Veranstaltungen anlegen: Einzel, Serie, Block

Einleitung
Willkommen zur Reihe über Veranstaltungen in PetWorkers Wave. In diesem ersten Teil legst du Veranstaltungen an: als Einzel-, Serien- und Blockveranstaltung, mit allen Feldern und Terminen. Die Tarife bekommen ein eigenes Video, Teil zwei. In Teil drei geht es um Anmeldung und Buchung, in Teil vier um Teilnehmer und Abrechnung.

Die drei Arten
Alles zu Veranstaltungen findest du links im Menü unter „Veranstaltungen“. Dort stehen drei Arten, dazu „Veranstalter“ und „Dozenten“. Bei einer „Einzelveranstaltung“ bucht der Kunde die ganze Veranstaltung mit allen Terminen auf einmal. Das passt für Workshops, Vorträge und Seminare, auch wenn sie über zwei Tage gehen. Bei einer „Serienveranstaltung“ bucht der Kunde jeden Termin einzeln. Das passt zum Beispiel für einen Social Walk jeden Samstag, zu dem jeder kommt, wann er möchte. Bei einer „Blockveranstaltung“ besteht das Angebot aus Blöcken, etwa „Grundlagen“ und „Parcours“. Über den Tarif bucht der Kunde einen Block oder mehrere. Wir fangen mit einer Einzelveranstaltung an. Vorher brauchst du aber ein Thema, denn Thema ist ein Pflichtfeld.

Zuerst das Thema
Beschreibung und Bilder stehen nicht an der Veranstaltung, sondern am Thema. Themen pflegst du als Administrator unter „Stammdaten“, „Themen“. Klicke auf „Thema hinzufügen“. Mehrere Angebote können sich ein Thema teilen. Trag bei „Titel/Name des Themas“ den Namen ein, hier „Hundeverhalten verstehen“. Der „Teasertext“ ist der kurze Text auf der Übersicht deiner Website. In die „Themenbeschreibung“ schreibst du alles, was Interessenten wissen sollen. Dieser Text erscheint auf der Angebotsseite. Im Abschnitt „Bilder“ lädst du ein Hauptbild und bis zu drei weitere Bilder hoch. Unter „Suchmaschinenoptimierung“ stehen die Meta-Description, die Canonical-URL und das Share-Bild für soziale Netzwerke. Klicke auf „Speichern & zurück“. Das Thema steht jetzt in der Liste und lässt sich in der Veranstaltung auswählen.

Einzelveranstaltung anlegen
Öffne jetzt „Veranstaltungen“, „Einzelveranstaltungen“. Die Liste zeigt je Veranstaltung die maximale Teilnehmerzahl, Gebuchte, Vorgemerkte und die Zahl der Termine. Klicke auf „Neue Einzelveranstaltung“. Das Formular hat zwei Reiter: „Basisdaten“ und „Website & SEO“. Wir gehen die Basisdaten von oben nach unten durch. Oben steht eine Sprungleiste. Mit einem Klick springst du direkt zum gewünschten Abschnitt. Trag bei „Name“ den Namen der Veranstaltung ein, hier „Seminar: Hundeverhalten verstehen“. Wähle bei „Thema“ das eben angelegte Thema. Mit dem Plus daneben kannst du ein Thema auch direkt hier anlegen. Die „Trainingskategorie“ ist freiwillig. Sie dient auf der Website als Filter. „Standort“ ist Pflicht. Das ist deine Betriebsstätte. Den genauen Treffpunkt legst du später am Termin als „Ort“ fest. Bei „Veranstalter“ wählst du einen Partner, falls jemand anderes die Veranstaltung ausrichtet. Sonst bleibt „Kein Veranstalter“ stehen. Bei „Kursmaterial“ kannst du ein Digitalprodukt hinterlegen, zum Beispiel ein PDF. Wer bucht, bekommt es automatisch, einmal je Kunde. Mit dem Haken „Trainer bei Online-Buchung informieren“ bekommen Trainer und Co-Trainer eine Kopie, wenn ein Kunde online bucht oder storniert. Buchungen durch das Büro lösen keine Mail aus. Bei „Freigabe des Kursmaterials“ legst du fest, wann der Kunde das Material bekommt: sofort bei der Buchung, nach einem bestimmten Termin oder nach dem letzten Termin. „Anmeldeschluss“ ist Pflicht. Datum und Uhrzeit trägst du selbst ein. PetWorkers rechnet die Frist nicht aus den Terminen aus. Bis zum Zeitpunkt bei „Online-Absage möglich bis“ dürfen Kunden selbst online stornieren. Auch diese Frist trägst du von Hand ein. Verschiebst du später Termine, passen sich beide Fristen nicht von allein an. Prüfe sie dann. Mit „Early-Bird-Rabatt bis“ und „Early-Bird-Rabatt in Prozent“ gibst du einen Frühbucher-Nachlass. Hier zehn Prozent bis zum 15. Dezember. Der Frühbucher-Nachlass gilt für alle Tarife dieser Veranstaltung. Hat ein Kunde zusätzlich einen Kundenrabatt, wird nicht addiert: Es gilt der höhere. Der Haken „Die Einzelveranstaltung ist aktiv“ ist gesetzt. Nur aktive Veranstaltungen sind sichtbar und buchbar. „Maximale Anzahl Teilnehmer“ ist Pflicht. Wir nehmen sechzehn Plätze. Den Haken „Einzelveranstaltung archivieren“ setzt du erst, wenn alles vorbei ist. Archivieren schaltet die Veranstaltung auch inaktiv. Die Abschnitte darunter, wie Tarife und Termine, sind noch leer. Die gibt es erst, wenn die Veranstaltung gespeichert ist. Klicke deshalb jetzt auf „Speichern“. Die Einzelveranstaltung ist angelegt. Das Formular bleibt offen und zeigt jetzt alle Abschnitte.

Termine anlegen
Als Nächstes kommen die Termine. Scrolle zum Abschnitt „Termine“. Dort steht noch: Es wurden keine Termine gefunden. Klicke auf „Termin hinzufügen“. Das Terminformular öffnet sich. Trag bei „Beginnt am/um“ Datum und Uhrzeit ein, hier der 16. Januar 2027 um 10 Uhr. Wähle bei „Ort“ den Treffpunkt. Orte pflegst du unter „Stammdaten“, „Orte“. Trag bei „Dauer“ die Länge in Minuten ein. Unser Seminartag dauert 360 Minuten. Unter „Trainer und Dozenten“ wählst du Trainer und Co-Trainer aus deinem Team, dazu Dozent und Co-Dozent. Ist kein Dozent gewählt, steht auf der Website der Trainer. Bei „Fokus des Termins“ schreibst du für den Kunden, worum es an diesem Termin geht. „Kundenbemerkungen“ gehen in die E-Mail-Benachrichtigungen an den Kunden. Im „Tagesablauf“ legst du Programmpunkte mit Uhrzeit an. Sie erscheinen auf der Veranstaltungsseite, im Kundenbereich und in der Buchungsbestätigung. Mit „Terminserie“ legst du gleich mehrere Termine auf einmal an. Das zeige ich gleich bei der Serienveranstaltung. Klicke auf „Speichern & zurück“. Den zweiten Seminartag am 17. Januar legst du genauso an. Beide Termine stehen jetzt im Abschnitt „Termine“. Mit „Alle Termine“ öffnest du die Terminübersicht, mit dem Menü am Ende der Zeile bearbeitest du einen Termin. Wichtig: Verschiebst du später einen Termin im Terminformular, bekommen alle Angemeldeten sofort eine E-Mail über die Terminänderung. Ohne E-Mail geht es über „Schnell bearbeiten“ in der Terminübersicht.

Die übrigen Abschnitte
Jetzt zu den übrigen Abschnitten. Ohne Tarif kann niemand buchen. Wie Tarife funktionieren, erkläre ich ausführlich in Teil zwei. Unter „Inklusive Stempelkarten“ hinterlegst du Karten, die jede feste Buchung automatisch zu null Euro dazubekommt. Das gibt es nur bei Einzelveranstaltungen. Unter „Teilnehmer“ siehst du später die Gebuchten und die Vorgemerkten. Darum geht es in Teil vier. Unter „Warteliste“ stehen die Wartenden, wenn du die Warteschlange einschaltest. Mit „Eingeschränktes Publikum“ zeigst du die Veranstaltung nur Kontakten aus bestimmten Kontaktgruppen. Unter „Anmeldung und Buchung“ legst du Gastbuchung, die Umwandlung von Anmeldungen in Buchungen und die Anzahlung fest. Dazu kommt Teil drei. Unter „Zusatzleistungen“ hakst du Leistungen an, die der Kunde bei der Buchung dazubuchen kann, zum Beispiel ein Mittagessen. Unter „Zahlungsmethoden“ wählst du die Zahlarten, die Kunden bei der Online-Buchung sehen: Rechnung, Stempelkarte, bar vor Ort und Online-Zahlung. Im Abschnitt „Warteschlange“ schaltest du die Warteliste ein. Hier steht auch der Haken „Rechnung bei Buchung direkt erstellen und senden“. „Interne Vermerke“ sieht nur dein Team. Bei „Optionen“ legst du die Anzeigereihenfolge in der Liste fest. „Schlagwörter“ dienen auf der Website als Filter. Nach dem Speichern zeigt PetWorkers außerdem fertigen Code, um die Veranstaltung auf deiner Website einzubinden: einen WordPress-Shortcode und einen iframe-Code.

Website und SEO
Oben wechselst du in den Reiter „Website & SEO“. Der „Permalink“ ist der Teil der Adresse der Angebotsseite. Lässt du ihn leer, entsteht er automatisch aus dem Namen. Mit „SEO-Titel“ und „SEO-Beschreibung“ überschreibst du Name und Meta-Description des Themas. Mit „Indexierung erlauben“ und „Links folgen“ steuerst du Suchmaschinen.

Serienveranstaltung anlegen
Weiter mit der Serienveranstaltung. Öffne „Veranstaltungen“, „Serienveranstaltungen“. Klicke auf „Neue Serienveranstaltung“. Das Formular ist fast gleich. Ich zeige nur die Unterschiede. Name, Thema und Standort trägst du ein wie eben. Hier: „Social Walk am Samstag“. Auch hier ist der „Anmeldeschluss“ Pflicht. Ein Feld für die Online-Absage gibt es nicht. Kunden können einen gebuchten Termin online stornieren, bis er beginnt. „Maximale Anzahl Teilnehmer pro Termin“ ist eine Vorgabe für jeden neuen Termin. Wir nehmen acht. Klicke auf „Speichern“. Teilnehmer und Warteliste stehen bei der Serie nicht an der Veranstaltung, sondern an jedem einzelnen Termin. Klicke im Abschnitt „Termine“ auf „Termin hinzufügen“. Trag den ersten Termin ein: 6. Februar 2027, 10 Uhr, 90 Minuten. Jeder Serientermin hat ein eigenes Feld für die maximale Teilnehmerzahl. Jetzt die Terminserie: Setze den Haken „Beim Speichern wöchentliche Terminserie anlegen“ und trag bei „Anzahl weiterer Wochen“ drei ein. Bei „Rhythmus“ wählst du jede Woche, jede zweite oder dritte Woche oder einmal im Monat. Urlaube und Betriebsschließungen werden berücksichtigt. Wichtig: Hake den Wochentag an, hier „Samstag“. Ohne Wochentag entsteht nur der eine Termin. Klicke auf „Speichern & zurück“. PetWorkers hat vier Samstage angelegt. Jeder Termin zeigt seine Gebuchten und Vorgemerkten. Teilnehmer buchst du bei der Serie am einzelnen Termin ein. Auch die Serie braucht einen Tarif. Bei der Serie gilt der Tarif je Termin-Buchung.

Blockveranstaltung anlegen
Jetzt die Blockveranstaltung. Öffne „Veranstaltungen“, „Blockveranstaltungen“. Klicke auf „Neue Blockveranstaltung“ und fülle die Basisdaten aus wie bei der Einzelveranstaltung. „Online-Absage möglich bis“ ist hier wieder Pflicht. Online-Absagen enden spätestens mit Beginn des ersten gebuchten Blocks. Die „Maximale Anzahl Teilnehmer“ gilt hier pro Block. Speichere die Veranstaltung. Bei der Blockveranstaltung hängen die Termine nicht an der Veranstaltung, sondern an Blöcken. Klicke im Abschnitt „Blöcke“ auf „Block hinzufügen“. Trag bei „Name des Blocks“ zum Beispiel „Block A – Grundlagen“ ein. Die Anzeigereihenfolge zählt PetWorkers selbst hoch. Eine Beschreibung ist freiwillig. Nach dem Speichern bleibst du im Block: Block hinzugefügt. Du kannst dem Block jetzt Termine hinzufügen. Klicke unter „Termine dieses Blocks“ auf „Termin hinzufügen“ und lege den Termin an wie gewohnt. Danach geht es zurück in den Block. So legst du auch Block B an. In der Veranstaltung stehen jetzt beide Blöcke mit ihren Terminen und Buchungen. Die Tarife legst du erst an, wenn die Blöcke stehen, denn der Tarif bestimmt, welche Blöcke gebucht werden. Mehr dazu in Teil zwei. Die Teilnehmer führt PetWorkers getrennt pro Block.

Dozenten und Veranstalter
Unter „Veranstaltungen“, „Dozenten“ legst du externe Referenten an: einen Kontakt, Berufsbezeichnung, Spezialisierung, Vita und Bilder. Am Termin wählst du sie dann als Dozent. Unter „Veranstalter“ legst du Partner an, die eine Veranstaltung ausrichten, mit Kontakt und Profiltext.

Die Liste: Kopieren, Archiv, Löschen
Zurück in der Liste der Einzelveranstaltungen steht das neue Seminar mit sechzehn Plätzen und zwei Terminen. Mit dem Menü am Ende der Zeile erreichst du alle Aktionen: Löschen, Teilnehmer einbuchen, Alle Termine, die Veranstaltungsübersicht als PDF, Kopieren und Bearbeiten. „Kopieren“ übernimmt alle Einstellungen, Tarife, Publikum, Zusatzleistungen, Schlagwörter und Termine, aber keine Teilnehmer, Buchungen oder Rechnungen. Gib der Kopie einen Namen. Wählst du ein neues Datum für den ersten Termin, verschieben sich alle Termine um denselben Abstand. Die Kopie ist zunächst nicht aktiv. „Alle Termine“ zeigt die Terminübersicht als Liste oder Monatskalender. Hier kannst du Termine auch gesammelt verschieben, absagen oder archivieren. Archivierte Veranstaltungen findest du oben über „Archivierte Einzelveranstaltungen anzeigen“. „Löschen“ bedeutet: Du sagst die Veranstaltung ab. Nach der Rückfrage zeigt PetWorkers eine Seite, die erklärt, was mit Buchungen und Rechnungen passiert. Gibt es Buchungen, tippst du zur Bestätigung „Ich habe das verstanden.“ ein. Teilnehmer bekommen nur dann eine E-Mail, wenn du den Haken dafür setzt.

Zusammenfassung
Kurz gesagt: Thema anlegen, Veranstaltung mit Basisdaten speichern, Termine oder Blöcke anlegen, Tarife dazu. Weiter geht es in Teil zwei mit den Tarifen. Mehr Anleitungen findest du auf petworkers.software.