Onlinebuchung der Tagesbetreuung bereitstellen

Mit dieser Anleitung schaltest du die Online-Buchung der Tagesbetreuung frei: Kunden stellen Reservierungsanfragen, die du bestätigst — ausgewählte Stammkunden reservieren auf Wunsch direkt. Abgerechnet wird automatisch über Abo, Stempelkarte oder Rechnung.

Schritt für Schritt

1. Modul einschalten: System → Einstellungen, Bereich „Module" → „Tagesbetreuung aktivieren".
2. Betreuungsleistung anlegen: Leistungen → Tagesbetreuung → „Leistung Tagesbetreuung" mit Preis. Im Kasten „Tagesbetreuung" je Wochentag:
   • „Reservierungen und Reservierungsanfragen über Kundenportal für diesen Wochentag möglich" — nur angehakte Tage sind online buchbar,
   • Betreuungszeit, Check-In und Check-Out (von/bis),
   • optional „Reservierung für diesen Tag beim Zuweisen und Erneuern von Abonnements anlegen".
   Tipp: Im Kasten „Zeiten für alle Wochentage" trägst du die Zeiten einmal ein und überträgst sie mit „Für alle übernehmen". Soll der Kunde nur Bring- und Abholzeiten innerhalb der Fenster wählen dürfen, hake „Check-In und Check-Out Zeiten fixieren …" an.
3. Stempelkarte (optional): siehe Stempelkarten und Tagesbetreuung.
4. Abo (optional): siehe Abos und Tagesbetreuung.
5. Kontaktgruppe einrichten (Pflicht): Basisdaten → Kontaktgruppen → Gruppe öffnen oder anlegen → Kasten „Tagesbetreuung": Leistung und Betreuungsbereich wählen (beides ist für die Online-Buchung erforderlich), „Online-Stornierung vor Reservierungsdatum möglich (in Stunden):" und „Vorlaufzeit für Buchungen (in Stunden):" (je Vorgabe 48). Optional begrenzt „Anfragen/Reservierungen für diese Freigabe begrenzen auf (je Tag):" die Buchungen dieser Gruppe je Tag; gezählt wird alles der Leistung am Tag; leer = keine Grenze, 0 = für diese Gruppe nicht online buchbar. Nimm die Kunden in die Gruppe auf. Mehrere Gruppen je Kunde sind möglich — dann hat er mehrere Leistungen zur Auswahl. Die Auswahl „Betreuungsbereich" zeigt die Bereiche, die du unter Stammdaten → Betreuungsgruppen angelegt hast; bei „Leistung" stehen nur Betreuungsleistungen, keine Stempelkarten.
6. Direkt reservieren lassen (optional): Stammdaten → Kundengruppen → Kasten „Einstellungen für Tagesbetreuung" → „Kunden dieser Gruppe können über das Portal direkte Reservierungen für die Tagesbetreuung erstellen, statt zuvor Anfragen stellen zu müssen." Kunden dieser Kundengruppe reservieren sofort verbindlich; alle anderen stellen eine Anfrage.
7. Auf der Website erreichbar machen: Layout → Seitenverwaltung → Seite „Onlinereservierung" → „Seite ist aktiv". Über diese Seite führt das Menü deiner Website zur Buchung. Den Reiter im Kundenbereich schaltest du unter System → Einstellungen → Kundenbereich mit „Tab: Tagesbetreuung anzeigen".
   • Entscheidend ist das Feld „Seitenmodul (was unter den Seitentexten erscheint)" mit der Auswahl „Tagesbetreuung (Onlinereservierung)". Die Buchung steht dann unter den Texten dieser Seite — so kannst du sie auch an eine andere Stelle deines Menüs hängen. Alte Links auf die Buchung führen zur ersten aktiven Seite mit diesem Modul.
   • Titel, Titelbild und Texte über der Buchung kommen aus dieser Seite; im Kundenportal bearbeitest du sie über den Stift. Die Überschriften der beiden Buchungsschritte („Bitte wählen Sie die gewünschte Leistung", „Bitte wählen Sie die gewünschten Tage und Hunde"), der Satz „Alle Angaben zur Buchung vorbehaltlich Zwischenbuchungen." und der Text am Datenschutz-Häkchen haben jeweils einen eigenen Stift. Die Kalenderfarben änderst du unter Layout → Kalender und Nach-oben-Knopf.

Hast du an der Leistung „Check-In und Check-Out Zeiten fixieren …" angehakt, verlangt die Buchung eine Bring- und eine Abholzeit. Die Eingabefelder dafür zeigt die Onlinebuchung bei solchen Leistungen immer an, auch wenn unter System → Einstellungen, Bereich „Tagesbetreuung", „Bring- und Abholzeiten für Kundenbuchungen anzeigen" aus ist. Lässt der Kunde eine Zeit leer, wird der Tag mit „… wurde nicht reserviert: Bitte eine Bringzeit zwischen … und … Uhr angeben." abgewiesen.

Was der Kunde erlebt

• Er muss angemeldet und „Für Buchungen freigeschaltet" sein. Sonst sieht er den Hinweis aus „Text für: Anmeldung erforderlich" (System → Einstellungen → Kundenportal). Ab Werk lautet er „Um eine Buchung durchzuführen, müssen Sie angemeldet und für Buchungen freigeschaltet sein." Lässt du das Feld leer, gilt dieser Standardtext.
• Zuerst wählt er eine Leistung; ist für ihn nur eine freigegeben, entfällt dieser Schritt. Jede steht als Karte mit Name, Beschreibung, „Preis/Betreuungseinheit", den Zeiten je Wochentag und dem Fahrdienst („Fahrdienst", „Fahrdienst an bestimmten Tagen" oder „Kein Fahrdienst").
• Danach steht die gewählte Leistung oben als Kasten; Details klappt Beschreibung und Zeiten auf, Andere Leistung wählen führt zurück.
• Er sieht einen Monatskalender mit seinen Hunden zum Anhaken an jedem buchbaren Tag, dazu Feiertage und Ferien; beim Blättern bleibt die Auswahl erhalten und steht gesammelt in einer eigenen Box darunter — auch beim Wechsel zur Leistungswahl, dort mit dem Knopf zum Buchen. Eine eingegebene Zeit wird für weitere angehakte Tage übernommen. Mit Liste wechselt er zur Tagesliste nach Kalenderwochen, mit Kalender zurück. Gebucht werden kann ab der Vorlaufzeit und so weit im Voraus wie unter „Vorausbuchungen (in Tagen)" eingestellt. Gehört er mehreren passenden Kontaktgruppen an, gilt die kürzeste Vorlaufzeit. In der Liste ist der laufende Monat aufgeklappt; spätere Monate öffnet er mit einem Klick auf den Monatsnamen.
• Bietet die Leistung an dem Tag Fahrdienst an, ist „Fahrdienst: Abholung zu Hause" bzw. „Fahrdienst: Heimbringen" je Hund vorab angehakt. Details: Fahrdienst.
• Angezeigt werden nur Wochentage, die an der Leistung für das Kundenportal freigeschaltet sind. Tage in einer Sperrzeit für den ganzen Betrieb (Terminverwaltung → Sperrzeiten ohne Mitarbeiter) fehlen ganz.
• Bei jedem Tag stehen Betreuungszeit, Check-in und Check-out der Leistung.
• Er bestätigt die Kosten und die Trainings- und Buchungsbedingungen sowie die Datenschutzerklärung und klickt auf „Kostenpflichtig & verbindlich buchen". Den Text zu Kosten und Buchungsbedingungen änderst du unter System → Einstellungen → Tagesbetreuung bei „Zustimmungserklärung für Buchungen – Tagesbetreuung", die Beschriftung des Knopfs bei „Buchungsknopf – Tagesbetreuung".
• Danach sieht er eine Liste seiner Tage: „(Anfrage)" bei einer Anfrage, sonst die Zahlweise. Ein Tag, der schon reserviert ist, erscheint als „Die Reservierung für … am … existiert bereits."
• Wählt er an einem Tag mehr Hunde, als noch Plätze frei sind, wird die ganze Auswahl abgewiesen: „Ihre Auswahl wurde nicht gespeichert. Für den … sind nicht genügend Plätze für alle ausgewählten Hunde frei. Bitte wählen Sie weniger Hunde oder einen anderen Tag." Es entsteht keine halbe Buchung.
• Offene Anfragen stehen orange („Wir bearbeiten derzeit Ihre Reservierungsanfrage."), bestätigte grün („Ist bestätigt reserviert."). Anfragen kann er jederzeit stornieren, Reservierungen bis zur Frist der Kontaktgruppe.
• Abgerechnet wird automatisch: Abo → eigene Karte → ggf. Gruppen-Karte → Rechnung. Bei einer Anfrage passiert das erst, wenn du sie bestätigst.

Anfragen bestätigen

1. Öffne Tagesbetreuung → Anfragen. Im Kasten „Reservierungsanfragen" stehen alle offenen Anfragen mit Anfragedatum, Reservierungsdatum, Tier, Leistung und Halter. Darunter folgen die Kästen für Abo-Kündigungen und Abo-Anfragen; die rote Zahl im Menü zählt nur diese Abo-Vorgänge, nicht die Reservierungsanfragen.
2. Klicke in der Zeile auf das Häkchen „Reservierung bestätigen".
3. Wähle unter „Speichern als", ob der Kunde benachrichtigt wird („Reservierung - ohne Benachrichtigung", „Reservierung - mit einfacher Benachrichtigung" oder „Reservierung - mit erweiterter Benachrichtigung"), und die Betreuungsgruppe. Optional trägst du Bemerkungen ein. „Speichern".

So prüfst du, ob es geklappt hat: Nach dem Speichern steht oben je Tag „gebucht (…)" mit der Zahlweise — oder „nicht gebucht!". Der Tag steht unter Tagesbetreuung → Belegung, und der Kunde sieht ihn grün.

Anfrage ablehnen

1. Klicke in der Zeile auf das Kreuz „Anfrage ablehnen".
2. Die Rückfrage lautet „Reservierungsanfrage #… löschen? Der Kunde wird nicht benachrichtigt." Klicke auf „Löschen".

Die Anfrage wird gelöscht („Reservierungsanfrage für Tagesbetreuung #… gelöscht."). Der Kunde bekommt keine Mail — sag ihm selbst Bescheid.

Feinschliff (System → Einstellungen, Bereich „Tagesbetreuung")

• Vorausbuchungen (in Tagen) — wie weit im Voraus gebucht werden darf. Gezählt wird ab dem Ende der Vorlaufzeit.
• Maximale Tiere Tagesbetreuung und Maximale Tiere Tagesbetreuung + Pension — Tageslimits; ist ein Tag voll, sieht der Kunde „Es sind keine freien Plätze mehr verfügbar."
• Bring- und Abholzeiten für Kundenbuchungen anzeigen — Eingabefelder „Bringzeit" und „Abholung" je Buchung. Bei Leistungen mit fixierten Zeiten erscheinen die Felder auch ohne diesen Schalter.
• Hinweis zu festen Check-In-/Check-Out-Zeiten — der Text bei fixierten Zeiten.
• Buchungskalender: Feiertage und Ferien anzeigen — Feiertage und Ferien aus Stammdaten → Schulferien im Kalender.
• Fahrdienst: Plätze je Tag und Fahrt — siehe Fahrdienst.

Bei fixierten Zeiten bietet die Zeitauswahl nur Zeiten im Check-in- bzw. Check-out-Fenster des Wochentags an, im 15-Minuten-Raster. Liegt eine Zeit außerhalb, wird dieser Tag nicht angelegt, und der Kunde liest zum Beispiel „… am … wurde nicht reserviert: Die Bringzeit muss zwischen … und … Uhr liegen."

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