Die Kontaktkartei: alles zu einem Kunden, dazu CRM und E-Mail-Archiv

Die Kontaktkartei öffnest du mit dem Ordner-Symbol auf der Kontaktkarte oder mit einem Treffer der Suche. Sie bündelt alles, was zu einem Kunden gehört. Unter dem Titel stehen die wichtigsten Zahlen: „Kunde seit“, die Zahl der Tiere, offene Rechnungen und die letzte Aktivität.

Die Reiter

• Basisdaten — Adresse, E-Mail, Telefon, alternativer Kontakt, das Menü mit „Als PDF anzeigen“ und „Bearbeiten“ und rechts die Tiere. Über die Knöpfe unter der Tierliste legst du ein Tier an; der Halter ist dann schon eingetragen. Bank, IBAN und SEPA-Mandat sehen nur Administratoren und das BackOffice (Büro & Buchhaltung).
• Stempelkarten — die Multipässe des Kunden mit Einheiten, gebuchten Einheiten, „Gültig bis“ und Rechnung. „Stempelkarte (Multipass) hinzufügen“ verkauft eine neue. Aufgebrauchte Karten archivierst du; sie stehen dann im aufklappbaren Kasten „Archivierte Stempelkarten (Multipässe)“ und lassen sich von dort zurückholen.
• Abonnements — laufende und beendete Abos mit Laufzeit und Kündigung. Für jede abonnierbare Leistungsart gibt es einen Knopf „Abonnement …“.
• Rechnungen, Leistungen und Kundenkonto — die Finanzen des Kunden: Rechnungen mit Zahlungen und Status, noch nicht abgerechnete Leistungen („Leistung hinzufügen“) und das Guthabenkonto („Kundenkonto aktivieren“ bzw. „Konto öffnen & buchen“). Diese drei Reiter sehen Administratoren und „BackOffice (Büro & Buchhaltung)“. Mitarbeiter mit der Rolle „Beratung, Training & Betreuung“ sehen sie nur, wenn unter Einstellungen „Erweiterte Benutzerrechte“ eingeschaltet ist.
• Trainingspläne (mit Hundeschulmodul) und Therapiepläne (mit Physiotherapie) — Pläne für den Kunden; mit „Kundenbereich“ markierte Pläne sieht er selbst.
• Dokumente — Dateien zum Kunden, zum Beispiel ein unterschriebener Vertrag: „Dokument hochladen“, ansehen, bearbeiten, löschen.
• Projekte — mehrere Termine unter einem Ziel, mit Fortschritt.
• Gruppen — die Kontaktgruppen, in denen der Kunde steht. Hier nur zum Ansehen; ändern kannst du sie im Kontaktformular (Reiter „Marketing & Vertrieb“) oder unter Kontaktgruppen.
• CRM und E-Mail-Archiv — eigene Seiten, siehe unten.

Die Kartei merkt sich den Reiter: Kommst du vom Anlegen eines Abos zurück, landest du wieder bei „Abonnements“.

CRM: Notizen und Wiedervorlagen

Im Reiter CRM hältst du fest, was mit dem Kunden besprochen wurde — und was noch zu tun ist.

1. Datum — vorbelegt mit heute.
2. Fälligkeit — freiwillig. Mit einem Datum wird der Eintrag zur Wiedervorlage und zählt unter dem Titel als „Wiedervorlage offen“.
3. Kennzeichen — das farbige Etikett, zum Beispiel „Wartet auf Rückruf“. Die Kennzeichen pflegst du unter Stammdaten → CRM-Kennzeichen.
4. Art — die vier Symbole: keine Angabe, E-Mail/Brief, Telefonat, persönliches Gespräch.
5. Eintrag und optional eine Anlage (eine Datei bis 20 MB), dann „Speichern“.

Die Einträge stehen darunter, nach Kennzeichen gruppiert, mit den Spalten Typ, Anlage, Datum, Fällig, Erledigt und Eintrag. Über das Menü der Zeile bearbeitest du einen Eintrag — dort trägst du auch ein, wann und wie er erledigt wurde. Löschen ist endgültig und Administratoren sowie dem BackOffice (Büro & Buchhaltung) vorbehalten.

E-Mail-Archiv

Der Reiter E-Mail-Archiv zeigt die E-Mails, die PetWorkers an diesen Kontakt geschickt hat: Buchungsbestätigungen, Rechnungen, Erinnerungen. Wähle mit „Von“ und „Bis“ den Zeitraum und klicke „Filter anwenden“ — ohne Auswahl ist es der heutige Tag. Ein Klick auf den Betreff zeigt die E-Mail darunter an.

In der Spalte „Versendet“ steht der Zeitpunkt des Versands oder der Stand: Warteschlange, wird gesendet, Fehler, gestoppt oder Zustellung ungewiss. Mehr zur Warteschlange auf der Seite E-Mail. Bei mehr als 50 Treffern in einem längeren Zeitraum bittet die Seite dich, den Zeitraum einzuschränken.