rollen: Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Sperrzeiten anlegen, ändern und löschen verschickt nichts.
- Standardtermine und Standardtermin-Serien anlegen, ändern und löschen verschickt nichts — auch nicht an den eingetragenen Kontakt.
- Die Druckübersicht verschickt nichts.
- Bei eingerichtetem Cloudzugang erscheinen Sperrzeiten und Standardtermine im Cloud-Kalender. Das ist keine E-Mail.
Sperrzeiten
Eine Sperrzeit umfasst einen oder mehrere ganze Tage, an denen nicht gebucht werden soll. Es gibt zwei Arten:
- Betriebsschließung — du lässt das Feld Mitarbeiter leer. Die Sperrzeit gilt für den ganzen Betrieb, zum Beispiel Betriebsferien oder ein Feiertag.
- Sperrzeit eines Mitarbeiters — du wählst einen Mitarbeiter. Die Sperrzeit gilt nur für ihn, zum Beispiel sein Urlaub oder eine Fortbildung.
Eine Sperrzeit anlegen: Schritt für Schritt
- Öffne Terminverwaltung → Sperrzeiten. Die Liste zeigt je Sperrzeit Betreff / Vermerke, Mitarbeiter, Beginn und Ende.
- Klicke auf Sperrzeit hinzufügen.
- Trage im Abschnitt Zeitraum der Sperrung einen Betreff ein, zum Beispiel „Sommerurlaub".
- Wähle unter Mitarbeiter die Person — oder lass das Feld leer für eine Betriebsschließung.
- Trage Beginn und Ende ein. Beide Tage gehören zur Sperrzeit dazu. Eine Uhrzeit gibt es nicht; gesperrt ist immer der ganze Tag.
- Schreib bei Bedarf Vermerke (intern).
- Klicke auf Sperrzeit hinzufügen.
Ändern: Klicke in der Liste auf den Stift („Datensatz bearbeiten"), passe die Angaben an und speichere. Löschen: Klicke auf das Löschen-Symbol und bestätige auf der folgenden Seite. Die Sperrzeit ist danach endgültig entfernt.
Was eine Sperrzeit bewirkt
- Terminserien lassen gesperrte Tage aus. Das gilt für Serien von Terminfreigaben und Standardterminen und für die Terminserien in Gruppen, Kursen und Veranstaltungen. Betriebsschließungen gelten immer, Sperrzeiten eines Mitarbeiters nur für Serien dieses Mitarbeiters. Wer die Sperrzeiten bewusst übergehen will, setzt in der Serie den Haken zum Ignorieren der Sperrzeiten.
- Der Terminplaner markiert gesperrte Tage. Über dem Tag steht bei einer Betriebsschließung ein roter Balken „Geschlossen", bei der Sperrzeit eines Mitarbeiters ein orangefarbener Balken mit seinem Namen.
- Formulare zeigen die Sperrzeiten. Beim Anlegen eines Einzeltermins, einer Terminfreigabe oder eines Standardtermins steht oben der Kasten Aktuelle Sperrzeiten.
- Die Onlinebuchung der Tagesbetreuung bietet an Tagen mit Betriebsschließung keine Termine an.
Achtung: Sperrzeiten wirken nur nach vorn. Sie sperren keine Termine, die schon angelegt sind, und löschen keine Freigaben, die schon im gesperrten Zeitraum liegen. Auch einen einzelnen Einzeltermin kannst du von Hand in eine Sperrzeit legen — der Kasten „Aktuelle Sperrzeiten" ist nur ein Hinweis. Trag Sperrzeiten deshalb ein, bevor du Serien anlegst, und prüfe danach, ob im gesperrten Zeitraum noch Freigaben oder Termine stehen.
Tipp: Gesetzliche Feiertage kannst du unter Stammdaten → Schulferien und Feiertage einlesen. Das ist eine eigene Liste und ersetzt keine Sperrzeit. Siehe Stammdaten.
Standardtermine
Ein Standardtermin ist ein Termin ohne Buchung: eine Teambesprechung, ein Tierarztbesuch mit dem eigenen Hund, ein Messebesuch. Er verbraucht weder Abo noch Stempelkarte und legt keine Rechnungsposition an. Du siehst ihn im Terminplaner unter der Terminart „Standardtermine".
Einen Standardtermin anlegen: Schritt für Schritt
- Öffne Terminverwaltung → Standardtermine und klicke auf Termin hinzufügen.
- Prüfe oben den Kasten Aktuelle Sperrzeiten.
- Wähle den Mitarbeiter.
- Wähle bei Bedarf einen Kontakt, zum Beispiel den Kunden, um den es geht. Das ist freiwillig und löst keine Mail aus.
- Trage Datum, Beginn und Ende ein.
- Trage einen Betreff ein und bei Bedarf Details.
- Klicke auf Standardtermin hinzufügen.
Eine Serie von Standardterminen anlegen
Für wiederkehrende interne Termine, zum Beispiel die Teambesprechung jeden Montag, legst du beim Anlegen gleich eine Serie an.
- Fülle den Abschnitt Termin wie oben aus. Das Datum ist der erste Termin der Serie.
- Wechsle zum Abschnitt Terminserie.
- Setze den Haken Beim Speichern wöchentliche Terminserie anlegen (wird nach dem Speichern automatisch zurückgesetzt).
- Trage unter Anzahl Wochen ein, wie viele Wochen ab dem Termindatum die Serie laufen soll (höchstens 52).
- Hake die Wochentage an, an denen je ein Termin entstehen soll.
- Lass Sperrzeiten beim Anlegen der Terminserie ignorieren. leer. Dann berücksichtigt PetWorkers Betriebsschließungen und die Sperrzeiten des gewählten Mitarbeiters.
- Klicke auf Standardtermin hinzufügen. PetWorkers legt den ersten Termin und alle Folgetermine an.
Jeder Termin der Serie ist danach ein eigener Standardtermin. Änderst oder löschst du einen, bleiben die anderen unverändert.
Ändern und löschen
- Ändern: Klicke in der Liste auf den Stift („Datensatz bearbeiten") oder im Terminplaner auf den Termin, passe die Angaben an und speichere.
- Löschen: Klicke in der Liste auf das Löschen-Symbol und bestätige „Termin #… löschen?" mit Löschen.
Druckübersicht
Die Druckübersicht ist ein Arbeitsblatt für den Tag: alle Einzeltermine mit Uhrzeit, Ort, Kunde und Tieren und daneben Linien für Notizen.
- Öffne Terminverwaltung → Druckübersicht.
- Trage unter Von und Bis den Zeitraum ein. Beim Öffnen steht dort der heutige Tag.
- Wähle unter Mitarbeiter eine Person oder lass „Alle Mitarbeiter" stehen.
- Lass den Haken Einzelstunden gesetzt. Gruppenstunden, Kurse, Tagesbetreuung und Veranstaltungen sind ausgegraut („Noch nicht verfügbar").
- Klicke auf Anzeigen.
- Prüfe das Blatt „Tages- und Druckübersicht" und klicke auf Drucken. Der Druckdialog deines Browsers öffnet sich; die Auswahlfelder werden nicht mitgedruckt.
Je Termin zeigt das Blatt:
- Datum, Uhrzeit von–bis, Mitarbeiter und Co-Mitarbeiter,
- Anfahrts- und Abfahrtszeit in Minuten und den Treffpunkt,
- den Kunden und seine Tiere mit Rasse und Alter,
- vier Linien für handschriftliche Notizen.
Tipp: Druck die Übersicht Tag für Tag — mit demselben Datum unter Von und Bis. Bei mehreren Tagen sortiert das Blatt nur nach Uhrzeit, nicht nach Datum. Wählst du einen einzelnen Mitarbeiter, zeigt die Übersicht nur den Tag unter „Von".
Die Druckübersicht enthält auch archivierte Einzeltermine. Einen Überblick über alle Terminarten mit Wochenansicht und CSV-Export bietet der Terminplaner; für die Betreuung gibt es die Tagesübersichten unter Tagesbetreuung und Pension (siehe Tagesbetreuung & Pension).
Siehe auch: Einzeltermine · Terminfreigabe