Rechnungen: schreiben, abschließen, versenden, stornieren
Unter Finanzen → Rechnungen schreibst du Rechnungen und Gutschriften, schickst sie per E-Mail an deine Kunden, erinnerst an offene Beträge und stornierst, wenn etwas schiefgelaufen ist. Diese Seite führt dich Schritt für Schritt durch alle Handgriffe.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung) — sehen und bearbeiten alle Rechnungen, dürfen mehrere Rechnungen auf einmal abschließen und versenden und die Exporte (ZIP, CSV, SEPA-Lastschrift) nutzen.
- BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) — darf Rechnungen anlegen, abschließen, versenden und stornieren, aber nur, wenn unter System → Einstellungen im Bereich „Berechtigungskonfiguration für BackOffice-Rolle" die Einstellung „Rechnungswesen: Rechnungen" eingeschaltet ist. Die Exporte und die Sammelaktion bleiben dieser Rolle verborgen.
- Beratung, Training & Betreuung (Mitarbeiter) — sehen den Finanzbereich nicht.
- Deine Kunden — sehen im Kundenbereich unter „Rechnungen" ihre abgeschlossenen Rechnungen und können sie als PDF laden, wenn die Einstellung „Tab: Rechnungen anzeigen" (Bereich „Kundenbereich") an ist. Entwürfe sehen sie nie.
Mehr dazu auf der Seite Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Rechnung (mit PDF und E-Rechnungs-Datei im Anhang) — an den Kunden, an die E-Mail-Adresse aus seinem Kontakt. Nur wenn du beim Abschließen den Haken „als PDF versenden" setzt, im Menü der Rechnung auf „Rechnungsversand" gehst oder die Sammelaktion „Abschließen & versenden" nutzt.
- Zahlungserinnerung — an den Kunden, nur von Hand über „Rechnungsversand" → „Zahlungserinnerung".
- Mahnung — an den Kunden, nur von Hand über „Rechnungsversand" → „Mahnung". Es gibt kein automatisches Mahnwesen.
- Rechnung automatisch — ohne weiteren Klick, wenn ein Kunde online per Stripe bezahlt, wenn beim Rechnungsassistenten der Haken „Rechnungen automatisch versenden" gesetzt ist oder wenn ein Abonnement so eingestellt ist (siehe Abonnements).
- Stornieren verschickt keine E-Mail.
Betreff und Text stellst du unter System → Einstellungen im Bereich „Finanzen" ein („Rechnungsversand: Standardbetreff", „Standardtext für Rechnungsversand", „Zahlungserinnerung: …", „Mahnung: …"). Den Rahmen der Mail bildet die Vorlage „Systembenachrichtigung" unter Layout → Vorlagen.
Der Lebenslauf einer Rechnung
- Entwurf — du stellst die Rechnung zusammen. Sie hat noch keine Rechnungsnummer und lässt sich beliebig ändern oder löschen.
- Offen — du hast sie abgeschlossen. Jetzt hat sie eine feste Rechnungsnummer, ein PDF und ist unveränderlich.
- Teilweise bezahlt — ein Teil des Betrags ist gebucht.
- Bezahlt — der ganze Betrag ist gebucht.
- Storniert — die Rechnung wurde zurückgenommen. Dazu gehört immer ein Gegenbeleg mit dem Status Korrektur.
Den Status stellst du nie von Hand um. Er ergibt sich aus den Zahlungen, die du auf die Rechnung buchst.
Die Rechnungsliste
Die Seite hat drei Kästen: Filter, Export (nur Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung)) und Rechnungsübersicht.
- Filter: „Rechnungsdatum von", „Rechnungsdatum bis", „Status" und „ReNr./Kontakt", dazu der Haken „Nur Datensätze mit Mandat". Ohne Eingabe siehst du den laufenden Monat. Sobald du bei „ReNr./Kontakt" etwas einträgst, sucht die Liste über alle Zeiträume und Status.
- Spalten: „ID", „Typ", „Rechnungsnummer" (darunter der Betreff), „Rechnungsdatum", „Fällig", „Status", „Kontakt", „Rechnungsbetrag".
- Kleine Zeichen: Ein rotes Fälligkeitsdatum heißt überfällig. Ein Umschlag beim Rechnungsdatum zeigt, dass die Rechnung per E-Mail verschickt wurde; eine Glocke bei „Fällig" zeigt eine Zahlungserinnerung, eine rote Glocke eine Mahnung. „[SEPA]" beim Kontakt heißt: Der Kunde hat ein Lastschriftmandat.
- Menü am Zeilenende (drei Striche): „Als PDF anzeigen", „Bearbeiten", bei abgeschlossenen Rechnungen zusätzlich „Rechnungsversand" und „XML öffnen", bei stornierten Rechnungen „Stornobeleg (PDF)".
Eine Rechnung schreiben
- Klicke im Menü auf Finanzen → Rechnungen und dann auf Neue Rechnung.
- Wähle im Feld Kontakt den Kunden aus. Mit der Lupe daneben kannst du nach dem Namen suchen.
- Klicke auf Speichern. Jetzt ist der Entwurf angelegt. Betreff, Leistungszeitraum, Datum, Einleitungssatz und Zahlungsbedingungen sind aus deinen Einstellungen vorbelegt; das Fälligkeitsdatum ergibt sich aus dem „Zahlungsziel".
- Prüfe Betreff, Leistungszeitraum und Datum und ändere sie bei Bedarf.
- Füge Positionen hinzu — dafür gibt es unter der Positionsliste drei Knöpfe:
- Wähle bei Leistungen eine Leistung aus deiner Preisliste, trage rechts die Menge ein und klicke auf das Plus („Gewählte Leistung hinzufügen").
- Der Lupen-Knopf („Position hinzufügen (erweitert)") öffnet eine eigene Seite für eine freie Position (siehe unten) und zeigt dir alle noch nicht berechneten Leistungen dieses Kunden zum Ankreuzen.
- Der Doppelhaken („Alle nicht berechnete Leistungen hinzufügen") holt mit einem Klick alles auf die Rechnung, was für diesen Kunden noch offen ist — zum Beispiel gebuchte Gruppenstunden oder Pensionstage.
- Falsche Position? Das graue Kreuz nimmt sie wieder von der Rechnung, das Stift-Symbol öffnet sie zum Bearbeiten.
- Klicke auf Speichern. Mit PDF siehst du vorab, wie die Rechnung aussehen wird.
Freie Position: etwas berechnen, das nicht in der Preisliste steht
Auf der Seite „Position hinzufügen (erweitert)" findest du oben den Kasten Freie Position. Trage ein: Leistung (die Bezeichnung auf der Rechnung), optional eine Leistungsbeschreibung, optional ein Buchungskonto für den DATEV-Export, den MwSt.-Satz, die Einheit, die Art, die Anzahl und den Preis / Einheit. Der Preis ist brutto und darf auch negativ sein, zum Beispiel für einen Nachlass. Speichere mit dem Disketten-Symbol.
Darunter stehen die Nicht berechneten Positionen des Kunden und der Leistungskatalog zum Ankreuzen. Hat der Kunde individuelle Rabatte, zeigt der Katalog zusätzlich die Spalte „Preis für Kunde (rabattiert)".
Eine Rechnung abschließen und per E-Mail schicken
- Öffne den Entwurf und klicke auf Bearbeitung abschließen.
- Die Seite Rechnung abschließen zeigt Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag. Prüfe beides.
- Soll die Rechnung gleich per E-Mail hinausgehen, setze im Kasten E-Mail-Einstellungen den Haken „als PDF versenden". In Klammern dahinter steht die E-Mail-Adresse, an die sie geht.
- Trage bei Bedarf unter CC-Empfänger weitere Adressen ein (mehrere mit Semikolon trennen) und passe Betreff und Nachrichtentext an. Die Platzhalter {rechnungsnummer}, {datum}, {betrag}, {offen} und {faellig} werden beim Versand automatisch ersetzt.
- Klicke auf Rechnung abschließen.
Was dabei passiert: Die Rechnung bekommt ihre Rechnungsnummer (zum Beispiel R26090040), der Status wird „Offen", und PetWorkers erzeugt das PDF mit eingebetteter E-Rechnung. Ab jetzt lässt sich nichts mehr ändern.
Achtung: Eine abgeschlossene Rechnung kannst du nicht mehr bearbeiten. Prüfe den Entwurf deshalb vorher mit dem Knopf „PDF". Ist trotzdem etwas falsch, hilft nur Stornieren und neu schreiben.
Eine Rechnung nochmals schicken, erinnern oder mahnen
- Suche die Rechnung in Finanzen → Rechnungen.
- Klicke am Zeilenende auf die drei Striche und wähle Rechnungsversand.
- Wähle den Grund: Nochmaliger Versand, Zahlungserinnerung oder Mahnung. Unter jeder Möglichkeit steht, wann du das zuletzt getan hast.
- Betreff und Nachrichtentext passen sich dem gewählten Grund an. Ergänze bei einer Erinnerung oder Mahnung am besten eine konkrete Frist.
- Klicke auf Rechnung versenden.
Die E-Mail geht an die Adresse aus dem Kontakt; PDF und E-Rechnungs-Datei hängen an. In der Liste erscheint danach das passende Zeichen (Umschlag oder Glocke).
Tipp: PetWorkers erinnert und mahnt nie von selbst. Filtere in der Liste regelmäßig nach dem Status „Offen" und achte auf rote Fälligkeitsdaten.
PDF, E-Rechnung und Aussehen
- PDF: Den Knopf „PDF" gibt es im Entwurf (Vorschau) und in der abgeschlossenen Rechnung. In der Liste öffnet „Als PDF anzeigen" dasselbe.
- E-Rechnung: Jedes Rechnungs-PDF enthält die elektronische Rechnung als eingebettete Datei — das musst du nicht einschalten. Das Format stellst du unter System → Einstellungen, Bereich „Finanzen", bei „E-Rechnung: Format" ein: „EN 16931 / Factur-X (empfohlen)" oder „XRechnung (CII)". Die XML-Datei allein bekommst du über „XML öffnen" im Zeilenmenü.
- XML im Mailanhang: Soll die XML-Datei nicht zusätzlich angehängt werden, schalte „XML-e-Rechnung bei Rechnungsversand nicht anhängen" ein. Im PDF bleibt sie trotzdem enthalten.
- Aussehen: Das Design (Standard, Klassisch, Modern, Fancy, Minimalistisch) und seine Basisfarbe wählen Administratoren im Bereich „Finanzen" über die Einstellung „Rechnungsvorlage". Ohne hinterlegtes Logo lässt sich kein PDF erzeugen — die Rechnung zeigt dann einen Hinweis mit Link zu den Einstellungen.
QR-Codes zum Bezahlen auf der Rechnung
PetWorkers kann unten auf die Rechnung QR-Codes drucken, die dein Kunde mit dem Handy scannt. Die Schalter findest du unter System → Einstellungen, Bereich „Finanzen":
- „Rechnung: SEPA-QR-Code (Überweisung)" — öffnet die Überweisung in der Banking-App. Funktioniert nur bei Euro und nur, wenn im Firmenkontakt eine IBAN eingetragen ist.
- „Rechnung: PayPal.Me-QR-Code" zusammen mit „PayPal.Me: Benutzername".
- Sitzt deine Firma laut Firmenkontakt in der Schweiz, erscheint zusätzlich der Bereich „Finanzen: Schweiz" mit „Rechnung: Swiss-QR-Code", „Rechnung: Zahlteil auf zweiter Seite", „QR-IBAN", „BESR-ID (Teilnehmernummer)", „Referenzart" und „Sprache des Zahlteils".
Auf Gutschriften, Korrekturbelegen, stornierten und bereits bezahlten Rechnungen erscheinen keine Zahlcodes.
Eine Zahlung erfassen
Zahlungen buchst du nicht in der Rechnung selbst, sondern unter Finanzen → Ausgangsbelege — Schritt für Schritt erklärt auf der Seite Ausgangs- und Eingangsbelege. Weitere Wege sind das Kassenbuch, ein Kundenkonto und die Online-Zahlung per Stripe.
In der abgeschlossenen Rechnung siehst du unten im Kasten Buchungen den Rechnungsbetrag, die Summe der Buchungen, den offenen Rest und jede einzelne Zahlung.
Eine Rechnung stornieren
- Öffne die Rechnung (Zeilenmenü → Bearbeiten).
- Klicke oben links auf Rechnung stornieren.
- Lies den Hinweis auf der Seite Rechnung stornieren: Der Schritt lässt sich nicht rückgängig machen.
- Klicke auf Rechnung stornieren.
Was dabei passiert: PetWorkers legt einen Korrekturbeleg an — gleiche Nummer mit „-S" am Ende, alle Positionen mit umgekehrtem Vorzeichen, sofort abgeschlossen. Jede Zahlung, die schon auf der Rechnung gebucht war, bekommt eine Gegenbuchung. Die ursprüngliche Rechnung steht danach auf „Storniert". Hatte die Rechnung Digitalprodukte, wird der Zugang des Kunden gesperrt.
Positionen, die automatisch aus Buchungen stammen (zum Beispiel eine Kursteilnahme), musst du danach bei Bedarf von Hand auf einer neuen Rechnung erfassen.
In diesen Fällen verweigert PetWorkers das Storno und nennt dir den Grund:
- Die Rechnung ist ein Entwurf — Entwürfe löschst du mit Entwurf löschen.
- Es gibt bereits eine Gutschrift für eine Position dieser Rechnung — dann erstellst du eine Gutschrift in der gewünschten Höhe.
- Auf die Rechnung wurde aus dem Kassenbuch gebucht — dann buchst du den Betrag im Kassenbuch als Entnahme zurück und erstellst eine Gutschrift.
Eine Gutschrift schreiben
Für Gutschriften gibt es keinen eigenen Knopf. Eine Rechnung, deren Summe negativ ist, wird beim Abschließen automatisch zur Gutschrift. Schon im Entwurf steht im farbigen Kasten dann „Gutschrift".
- Lege wie oben eine Neue Rechnung für den Kunden an.
- Füge über „Position hinzufügen (erweitert)" eine freie Position mit negativem Preis hinzu, zum Beispiel „Erstattung ausgefallene Gruppenstunde", Anzahl 1, Preis −20,00.
- Schließe den Beleg mit Bearbeitung abschließen ab — mit oder ohne E-Mail.
- Zahlst du das Geld aus, buchst du das unter Finanzen → Ausgangsbelege mit negativem Betrag, oder als Entnahme im Kassenbuch mit der Gutschrift als Beleg.
Manche Gutschrift-Positionen entstehen auch automatisch, zum Beispiel wenn ein gebuchter Termin ausfällt.
Mehrere Rechnungen auf einmal
- Abschließen & versenden: Setze in der Rechnungsübersicht die Haken vor den gewünschten Zeilen und klicke in der Aktionsleiste auf „Abschließen & versenden". Nach einer Rückfrage werden Entwürfe abgeschlossen und alle markierten Rechnungen per E-Mail verschickt, mit Betreff und Text aus den Einstellungen. Nur für Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung).
- Markierte einzeln herunterladen: lädt die PDFs der markierten Rechnungen (keine Stornobelege).
- Export-Kasten: „Belege exportieren (ZIP)" packt die PDFs aller angezeigten Rechnungen (ohne Entwürfe, bei Stornos mit Stornobeleg), „Datendatei exportieren (CSV)" liefert die Liste als Tabelle.
- SEPA-XML exportieren: erzeugt aus den markierten offenen Rechnungen eine Lastschriftdatei, die du bei deiner Bank hochlädst. Voraussetzung sind die Einstellung „SEPA-Lastschrift: Gläubiger-Identifikationsnummer" und eine IBAN im Firmenkontakt; Rechnungen ohne Mandat, IBAN oder Mandatsreferenz werden übersprungen.
Achtung: Der SEPA-Export prüft nicht, ob du eine Rechnung schon einmal eingezogen hast, und bucht auch keine Zahlung. Exportierst du denselben Zeitraum zweimal, wird doppelt abgebucht. Buche den Zahlungseingang erst, wenn das Geld da ist.
Stolpersteine
- Kunde ohne E-Mail-Adresse: Dann ist das Feld „An" leer und die Rechnung kann nicht zugestellt werden. Trage die Adresse zuerst im Kontakt ein.
- Rechnungsnummer fehlt: Entwürfe heißen „ENTWURF". Die Nummer wird erst beim Abschließen vergeben.
- Nur ein aktueller Monat sichtbar: Die Liste startet mit dem laufenden Monat. Ältere Rechnungen findest du über die Datumsfelder oder die Suche bei „ReNr./Kontakt".
- Keine Positionen zum Hinzufügen: Der Doppelhaken holt nur Leistungen, die noch auf keiner Rechnung stehen. Was schon berechnet ist, siehst du in der Leistungsverwaltung.