Abrechnung: Abo, Stempelkarte oder Einzelbuchung
Hier steht, wie ein Betreuungstag bezahlt wird. Jeder Tag wird beim Buchen abgerechnet — über ein Abo, eine Stempelkarte oder als Einzelbuchung, die auf die nächste Rechnung kommt. Wie Abos und Stempelkarten angelegt, verlängert und eingesehen werden, steht ausführlich unter Abonnements und Stempelkarten.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren, BackOffice (Büro & Buchhaltung), BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) und Beratung, Training & Betreuung (Mitarbeiter) — wählen beim Anlegen einer Reservierung die Abrechnung.
- Abo- und Stempelkarten-Leistungen der Tagesbetreuung legen Administratoren unter Leistungen → Tagesbetreuung (Reiter Abos und Stempelkarten) an.
- Deine Kunden — sehen im Kundenbereich unter „Abonnements", „Stempelkarten (Multipässe)" und „Rechnungen" ihre Verträge, Restguthaben und Rechnungen, wenn diese Punkte eingeschaltet sind.
- Voraussetzung: Das Modul „Tagesbetreuung aktivieren" ist unter System → Einstellungen im Bereich Module eingeschaltet. Sonst fehlt der Menüpunkt Tagesbetreuung.
- Mehr dazu: Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Beim Buchen eines Tages geht keine Rechnung hinaus — auch nicht mit „Rechnungstellung beim Speichern". Es entsteht höchstens ein Rechnungsentwurf.
- Rechnung — an den Kunden, erst wenn du die Rechnung unter Finanzen abschließt und versendest.
- Abo-Verlängerung — an den Kunden die Verlängerungsbestätigung, an die Empfänger für Abonnements ein Tagesbericht. Automatisch durch die Abo-Automatik jede Nacht um Mitternacht; ist sie überfällig, holt PetWorkers den Lauf später selbst nach und meldet das an dieselben Empfänger.
Die Abo-Mails änderst du unter Layout → Vorlagen.
Kurz gesagt: Lass im Reservierungsformular die Abrechnung auf „Automatisch" stehen — dann nimmt PetWorkers erst das Abo, dann die Stempelkarte, sonst eine Rechnung. Wählst du selbst eine Zahlungsart, gilt nur diese.
Die Reihenfolge: Abo → Stempelkarte → Einzelbuchung
Steht die Abrechnung im Reservierungsformular auf Automatisch (Abo → Stempelkarte → Einzelbuchung, wie bisher), prüft PetWorkers der Reihe nach:
- Abo: Hat der Kunde ein laufendes Abo der Tagesbetreuung für diese Leistung — für genau dieses Tier oder für alle seine Tiere — mit freiem Kontingent im Monat und in der Woche? Dann wird der Tag darauf gebucht.
- Stempelkarte: Sonst: Hat er eine gültige Stempelkarte der Tagesbetreuung mit genügend Restguthaben? Karten für genau dieses Tier gehen vor, bei mehreren die mit der frühesten Gültigkeit.
- Gruppen-Stempelkarte: Ist an der Leistung „Zahlung per Gruppenmultipass aktivieren" gesetzt, darf jetzt auch eine Stempelkarte der Gruppenstunden herhalten.
- Einzelbuchung: Sonst entsteht eine offene Position zum Preis der Leistung. Sie kommt auf die nächste Rechnung des Kunden.
Wie viele Einheiten ein Tag verbraucht, steht an der Leistung im Reiter Zahlung Standard-Stempelkarte / Abo bei Anzahl der Einheiten. Im Reservierungsformular kannst du das mit Einheiten / Faktor für einen einzelnen Tag überschreiben.
Zusatzleistungen (zum Beispiel „Baden") werden immer als eigene Position je Tag berechnet — auch wenn Abo oder Stempelkarte den Tag decken.
Fahrdienst: Fahrtkosten inbegriffen
Hat ein Tag Fahrdienst und ist an der Leistung eine Anfahrt eingerichtet (Abschnitt Anfahrt (Fahrdienst)), gilt:
- Abo oder Stempelkarte der Tagesbetreuung zahlen den Tag nur, wenn sie den Haken Fahrtkosten inbegriffen haben. Dann entstehen keine Fahrtkosten.
- Ohne diesen Haken geht der ganze Tag auf Rechnung: die Betreuung und die Fahrtkosten. Gruppen-Stempelkarten zahlen Tage mit Fahrdienst nie.
- Ist an der Leistung keine Anfahrt eingerichtet, zahlen Abo und Stempelkarte wie gewohnt.
Es gilt der Stand beim Verkauf: Änderst du den Haken an der Abo-Vorlage oder am Stempelkarten-Produkt, gilt das nur für danach verkaufte Abos und Karten. Setzt du an einer bestehenden Reservierung nachträglich Fahrdienst, bucht PetWorkers den Tag auf Rechnung um, wenn Abo oder Karte die Fahrt nicht einschließen.
So bestimmst du den Zahlweg selbst
- Öffne Tagesbetreuung → Reservierungen und klicke auf Reservierung hinzufügen.
- Wähle Tier, Leistung und Datum — erst dann prüft PetWorkers, ob Abo oder Stempelkarte passen.
- Wähle unter Abrechnung:
- Einzelbuchung (Rechnung/Bar) — immer als offene Position. Mit Rechnungstellung beim Speichern (Rechnungsentwurf wird direkt erstellt) legt PetWorkers gleich einen Rechnungsentwurf an.
- Stempelkarte (Multipass) oder Abonnement — nur wählbar, wenn der Kunde eine passende Karte oder ein Abo hat. Darunter steht, warum eine Option ausgegraut ist.
- Klicke auf Speichern.
Achtung: Wählst du Abo oder Stempelkarte ausdrücklich und reicht es für den Tag (oder bei einer Serie für einen der Tage) nicht, wird nichts gespeichert. Die Meldung beginnt mit „Nicht gespeichert: Die Zahlungsart „…“ deckt diese Tage nicht". Mit „Automatisch" rutscht der Tag stattdessen in die Einzelbuchung.
So legt ein Abo die Betreuungstage selbst an
Ein Abo der Tagesbetreuung kann seine Betreuungstage selbst anlegen, zum Beispiel jeden Montag, Mittwoch und Freitag:
- Setze an der Leistung im Reiter Tagesbetreuung für die gewünschten Wochentage den Haken Reservierung für diesen Tag beim Zuweisen/Erneuern von Abos anlegen. Das sind die Vorgabe-Tage für neue Abos.
- Weise dem Kunden das Abo für ein bestimmtes Tier und mit Betreuungsgruppe zu und lass die Reservierungen dabei anlegen (wie das im Abo-Formular geht, steht unter Abonnements).
- Kommt ein Kunde an anderen Tagen, öffne sein Abo mit Abo bearbeiten und hake unter Wochentage (Tagesbetreuung) seine Tage an.
- PetWorkers legt die Reservierungen für den Monat an — so viele, wie das Kontingent hergibt. Sie beginnen frühestens heute und enden spätestens mit dem Vertrag. Geschlossene Tage (Urlaube) werden übersprungen, sofern du sie nicht ausdrücklich einbeziehst. Bei der Verlängerung folgen die Tage des neuen Monats.
Diese Reservierungen werden ohne Benachrichtigung angelegt. Abos ohne Tier oder ohne Betreuungsgruppe legen keine Tage an. Hat die Leistung eine Anfahrt und das Abo nicht „Fahrtkosten inbegriffen", legt das Abo die Tage ohne Fahrdienst an.
So prüfst du die Abrechnung
In Tagesbetreuung → Reservierungen steht bei jeder Reservierung in der Spalte Buchung, wie sie bezahlt ist: „Abo", „Stempelkarte" oder „Einzelbuchung", bei Einzelbuchungen zusätzlich „unberechnet" oder die Rechnungsnummer mit ihrem Stand. Die offenen Positionen eines Kunden findest du in seiner Kontaktkartei.
Wenn etwas nicht klappt
- Stempelkarte oder Abonnement sind ausgegraut — der Kunde hat keine passende Karte oder kein freies Kontingent. Der Grund steht unter der Option, zum Beispiel „Der Kunde besitzt keine passende Stempelkarte (kein ausreichendes Restguthaben)."
- Ein Tag mit Fahrdienst landet auf Rechnung, obwohl der Kunde ein Abo hat — das Abo hat nicht „Fahrtkosten inbegriffen" (siehe oben).
- Das Abo legt keine Tage an — es fehlt das Tier oder die Betreuungsgruppe am Abo, oder an der Leistung sind keine Abo-Wochentage angehakt.
- Zusatzleistungen stehen auf der Rechnung, obwohl der Tag über das Abo läuft — das ist richtig so: Zusatzleistungen werden immer einzeln berechnet.