Das Abrechnungssystem: „Leistungsverwaltung“
PetWorkers Classic · Prüfe zuerst, ob du diese Produktlinie verwendest. Menüwege und Bilder können sich zwischen Classic und Wave unterscheiden.
So kommt eine Leistung in PetWorkers auf die Rechnung. Wir sammeln eine Einzelstunde beim Kontakt, übernehmen sie auf die Rechnung, zeigen den häufigsten Fehler (doppelt berechnet) samt Lösung und die Leistungsverwaltung mit allen offenen Positionen.
Kapitel im Video
Ein Klick auf eine Zeitmarke startet das Video an dieser Stelle.
Das Abrechnungssystem: „Leistungsverwaltung“
Mit dem Klick auf das Video werden Daten an YouTube/Google übertragen. Details in der Datenschutzerklärung.
Transkript anzeigen
Einleitung
In diesem Video geht es um das Wichtigste beim Abrechnen mit PetWorkers: Wie eine Leistung auf die Rechnung kommt. Wir berechnen Fenja Beispiel eine Einzelstunde. Danach zeige ich dir den häufigsten Fehler und die Lösung.
So funktioniert das Abrechnungssystem
Jeder Kontakt hat den Reiter „Leistungen“. Dort sammelt PetWorkers alles, was du dem Kunden berechnen willst. Buchungen wie Gruppenstunden, Kurse oder Einzeltermine landen von selbst hier. Alles andere trägst du von Hand ein. Ist die Spalte „Rechnung“ leer, ist die Leistung offen. Die Rechnung holt sich genau diese offenen Leistungen ab. Also: erst zum Kontakt, dann auf die Rechnung.
Eine Leistung beim Kontakt hinterlegen
Öffne links „Basisdaten“ und dann „Kontakte“. Such dir den Kunden heraus, hier Fenja Beispiel. In der Kartei klickst du unten auf den Reiter „Leistungen“. Klicke rechts auf „Leistung hinzufügen“. Oben steht die „Freie Position“, darunter der „Leistungskatalog“ mit all deinen Leistungen. Im Katalog suchst du die passende Leistung. Bei uns ist es die „Einzelstunde“ für 50 Euro. Setze links den Haken. Bei der Anzahl bleibt die 1 stehen, denn Fenja hatte eine Stunde. Gibt es die Leistung nicht im Katalog, nimm die freie Position und trag alles selbst ein. Zum Schluss klickst du auf das Speichern-Symbol unter der Liste. Fertig. Die Einzelstunde steht jetzt offen bei Fenja.
Die Rechnung erstellen
Jetzt kommt die Rechnung. Wechsle in den Reiter „Rechnungen“ und klicke auf „Rechnung erstellen“. Fenja ist schon eingetragen. Betreff, Leistungszeitraum und Datum füllt PetWorkers vor. Bestätige den Kontakt oben mit „Speichern“. Jetzt ist die Rechnung ein Entwurf. Unter den Positionen siehst du diese Zeile mit drei Knöpfen. Der rechte Knopf mit den zwei Haken heißt „Alle nicht berechnete Leistungen hinzufügen“. Er holt alle offenen Leistungen von Fenja auf einmal. Achtung, dabei sind auch Leistungen mit einem Datum in der Zukunft. Willst du nur einzelne übernehmen, nimm die Lupe daneben. Dort hakst du unter „Nicht berechnete Positionen“ nur an, was auf diese Rechnung soll, und speicherst. In unserem Beispiel nehmen wir die zwei Haken. Die Einzelstunde steht jetzt auf der Rechnung. Passt alles, klickst du oben auf „Bearbeitung abschließen“. Mit dem Haken „als PDF versenden“ bekommt Fenja die Rechnung per E-Mail. Für unser Beispiel lassen wir ihn weg. Klicke unten auf „Rechnung abschließen“. Danach lässt sich die Rechnung nicht mehr ändern, nur noch stornieren. So siehst du, dass es geklappt hat: Beim Kontakt steht in der Spalte „Rechnung“ jetzt die Rechnungsnummer. Steht beim Abschließen „Rechnung bleibt Entwurf: Pflichtangaben fehlen.“, fehlt zum Beispiel deine Steuernummer. Der Link führt dich direkt hin. Danach schließt du ab.
Der häufigste Fehler: doppelt berechnet
Jetzt der Fehler, den du nie machen solltest. Fenja hatte eine zweite Einzelstunde. Sie steht schon offen beim Kontakt. Auf der neuen Rechnung wählt man die Einzelstunde links im Katalog aus … … und klickt auf das Plus „Gewählte Leistung hinzufügen“. Die Rechnung sieht richtig aus. Aber diese Position ist neu und hat mit der offenen Leistung beim Kontakt nichts zu tun. Schau in die Leistungen von Fenja: Eine Einzelstunde steht auf dem Entwurf, die andere ist weiter offen. Die offene Stunde landet bei der nächsten Rechnung wieder drauf. Dann zahlt Fenja doppelt. Darum gilt: Was beim Kontakt steht, nie zusätzlich von Hand auf die Rechnung setzen. Von Hand nur, was es beim Kontakt nicht gibt. Passiert es doch, löschst du die überzählige offene Leistung beim Kontakt. Klicke in ihrer Zeile rechts auf das Kreuz. PetWorkers fragt nach. Klicke auf „Löschen“. Das geht nur, solange die Leistung offen ist. Jetzt steht jede Einzelstunde auf genau einer Rechnung. Nichts ist doppelt, nichts bleibt offen.
Offene Leistungen im Blick
Alle offenen Leistungen aller Kunden findest du unter „Finanzen“ und „Leistungsverwaltung“. Oben filterst du nach Zeitraum, Leistungstyp, Leistungsart und Kontakt. Wähle beim „Status“ „Unberechnet“ und klicke auf „Auswahl anzeigen“. Dann siehst du alles, was noch auf keiner Rechnung steht. Hakst du Leistungen an, erstellt der „Assistent für automatische Rechnungen“ Rechnungen für viele Kunden auf einmal. Dazu gibt es ein eigenes Video.
So sieht es deine Kundin
Und so sieht es Fenja. In ihrem Kundenbereich stehen unter „Rechnungen“ ihre beiden Rechnungen. Mit einem Klick öffnet sie die Rechnung als PDF. Entwürfe sieht sie nie, nur abgeschlossene Rechnungen.
Zusammenfassung
Jede Leistung gehört zuerst zum Kontakt. Die Rechnung übernimmt sie von dort, am einfachsten mit den zwei Haken. Setz nie dieselbe Leistung zusätzlich von Hand auf die Rechnung. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du eine Leistung anlegst.