Rechnungseinstellungen: Logo, Steuer, Zahlungsziel & Texte
Bevor du die erste Rechnung abschließt, lohnt sich ein Blick in die Einstellungen: Hier legst du fest, was auf jeder Rechnung steht — Logo, Firmendaten, Steuerangaben, Zahlungsziel, Einleitung und Zahlungsbedingungen — und mit welchen Texten die Rechnungs-Mails, Zahlungserinnerungen und Mahnungen rausgehen. Diese Seite sammelt alle Stellschrauben rund um die Rechnung an einem Ort.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren — ändern alle Einstellungen unter System → Einstellungen (Bereiche „Finanzen“, „E-Mail-Versand“, „DATEV“, „Kundenbereich“, „Ressourcen“), die Stammdaten → MwSt-Sätze und Stammdaten → Versandkonten.
- Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung) — pflegen die Firmendaten unter Unternehmen → Firmendaten.
- BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung), Beratung, Training & Betreuung und deine Kunden — keinen dieser Bereiche.
Mehr zu den Rollen: Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
Das Ändern der Einstellungen verschickt keine E-Mails. Die Texte, die du hier pflegst, gelten für jede Rechnungs-Mail, Zahlungserinnerung und Mahnung, die du danach auslöst. Nur die Verbindungsprüfung unter Stammdaten → Versandkonten schickt auf Wunsch eine Testnachricht an dich.
1. Das Rechnungslogo
Ohne Logo lässt sich keine Rechnung abschließen („Logo-Datei nicht gefunden. PDF-Erstellung nicht möglich.“).
- Öffne System → Einstellungen und dort den Bereich Ressourcen.
- Klicke bei „Logo für Rechnungen“ auf → Neue Datei hochladen.
- Wähle eine PNG-Datei. Das Logo erscheint im Rechnungskopf, höchstens 150 Pixel hoch und 600 Pixel breit.
2. Firmendaten: Absender, Fußzeile und Bankverbindung
Absender, Fußzeile und die Bankverbindung der Rechnung kommen aus deinem Firmenkontakt. Öffne Unternehmen → Firmendaten und prüfe:
- Firma, Vor- und Nachname, Anschrift, Telefon, E-Mail und Website — stehen in der Fußzeile jeder Rechnung.
- Im Abschnitt Bankverbindung: Kontoinhaber, Name der Bank, IBAN und BIC. Sie stehen in der Fußzeile und — mit der IBAN — als Zahlungsweg in der E-Rechnung. Ohne IBAN fehlt dieser Teil in der E-Rechnung.
3. Der Bereich „Finanzen“
Öffne System → Einstellungen und dort den Bereich Finanzen. Die Einstellungen im Einzelnen:
3.1 Steuerangaben
- Steuernummer — deine Steuernummer beim Finanzamt. Sie steht bei der Kleinunternehmerregelung in der Fußzeile und in der E-Rechnung.
- UmsatzsteuerID — beginnt mit dem Ländercode, zum Beispiel DE. Sie steht auf Rechnungen mit ausgewiesener MwSt. in der Fußzeile und in der E-Rechnung.
- Wirtschafts-Identifikationsnummer (nur für Deutschland) — nur, falls du keine UmsatzsteuerID hast.
- Handelsregister oder Firmenbucheintrag und Handelsgericht oder Handelsbehörde — nur für eingetragene Unternehmen. Sind beide ausgefüllt, stehen sie in der E-Rechnung.
3.2 Kleinunternehmerregelung
- Kleinunternehmerregelung — an: Die Rechnung weist keine MwSt. aus, darunter steht der Text aus Kleinunternehmenerhinweis, in der Fußzeile die Steuernummer.
- Der Schalter ändert die Steuersätze deiner Leistungen nicht. Stelle als Kleinunternehmer deine Leistungen (Stammdaten → Leistungen) und freien Positionen auf den MwSt.-Satz 0, sonst rechnet PetWorkers im Hintergrund weiter mit Steuer — etwa in der E-Rechnung und bei der enthaltenen USt. deiner Zahlungseingänge.
Achtung: Ändere die Kleinunternehmerregelung nicht mitten im Geschäftsjahr, ohne vorher mit deinem Steuerbüro zu sprechen. Die Einstellung gilt für jedes PDF, das ab dann erzeugt wird.
3.3 Zahlungsziel und Vorbelegungen der Rechnung
- Zahlungsziel — Tage bis zur Fälligkeit, zum Beispiel 10. Das Fälligkeitsdatum ist immer das Rechnungsdatum plus diese Tage. Ein Zahlungsziel je Kunde gibt es nicht; nur bei der Abo-Verlängerung wählst du ein eigenes Datum.
- Einleitungssatz — steht am Anfang jeder neuen Rechnung. Du kannst ihn im Entwurf je Rechnung ändern.
- Zahlungsbedingungen und Bemerkungen — steht unter den Positionen. Der Platzhalter
{invoice_target}wird durch das Fälligkeitsdatum ersetzt. - Vorbelegung Rechnungsbetreff — Betreff neuer und automatisch erstellter Rechnungen, ab Werk „Leistungsabrechnung“.
- Vorbelegung Leistungszeitraum — ab Werk
{date}, also das Datum, an dem die Rechnung angelegt wird. Du kannst hier auch einen festen Text eintragen.
Die Vorbelegungen gelten für Rechnungen, die du danach anlegst. Bestehende Entwürfe ändern sich nicht.
3.4 Währung
- Währung — das Währungszeichen, zum Beispiel €.
- ISO 4217 Code — EUR für Euro, CHF für Schweizer Franken. Danach richtet sich die Formatierung der Beträge und die Währung der E-Rechnung.
3.5 Texte der Rechnungs-Mails
- Rechnungsversand: Standardbetreff und Standardtext für Rechnungsversand — für den ersten Versand und den nochmaligen Versand.
- Zahlungserinnerung: Standardbetreff und Zahlungserinnerung: Standardtext.
- Mahnung: Standardbetreff und Mahnung: Standardtext.
In allen sechs Feldern kannst du diese Platzhalter verwenden:
| Platzhalter | wird ersetzt durch |
|---|---|
{rechnungsnummer} | die Rechnungsnummer, zum Beispiel R26090008 |
{datum} | das Rechnungsdatum |
{betrag} | den Rechnungsbetrag |
{offen} | den noch offenen Betrag |
{faellig} | das Zahlungsziel |
Als Rahmen dient die Vorlage „Systembenachrichtigung (Standard)“ unter Layout → Vorlagen. Beim Abschließen und Versenden kannst du Betreff und Text für die einzelne Rechnung noch anpassen.
3.6 E-Rechnung und QR-Code
- XML-e-Rechnung bei Rechnungsversand nicht anhängen — an: Die Mail enthält nur das PDF. Sinnvoll, wenn du nur an Privatkunden schreibst. Das XML kannst du in der Rechnungsliste trotzdem jederzeit herunterladen.
- QR-SWISS/QR-SEPA aktivieren, QR-IBAN für Konten aus der Schweiz und BESR-ID für Konten aus der Schweiz — für einen Bezahl-QR-Code. Derzeit druckt PetWorkers Classic keinen QR-Code auf die Rechnung, auch wenn der Schalter an ist.
3.7 Rechte der Mitarbeiter
- Erweiterte Benutzerrechte — an: Mitarbeiter mit der Rolle „Beratung, Training & Betreuung“ dürfen in der Kundenkartei über den Reiter Leistungen freie Positionen anlegen und bearbeiten. Rechnungen öffnen dürfen sie weiterhin nicht.
4. Absender der Rechnungs-Mails
- Stammdaten → Versandkonten: Im Kasten „Welches Konto wofür?“ wählst du bei Versandkonto: Rechnungen das Postfach, über das alle Rechnungs-Mails, Erinnerungen und Mahnungen hinausgehen, und klickst auf Zuordnung speichern. Ohne eigene Wahl geht alles über das Standardkonto.
- System → Einstellungen → E-Mail-Versand: „a) Absendername (Rechnungen)“ ist der Name, den dein Kunde als Absender sieht, zum Beispiel „Hundeschule Muster – Buchhaltung“.
5. Rechnungen im Kundenbereich
Unter System → Einstellungen → Kundenbereich:
- Tab: Rechnungen anzeigen — an: Deine Kunden sehen im Kundenbereich ihre abgeschlossenen Rechnungen mit Rechnungsdatum, Nummer, Betrag, Status und PDF-Download.
- Tab: Rechnungen - Rechnungen anzeigen ab... — ältere Rechnungen bleiben ausgeblendet.
- Tab: Rechnungen – Bezeichnung — ein eigener Name für den Menüpunkt, leer für „Rechnungen“.
- [Onlinebuchung digitale Stempelkarten (Multipässe)]: Automatische Rechnung — an: Kauft ein Kunde eine Stempelkarte online, bekommt er sofort eine abgeschlossene Rechnung per Mail.
Die Einstellungen zum SEPA-Lastschriftmandat im Kundenbereich stehen auf der Seite Zahlungen, Gutschriften & Finanzübersicht.
6. Nummernkreis
Den Nummernkreis stellst du nicht ein. PetWorkers vergibt die Nummer beim Abschließen fest nach dem Muster „R“, Jahr, Monat und laufende Nummer, zum Beispiel R26090008. Die laufende Nummer zählt über alle Monate und Jahre weiter. Stornobelege tragen die Nummer der Rechnung mit „-S“. Entwürfe haben noch keine Nummer.
7. Steuersätze, Buchungskonten und Länder
- Stammdaten → MwSt-Sätze — die Steuersätze, die du an Leistungen und freien Positionen wählen kannst.
- Stammdaten → Buchungskonten (DATEV) und der Bereich DATEV in den Einstellungen — für den Export ans Steuerbüro, siehe DATEV-Export.
- Stammdaten → Länder — jedes Land braucht ein Kürzel. Fehlt es beim Land eines Kunden, bricht der DATEV-Export mit einer Meldung ab.
8. Kurz geprüft vor der ersten Rechnung
- Logo für Rechnungen hochgeladen?
- Firmendaten mit Anschrift und IBAN vollständig?
- Steuernummer oder UmsatzsteuerID eingetragen, Kleinunternehmerregelung richtig gesetzt?
- Zahlungsziel, Einleitungssatz und Zahlungsbedingungen passend?
- Mail-Texte und Versandkonto für Rechnungen geprüft?
- Einen Entwurf anlegen und über PDF ansehen, bevor du abschließt — siehe Rechnungen erstellen, abschließen & versenden.