Gruppentermin absagen
Fällt eine Gruppenstunde aus, sagst du den Termin in PetWorkers ab. Dabei werden alle Anmeldungen zu diesem Termin storniert, die Bezahlung wird zurückgebucht, und du entscheidest, wer eine E-Mail bekommt. Diese Anleitung zeigt den Ablauf Schritt für Schritt, was mit Abo, Stempelkarte und Rechnung passiert und wann Verschieben besser ist als Absagen.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren, BackOffice (Büro & Buchhaltung), BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) und Beratung, Training & Betreuung (Mitarbeiter) — öffnen die Termine unter Hundeschule → Gruppen und im Terminplaner, sagen Termine ab und bearbeiten sie.
- Deine Kunden — sagen keine Termine ab. Sie stornieren nur ihre eigene Anmeldung im Kundenbereich.
- Voraussetzung: „Hundeschulmodul aktivieren" ist unter System → Einstellungen, Gruppe „Module", eingeschaltet.
Mehr zu den Rollen: Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Gruppen: Absage eines Gruppentermins — an die Kunden, nur wenn du beim Absagen „Kunden, die sich für diesen Termin angemeldet haben benachrichtigen." oder „Alle Kunden, die sich für diese Gruppe angemeldet haben benachrichtigen." ankreuzt. Ohne Haken geht keine Kundenmail raus.
- „[Gruppe][Terminstorno][…] …" — an dich (Firmenadresse), eine Meldung je stornierter Anmeldung. Automatisch.
- Gruppen: Anlage oder Änderung eines Gruppentermins — an die Kunden, wenn du einen Termin stattdessen verschiebst und bei „Benachrichtigungen" nicht „Keine Benachrichtigung versenden" wählst.
Kundenmails gehen nur an Kunden, bei denen im Kontakt „Benachrichtigungen sind aktiv" angehakt ist. Die einzelnen Stornomails („Gruppen: Stornierung der Anmeldung zu einem Gruppentermin") werden beim Absagen eines Termins nicht verschickt. Den Wortlaut änderst du unter Layout → Vorlagen.
Einen Gruppentermin absagen
- Klicke im Menü auf Hundeschule → Gruppen.
- Klicke rechts neben der Gruppe auf das Datum des Termins. Alternativ öffnest du die Gruppe mit dem Stift und klickst im Abschnitt „Anstehende Gruppentermine" beim Termin auf das Ordner-Symbol „Kartei".
- Die Seite „Termin für Gruppe …" zeigt oben die „Aktive Anmeldungen" und weiter unten die „Warteliste". Prüfe kurz, wer betroffen ist.
- Klicke auf den gelben Knopf „Termin absagen".
- Lies den Hinweis: „Hierbei werden bestehende Buchungen gelöscht oder ggf. storniert und Gutschriften erstellt."
- Entscheide, wer eine E-Mail bekommt:
- „Kunden, die sich für diesen Termin angemeldet haben benachrichtigen." — alle Kunden mit einer Anmeldung zu diesem Termin, auch die auf der Warteliste.
- „Alle Kunden, die sich für diese Gruppe angemeldet haben benachrichtigen." — alle Kunden, deren Tiere im Abschnitt „Teilnehmer" der Gruppe stehen, auch wenn sie für diesen Termin nicht angemeldet sind. Kreuzt du beide an, gilt dieser Haken.
- Keinen Haken — kein Kunde bekommt eine Mail. Sag dann selbst Bescheid.
- Klicke auf „Termin absagen". Mit „Abbrechen" kehrst du ohne Änderung zurück.
Danach öffnet sich das Formular der Gruppe. Der Termin ist aus der Liste verschwunden.
Tipp: Im Terminplaner geht es schneller: Klick auf den Gruppentermin, dann auf das rote Symbol „Termin absagen". Du landest im selben Absage-Fenster.
Was mit den Anmeldungen und der Bezahlung passiert
Jede Anmeldung des Termins wird storniert, auch die auf der Warteliste. Die Bezahlung bucht PetWorkers je nach Zahlweg selbst zurück:
- Abo: Die Einheit ist im Abo-Monat wieder frei.
- Stempelkarte (Multipass): Die Einheit wird der Karte gutgeschrieben.
- Rechnung, noch nicht abgeschlossen: Die Rechnungsposition wird gelöscht — auch aus einem noch offenen Rechnungsentwurf.
- Rechnung, bereits abgeschlossen: Die ursprüngliche Position wird als storniert markiert („Teilnahme wurde nach Zahlung abgesagt.*"), und es entsteht eine Gutschriftposition mit dem Zusatz „(Gutschrift)". Diese Position rechnest du wie jede offene Position über die Leistungsverwaltung ab. Gibt es schon eine Gutschrift zu der Position, legt PetWorkers keine zweite an.
So prüfst du, ob es geklappt hat: Der Termin steht nicht mehr in der Gruppe und nicht mehr im Terminplaner. In der Kundenkartei ist beim Abo bzw. bei der Stempelkarte die Einheit wieder frei; eine Gutschrift steht beim Kunden unter den offenen Positionen.
Achtung: Eine Absage lässt sich nicht rückgängig machen. Legst du den Termin neu an, musst du die Kunden neu eintragen; die Zahlweiche sucht dann erneut Abo, Stempelkarte oder Rechnung.
Termin nur verschieben statt absagen
Findet die Stunde zu einer anderen Zeit oder an einem anderen Ort statt, sag sie nicht ab — ändere sie. Dann bleiben alle Anmeldungen und Zahlungen erhalten.
- Öffne den Termin wie oben und klicke auf „Termin bearbeiten".
- Ändere „Beginnt am/um", „Ort" oder den „Trainer".
- Wähle bei „Benachrichtigungen":
- „Keine Benachrichtigung versenden" — niemand bekommt eine Mail,
- „Anmeldungen dieses Termins benachrichtigen" — nur die Kunden, die zu diesem Termin angemeldet sind,
- „Alle Anmeldungen benachrichtigen" — alle Kunden, deren Tiere im Abschnitt „Teilnehmer" der Gruppe stehen.
- Optional: Schreib unter „Kundenbemerkungen (für E-Mail-Benachrichtigung)" einen Satz zur Änderung. Er steht nur in dieser Mail.
- Klicke auf „Speichern".
Nur einen Kunden austragen
Kommt nur ein einzelner Hund nicht, sag nicht den ganzen Termin ab:
- Öffne den Termin und klicke in der Zeile der Anmeldung auf das graue Kreuz „Austragen".
- Kreuze bei Bedarf „Diesen Kunden benachrichtigen." an und klicke auf „Teilnehmer austragen".
Die Bezahlung wird genauso zurückgebucht wie oben. Ist an der Gruppe „Frei gewordene Plätze automatisch aus der Warteschlange auffüllen" an, rückt danach der Erste von der Warteliste nach — mit Benachrichtigung nur, wenn du den Haken gesetzt hast. Mehr dazu: Warteliste: Kunden nachrücken lassen.
Die ganze Gruppe absagen
Unter Hundeschule → Gruppen öffnet das Löschen-Symbol („Datensatz löschen") in der Zeile der Gruppe das Fenster „Gruppe absagen". Mit „Gruppenteilnehmer benachrichtigen." bekommt jeder Teilnehmer der Gruppe die Mail „Gruppen: Absage einer Gruppe".
Achtung: „Gruppe absagen" storniert alle Termine der Gruppe mit allen Anmeldungen — nicht nur die künftigen. Für schon abgerechnete Teilnahmen entstehen Gutschriften. Soll eine Gruppe nur nicht mehr angeboten werden, nimm stattdessen im Gruppenformular den Haken „Die Gruppe ist aktiv" heraus oder setze „Gruppe archivieren".
Typische Fragen
- Der Kunde hat keine Mail bekommen: Prüfe im Kontakt „Benachrichtigungen sind aktiv". Ohne diesen Haken geht keine Kundenmail raus, auch wenn du beim Absagen benachrichtigt hast.
- Ich sehe die Gutschrift nicht auf einer Rechnung: Die Gutschrift ist zuerst nur eine offene Position. Sie kommt erst auf eine Rechnung, wenn du sie abrechnest.
- Die Stunde fällt wegen Urlaub aus: Trag den Urlaub vorher als Sperrzeit ein. Eine neue Terminserie lässt diese Tage dann aus, solange „Sperrzeiten beim Anlegen der Terminserie ignorieren." nicht angekreuzt ist. „Gruppen verlängern" prüft keine Sperrzeiten — Termine, die so in den Urlaub fallen, sagst du wie oben ab.
Vertiefung: Gruppen & Kurse · Abo, Stempelkarte oder Rechnung?