Onlinebuchung der Tagesbetreuung bereitstellen

Mit dieser Anleitung schaltest du die Online-Buchung der Tagesbetreuung für deine Kunden frei: Kunden stellen Reservierungsanfragen — ausgewählte Stammkunden reservieren auf Wunsch sogar direkt und verbindlich. Über jede Kundenaktion informiert das System per E-Mail. Der gesamte Vorgang dauert nur wenige Minuten.

Schritt für Schritt

1. Modul aktivieren: Einstellungen → Gruppe „Module" → Tagesbetreuung aktivieren. Erst damit erscheinen Menüpunkte und Portalseiten.
2. Leistung anlegen: Stammdaten → Leistungen → Tagesbetreuung — mindestens eine Betreuungs-Leistung mit Preis. Im Wochenplan der Leistung je Wochentag festlegen: „Reservierungen und Reservierungsanfragen über Kundenportal für diesen Wochentag möglich", dazu Betreuungs-, Check-in- und Check-out-Zeiten (die der Kunde angezeigt bekommt) — und optional, ob die Tage bei Anlage/Verlängerung eines Abos automatisch reserviert werden. Praktisch: Im Kästchen „Zeiten für alle Wochentage" trägst du die Zeiten einmal ein und überträgst sie mit „Für alle übernehmen" auf alle Wochentage. Sollen die Zeitfenster verbindlich sein, setzt du zusätzlich das Häkchen „Check-In und Check-Out Zeiten fixieren" — die Buchungsseite zeigt dann den zentral unter Einstellungen → Tagesbetreuung gepflegten Hinweistext an und bietet als Bring-/Abholzeit nur Zeiten innerhalb der Check-in-/Check-out-Fenster an.
3. Stempelkarte anlegen (optional): ebenfalls unter Leistungen → Tagesbetreuung; Zuweisung wie gewohnt über die Kundenkartei („Multipass hinzufügen") — siehe Arbeiten mit Stempelkarten und der Tagesbetreuung.
4. Abo anlegen (optional): Stammdaten → Abos, Kategorie Tagesbetreuung; Zuweisung über die Kundenkartei („Abo hinzufügen", auf Wunsch anteiliger erster Monat + automatische Reservierungen; Folgemonate über die Abo-Verwaltung) — siehe Arbeiten mit Abos und der Tagesbetreuung. Kombinationen aus Leistungen, Karten und Abos sind unbegrenzt — für jeden Kundenkreis ein passendes Angebot.
5. Kundengruppe für Direktreservierungen (optional): Stammdaten → Kundengruppen → Gruppe mit Häkchen „Direktreservierung" anlegen und den gewünschten (Stamm-)Kunden im Kundendatensatz zuweisen. Diese Kunden reservieren sofort verbindlich — alle anderen stellen eine Anfrage, die du bestätigst. Vorsicht bei der Vergabe: Direktreservierer belegen Plätze ohne deine Vorprüfung.
6. Portalseiten aktivieren: Layout → Seitenverwaltung → Seite „Tagesbetreuung" aktivieren, optional zusätzlich „Onlinereservierung" (erscheint als Unterpunkt im Portal-Hauptmenü).
7. Festlegen, wer was buchen kann: Da sich Preise und Leistungen unterscheiden (z. B. Welpenpflege, Fütterung, Medikamente), steuern Kontaktgruppen das Angebot: je Leistungsart eine Kontaktgruppe anlegen (Stammdaten → Kontaktgruppen) und dort die Betreuungsleistung, den Betreuungsbereich, die Vorlaufzeit und die Online-Storno-Frist (Stunden vor dem Betreuungstag) festlegen. Anschließend die Kunden in die passende(n) Gruppe(n) aufnehmen. Beliebig viele Gruppen und Mehrfach-Mitgliedschaften sind möglich — so bekommen Kunden auch mehrere Leistungen zur Auswahl. Ohne Kontaktgruppe mit Leistung + Bereich sieht der Kunde keine Buchungsmöglichkeit.

Was der Kunde dann erlebt

• Voraussetzung: angemeldet, „Für Buchungen freigeschaltet" und mindestens ein registriertes Tier.
• Wochenkalender mit Checkbox je Tag und Hund, Anzeige der Betreuungs-/Bring-/Abholzeiten; zwei Pflicht-Häkchen (Kosten/Buchungsbedingungen, Datenschutz), Button „Kostenpflichtig & verbindlich buchen".
• Anfragen erscheinen orange („Wir bearbeiten derzeit Ihre Reservierungsanfrage."), bestätigte Reservierungen grün; Storno-Link bis zur Frist der Kontaktgruppe (offene Anfragen sind immer stornierbar).
• Abgerechnet wird automatisch: Abo → eigene Karte → ggf. Gruppen-Karte → Rechnung.

Feinschliff (Einstellungen, Gruppe „Tagesbetreuung")

• Vorausbuchungen (in Tagen) — wie weit im Voraus gebucht werden darf (Standard 90).
• Maximale Tiere Tagesbetreuung und … + Pension — Tageslimits; bei Erreichen sieht der Kunde „Es sind keine freien Plätze mehr verfügbar."
• Bring- und Abholzeiten für Kundenbuchungen anzeigen — blendet je Buchung Eingabefelder für individuelle Zeiten ein; bei fixierten Zeiten (siehe Schritt 2) sind dort nur Zeiten innerhalb der Check-in-/Check-out-Fenster wählbar.

Vertiefung: Tagesbetreuung & Pension · Das Kundenportal aus Kundensicht

▶ Video-Anleitung: Tutorial 6: Kontaktgruppen, Kundengruppen & Seiten  ·  S202: Tagesbetreuungs-Einstellungen — ab Min. 43:14