Gruppentermin absagen

Fällt eine Gruppenstunde aus, sagst du den Termin in PetWorkers ab. Dabei werden alle Anmeldungen zu diesem Termin storniert, die Bezahlung wird zurückgebucht, und du entscheidest, wer eine E-Mail bekommt. Vor der Absage zeigt PetWorkers dir die Folgen, und du bestätigst sie mit einem festen Satz. Diese Anleitung zeigt den Ablauf Schritt für Schritt, was mit Abo, Stempelkarte und Rechnung passiert und wann Verschieben besser ist als Absagen.

So sagst du einen Gruppentermin ab

Bevor PetWorkers absagt, zeigt es dir die Folgen. Diese Liste heißt hier Vorschau. Erst wenn du einen festen Satz eintippst, wird abgesagt.

1. Klicke im Menü auf Hundeschule → Gruppen.
2. Klicke rechts neben der Gruppe auf das Datum des Termins. Alternativ öffnest du die Gruppe mit dem Stift und klickst im Abschnitt „Anstehende Gruppentermine" beim Termin auf das Ordner-Symbol „Kartei".
3. Die Seite „Termin für Gruppe …" zeigt oben die „Aktive Anmeldungen" und weiter unten die „Warteliste". Prüfe kurz, wer betroffen ist.
4. Klicke auf den gelben Knopf „Termin absagen". Das Fenster „Termin absagen" öffnet sich.

   

5. Lies den roten Kasten oben: „Achtung: Diese Absage betrifft auch Teilnahmen und Abrechnungsdaten."
6. Klicke auf den runden Auswahlknopf „Nur künftige Termine absagen". Das ist der Normalfall für einen Termin, der noch nicht begonnen hat.

   

7. Lies die Vorschau unter deiner Wahl. Sie nennt:
   • wie viele Termine entfernt werden,
   • wie viele Buchungen von wie vielen Kunden betroffen sind,
   • offene und schon abgerechnete Rechnungspositionen mit Betrag,
   • neue Gutschriften (Beträge, die dem Kunden gutgeschrieben werden) und zurückgebuchte Stempelkarten-Einheiten,
   • wie viele Kunden eine Absage-Mail bekommen.
8. Nimm „Alle Termine entfernen" nur, wenn der Termin schon begonnen hat oder vorbei ist. Dann werden auch die Teilnahmen entfernt und ihre Bezahlung zurückgebucht. Bei einem begonnenen Termin ändert „Nur künftige Termine absagen" nichts.
9. Klicke in das Feld unter „Gib exakt folgenden Satz ein:".
10. Tippe genau diesen Satz ein: „Ich bestätige, dass ich das verstanden habe." Achte auf Komma und Punkt.

    

11. Setze einen Haken, wenn Kunden eine Absage-Mail bekommen sollen:
    • „Kunden, die sich für diesen Termin angemeldet haben benachrichtigen." — alle Kunden mit einer Anmeldung zu diesem Termin, auch die auf der Warteliste.
    • „Alle Kunden, die sich für diese Gruppe angemeldet haben benachrichtigen." — alle Kunden, deren Tiere im Abschnitt „Teilnehmer" der Gruppe stehen. Kreuzt du beide an, gilt dieser Haken.
    • Kein Haken — kein Kunde bekommt eine Mail. Sag dann selbst Bescheid.
12. Klicke auf den blauen Knopf „Termin absagen". Mit „Abbrechen" gehst du ohne Änderung zurück.

    

So siehst du, dass es geklappt hat: Das Formular der Gruppe öffnet sich. Die grüne Meldung endet mit „Termin für Gruppe … am … abgesagt." Der Termin steht nicht mehr in der Liste.

Was mit den Anmeldungen und der Bezahlung passiert

Jede Anmeldung des Termins wird storniert, auch die auf der Warteliste. Die Bezahlung bucht PetWorkers je nach Zahlweg selbst zurück:

• Abo: Die Einheit ist im Abo-Monat wieder frei.
• Stempelkarte (Multipass): Die Einheit wird der Karte gutgeschrieben.
• Rechnung, noch nicht abgeschlossen: Die Rechnungsposition wird gelöscht — auch aus einem noch offenen Rechnungsentwurf.
• Rechnung, bereits abgeschlossen: Die ursprüngliche Position wird als storniert markiert („Teilnahme wurde nach Zahlung abgesagt.*"), und es entsteht eine Gutschriftposition mit dem Zusatz „(Gutschrift)". Diese Position rechnest du wie jede offene Position über die Leistungsverwaltung ab. Gutgeschrieben wird nur, was noch offen ist: Gab es schon Teilgutschriften zu der Position, entsteht eine einzige Gutschrift über den Rest (Menge 1). Ist die Position schon voll gutgeschrieben, entsteht keine weitere.

So prüfst du, ob es geklappt hat: Der Termin steht nicht mehr in der Gruppe und nicht mehr im Terminplaner. In der Kundenkartei ist beim Abo bzw. bei der Stempelkarte die Einheit wieder frei; eine Gutschrift steht beim Kunden unter den offenen Positionen.

Termin nur verschieben statt absagen

Findet die Stunde zu einer anderen Zeit oder an einem anderen Ort statt, sag sie nicht ab — ändere sie. Dann bleiben alle Anmeldungen und Zahlungen erhalten.

1. Öffne den Termin wie oben und klicke auf „Termin bearbeiten".
2. Ändere „Beginnt am/um", „Ort" oder den „Trainer".
3. Wähle bei „Benachrichtigungen":
   • „Keine Benachrichtigung versenden" — niemand bekommt eine Mail,
   • „Anmeldungen dieses Termins benachrichtigen" — nur die Kunden, die zu diesem Termin angemeldet sind,
   • „Alle Anmeldungen benachrichtigen" — alle Kunden, deren Tiere im Abschnitt „Teilnehmer" der Gruppe stehen.
4. Optional: Schreib unter „Kundenbemerkungen (für E-Mail-Benachrichtigung)" einen Satz zur Änderung. Er steht nur in dieser Mail.
5. Klicke auf „Speichern".

Nur einen Kunden austragen

Kommt nur ein einzelner Hund nicht, sag nicht den ganzen Termin ab:

1. Öffne den Termin und klicke in der Zeile der Anmeldung auf das graue Kreuz „Austragen".
2. Kreuze bei Bedarf „Diesen Kunden benachrichtigen." an und klicke auf „Teilnehmer austragen".

Die Bezahlung wird genauso zurückgebucht wie oben. Ist an der Gruppe „Frei gewordene Plätze automatisch aus der Warteschlange auffüllen" an, rückt danach der Erste von der Warteliste nach — mit Benachrichtigung nur, wenn du den Haken gesetzt hast. Mehr dazu: Warteliste: Kunden nachrücken lassen.

Die ganze Gruppe absagen

Unter Hundeschule → Gruppen öffnet das Löschen-Symbol („Datensatz löschen") in der Zeile der Gruppe das Fenster „Gruppe absagen". Mit „Gruppenteilnehmer benachrichtigen." bekommt jeder Teilnehmer der Gruppe die Mail „Gruppen: Absage einer Gruppe".

„Gruppe absagen" sagt nur die Termine ab, die noch nicht begonnen haben, mit allen ihren Anmeldungen. Für schon abgerechnete Anmeldungen zu diesen Terminen entstehen Gutschriften. Vergangene Termine bleiben mit ihren Buchungen und Abrechnungen unverändert. Hat die Gruppe vergangene Termine, wird sie nicht gelöscht, sondern archiviert. Du findest sie dann in der Gruppenübersicht über Archiv.

Typische Fragen

• Problem: Die Meldung lautet „Absage nicht bestätigt. Es wurde nichts geändert. Öffne die Absage erneut und gib den Bestätigungssatz exakt ein." — Ursache: Der Satz war nicht genau richtig, oder du hast keine Möglichkeit gewählt, oder das Fenster war länger als 30 Minuten offen. — Lösung: Öffne „Termin absagen" neu, wähle eine Möglichkeit und tippe den Satz genau ab.
• Problem: Die Meldung lautet „Die Termine, Buchungen oder Abrechnungsdaten haben sich geändert. Es wurde nichts geändert. …" — Ursache: Während das Fenster offen war, hat sich etwas geändert, zum Beispiel eine neue Buchung. — Lösung: Öffne „Termin absagen" neu und prüfe die Vorschau noch einmal.
• Problem: Die Meldung lautet „Keine künftigen Termine vorhanden. Vergangene Termine und Abrechnung bleiben unverändert." — Ursache: Der Termin hat schon begonnen. „Nur künftige Termine absagen" lässt ihn dann stehen. — Lösung: Soll er trotzdem weg, wähle „Alle Termine entfernen".
• Der Kunde hat keine Mail bekommen: Prüfe im Kontakt „Benachrichtigungen sind aktiv". Ohne diesen Haken geht keine Kundenmail raus, auch wenn du beim Absagen benachrichtigt hast.
• Ich sehe die Gutschrift nicht auf einer Rechnung: Die Gutschrift ist zuerst nur eine offene Position. Sie kommt erst auf eine Rechnung, wenn du sie abrechnest.
• Die Stunde fällt wegen Urlaub aus: Trag den Urlaub vorher als Sperrzeit ein. Eine neue Terminserie lässt diese Tage dann aus, solange „Sperrzeiten beim Anlegen der Terminserie ignorieren." nicht angekreuzt ist. „Gruppen verlängern" prüft keine Sperrzeiten — Termine, die so in den Urlaub fallen, sagst du wie oben ab.

Vertiefung: Gruppen & Kurse · Abo, Stempelkarte oder Rechnung?