Tagesbetreuung einrichten: Betreuungsgruppen, Zeiten, Online-Reservierung

Einleitung
In diesem Video richten wir die Tagesbetreuung ein. Gemeint ist die Hundetagesstätte: Die Hunde kommen morgens und gehen abends wieder. Du brauchst vier Dinge: Betreuungsgruppen, eine Leistung mit Zeiten, Grenzen und die Freigabe für deine Kunden. Unser Beispiel: Wir legen die Gruppe „Verträgliche Hunde“ an. Danach soll Fenja Beispiel ihren Hund Bruno online reservieren können.

Das Modul einschalten
Die Tagesbetreuung muss eingeschaltet sein. Das steht unter „System“, „Einstellungen“, Gruppe „Module“: „Tagesbetreuung aktivieren“. Ist er an, steht links das Menü „Tagesbetreuung“.

Eine Betreuungsgruppe anlegen
Betreuungsgruppen teilen die Hunde auf, zum Beispiel nach Größe oder Verträglichkeit. Öffne „Stammdaten“ und klicke auf „Betreuungsgruppen“. Hier stehen die vorhandenen Gruppen. Klicke auf „Gruppe hinzufügen“. Beim Namen trägst du „Verträgliche Hunde“ ein. Die Beschreibung ist nur für dich und dein Team. Bei „Optimale Belegung“ und „Maximale Belegung“ trägst du ein, wie viele Hunde gut in diese Gruppe passen, hier 8 und 10. Die Zahlen sind nur eine Orientierung. Die feste Obergrenze stellst du in den Einstellungen ein. Klicke auf „Hinzufügen“. Die Gruppe „Verträgliche Hunde“ steht jetzt in der Liste. Im Belegungsplan wird jede Gruppe eine eigene Zeile.

Zeiten an der Leistung
Die Zeiten hängen an der Leistung. Öffne „Stammdaten“ und „Leistungen“ und klicke im Bereich „Tagesbetreuung“ bei der Ganztagsbetreuung auf den Stift. Weiter unten steht der Bereich „Tagesbetreuung“. Oben trägst du Zeiten für alle Wochentage ein und klickst auf „Für alle übernehmen“. Leere Felder ändern nichts. Mit dem Haken „Check-In und Check-Out Zeiten fixieren“ muss der Kunde bei der Online-Buchung eine Bring- und Abholzeit in deinen Fenstern wählen. Darunter folgt jeder Wochentag einzeln. Der erste Haken erlaubt Reservierungen über das Kundenportal an diesem Tag. Dazu kommen Betreuungszeit, Check-in und Check-out. Hier schaltest du auch den Fahrdienst je Wochentag ein. Den zeige ich dir im Video zum Fahrdienst. Wenn du etwas änderst, klicke oben auf „Speichern“.

Die Grenzen einstellen
Jetzt die Grenzen: „System“, „Einstellungen“, Gruppe „Tagesbetreuung“. „Vorausbuchungen“ sagt, wie viele Tage im Voraus deine Kunden buchen dürfen. „Maximale Tiere Tagesbetreuung“ ist die feste Obergrenze pro Tag. Sie gilt nur für Buchungen deiner Kunden, nicht für das, was du im Büro anlegst. Hier blendest du die Bring- und Abholzeiten in der Online-Buchung ein. Hier steht der Hinweis zu festen Zeiten. Jeden Wert änderst du über den Stift rechts. Dieser Standardtext füllt beim Check-in und Check-out das Feld „Äußeres Erscheinungsbild“ vor.

Online-Reservierung freischalten
So sieht es Fenja gerade: „Derzeit sind keine Leistungen für Tagesbetreuung online buchbar.“ Was ein Kunde buchen darf, hängt an seiner Kontaktgruppe. Öffne „Basisdaten“ und „Kontaktgruppen“. Wir nehmen die Gruppe „Kunden Tagesbetreuung (verträgliche Hunde)“ und klicken auf den Stift. Im Abschnitt „Tagesbetreuung“ wählst du die Leistung und den Betreuungsbereich. Wir nehmen unsere neue Gruppe „Verträgliche Hunde“. Ohne diese beiden Angaben bucht niemand online. Darunter stehen Stornofrist und Vorlaufzeit in Stunden und eine Höchstzahl an Buchungen pro Tag. Klicke auf „Änderungen speichern“. Jetzt nehmen wir Fenja in die Gruppe auf. Öffne die Gruppe noch einmal und klicke bei „Mitglieder“ auf „Kontakte verwalten“. Setze den Haken bei Fenja Beispiel. Klicke auf „Ausgewählte Einträge speichern“. Ob daraus eine Reservierung oder eine Anfrage wird, entscheidet die Kundengruppe unter „Stammdaten“, „Kundengruppen“. Fenja ist bei den „Stammkunden“. Mit dem ersten Haken reserviert der Kunde direkt, sonst stellt er eine Anfrage. Der zweite Haken schickt Mails beim Check-in und Check-out. Gebucht wird auf einer Portalseite mit dem Seitenmodul „Tagesbetreuung (Onlinereservierung)“, unter „Layout“, „Seitenverwaltung“. Unter „Einstellungen“, Gruppe „Kundenbereich“, schaltest du den Reiter für die Tagesbetreuung ein. Bei uns heißt er „HuTa“. Und denk daran: Online buchen kann nur ein Kunde, der „Für Buchungen freigeschaltet“ ist.

So sieht es dein Kunde
Fenja öffnet im Menü „Tagesbetreuung“ die „Onlinereservierung“ und sieht die freigegebene Leistung mit Preis, Fahrdienst und festen Zeiten. Im nächsten Schritt hakt sie im Kalender die Tage für Bruno an. Den Rest zeige ich im nächsten Video. Ihre Reservierungen findet Fenja später im Kundenbereich unter „HuTa“.

Zusammenfassung
Betreuungsgruppen ordnen die Hunde, die Leistung trägt die Zeiten, die Einstellungen setzen die Grenzen. Online bucht nur, wer in einer passenden Kontaktgruppe ist. Im nächsten Video legen wir Reservierungen an und bearbeiten Anfragen.