Warteliste: Kunden nachrücken lassen
Ist ein Gruppentermin, ein Kurs oder eine Veranstaltung voll, landen weitere Anmeldungen auf der Warteliste — wenn du sie eingeschaltet hast. Wird ein Platz frei, rückt jemand nach: von selbst oder mit einem Klick von dir. Diese Anleitung zeigt, wie du die Warteliste einschaltest, einzelne Kunden übernimmst, alle freien Plätze auf einmal auffüllst und Wartende nach dem Termin aufräumst.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren, BackOffice (Büro & Buchhaltung), BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) und Beratung, Training & Betreuung (Mitarbeiter) — schalten die Warteliste an Gruppe, Kurs oder Veranstaltung ein, übernehmen Wartende und füllen freie Plätze auf.
- Deine Kunden — landen beim Buchen automatisch auf der Warteliste, wenn der Termin voll ist, und sehen ihren Platz im Kundenbereich. Selbst nachrücken können sie nicht.
- Voraussetzung: „Hundeschulmodul aktivieren" (Gruppen und Kurse) bzw. „Veranstaltungsmodul aktivieren" (Veranstaltungen) ist unter System → Einstellungen, Gruppe „Module", eingeschaltet.
Mehr zu den Rollen: Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- „Ein Platz ist frei geworden" — an den Kunden, der nachrückt, nur bei „Mit Benachrichtigung übernehmen", bei „Automatisch nachrücken mit Benachrichtigung" und beim automatischen Nachrücken nach einem Storno mit Benachrichtigung. Nutzt die Vorlage „Systembenachrichtigung (Standard)".
- „[Warteliste][Nachgerückt] …" — an dich (Firmenadresse), in denselben Fällen, je nachgerücktem Kunden.
- Ohne Benachrichtigung — bei „Ohne Benachrichtigung übernehmen" und „Automatisch nachrücken ohne Benachrichtigung" geht keine Mail raus, weder an den Kunden noch an dich.
Kundenmails gehen nur an Kunden, bei denen im Kontakt „Benachrichtigungen sind aktiv" angehakt ist. Die Anmeldebestätigung beim Buchen nennt dem Kunden seinen Wartelistenplatz; sie wird nicht neu verschickt, wenn er nachrückt.
Einmalig: Warteliste einschalten
- Öffne die Gruppe (Hundeschule → Gruppen), den Kurs (Hundeschule → Kurse) oder die Veranstaltung (Veranstaltungen → Einzelveranstaltungen) mit dem Stift.
- Scrolle zum Abschnitt „Warteschlange".
- Hake „Warteschlange für Anmeldungen aktivieren" an. Ist die „Maximale Anzahl Teilnehmer" erreicht, landet jede weitere Anmeldung auf der Warteliste — online wie im Backend.
- Optional: Hake „Frei gewordene Plätze automatisch aus der Warteschlange auffüllen" an. Dann rückt bei jedem Storno der Nächste in der Reihenfolge der Warteliste nach.
- Klicke auf „Speichern".
Achtung: Bei Gruppen gibt es die Warteliste nur für offene Gruppen. In einer geschlossenen Gruppe ist nach Erreichen der Höchstzahl keine Buchung mehr möglich, bis ein Platz frei wird.
Das sieht der Kunde beim Buchen: „Buchung erfolgt auf Warteliste. Ihre Position lautet …" (Gruppen) bzw. „Buchung erfolgt auf Warteliste. Position: …" (Veranstaltungen). Ohne Warteliste ist der volle Termin ausgebucht; wer ihn trotzdem bucht, liest „Maximale Teilnehmerzahl erreicht." bzw. „Die maximale Teilnehmerzahl ist erreicht."
Wo du die Warteliste findest
- Gruppe: je Termin. Klicke unter Hundeschule → Gruppen auf das Datum des Termins; unten steht der Kasten „Warteliste: …" mit der Zahl der Wartenden.
- Kurs: im Kursformular im Abschnitt „Warteliste".
- Veranstaltung: im Veranstaltungsformular im Abschnitt „Warteliste" oder in der Übersicht über „Teilnehmer & Termine".
Die Liste zeigt die Wartenden in ihrer Reihenfolge. In der Übersicht der Gruppen steht zusätzlich „… auf Warteliste" beim Termin.
Einen einzelnen Kunden übernehmen
- Öffne die Warteliste wie oben.
- Klicke in der Zeile des Kunden auf das orange Pfeil-Symbol „Von Warteliste nehmen".
- Es öffnet sich die Seite „Von Warteliste übernehmen" mit dem Hinweis „Die Anmeldung erhält einen aktiven Platz, sofern noch Platz frei ist." und „Die finanzielle Belastung der Buchung bleibt unverändert."
- Wähle:
- „Mit Benachrichtigung übernehmen" — der Kunde bekommt „Ein Platz ist frei geworden", du eine Meldung.
- „Ohne Benachrichtigung übernehmen" — still, ohne jede Mail.
- „Vorgang abbrechen" — nichts passiert.
Du kannst jeden Wartenden übernehmen, nicht nur den ersten. Die übrigen rücken in der Reihenfolge auf.
So prüfst du, ob es geklappt hat: Oben steht „1 Anmeldung(en) nachgerückt." (bei stiller Übernahme mit dem Zusatz „Ohne Benachrichtigung."). Der Kunde steht jetzt bei den aktiven Anmeldungen bzw. Teilnehmern.
Steht dort „Niemand nachgerückt. Bitte prüfe freie Plätze, Termin und Buchungsregeln.", ist kein Platz frei. Erhöhe erst die „Maximale Anzahl Teilnehmer" oder trag einen anderen Teilnehmer aus.
Alle freien Plätze auf einmal auffüllen
Das brauchst du vor allem, nachdem du die Teilnehmergrenze erhöht hast, oder wenn das automatische Nachrücken aus war.
- Öffne die Warteliste wie oben. Über der Liste stehen zwei Knöpfe.
- Klicke auf „Automatisch nachrücken mit Benachrichtigung" oder „Automatisch nachrücken ohne Benachrichtigung".
- Die Bestätigungsseite sagt „Alle freien Plätze werden in Wartelistenreihenfolge aufgefüllt." Deine Wahl steht vorne; klicke auf „Mit Benachrichtigung übernehmen" bzw. „Ohne Benachrichtigung übernehmen" — oder auf „Vorgang abbrechen".
PetWorkers füllt so viele Plätze auf, wie frei sind, streng in der Reihenfolge der Warteliste. Oben steht, wie viele Anmeldungen nachgerückt sind.
Automatisches Nachrücken beim Storno
Ist „Frei gewordene Plätze automatisch aus der Warteschlange auffüllen" an, rückt bei jedem Storno der Nächste nach:
- Der Kunde storniert im Kundenbereich: Der Nachrücker wird benachrichtigt.
- Du trägst im Backend aus (graues Kreuz „Austragen"): Setzt du dabei „Diesen Kunden benachrichtigen.", wird auch der Nachrücker benachrichtigt; ohne den Haken rückt er still nach.
- Du sagst einen ganzen Gruppentermin ab: Dann rückt niemand nach — alle Anmeldungen einschließlich der Warteliste werden storniert.
Ist der Haken aus, rückt niemand von selbst nach. Neue Anmeldungen landen dann weiter hinten auf der Warteliste, solange dort noch jemand wartet — auch wenn ein Platz frei ist. So bleibt die Reihenfolge fair; übernimm die Wartenden selbst.
Wann Nachrücken nicht mehr geht
- Hat der Gruppentermin bzw. der erste Termin des Kurses oder der Veranstaltung schon begonnen, verschwinden die beiden Knöpfe. Eine Übernahme endet mit „Der Termin hat bereits begonnen oder besitzt keinen Termin. Nachrücken ist nicht möglich."
- Schaltest du die Warteliste aus, während noch jemand wartet, nimmt PetWorkers keine neue Anmeldung mehr an: „Die Warteliste ist deaktiviert. Bitte vorhandene Wartende zuerst bearbeiten." Übernimm oder trag die Wartenden zuerst aus.
Wartende nach dem Termin aufräumen
Auch ein Platz auf der Warteliste ist schon bezahlt: Abo-Einheit, Stempelkarten-Einheit oder Rechnungsposition sind belegt. Wartelistenplätze werden nicht automatisch entfernt oder erstattet.
- Ist nach dem Ende des letzten Termins noch jemand auf einer Warteliste, zeigt die Glocke oben eine rote Zahl. Der Hinweis lautet „Es warten noch Teilnehmer auf Plätze für vergangene Termine."
- Klicke auf die Glocke. Im Systemstatus steht der Kasten „Wartelisten für vergangene Termine" mit einem Link je Termin und der Zahl der Wartenden.
- Öffne den Link und trag jeden Wartenden über das graue Kreuz „Austragen" aus. Dabei wird die Bezahlung zurückgebucht: Abo- und Karten-Einheiten werden frei, eine noch nicht abgerechnete Position wird gelöscht, für eine schon abgerechnete entsteht eine Gutschrift.
So prüfst du, ob es geklappt hat: Die rote Zahl an der Glocke verschwindet, und der Kasten im Systemstatus ist weg.
Tipp: Umgekehrt geht es auch: Mit dem Symbol „Auf Warteliste setzen" in der Zeile einer aktiven Anmeldung gibst du ihren Platz frei; die Buchung bleibt bestehen und steht hinten auf der Warteliste. Das geht nur bei eingeschalteter Warteliste und vor Beginn des Termins.
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