Pension: Buchung, Belegung, Check-in

Einleitung
In diesem Video legst du eine Pensionsbuchung an, prüfst die Belegung und checkst das Tier bei der Ankunft ein. Unser Beispiel: Hündin Lotte von Mia Beispiel wohnt vom 12. bis 15. November bei dir. Eine Buchung gilt hier immer für genau ein Tier.

Die Buchung anlegen
Öffne links im Menü „Pension“ und klicke auf „Buchungen“. Klicke rechts auf „Buchung hinzufügen“. Bei „Tier“ suchst du Lotte heraus. Hinter dem Namen steht die Halterin, so verwechselst du keine Tiere mit gleichem Namen. Trage Bringtag und Abholtag ein, hier den 12. und 15. November. Die geplanten Uhrzeiten sind freiwillig: Lotte kommt um 9 und geht um 17 Uhr. Bei „Unterbringung“ wählst du den Pensionsplatz. Die Liste zeigt nur Plätze, die in diesem Zeitraum für einen Hund frei sind. Wir nehmen Platz 02. Oben im Kasten „Belegung“ siehst du einen Monatskalender. Grün heißt: Es ist noch etwas frei. Mit „Nächster“ blätterst du weiter. In die Bemerkungen gehört alles fürs Team, zum Beispiel: Lotte bringt ihre eigene Decke mit. Das steht später auch beim Check-in. Mit diesem Haken bekommt Mia beim Speichern eine Buchungsbestätigung per E-Mail. In unserem Beispiel lassen wir ihn weg. Unter „Leistungen & Kosten“ wählst du den Preis für die Tage dazwischen, hier „Betreuungstag Pension“. Für Bringtag und Abholtag kannst du eigene Leistungen wählen. Lässt du Bringtag oder Abholtag leer, rechnet PetWorkers diese Tage mit der Leistung für die restlichen Tage ab. Hat Mia schon bar etwas angezahlt, trägst du hier Leistung und Betrag der Anzahlung ein. Er wird dann von der Rechnung abgezogen. Im Reiter „Besondere Bedürfnisse“ wählst du bei Bedarf Leistungen für Spezialfutter, Medikamente und Gassirunden. Klicke auf „Speichern & zurück“. Oben steht: „3 Pflichtleistungen automatisch ergänzt. Daten erfolgreich gespeichert.“ Pflichtleistungen, wie die Endreinigung, legt PetWorkers selbst dazu. Du findest sie in der Buchung im Reiter „Weitere Leistungen“. Dort fügst du mit „Leistung hinzufügen“ auch Extras hinzu. In der Liste steht jetzt Lottes Buchung: Anreise, Abreise, vier Tage Aufenthalt und noch nicht in Rechnung gestellt.

Die Belegung prüfen
Unter „Pension“ und „Belegung“ siehst du je Platz und Tag, wer da ist. Lotte steht auf Platz 02. „Belegung plus“ zeigt mehrere Wochen auf einen Blick. So findest du schnell freie Plätze für neue Anfragen. Die „Tagesübersicht“ zeigt für einen Tag alle Ankünfte und Abreisen mit Platz, Leistungen und Bemerkungen. Sie lässt sich als PDF drucken.

Check-in bei der Ankunft
Am 12. November bringt Mia ihre Lotte. Klicke in der Buchungsliste bei Lotte auf „Check-In“. Die drei Felder halten die Übergabe fest. Die Vorgaben in spitzen Klammern ersetzt PetWorkers beim Speichern durch Halterin, Standardtext und bekannte Erkrankungen. Fällt dir etwas auf, zum Beispiel eine kleine Wunde, schreibst du es einfach hinein. Hier kannst du ein Foto vom Tier bei der Ankunft hochladen. Das ist freiwillig, hilft aber bei späteren Fragen. Klicke auf „Einchecken“. Mit dem Knopf darüber checkst du ein und öffnest gleich die Rechnung für den Aufenthalt. Unter der Anreise stehen jetzt Uhrzeit und wer eingecheckt hat. Bei der Abreise erscheint der Knopf „Check-Out“.

Tipps
Stimmt die Uhrzeit nicht, klicke bei der Buchung auf „Check-in bearbeiten“. Dort änderst du Datum und Uhrzeit, hier auf den 12. November um 09:05 Uhr, und klickst auf „Speichern“. Hast du das falsche Tier eingecheckt, nimmst du den Check-in auf derselben Seite mit „Check-in zurücknehmen“ zurück. Bei der Abholung klickst du auf „Check-Out“. Das läuft genauso wie der Check-in.

So sieht es dein Kunde
So fragt Mia selbst an: Auf deiner Website wählt sie im Kalender Anreise und Abreise. Grün sind Tage mit freien Plätzen, grau ist geschlossen. Darunter wählt sie, wann sie bringt und holt, und klickt auf „Zeitraum übernehmen“. Dann kreuzt sie ihre Tiere an. Angemeldete Kunden sehen hier ihre eigenen Tiere. PetWorkers zeigt den voraussichtlichen Preis. Mia wählt die Zahlungsart und schickt die Anfrage ab. Die Anfrage landet bei dir unter „Pension“ und „Anfragen“. Mit „Einbuchen“ wird daraus eine Buchung, die du in derselben Maske prüfst. Im Kundenbereich unter „Pension“ sieht Mia ihren Aufenthalt mit Check-in-Zeit und darunter ihre Anfrage. Bei der Buchung kann sie eine Stornierung anfragen.

Zusammenfassung
Kurz gesagt: Buchung je Tier anlegen, Platz aus den freien Plätzen wählen, beim Bringen einchecken. Die Belegung zeigt dir jederzeit, wer wo ist. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du die Bring- und Holzeiten deiner Pension einrichtest.