Rechnungseinstellungen: Logo, Steuer, Zahlungsziel & Texte

Bevor du die erste Rechnung abschließt, lohnt sich ein Blick in die Einstellungen: Hier legst du fest, was auf jeder Rechnung steht — Logo, Firmendaten, Steuerangaben, Zahlungsziel, Einleitung und Zahlungsbedingungen — und mit welchen Texten die Rechnungs-Mails, Zahlungserinnerungen und Mahnungen rausgehen. Diese Seite sammelt alle Stellschrauben rund um die Rechnung an einem Ort.

1. Das Rechnungslogo

Ohne Logo lässt sich keine Rechnung abschließen („Logo-Datei nicht gefunden. PDF-Erstellung nicht möglich.“).

1. Öffne System → Einstellungen und dort den Bereich Ressourcen.
2. Klicke bei „Logo für Rechnungen“ auf → Neue Datei hochladen.
3. Wähle eine PNG-Datei. Das Logo erscheint im Rechnungskopf, höchstens 150 Pixel hoch und 600 Pixel breit; größere Bilder werden passend verkleinert. Einfacher geht es mit dem Querformat-Logo unter Zentrale Logos: es gilt zugleich für die E-Mails.

2. Firmendaten: Absender, Fußzeile und Bankverbindung

Absender, Fußzeile und die Bankverbindung der Rechnung kommen aus deinem Firmenkontakt. Öffne Unternehmen → Firmendaten und prüfe:

• Firma, Vor- und Nachname, Anschrift, Telefon, E-Mail und Website — stehen in der Fußzeile jeder Rechnung.
• Im Abschnitt Bankverbindung: Kontoinhaber, Name der Bank, IBAN und BIC. Sie stehen in der Fußzeile und — mit der IBAN — als Zahlungsweg in der E-Rechnung. Ohne IBAN fehlt dieser Teil in der E-Rechnung. Auch der Zahlungs-QR-Code (siehe 3.6) nimmt IBAN und BIC von hier.

Pflicht für jede Rechnung sind Firmenname, Straße, PLZ, Ort, E-Mail und eine Telefonnummer. Fehlt eine davon, lässt sich keine Rechnung abschließen oder stornieren.

So vervollständigst du die Firmendaten

1. Öffne Unternehmen → Firmendaten.
2. Fülle im Abschnitt Basisdaten diese Felder aus: Firma, Adresszeile 1 (Straße & Hausnummer), Postleitzahl, Ort und eine Telefonnummer. Eine der drei Nummern genügt: mobil, privat oder geschäftlich.

   

3. Prüfe im Abschnitt Zugangsdaten die E-Mail-Adresse.
4. Klicke im Abschnitt auf Speichern.

So erkennst du, dass es geklappt hat: Oben auf dem Dashboard steht kein gelber Hinweis „… des Betriebs fehlt“ mehr.

3. Der Bereich „Finanzen“

Öffne System → Einstellungen und dort den Bereich Finanzen. Die Einstellungen im Einzelnen:

3.1 Steuerangaben

• Steuernummer — deine Steuernummer beim Finanzamt. Sie steht bei der Kleinunternehmerregelung in der Fußzeile und in der E-Rechnung.
• UmsatzsteuerID — beginnt mit dem Ländercode, zum Beispiel DE. Sie steht auf Rechnungen mit ausgewiesener MwSt. in der Fußzeile und in der E-Rechnung.
• Wirtschafts-Identifikationsnummer (nur für Deutschland) — nur, falls du keine UmsatzsteuerID hast.
• Handelsregister oder Firmenbucheintrag und Handelsgericht oder Handelsbehörde — nur für eingetragene Unternehmen. Sind beide ausgefüllt, stehen sie in der E-Rechnung.

Steuernummer oder UmsatzsteuerID ist Pflicht. Ohne eine der beiden lässt sich keine Rechnung abschließen. Die mitgelieferten Beispielwerte (etwa „12/123/45678“) zählen als fehlend. Alle Pflichtangaben stehen auf der Seite Rechnungen erstellen, abschließen & versenden.

So trägst du deine Steuernummer ein

1. Öffne System → Einstellungen.
2. Klicke oben in der Linkleiste auf Finanzen. Der Bereich klappt auf.
3. Suche die Zeile Steuernummer. Klicke rechts auf den Stift („bearbeiten“).

   

4. Lösche den alten Wert und trage deine Steuernummer ein.
5. Klicke auf Speichern.

   

So erkennst du, dass es geklappt hat: Du landest wieder in der Liste. In der Spalte „Wert“ steht deine Nummer. Für die UmsatzsteuerID gehst du genauso vor, in der Zeile UmsatzsteuerID.

3.2 Kleinunternehmerregelung

• Kleinunternehmerregelung — an: Die Rechnung weist keine MwSt. aus, darunter steht der Text aus Kleinunternehmenerhinweis, in der Fußzeile die Steuernummer. Lässt du den mitgelieferten Text stehen, richtet sich der Hinweis nach dem Land in deinen Firmendaten: Deutschland § 19 UStG, Österreich § 6 Abs. 1 Z 27 UStG, Schweiz „nicht mehrwertsteuerpflichtig“. Ein selbst eingetragener Text bleibt unverändert. Denselben Grund trägt auch die E-Rechnung.
• Der Schalter ändert die Steuersätze deiner Leistungen nicht. Stelle als Kleinunternehmer deine Leistungen (Stammdaten → Leistungen) und freien Positionen auf den MwSt.-Satz 0. Einen Satz über 0 % an einer Leistung oder Position speicherst du nur nach einer Bestätigung, und eine Rechnung mit solchen Positionen schließt du nur ab, wenn du im Abschlussdialog das Häkchen setzt — etwa nach Überschreiten der Grenze. Die Rechnung weist dann Umsatzsteuer aus, in PDF und E-Rechnung gleich. Gilt das dauerhaft, etwa nach Überschreiten der Grenze, schaltest du unter System → Einstellungen → Finanzen „Kleinunternehmer: Steuersätze über 0 % zulassen“ ein; dann schließen auch automatische Abschlüsse solche Rechnungen ab. Solange Entwürfe deshalb warten, meldet das die Glocke.

3.3 Zahlungsziel und Vorbelegungen der Rechnung

• Zahlungsziel — Tage bis zur Fälligkeit, zum Beispiel 10. Das Fälligkeitsdatum ist immer das Rechnungsdatum plus diese Tage. Ein Zahlungsziel je Kunde gibt es nicht; nur bei der Abo-Verlängerung wählst du ein eigenes Datum.
• Einleitungssatz — steht am Anfang jeder neuen Rechnung. Du kannst ihn im Entwurf je Rechnung ändern.
• Zahlungsbedingungen und Bemerkungen — steht unter den Positionen. Der Platzhalter {invoice_target} wird durch das Fälligkeitsdatum ersetzt.
• Vorbelegung Rechnungsbetreff — Betreff neuer und automatisch erstellter Rechnungen, ab Werk „Leistungsabrechnung“.
• Vorbelegung Leistungszeitraum — ab Werk {date}, also das Datum, an dem die Rechnung angelegt wird. Du kannst hier auch einen festen Text eintragen.

Die Vorbelegungen gelten für Rechnungen, die du danach anlegst. Bestehende Entwürfe ändern sich nicht.

3.4 Währung

• Währung — das Währungszeichen, zum Beispiel €.
• ISO 4217 Code — EUR für Euro, CHF für Schweizer Franken. Danach richtet sich die Formatierung der Beträge und die Währung der E-Rechnung.

3.5 Texte der Rechnungs-Mails

• Rechnungsversand: Standardbetreff und Standardtext für Rechnungsversand — für den ersten Versand und den nochmaligen Versand.
• Zahlungserinnerung: Standardbetreff und Zahlungserinnerung: Standardtext.
• Mahnung: Standardbetreff und Mahnung: Standardtext.

In allen sechs Feldern kannst du diese Platzhalter verwenden:

Als Rahmen dient die Vorlage „Systembenachrichtigung (Standard)“ unter Layout → Vorlagen. Beim Abschließen und Versenden kannst du Betreff und Text für die einzelne Rechnung noch anpassen.

3.6 E-Rechnung und QR-Code

• XML-e-Rechnung bei Rechnungsversand nicht anhängen — an: Die Mail enthält nur das PDF. Sinnvoll, wenn du nur an Privatkunden schreibst. Das XML kannst du in der Rechnungsliste trotzdem jederzeit herunterladen.
• Zahlungs-QR-Code auf Rechnungen — an: Am Ende der Rechnung steht rechts ein QR-Code, den dein Kunde mit seiner Banking-App scannt und so gleich überweist. Welcher Code es ist, richtet sich nach dem ISO 4217 Code (siehe 3.4):
  • EUR — ein GiroCode („GiroCode: mit der Banking-App scannen und überweisen.“). Er enthält als Empfänger den Firmennamen (fehlt er, den Kontoinhaber), die IBAN und — wenn sie gültig ist — die BIC aus Unternehmen → Firmendaten, den offenen Betrag und als Verwendungszweck „Rechnung“ mit der Rechnungsnummer.
  • CHF — eine QR-Rechnung auf die QR-IBAN aus „QR-IBAN (Schweiz)“. Ist das Feld leer, nimmt PetWorkers die IBAN aus den Firmendaten; sie muss dann eine Schweizer oder Liechtensteiner IBAN sein. Für die QR-Rechnung brauchen die Firmendaten außerdem Postleitzahl und Ort. Sie steht als Zahlteil mit Empfangsschein nach Schweizer Norm auf einer eigenen letzten Seite. „Zahlbar durch“ kommt aus der Rechnungsadresse des Kunden; fehlen dort Postleitzahl, Ort oder Land, bleibt das Feld zum Ausfüllen leer. Ohne QR-IBAN steht als Referenz eine RF-Referenz aus der Rechnungsnummer (wenn sie nur aus Buchstaben und Ziffern besteht und höchstens 21 Zeichen hat).
• QR-IBAN (Schweiz) — nur für Rechnungen in CHF: die QR-IBAN deines Kontos, die du von deiner Bank bekommst. Leer lassen, dann gilt die IBAN aus den Firmendaten.
• BESR-ID (Schweiz) — nur zusammen mit einer QR-IBAN: die BESR-ID deiner Bank. Bei PostFinance bleibt das Feld leer.
• PayPal.me-Code auf Rechnungen — an: Am Ende der Rechnung steht ein QR-Code mit Link auf deine PayPal.me-Seite, bei EUR links neben dem GiroCode. Betrag und Währung sind vorbelegt. Darunter steht „PayPal: scannen und bezahlen. Bitte als Notiz angeben: Rechnung …“ und der Link, im PDF anklickbar. Der Schalter wirkt unabhängig von „Zahlungs-QR-Code auf Rechnungen“. PayPal-Zahlungen landen in deinem PayPal-Konto, nicht auf dem Bankkonto: Erfasse sie von Hand als Zahlung mit der Zahlungsart „PayPal“.
• PayPal.me-Name — dein Name aus dem PayPal.me-Link, z. B. hundeschule für paypal.me/hundeschule. Nur Buchstaben und Ziffern, höchstens 20 Zeichen; fügst du den ganzen Link ein, nimmt PetWorkers nur den Namen.

Einen Code bekommen nur offene und teilweise bezahlte Rechnungen mit einem offenen Betrag. Keinen Code bekommen:

• Gutschriften, Korrekturrechnungen, stornierte und bezahlte Rechnungen,
• Entwürfe — sie haben noch keine Rechnungsnummer für den Verwendungszweck,
• Rechnungen, wenn in den Firmendaten die IBAN fehlt oder ungültig ist (PetWorkers prüft Format und Prüfsumme),
• Rechnungen, wenn bei IBAN, „QR-IBAN (Schweiz)“ oder „BESR-ID (Schweiz)“ ein Beispielwert steht,
• Rechnungen in einer anderen Währung als EUR oder CHF (gilt nicht für den PayPal.me-Code),
• beim PayPal.me-Code: Rechnungen, wenn der PayPal.me-Name fehlt oder ungültig ist.

Rechnungen an Kunden mit SEPA-Lastschriftmandat bekommen Code und Zahlteil wie alle anderen Rechnungen.

Ist einer der Schalter an und kann PetWorkers wegen deiner Einstellungen keinen Code drucken, siehst du beim Öffnen einer Rechnung einen gelben Hinweis: „Zahlungs-QR-Code ist eingeschaltet, wird aber nicht gedruckt: …“ mit dem Grund, zum Beispiel „In den Unternehmensdaten ist keine IBAN hinterlegt.“, „Die IBAN in den Unternehmensdaten ist ungültig.“ oder „Der PayPal.me-Name fehlt oder ist ungültig (nur Buchstaben und Ziffern, höchstens 20 Zeichen).“ Über → Unternehmensdaten und → Einstellungen kommst du direkt zur richtigen Stelle.

QR-Code in der Testversion: In einer Testversion zeigt PetWorkers bei eingeschaltetem „Zahlungs-QR-Code auf Rechnungen“ bzw. „PayPal.me-Code auf Rechnungen“ auch dann einen Code, wenn kein echter möglich ist. So siehst du vorab, wie die Rechnung mit Code aussieht:

• Fehlt die IBAN, ist sie ungültig oder steht ein Beispielwert darin, und bei Entwürfen druckt PetWorkers einen Beispiel-Code. Darunter steht „<DEMO>“ und „Beispiel – in der Testversion nicht bezahlbar.“
• Der Beispiel-Code lautet auf den offenen Betrag, aber auf ein Konto, das es nicht gibt. Keine Banking-App kann ihn bezahlen. Bei EUR ist es ein GiroCode, bei CHF ein Zahlteil mit dem Aufdruck „<DEMO> – nicht bezahlbar“, bei anderen Währungen gibt es keinen.
• Beim PayPal.me-Code gilt dasselbe, wenn der PayPal.me-Name fehlt oder ungültig ist: Der Beispiel-Code enthält keinen Link, darunter steht „PayPal-Beispiel – in der Testversion nicht bezahlbar.“
• Gutschriften, Korrekturen, stornierte und bezahlte Rechnungen, Rechnungen ohne offenen Betrag bekommen auch in der Testversion keinen Code.
• Ist die IBAN gültig, steht auf offenen Rechnungen auch in der Testversion der echte Code.
• Der gelbe Hinweis beim Öffnen der Rechnung erscheint wie sonst auch.

In deiner bezahlten Instanz gibt es den Beispiel-Code nie. Dort bekommt eine Rechnung ohne gültige IBAN keinen Code.

3.7 Rechte der Mitarbeiter

• Erweiterte Benutzerrechte — an: Mitarbeiter mit der Rolle „Beratung, Training & Betreuung“ dürfen in der Kundenkartei über den Reiter Leistungen freie Positionen anlegen und bearbeiten. Rechnungen öffnen dürfen sie weiterhin nicht.

4. Absender der Rechnungs-Mails

• Stammdaten → Versandkonten: Im Kasten „Welches Konto wofür?“ wählst du bei Versandkonto: Rechnungen das Postfach, über das alle Rechnungs-Mails, Erinnerungen und Mahnungen hinausgehen, und klickst auf Zuordnung speichern. Ohne eigene Wahl geht alles über das Standardkonto.
• System → Einstellungen → E-Mail-Versand: „a) Absendername (Rechnungen)“ ist der Name, den dein Kunde als Absender sieht, zum Beispiel „Hundeschule Muster – Buchhaltung“.

5. Rechnungen im Kundenbereich

Unter System → Einstellungen → Kundenbereich:

• Tab: Rechnungen anzeigen — an: Deine Kunden sehen im Kundenbereich ihre abgeschlossenen Rechnungen mit Rechnungsdatum, Nummer, Betrag, Status und PDF-Download.
• Tab: Rechnungen - Rechnungen anzeigen ab... — ältere Rechnungen bleiben ausgeblendet.
• Tab: Rechnungen – Bezeichnung — ein eigener Name für den Menüpunkt, leer für „Rechnungen“.
• [Onlinebuchung digitale Stempelkarten (Multipässe)]: Automatische Rechnung — an: Kauft ein Kunde eine Stempelkarte online, bekommt er sofort eine abgeschlossene Rechnung per Mail.

Die Einstellungen zum SEPA-Lastschriftmandat im Kundenbereich stehen auf der Seite Zahlungen, Gutschriften & Finanzübersicht.

6. Nummernkreis

Den Aufbau der Rechnungsnummern legst du unter System → Einstellungen → Rechnungsnummern fest, im Einrichtungsassistenten auch im Schritt „Zahlung“. Sobald die erste Rechnung abgeschlossen ist, steht der Nummernkreis fest und lässt sich nicht mehr ändern.

• Format — mit den Platzhaltern {JJJJ} (Jahr), {JJ} (Jahr zweistellig), {MM} (Monat) und {NR} (laufende Nummer), zum Beispiel R{JJ}{MM}{NR} (Standard, etwa R26090008) oder RE-{JJJJ}-{NR} (etwa RE-2026-00008).
• Stellen — auf wie viele Stellen die laufende Nummer mit Nullen aufgefüllt wird.
• Nächste laufende Nummer — sie muss größer sein als die höchste schon vergebene Nummer desselben Formats.
• Jedes Jahr wieder bei 1 beginnen — geht nur mit dem Jahr im Format, sonst würden sich Nummern wiederholen.

Unter den Feldern steht, welche Nummer die nächste Rechnung bekommt. Schon vergebene Nummern ändern sich nicht. Die Nummer entsteht beim Abschließen; Entwürfe haben noch keine. Stornobelege tragen die Nummer der Rechnung mit „-S“.

7. Steuersätze, Buchungskonten und Länder

• Stammdaten → MwSt-Sätze — die Steuersätze, die du an Leistungen und freien Positionen wählen kannst.
• Stammdaten → Buchungskonten (DATEV) und der Bereich DATEV in den Einstellungen — für den Export ans Steuerbüro, siehe DATEV-Export.
• Stammdaten → Länder — jedes Land braucht ein Kürzel. Fehlt es beim Land eines Kunden, bricht der DATEV-Export mit einer Meldung ab.

8. Kurz geprüft vor der ersten Rechnung

1. Logo für Rechnungen hochgeladen?
2. Firmendaten mit Firmenname, Anschrift, E-Mail, Telefonnummer und IBAN vollständig? Steht oben auf dem Dashboard kein gelber Hinweis zu fehlenden Pflichtangaben? Mit „Zahlungs-QR-Code auf Rechnungen“: Erscheint beim Öffnen einer Rechnung kein gelber Hinweis?
3. Steuernummer oder UmsatzsteuerID eingetragen, Kleinunternehmerregelung richtig gesetzt?
4. Zahlungsziel, Einleitungssatz und Zahlungsbedingungen passend?
5. Mail-Texte und Versandkonto für Rechnungen geprüft?
6. Einen Entwurf anlegen und über PDF ansehen, bevor du abschließt — siehe Rechnungen erstellen, abschließen & versenden.