Kunde anlegen und Zugangsdaten schicken

Ein neuer Kunde steht vor dir oder am Telefon: So legst du ihn in wenigen Minuten an, trägst seinen Hund ein, schaltest ihn für Buchungen frei und schickst ihm auf Wunsch gleich seine Zugangsdaten für den Kundenbereich. Am Ende steht, wie du einem bestehenden Kunden neue Zugangsdaten schickst.

Teil 1: Kunden anlegen

1. Klicke im Menü auf Basisdaten → Kontakte und dann auf „Kontakt hinzufügen". Es öffnet sich „Kontakte hinzufügen" mit den Abschnitten Basisdaten, Zugangsdaten, Zugriffskontrolle, Tiere, Kunde und weiteren.
2. Abschnitt Basisdaten: Vorname, Nachname und Land sind Pflicht. Trag auch Anschrift und Telefonnummer ein — die Anschrift brauchst du für Rechnungen.
3. Abschnitt Zugangsdaten:
   • E-Mail-Adresse — die echte Adresse des Kunden. Sie ist später sein Anmeldename. Ist das Feld mit einer zufälligen Adresse auf @nomail.local vorbelegt (Einstellung „[Zugangsdaten]: Zufällige E-Mail-Adresse beim Anlegen vorbelegen" unter System → Einstellungen → System), ersetze sie. Unter dem Feld steht dazu: „Zufällig generierte E-Mail-Adressen erhalten keine Benachrichtigungen."
   • Kennwort — Pflicht. Ist „[Zugangsdaten]: Zufälliges Kennwort beim Anlegen vorbelegen" an, steht ein Zufallskennwort im Feld, und darunter „Zufällig generiertes Kennwort: …".
   • Soll der Kunde seine Zugangsdaten per E-Mail bekommen, setze den Haken „Beim Speichern Kontoinformation an den Kontakt senden".
4. Abschnitt Zugriffskontrolle: Die Sicherheitsgruppe steht schon auf „Kunden / Lieferanten". Lass sie so.
5. Abschnitt Kunde: Der Haken „Kunde" ist schon gesetzt. Wähle bei Bedarf Kundengruppe und „Betreut von". Die Kundennummer vergibt PetWorkers selbst.
6. Nach Bedarf: Notfallkontakt, Tierarzt, Konditionen & Zahlungseinstellungen (Standardzahlungsart), Bankverbindung, SEPA-Mandat, Datenschutz.
7. Abschnitt Accountverwaltung (ganz unten): „Account ist aktiv", „Für Buchungen freigeschaltet" und „Benachrichtigungen sind aktiv" sind schon angehakt. „Newsletter ist aktiv" setzt du nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Kunden.
8. Klicke auf „Speichern" — jeder Abschnitt hat rechts oben einen eigenen Knopf, jeder speichert das ganze Formular.

Nach dem Speichern öffnet sich das Formular des neuen Kontakts gleich wieder zum Bearbeiten. Hast du den Haken gesetzt, steht oben „Kontoinformation an … gesendet."

Meldungen beim Senden der Zugangsdaten

• „Keine Kontoinformation gesendet: Der Kontakt hat keine gültige E-Mail-Adresse." — die Adresse fehlt, ist ungültig oder endet auf @nomail.local. Der Kontakt ist trotzdem gespeichert.
• „Hinweis: Der Kontakt ist nicht aktiv. …" — „Account ist aktiv" ist aus; mit dem Kennwort allein kommt der Kunde nicht hinein.
• „Hinweis: Mit dieser Sicherheitsgruppe ist keine Anmeldung möglich." — der Kontakt steht auf „Keine / Gäste / Inaktiv".
• „Hinweis: Der Kundenlogin ist in den Einstellungen ausgeschaltet. …" — unter System → Einstellungen → Kundenportal ist „Kundenlogin aktivieren" aus.

Teil 2: Tier eintragen

1. Du bist noch im Formular des Kunden. Im Abschnitt Tiere steht jetzt statt „Bitte speichern Sie den Beitrag, um die Tiere dieses Kunden zu verwalten." ein Knopf je Tierart, zum Beispiel „Hund hinzufügen". Welche Tierarten es gibt, legst du unter System → Einstellungen, Bereich „Unterstützte Tierarten" fest.
2. Füll in der Tierakte die Pflichtfelder aus: Name des Tieres, Rasse, Geschlecht und Kastrationsstatus. Alles andere (Impfungen, Verhalten, Haftpflichtversicherung …) kannst du später ergänzen.
3. Klicke auf „Speichern". Du landest wieder im Formular des Kunden; das Tier steht in der Tabelle im Abschnitt Tiere.
4. Für ein weiteres Tier wiederholst du die Schritte.

Ohne Formular geht es auch aus der Kontaktliste: Listen-Symbol „Weitere Optionen" auf der Kontaktkarte → zum Beispiel „Hund hinzufügen".

So prüfst du, ob alles geklappt hat

• In Basisdaten → Kontakte findest du den Kunden mit Kundennummer; in der Kartei (Ordner-Symbol) stehen Anschrift und Tiere.
• In der Accountverwaltung sind „Account ist aktiv" und „Für Buchungen freigeschaltet" angehakt — sonst kann der Kunde sich nicht anmelden bzw. nichts buchen.
• Für Online-Buchungen der Tagesbetreuung braucht der Kunde zusätzlich eine passende Kontaktgruppe: Onlinebuchung der Tagesbetreuung bereitstellen.

Teil 3: Einem bestehenden Kunden neue Zugangsdaten schicken

Der Kunde hat sein Kennwort vergessen oder nie Zugangsdaten bekommen? PetWorkers vergibt ein neues, zufälliges Kennwort (16 Zeichen, ohne leicht verwechselbare Zeichen wie 0/O oder 1/l) und schickt es ihm.

1. Öffne Basisdaten → Kontakte und such den Kunden.
2. Klicke auf der Kontaktkarte auf das Listen-Symbol „Weitere Optionen" und wähle „Neues Kennwort vergeben und zusenden".
3. Die Rückfrage sagt: „Der Kontakt erhält ein neues, zufälliges Kennwort per E-Mail. Das bisherige Kennwort gilt danach nicht mehr." Klicke auf „Kennwort vergeben und senden" — oder auf „Abbrechen".
4. Oben erscheint „Neues Kennwort vergeben und an … gesendet."

Dasselbe erreichst du im Formular des Kontakts (Stift) mit dem Haken „Beim Speichern neues Kennwort vergeben und Kontoinformation zusenden" im Abschnitt Zugangsdaten und einem Klick auf „Speichern".

• „Kein neues Kennwort vergeben: Der Kontakt hat keine gültige E-Mail-Adresse." — trag zuerst die richtige Adresse ein. Das alte Kennwort bleibt dann unverändert.
• „Kontakte mit höherer oder gleicher Berechtigungsstufe können von Ihnen nicht bearbeitet werden." — das darf nur ein Administrator.
• „Die Mailvorlage für die Kontoinformation fehlt. Es wurde nichts geändert." — die Vorlage unter Layout → Vorlagen fehlt; das alte Kennwort gilt weiter.
• Die Hinweise zu inaktivem Konto, Sicherheitsgruppe und Kundenlogin erscheinen wie beim Anlegen.

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