PetWorkers für Tierphysiotherapie

Einleitung
In diesem Video zeige ich dir PetWorkers aus der Sicht einer Tierphysiotherapeutin. Unser Beispiel: Mia Beispiel kommt mit ihrer Hündin Kira nach einer Kreuzband-Operation. Wir begleiten Kira von der Buchung über die Behandlung bis zur Rechnung und zur Tierärztin.

Physiotherapie einrichten
Bist du neu, hilft dir der Einrichtungsassistent. Im Schritt „Geschäftszweige“ hakst du „Physiotherapie“ an. Dann zeigt PetWorkers nur die Bereiche, die du brauchst. Im Schritt „Leistungen“ schlägt er typische Behandlungen vor. Wichtig ist die Terminart. Du findest sie links unter „Stammdaten“, „Terminarten“. Die Terminart „Behandlungstermin Physiotherapie“ ist schon da. Entscheidend ist die „Terminfunktion“: Sie steht auf „Behandlung“. Nur dann öffnet sich bei der Behandlung das Körperbild. Darunter gibst du Zahlungsarten vor, die neue Online-Angebote dieser Terminart übernehmen.

Behandlungen als Leistungen
Jede Behandlung, die du abrechnest, ist eine Leistung. Öffne „Leistungen“, „Einzeltermine“. Klicke auf „Leistung Einzeltermin“. Bei „Bezeichnung“ steht der Name, wie er auf der Rechnung erscheint: Erstbehandlung mit Befund. Bei „Terminart“ wählst du „Behandlungstermin Physiotherapie“. Dann der Preis inklusive Mehrwertsteuer: 95 Euro. Wähle deinen Steuersatz, hier 19 Prozent. Als „Abrechnungseinheit“ nimmst du „Einheit(en)“. Bei „Dauer“ trägst du 90 Minuten ein. So lange ist der Termin in deinem Kalender belegt. Klicke auf „Speichern & zurück“. Genauso legst du die „Folgebehandlung Physiotherapie“ an: 45 Minuten, 65 Euro. Zusätze wie Laser oder Ultraschall legst du als „Optionale Leistung“ an. Hier die „Zusatzanwendung (Laser, Ultraschall)“ für 20 Euro. Du buchst sie später in jede Behandlung dazu.

Tier und Tierarzt
Kunden und Tiere legst du an wie in den Videos 9 und 10. Hier ist Kira mit Mia als Halterin. Die Tierärzte deiner Kunden pflegst du unter „Basisdaten“, „Tierärzte“. Klicke auf „Tierarzt hinzufügen“. Trage Praxis, Tierarzt, Adresse und E-Mail-Adresse ein. Dann „Speichern & zurück“. Jetzt verbindest du die Klinik mit Kira. Öffne Kiras Kartei und dort den Reiter „Tierärzte“. Klicke auf „Tierarzt hinzufügen“ und wähle die Klinik aus. Mit „Zugriff freigeben“ darf die Klinik Kira sehen. Darunter wählst du genau, was: Dokumente, Termine mit Notizen, Gesundheitsdaten. Der letzte Haken erlaubt der Klinik, selbst Dokumente hochzuladen und Anmerkungen zu schreiben. Gib Daten nur frei, wenn die Halterin einverstanden ist. Klicke auf „Speichern“. Die Klinik steht jetzt mit allen Freigaben am Tier. Den Zugang für die Klinik richten wir später ein.

Anamnesebogen
Für die Erstuntersuchung gibt es eine fertige Vorlage. Öffne „Stammdaten“, „Dynamische Formulare“. Klicke auf „Aus Vorlage anlegen“. Wähle „Erstuntersuchung Physio/Tierheilpraktiker“. Die Halterin beantwortet Grund, Vorerkrankungen, Operationen, Medikamente und Schmerzen. Gangbild, Palpation und Therapieplan füllst nur du aus. Klicke auf „Anlegen“. Die Halterin sieht den Bogen im Kundenbereich und füllt ihn selbst aus. Auf Wunsch fragt PetWorkers ihn schon bei der Registrierung ab. Im Kundenbereich heißt der Menüpunkt „Anamnese“. Du findest den Bogen am Tier, wenn du es bearbeitest: im Reiter „Erstuntersuchung“. Hier legst du für jede Untersuchung einen neuen Eintrag an.

Online-Buchung
Sollen Kunden selbst buchen, gibst du Zeiten frei. Öffne „Terminverwaltung“, „Verfügbarkeiten“. Klicke auf „Verfügbarkeit hinzufügen“. Wähle die Mitarbeiterin, den Zeitraum und die Uhrzeit, hier von 9 bis 13 Uhr. Hake die Wochentage an, hier Dienstag und Donnerstag. „Abstand zwischen Terminen“ gibt dir 15 Minuten Luft. Mit 24 Stunden „Vorlauf“ bucht niemand kurzfristig. Bei den buchbaren Leistungen hakst du deine beiden Behandlungen an. Die Zusatzanwendung bietest du als optionale Zusatzleistung an. Bei den Zahlungsmöglichkeiten wählst du Barzahlung und Rechnung. Online-Zahlung geht auch, das zeigt Video 65. Die „Online-Stornofrist“ legt fest, bis wann Kunden selbst absagen dürfen. Leer gilt deine zentrale Frist. Mit „Sofortiges Buchen ermöglichen“ steht der Termin sofort fest. Ohne Haken bekommst du eine Anfrage. Klicke auf „Speichern & zurück“. Die Verfügbarkeit steht jetzt in der Liste. Die Spalte „Online“ zeigt, ob sie buchbar ist. So bucht Mia auf deiner Website: Sie wählt die Behandlung. Dann einen freien Tag. Und eine Uhrzeit. Die Zusatzanwendung kann sie gleich dazunehmen. Sie wählt Kira als Tier. Und die Zahlungsart, hier „Per Rechnung“. Sie klickt auf „Zahlungspflichtig buchen“. Der Termin ist gebucht. Mia bekommt eine Bestätigung per E-Mail, du eine Meldung. Ist sofortiges Buchen aus, landen die Wünsche unter „Terminverwaltung“, „Anfragen“. Dort buchst du eine Anfrage ein oder lehnst sie ab.

Termine im Büro
Alle Termine siehst du im „Terminplaner“, hier Kiras Erstbehandlung am Donnerstag. Die Liste findest du unter „Terminverwaltung“, „Termine“. Hier ist Kiras Erstbehandlung aus der Online-Buchung. Die Folgetermine legst du selbst an. Klicke auf „Neue Terminbuchung“. Trage Datum und Uhrzeit ein und wähle die „Folgebehandlung Physiotherapie“. Die Dauer kommt aus der Leistung. Wähle die Kundin und das Tier. Bei „Abrechnung“ bleibt „Einzelbuchung“ stehen. Dann kommt die Behandlung auf die Rechnung. Wähle die Mitarbeiterin und wo die Behandlung stattfindet, hier im Behandlungsraum. Mit diesem Haken bekommt die Kundin eine Terminbestätigung per E-Mail. Im Reiter „Terminserie“ legst du gleich mehrere Wochen an: Haken setzen, Anzahl Wochen, Rhythmus. Dann speichern. PetWorkers legt die Folgetermine an und überspringt deine Urlaube. In jeder Zeile kannst du einen Termin absagen oder eine Bestätigung oder Erinnerung schicken. Automatisch erinnern geht auch: Unter „System“, „Einstellungen“ schaltest du die Terminerinnerung ein und legst fest, wie viele Stunden vorher sie kommt.

Behandlung dokumentieren
Am Behandlungstag klickst du in der Terminliste auf den grünen Knopf „Sitzung / Termin durchführen“. Oben stehen Termin, Kundin und Tier. Links siehst du das Körperbild. Ein eigenes Körperbild gibt es für Hund, Katze, Pferd, Kleintier und Kaninchen. Klicke auf einen Punkt, zum Beispiel das Knie. Schreibe deine Notiz und klicke auf „Speichern“. Der Punkt wird rot, und rechts unter „Untersuchung“ steht deine Notiz. So gehst du Gelenk für Gelenk vor. Unter „Befund“ schreibst du, was die Halterin lesen soll. Der Befund steht später in ihrem Kundenbereich. „Interne Vermerke“ sind nur für dich und dein Team. Weder die Halterin noch die Tierärztin sieht sie. Klicke auf „Sitzung speichern“.

Abrechnen
Rechts unter „Leistungen“ buchst du Zusätze dazu: Leistung wählen, Menge, dann der Plus-Knopf. Jetzt stehen Erstbehandlung und Zusatzanwendung auf der Liste. Klicke auf „Jetzt abrechnen“. PetWorkers fragt noch einmal nach. Dann entsteht die Rechnung als PDF und geht per E-Mail an Mia. Die Rechnung steht danach unter „Verknüpfte Rechnungen“.

Therapieplan für zu Hause
Für zu Hause bekommt Kira einen Therapieplan. Öffne ihre Kartei und den Reiter „Therapiepläne“. Klicke auf „Therapieplan hinzufügen“. Gib dem Plan einen Namen und einen Titel. Hake „Im Kundenbereich anzeigen“ an. Mit der Kommentarfunktion kann Mia zu jeder Übung Fragen stellen. Den PDF-Download erlaubst du mit dem dritten Haken. Speichere. Dann fügst du unter „Inhalte“ die Übungen als Abschnitte hinzu. Jeder Abschnitt hat einen Titel und einen Text. Ein Bild oder ein YouTube-Video kannst du anhängen. So entsteht Übung für Übung der Plan.

Zugang für die Tierärztin
Jetzt bekommt die Klinik ihren Zugang. Öffne unter „Tierärzte“ die Kartei der Klinik. Prüfe die E-Mail-Adresse und wie lange der Zugriff gilt. Dann klicke auf „Zugang einrichten“. PetWorkers zeigt dir den Zugangscode. Du schickst ihn der Klinik per E-Mail oder druckst ihn aus. Für ein einzelnes Tier gibt es zusätzlich einen Einzelfreischaltcode. Er öffnet nur Kiras Akte. Die Klinik meldet sich im Tierarztportal mit E-Mail-Adresse und Code an. Sie sieht nur die Tiere, die du für sie freigegeben hast. Darunter deine Termine mit Befund und den Notizen vom Körperbild. Deine internen Vermerke sieht sie nie. Die Klinik kann eigene Befunde hochladen und dir Anmerkungen schreiben. Du bekommst dann eine Nachricht. Die Anmerkung steht in Kiras Kartei im Reiter „Tierärzte“.

So sieht es deine Kundin
Und Mia? Sie meldet sich in ihrem Kundenbereich an. Unter „Einzeltermine“ sieht sie ihre Termine, mit deinem Befund. Bei ihren Tieren findet sie unter „Therapiepläne“ Kiras Heimübungen. Sie öffnet den Plan oder lädt ihn als PDF. Zu jeder Übung kann sie dir einen Kommentar schreiben und ein Foto oder Video schicken. Sie sieht auch, welche Tierärzte was sehen dürfen, und den Einzelfreischaltcode für ihre Tierärztin. Den Anamnesebogen füllt sie unter „Anamnese“ mit „Neuer Eintrag“ aus. Und unter „Rechnungen“ liegt die Rechnung zum Herunterladen.

Zusammenfassung
Leistungen anlegen, Zeiten freigeben, am Körperbild dokumentieren und mit einem Klick abrechnen. Dazu Therapiepläne für zu Hause und ein Zugang für die Tierärztin. So hast du alles an einem Ort.