Rechnungen: schreiben, abschließen, versenden, stornieren

Hier schreibst du Rechnungen und Gutschriften für deine Kunden. Du schickst sie per E-Mail, erinnerst an offene Beträge und stornierst, wenn etwas schiefgelaufen ist.

Du findest alles unter Finanzen → Rechnungen. Angebote schreibst du im selben Editor — siehe Angebote.

Keine Steuerberatung: PetWorkers bereitet Zahlen, Belege und Exporte vor, ersetzt aber keine Steuerberatung. Prüfe steuerliche Einstellungen (Steuersätze, Kleinunternehmerregelung, Buchungskonten) und die Ergebnisse mit deiner Steuerberatung; für Meldungen und Fristen bleibst du selbst verantwortlich.

Der Lebenslauf einer Rechnung

1. Entwurf — du stellst die Rechnung zusammen. Sie hat noch keine Rechnungsnummer und lässt sich beliebig ändern oder löschen.
2. Offen — du hast sie abgeschlossen. Jetzt hat sie eine feste Rechnungsnummer, ein PDF und ist unveränderlich.
3. Teilweise bezahlt — ein Teil des Betrags ist gebucht.
4. Bezahlt — der ganze Betrag ist gebucht.
5. Storniert — die Rechnung wurde zurückgenommen. Dazu gehört immer ein Gegenbeleg mit dem Status Korrektur.

Den Status stellst du nie von Hand um. Er ergibt sich aus den Zahlungen, die du auf die Rechnung buchst.

Was „Abschließen" bedeutet

Ein Entwurf ist wie ein Zettel mit Bleistift: Du kannst alles ändern. Abschließen heißt: Die Rechnung wird mit Tinte geschrieben. Das ist der Schritt, ab dem sie rechtlich gilt.

Beim Abschließen passiert Folgendes:

• Die Rechnung bekommt ihre endgültige Rechnungsnummer. Diese Nummer ist danach verbraucht, auch wenn du die Rechnung später stornierst.
• Das Rechnungsdatum und das Fälligkeitsdatum (bis wann gezahlt werden soll) stehen fest.
• Die Rechnungsadresse des Kunden wird festgeschrieben. Ändert der Kunde später seine Adresse, bleibt die Rechnung, wie sie ist.
• PetWorkers erzeugt das PDF mit der eingebauten E-Rechnung (die maschinenlesbare Fassung für die Buchhaltung).
• Ist der Kundenbereich dafür eingeschaltet, sieht der Kunde die Rechnung dort.

Was danach nicht mehr geht: Positionen, Preise, Mengen, Texte, Datum und Adresse ändern. Die Rechnung löschen. Die Nummer zurückgeben.

Was danach noch geht: versenden, erinnern und mahnen, Zahlungen buchen, als Ganzes stornieren und eine Gutschrift schreiben.

Die Rechnungsliste

Die Seite hat drei Kästen: Filter, Export (nur Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung)) und Rechnungsübersicht.

In der Rechnungsübersicht stehen oben drei Knöpfe: Neue Rechnung, Neue Gutschrift und Neues Angebot. In der Kontaktkartei findest du im Reiter „Rechnungen" zusätzlich Gutschrift erstellen und Angebot erstellen.

• Filter: „Rechnungsdatum von", „Rechnungsdatum bis", „Status" und „ReNr./Kontakt", dazu der Haken „Nur Datensätze mit Mandat". Klicke danach auf Auswahl anzeigen. Ohne Eingabe siehst du den laufenden Monat. Sobald du bei „ReNr./Kontakt" etwas einträgst, sucht die Liste über alle Zeiträume und Status. Beim Status gibt es außer den einzelnen Zuständen auch „Offen und teilweise bezahlt (alle Zeiträume)" und „Überfällig (alle Zeiträume)" — damit findest du alles, was noch nicht bezahlt ist.
• Spalten: „ID", „Typ", „Rechnungsnummer" (darunter der Betreff), „Rechnungsdatum", „Fällig", „Status", „Kontakt", „Rechnungsbetrag".
• Kleine Zeichen: Ein rotes Fälligkeitsdatum heißt überfällig. Ein Umschlag beim Rechnungsdatum zeigt, dass die Rechnung per E-Mail verschickt wurde; eine Glocke bei „Fällig" zeigt eine Zahlungserinnerung, eine rote Glocke eine Mahnung. „[SEPA]" beim Kontakt heißt: Der Kunde hat ein Lastschriftmandat. „SEPA exportiert am …" heißt: Der Beleg war schon in einer SEPA-Datei.
• Menü am Zeilenende (drei Striche): „Als PDF anzeigen", „Bearbeiten", bei abgeschlossenen Rechnungen zusätzlich „Rechnungsversand" und „XML öffnen", bei stornierten Rechnungen „Stornobeleg (PDF)".

So schreibst du eine Rechnung

1. Klicke im Menü auf Finanzen → Rechnungen und dann auf Neue Rechnung.
2. Wähle im Feld Kontakt den Kunden aus — die Auswahl steht zu Beginn auf „Kontakt wählen …". Mit der Lupe daneben kannst du nach dem Namen suchen. Startest du die Rechnung aus der Kundenkartei, ist der Kunde schon eingetragen.
3. Klicke auf Speichern. Jetzt ist der Entwurf angelegt, und die Seite trägt die Überschrift „Rechnung". Betreff, Leistungszeitraum, Datum, Einleitungssatz und Zahlungsbedingungen sind aus deinen Einstellungen vorbelegt; das Fälligkeitsdatum ergibt sich aus dem „Zahlungsziel". Unter der Überschrift steht jetzt, wie es um die Rechnung steht — zum Beispiel „Entwurf · 4 Positionen · 145,00 € · Offene Posten 0,00 €". Darunter siehst du in einer Zeile den Kunden (ein Klick öffnet seine Kartei), seine Kundennummer, die Kundengruppe, die Rechnungsadresse und seine offenen Posten (hat der Kunde mehr Gutschriften als offene Rechnungen, steht dort „Guthaben"). Der Beleg selbst — Kopf, Positionen, Summen und Bemerkungen — steht darunter auf einem weißen Blatt wie ein Rechnungspapier, auch im dunklen Modus. Hast du die Rechnung aus der Kundenkartei gestartet, führt Zurück wieder dorthin.
4. Gibt es für den Kunden nicht berechnete Leistungen (Leistungen, die noch auf keiner Rechnung stehen), fragt PetWorkers gleich nach dem Speichern nach: Das Fenster Nicht berechnete Leistungen übernehmen? zeigt dieselbe Liste wie der Doppelhaken (siehe unten). Auswahl hinzufügen übernimmt die angehakten Leistungen, Nein, nicht übernehmen lässt den Entwurf leer — ohne deinen Klick kommt nichts auf die Rechnung. Ist JavaScript im Browser ausgeschaltet, steht stattdessen ein Hinweis mit Auswählen … über dem Beleg. Bei Angeboten fragt PetWorkers nicht.

   

5. Prüfe Betreff, Leistungszeitraum und Rechnungsdatum und ändere sie bei Bedarf.
6. Füge Positionen hinzu. Unter der Positionsliste steht dafür eine Zeile mit Leistung suchen, Leistung und Menge:
   • Tippe bei Leistung suchen einen Teil des Namens ein, zum Beispiel „Grup". Die Auswahl Leistung zeigt dann nur noch passende Leistungen und wählt die erste davon aus. Die Leistungen sind nach Leistungsart gruppiert, und hinter jeder steht der Preis, den dieser Kunde zahlt — ein Kundenrabatt ist schon abgezogen. Du kannst die Leistung auch ohne Suche direkt in der Auswahl wählen.
   • Drückst du in Leistung suchen die Taste Enter, ist die gewählte Leistung übernommen und du stehst im Feld Menge. Trage die Anzahl ein und drücke noch einmal Enter oder klicke auf Hinzufügen. Die Position steht sofort in der Liste, und die Summen darunter rechnen sich neu — die Seite lädt dabei nicht neu. Danach ist die Suche wieder leer und die Menge steht auf 1, du kannst also gleich den nächsten Namen eintippen.
   • Steht etwas nicht im Katalog, klappe Freie Position eingeben … auf. Trage Bezeichnung, Menge, Einzelpreis (brutto) und MwSt. ein und klicke auf Hinzufügen oder drücke Enter. Buchungskonto, Einheit, Art und Leistungsdatum setzt du über die Lupe oder später über Weitere Felder ….
   • Der Schalter als Gutschrift hinzufügen (Betrag negativ) unter der Eingabezeile setzt die Leistung oder freie Position mit negativem Betrag auf den Beleg — mehr dazu unter „So schreibst du eine Gutschrift".
   • Der Lupen-Knopf („Position hinzufügen (erweitert)") öffnet eine eigene Seite für eine freie Position (siehe unten) und zeigt dir alle noch nicht berechneten Leistungen dieses Kunden zum Ankreuzen.
   • Der Doppelhaken („Nicht berechnete Leistungen auswählen und hinzufügen") öffnet ein Fenster mit allem, was für diesen Kunden noch auf keiner Rechnung steht — zum Beispiel gebuchte Gruppenstunden oder Pensionstage. Jede Zeile nennt Datum, Leistung mit Beschreibung, Herkunft und Betrag. Angehakt ist alles bis auf die markierten Zeilen: Verkäufe von Stempelkarten und Abos („Stempelkarten-Verkauf" bzw. „Abo-Verkauf") und Leistungen mit einem Datum in der Zukunft („in der Zukunft"). Hake sie nur an, wenn sie wirklich auf diese Rechnung gehören, und nimm den Haken bei allem heraus, was nicht dazugehört; die Summe unten rechnet mit. Mit Auswahl hinzufügen kommen die angehakten Leistungen auf die Rechnung, mit Abbrechen passiert nichts. In einer Gutschrift stehen nur Gutschrift-Positionen (Beträge unter 0) zur Auswahl.
7. Menge ändern: Überschreibe in der Spalte Menge die Zahl und drücke Enter. Gesamtpreis und Summen passen sich sofort an. Das geht bei Positionen, die du in dieser Rechnung angelegt hast; bei Positionen aus Buchungen, Abos und Stempelkarten steht die Anzahl nur als Zahl da.
8. Position bearbeiten: Klicke rechts in der Zeile auf das Stift-Symbol. Unter der Position klappt ein kleines Formular auf mit Bezeichnung, Menge, Einzelpreis (brutto) und Beschreibung. Neben den Zahlen siehst du schon beim Tippen den neuen Gesamtpreis. Klicke auf Übernehmen oder drücke Enter — die Position und die Summen sind sofort aktualisiert, die Seite lädt nicht neu. Abbrechen oder die Taste Esc schließt das Formular, ohne etwas zu ändern. Bei Positionen aus Buchungen, Abos und Stempelkarten sind Menge und Preis hier gesperrt. Änderst du nur Bezeichnung oder Beschreibung, bleibt der Betrag, wie er ist.
9. Falsche Position? Rechts unter dem Gesamtpreis jeder Zeile stehen zwei Symbole:
   • Der rote Papierkorb („Position löschen") steht bei Positionen, die du in dieser Rechnung angelegt hast — über die Suche, als freie Position oder über den Leistungskatalog auf der Seite „Position hinzufügen (erweitert)". Nach einem Klick fragt PetWorkers nach; mit Löschen ist die Position weg. Ist JavaScript im Browser ausgeschaltet, fragt eine eigene Bestätigungsseite nach.
   • Das graue x-Symbol („Von der Rechnung nehmen") steht bei allen anderen Positionen, zum Beispiel aus einem Einzeltermin, einer Gruppenstunde, einem Abo, einer Stempelkarte oder einer Leistung, die du vorher beim Kunden erfasst hast. Neben dem Namen nennt ein grauer Hinweis die Herkunft, etwa „Einzeltermin" oder „übernommen". Die Position wird nicht gelöscht: Sie bleibt als nicht berechnete Leistung beim Kunden und kommt auf die nächste Rechnung. Unter der Eingabezeile steht danach Rückgängig — ein Klick holt sie gleich wieder auf diese Rechnung.
   Buchungskonto, MwSt.-Satz, Einheit, Art und Leistungsdatum änderst du über Weitere Felder … im aufgeklappten Formular; das öffnet die Position auf einer eigenen Seite. „Weitere Felder" und die Lupe speichern vorher, was du oben geändert hast (Betreff, Datum, Texte) — es geht nichts verloren.
10. Klicke auf Speichern. Mit PDF siehst du vorab, wie die Rechnung aussehen wird. Willst du die Seite mit ungespeicherten Änderungen verlassen, fragt dein Browser vorher nach.

Fertig: Der Entwurf ist gespeichert. Er steht in der Liste mit dem Status „Entwurf" und der Nummer „ENTWURF". Dein Kunde sieht ihn noch nicht.

Zahlungsziel im Text: Steht in den Zahlungsbedingungen der Platzhalter {invoice_target}, bleibt er im Entwurf stehen. Unter dem Textfeld siehst du, welches Datum daraus wird. Eingesetzt wird es im PDF und beim Abschließen — änderst du vorher das Rechnungsdatum, passt sich das Zahlungsziel an.

Freie Position: etwas berechnen, das nicht in der Preisliste steht

Auf der Seite „Position hinzufügen (erweitert)" findest du oben den Kasten Freie Position. Trage ein: Leistung (die Bezeichnung auf der Rechnung), optional eine Leistungsbeschreibung, optional ein Buchungskonto für den DATEV-Export, den MwSt.-Satz, die Einheit, die Art, die Anzahl und den Preis / Einheit. Der Preis ist brutto und darf auch negativ sein, zum Beispiel für einen Nachlass. Speichere mit dem Disketten-Symbol. Als Kleinunternehmer ist beim MwSt.-Satz „0.00 – steuerfrei“ vorgewählt.

Darunter stehen die Nicht berechneten Positionen des Kunden und der Leistungskatalog zum Ankreuzen. Die Anzahl im Katalog darf Kommastellen haben, zum Beispiel 1,5 Stunden. Hat der Kunde individuelle Rabatte, zeigt der Katalog zusätzlich die Spalte „Preis für Kunde (rabattiert)".

Fehlt eine Pflichtangabe oder ist eine Zahl ungültig, wird nichts gespeichert: Oben erscheint ein roter Hinweis, und das betroffene Feld ist rot markiert.

So schließt du eine Rechnung ab und schickst sie per E-Mail

1. Öffne den Entwurf und klicke auf Bearbeitung abschließen. Solange die Rechnung keine Position hat, ist der Knopf grau — eine leere Rechnung lässt sich nicht abschließen.
2. Die Seite Rechnung abschließen zeigt Rechnungsdatum, Zahl der Positionen und Rechnungsbetrag. Prüfe alles. Beträgt die Summe 0,00 €, weist dich ein gelber Hinweis darauf hin. Ob der Beleg als Rechnung oder als Gutschrift festgeschrieben wird, entscheidet der Endbetrag; die Überschrift der Seite nennt es („Rechnung abschließen" oder „Gutschrift abschließen") — siehe „So schreibst du eine Gutschrift".
3. Prüfe das Feld Rechnungsdatum. Vorgeschlagen ist das Datum aus dem Entwurf; ein älterer Entwurf bekommt das heutige Datum. Du kannst ein anderes Datum wählen: nicht nach heute und nicht vor dem Datum der zuletzt abgeschlossenen Rechnung. Das Zahlungsziel verschiebt sich mit.
4. Steht ein roter Kasten „Noch nicht abschließbar — für die E-Rechnung fehlen Pflichtangaben" auf der Seite, fehlt noch etwas. Der Kasten nennt jede fehlende Angabe mit einem Link, wo du sie einträgst. Der Knopf zum Abschließen ist dann gesperrt — siehe „Wenn Pflichtangaben fehlen".
5. Soll die Rechnung gleich per E-Mail hinausgehen, setze im Kasten E-Mail-Einstellungen den Haken „als PDF versenden". In Klammern dahinter steht die E-Mail-Adresse, an die sie geht.
6. Trage bei Bedarf unter CC-Empfänger weitere Adressen ein (mehrere mit Semikolon trennen) und passe Betreff und Nachrichtentext an. Die Platzhalter {rechnungsnummer}, {datum}, {betrag}, {offen}, {faellig} und {mahnstufe} werden beim Versand automatisch ersetzt.

   

7. Klicke auf Rechnung abschließen. Eine Rückfrage nennt noch einmal Betrag und Zahl der Positionen; bestätige mit Abschließen. Vorausgewählt ist Abbrechen — ein versehentliches Enter schließt nichts ab.

Was dabei passiert: Die Rechnung bekommt die nächste Nummer aus deinem Nummernkreis (voreingestellt zum Beispiel R26090040; einstellbar unter System → Einstellungen, Abschnitt „Finanzen", „Rechnungsnummern einstellen"; fest, sobald die erste Rechnung abgeschlossen ist), der Status wird „Offen", und PetWorkers erzeugt das PDF mit eingebetteter E-Rechnung. Dabei wird die Rechnungsadresse des Kunden festgeschrieben; spätere Adressänderungen am Kontakt ändern die Rechnung nicht. Die Rechnungsmaske zeigt sie unter „Rechnungsadresse“. Ab jetzt lässt sich nichts mehr ändern.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat: Du landest wieder auf der Rechnung. Statt „ENTWURF" steht dort die Rechnungsnummer, und oben stehen die nächsten Schritte: Versenden (öffnet den Rechnungsversand), PDF und Zahlung buchen.

Wenn Pflichtangaben fehlen

Eine Rechnung muss bestimmte Angaben enthalten, sonst ist sie als Rechnung (und als E-Rechnung) nicht gültig. PetWorkers prüft das vor dem Abschließen. Fehlt etwas, bleibt die Rechnung ein Entwurf, bis du es nachgetragen hast.

Geprüft wird:

• Deine Firmendaten (unter Unternehmen → Firmendaten): Firmenname, Straße, PLZ, Ort, E-Mail, eine Telefonnummer (Geschäft, Mobil oder Privat) und deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Beispielnummern, die bei der Einrichtung vorbelegt waren, zählen nicht.
• Die Rechnungsadresse des Kunden: Name (oder Firma), PLZ, Ort und Land. Das trägst du in der Kartei des Kunden ein.
• Die Positionen: Es gibt mindestens eine, und jede hat eine Bezeichnung.
• Bei Reverse Charge, innergemeinschaftlicher Lieferung und Ausfuhr zusätzlich die Steuerangaben — siehe „Reverse Charge und steuerfreie Positionen".

So gehst du vor:

1. Klicke im Entwurf auf Bearbeitung abschließen. Schon im Entwurf zeigt dir der Hinweis „Steuerangaben fehlen", was fehlt.
2. Lies den roten Kasten „Noch nicht abschließbar — für die E-Rechnung fehlen Pflichtangaben". Jede Zeile nennt eine fehlende Angabe.
3. Klicke auf den Link hinter der Zeile, zum Beispiel Unternehmen → Firmendaten oder Rechnungsadresse, und trage die Angabe dort ein. Speichere.
4. Öffne den Entwurf wieder und klicke auf Bearbeitung abschließen. Ist alles da, verschwindet der rote Kasten, und der Knopf Rechnung abschließen ist wieder grün.

Der Link zu den Firmendaten führt nur Administratoren ans Ziel; nur sie dürfen die Firmendaten ändern. Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung) sehen auf dem Dashboard und unter Status zusätzlich eine Liste „Rechnungsentwürfe mit fehlenden Pflichtangaben".

Rechnungen, die PetWorkers von selbst abschließen würde (zum Beispiel aus Abos, Online-Zahlungen oder dem Rechnungsassistenten), bleiben bei fehlenden Pflichtangaben ebenfalls Entwurf. Auch ein Storno ist erst möglich, wenn die Pflichtangaben vollständig sind — der Stornobeleg ist selbst eine Rechnung.

So schickst du eine Rechnung nochmals, erinnerst oder mahnst

1. Suche die Rechnung in Finanzen → Rechnungen.
2. Klicke am Zeilenende auf die drei Striche und wähle Rechnungsversand — oder öffne die Rechnung und klicke oben auf Versenden.
3. Wähle den Grund: Nochmaliger Versand, Zahlungserinnerung oder Mahnung. Unter jeder Möglichkeit steht, wann du das zuletzt getan hast. „Zahlungserinnerung“ und „Mahnung“ gibt es nur bei offenen und teilweise bezahlten Rechnungen.
4. Betreff und Nachrichtentext passen sich dem gewählten Grund sofort an, ohne dass die Seite neu lädt. Eine eingetragene CC-Adresse bleibt stehen, und hast du einen Text schon angepasst, ist deine Fassung wieder da, wenn du zu diesem Grund zurückwechselst.
5. Klicke auf Rechnung versenden.

Die E-Mail geht an die Adresse aus dem Kontakt; PDF und E-Rechnungs-Datei hängen an. In der Liste erscheint danach das passende Zeichen (Umschlag oder Glocke).

Neue Frist bei Erinnerung und Mahnung: Eine Zahlungserinnerung oder Mahnung setzt eine neue Zahlungsfrist: heute plus die Tage aus der Einstellung „Zahlungsfrist bei Erinnerung und Mahnung (Tage)" (System → Einstellungen, Bereich „Finanzen"; voreingestellt 7). Der Platzhalter {faellig} nennt diese neue Frist, und auch das Fälligkeitsdatum in der Liste rückt auf sie vor. Mahnungen werden gezählt: Die Seite zeigt „Diese Mahnung: 1. Mahnung" mit der neuen Frist, der Platzhalter {mahnstufe} setzt die Zahl in den Text.

Mahngebühr: Hast du in den Einstellungen bei „Leistung für die Mahngebühr" eine Leistung gewählt, steht bei einer Mahnung der Haken „Mahngebühr als offenen Posten anlegen". Die Gebühr kommt nicht auf die gemahnte Rechnung. Sie steht als nicht berechnete Leistung beim Kunden und kommt auf seine nächste Rechnung.

PDF, E-Rechnung und Aussehen

• PDF: Den Knopf „PDF" gibt es im Entwurf (Vorschau) und in der abgeschlossenen Rechnung. In der Liste öffnet „Als PDF anzeigen" dasselbe.
• E-Rechnung: Jedes Rechnungs-PDF enthält die elektronische Rechnung als eingebettete Datei — das musst du nicht einschalten. Das Format stellst du unter System → Einstellungen, Bereich „Finanzen", bei „E-Rechnung: Format" ein: „EN 16931 / Factur-X (empfohlen)" oder „XRechnung (CII)". Die XML-Datei allein bekommst du über „XML öffnen" im Zeilenmenü. In der E-Rechnung ist eine Gutschrift als Gutschrift gekennzeichnet und ein Stornobeleg als Rechnungskorrektur mit Bezug auf die stornierte Rechnung. Positionen mit 0 % Umsatzsteuer tragen in der E-Rechnung die Art und den Befreiungsgrund ihres Steuersatzes — beides pflegst du unter Stammdaten → MwSt-Sätze (siehe MwSt-Sätze). Nutzt du die Kleinunternehmerregelung, schreibt PetWorkers automatisch den Hinweis auf § 19 UStG hinein.
• XML im Mailanhang: Soll die XML-Datei nicht zusätzlich angehängt werden, schalte „XML-e-Rechnung bei Rechnungsversand nicht anhängen" ein. Im PDF bleibt sie trotzdem enthalten.
• Aussehen: Das Design (Standard, Klassisch, Modern, Fancy, Minimalistisch) und seine Basisfarbe wählen Administratoren im Bereich „Finanzen" über die Einstellung „Rechnungsvorlage". Ohne hinterlegtes Logo lässt sich kein PDF erzeugen — die Rechnung zeigt dann einen Hinweis mit Link zu den Einstellungen.
• Land: Unter PLZ und Ort steht das Land der Rechnungsadresse. Hast du den Adressblock deiner Rechnungsvorlage unter Layout → Vorlagen angepasst, ergänze dort {{#section:contact.country}}<br>{{value}}{{/section:contact.country}}.

Reverse Charge und steuerfreie Positionen

Steht auf der Rechnung eine Position mit 0 %, zeigt der Beleg statt „zzgl. MwSt. 0,00%" den Befreiungsgrund ihres Steuersatzes. Bei Reverse Charge (die Steuer zahlt der Kunde selbst in seinem Land) steht dort „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers", darunter die USt-IdNr. von dir und von deinem Kunden. Welche Art ein Satz hat, legst du unter Stammdaten → MwSt-Sätze fest.

Schritt für Schritt: Teamschulung für eine Hundeschule in Salzburg

1. Leg unter Stammdaten → MwSt-Sätze einen Satz mit 0 % und der Art „Reverse Charge – Steuerschuld beim Kunden (AE)" an.
2. Trage im Kontakt der Hundeschule im Reiter Geschäftsdaten bei USt-IdNr. die Nummer ein, zum Beispiel ATU12345678, und wähle als Land Österreich.
3. Schreib die Rechnung und wähle bei der Position den Satz „0,00 % – Reverse Charge".
4. Klicke auf Bearbeitung abschließen und schließe die Rechnung ab. Sie weist keine Umsatzsteuer aus, trägt den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" und ist als Reverse Charge in der E-Rechnung gekennzeichnet.

Fehlt eine Angabe, lässt sich die Rechnung nicht abschließen. Die Seite „Rechnung abschließen" zeigt dann denselben roten Kasten wie bei den übrigen Pflichtangaben, mit einem Link „Zum Kontakt" oder „Zu den Firmendaten", und der Knopf zum Abschließen ist ausgegraut. Auch im Rechnungseditor erscheint schon vorher der Hinweis „Steuerangaben fehlen". Das passiert,

• wenn bei Reverse Charge oder innergemeinschaftlicher Lieferung die USt-IdNr. des Kunden fehlt,
• wenn bei innergemeinschaftlicher Lieferung beim Kunden kein anderes EU-Land eingetragen ist,
• wenn bei einer Ausfuhr beim Kunden kein Land außerhalb der EU eingetragen ist,
• und bei diesen Arten immer, wenn in deinen Firmendaten die eigene USt-IdNr. fehlt (als Kleinunternehmer genügt bei Reverse Charge die Steuernummer).

Die Sammelaktion „Abschließen & versenden" überspringt solche Belege und nennt sie im Bericht, die Schnittstelle antwortet mit einer Fehlermeldung.

Online-Buchungen und Shop nehmen Leistungen mit diesen Arten nur von Firmenkunden mit USt-IdNr. an. Schließt PetWorkers trotzdem einmal von selbst einen Beleg mit fehlenden Steuerangaben ab — etwa beim Abo-Lauf in der Nacht oder bei einer Stornogebühr —, bleibt kein bezahlter Vorgang ohne Beleg: Der Beleg bekommt in der Rechnungsliste die rote Pille „Steuerangaben prüfen".

So bearbeitest du Belege mit „Steuerangaben prüfen"

1. Über der Rechnungsliste steht ein roter Kasten mit der Zahl solcher Belege. Klicke auf Nur diese anzeigen. Auch am Menüpunkt „Rechnungen", in der Glocke und auf dem Dashboard siehst du die Zahl.
2. Öffne den Beleg. Oben rechts steht, welche Angabe beim Abschluss fehlte.
3. Stimmt der Beleg so, klicke auf Als geprüft markieren. Sonst trägst du die Angabe nach, stornierst den Beleg und stellst ihn neu aus.

Die Abo-Verlängerung über „Abonnements verlängern" und „Leistungen → Rechnungen erstellen" schließen solche Belege nicht ab: Sie bleiben Entwurf, die Meldung nennt den Grund mit einem Link zur Rechnung, alle anderen Kunden werden normal abgerechnet.

Steuernummer nicht vergessen: Jede E-Rechnung braucht deine USt-IdNr. oder deine Steuernummer. Trag in deinen Firmendaten im Reiter Geschäftsdaten mindestens eine davon ein — ohne beides lässt sich keine Rechnung abschließen.

Privatkunden im Ausland sind kein Fall für 0 %. Hältst du zum Beispiel ein Seminar in Österreich für Privatleute, gilt dafür in der Regel die österreichische Umsatzsteuer — das lässt sich mit keinem 0-%-Satz abbilden. Welche Steuer im Einzelfall gilt, klärst du bitte mit deiner Steuerberatung; PetWorkers setzt nur um, was du einstellst.

Kleinunternehmer und Steuersätze über 0 %

Ob du Kleinunternehmer bist (also keine Umsatzsteuer ausweist), steht in deinem Steuerprofil. Maßgeblich ist das Profil am Rechnungsdatum. Den Steuersatz einer Position nimmt PetWorkers so, wie er am Leistungsdatum gilt.

Trägt eine Rechnung trotzdem eine Position über 0 % — zum Beispiel, weil du die Grenze überschritten hast —, zeigt „Rechnung abschließen" einen gelben Kasten. Setze den Haken Ich bestätige den Ausweis der Umsatzsteuer auf diesem Beleg., sonst lässt sich die Rechnung nicht abschließen.

Automatische Abschlüsse (zum Beispiel Abos oder Online-Zahlungen) haben kein Formular. Sie bleiben ohne Freigabe Entwurf, und die Glocke meldet sie. Dauerhaft freigeben kannst du das unter System → Einstellungen, Abschnitt „Finanzen", mit Kleinunternehmer: Steuersätze über 0 % zulassen. Schalte das nur ein, wenn Rechnungen mit Umsatzsteuer für dich richtig sind.

QR-Codes zum Bezahlen auf der Rechnung

PetWorkers kann unten auf die Rechnung QR-Codes drucken, die dein Kunde mit dem Handy scannt. Die Schalter findest du unter System → Einstellungen, Bereich „Finanzen":

• „Rechnung: SEPA-QR-Code (Überweisung)" — öffnet die Überweisung in der Banking-App. Funktioniert nur bei Euro und nur, wenn im Firmenkontakt eine IBAN eingetragen ist.
• „Rechnung: PayPal.Me-QR-Code" zusammen mit „PayPal.Me: Benutzername".
• Sitzt deine Firma laut Firmenkontakt in der Schweiz oder in Liechtenstein, erscheint zusätzlich der Bereich „Finanzen: Schweiz" mit „Rechnung: Zahlteil mit Empfangsschein", „QR-IBAN", „BESR-ID (Teilnehmernummer)", „Referenzart" und „Sprache des Zahlteils". Mit „Rechnung: Zahlteil mit Empfangsschein" bekommt jede Rechnung in CHF oder EUR eine eigene letzte Seite mit Empfangsschein und Zahlteil zum Abtrennen. Bei der Referenzart „Automatisch" steht bei einer QR-IBAN die QR-Referenz im Zahlteil, sonst eine RF-Referenz aus der Rechnungsnummer; enthält die Rechnungsnummer andere Zeichen als Buchstaben und Ziffern oder ist sie länger als 21 Zeichen, steht keine Referenz darin.

Alle Codes lauten auf den offenen Betrag: Rechnungsbetrag abzüglich der schon gebuchten Zahlungen. Auf Gutschriften, Korrekturbelegen, stornierten und bereits bezahlten Rechnungen und auf Belegen über 0,00 € erscheinen keine Zahlcodes.

Ist ein Schalter an, passen aber Einstellungen oder Firmendaten nicht — zum Beispiel fehlt die IBAN oder PLZ und Ort —, steht beim Bearbeiten einer Rechnung oben „Zahlungs-QR-Code ist eingeschaltet, wird aber nicht gedruckt:" mit dem Grund und Links zu den Unternehmensdaten und Einstellungen.

Zahlungen über den PayPal.Me-Code landen in deinem PayPal-Konto, nicht auf dem Bankkonto. Buche sie wie jede Zahlung mit Zahlung buchen und der Zahlart „PayPal".

Zahlungs-Codes bei Lastschriftmandaten

GiroCode, PayPal.me-Code und Schweizer Zahlteil stehen auch auf Rechnungen an Kunden mit SEPA-Lastschriftmandat. Der SEPA-Export und die Kennzeichnung [SEPA] bleiben unverändert. Ziehst du eine solche Rechnung per Lastschrift ein, achte darauf, dass der Kunde nicht zusätzlich per Code überweist.

So erfasst du eine Zahlung

Zahlungen buchst du nicht in der Rechnung selbst, sondern unter Finanzen → Ausgangsbelege. Der Knopf Zahlung buchen in einer offenen Rechnung bringt dich direkt dorthin, schon nach ihrer Rechnungsnummer gesucht. Schritt für Schritt erklärt auf der Seite Ausgangs- und Eingangsbelege. Weitere Wege sind das Kassenbuch, ein Kundenkonto und die Online-Zahlung per Stripe.

In der abgeschlossenen Rechnung siehst du unten im Kasten Buchungen den Rechnungsbetrag, die Summe der Buchungen, den offenen Rest und jede einzelne Zahlung. Wurde Geld von einer stornierten Rechnung auf diese Rechnung übertragen, zeigt der Kasten Zahlungsumbuchungen den Betrag mit der Rechnung, von der er kam.

So stornierst du eine Rechnung

Stornieren heißt: Die Rechnung wird als Ganzes zurückgenommen. Sie bleibt mit ihrer Nummer erhalten, und ein Gegenbeleg hebt sie auf.

1. Öffne die Rechnung (Zeilenmenü → Bearbeiten).
2. Klicke oben links auf Rechnung stornieren.
3. Lies den Hinweis auf der Seite Rechnung stornieren: Der Schritt lässt sich nicht rückgängig machen.
4. Willst du die Rechnung gleich richtig neu schreiben, setze den Haken Positionen in einen neuen Rechnungsentwurf übernehmen. Dann stehen alle Positionen danach auf einem neuen Entwurf — Buchungen, Stempelkarten und Abos gehen auf die neue Rechnung über. Ohne Haken musst du alles neu erfassen.
5. Hat der Kunde schon bezahlt, steht dort „Bereits gezahlt: …" mit drei Möglichkeiten. Wähle, was mit dem Geld passiert:
   • Auf die neue Rechnung übertragen — nur zusammen mit „Positionen übernehmen"; das Geld wird beim Abschließen der neuen Rechnung verrechnet.
   • Als Guthaben des Kunden führen (vorausgewählt) — das Geld wird mit einer späteren Rechnung verrechnet.
   • Wurde bzw. wird an den Kunden zurückgezahlt — du zahlst das Geld selbst zurück. Bei Barzahlung aus dem Kassenbuch ist diese Möglichkeit gesperrt; buche den Betrag dann zuerst im Kassenbuch als Entnahme zurück.
6. Steht eine Stempelkarte mit Restguthaben auf der Rechnung und hast du „Positionen übernehmen" nicht gewählt, setze den Haken Verstanden — die Karte ist danach nicht mehr einlösbar. Sonst wird nichts storniert.
7. Klicke auf Rechnung stornieren.

Was dabei passiert: PetWorkers legt einen Korrekturbeleg an — gleiche Nummer mit „-S" am Ende, alle Positionen mit umgekehrtem Vorzeichen, sofort abgeschlossen, an die Rechnungsadresse der ursprünglichen Rechnung (fehlt dort etwas, siehe „So stornierst du eine Rechnung mit unvollständiger Adresse“). Auch eine Gutschrift zu einer Rechnung geht an deren Adresse. Jede Zahlung, die schon auf der Rechnung gebucht war, bekommt eine Gegenbuchung. Die ursprüngliche Rechnung steht danach auf „Storniert". Hatte die Rechnung Digitalprodukte, wird der Zugang des Kunden gesperrt.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat: Mit „Positionen übernehmen" landest du im neuen Rechnungsentwurf, sonst in der Rechnungsliste. Die Meldung oben nennt, was passiert ist, zum Beispiel „Die Positionen stehen auf einem neuen Rechnungsentwurf." Wurde online bezahlt (Stripe oder PayPal) und hast du „zurückgezahlt" gewählt, erinnert dich die Meldung: PetWorkers erstattet nicht selbst — die Erstattung machst du beim Zahlungsanbieter.

Ohne „Positionen übernehmen" musst du Positionen, die automatisch aus Buchungen stammen (zum Beispiel eine Kursteilnahme), bei Bedarf von Hand auf einer neuen Rechnung erfassen.

In diesen Fällen verweigert PetWorkers das Storno und nennt dir den Grund:

• Die Rechnung ist ein Entwurf — Entwürfe löschst du mit Entwurf löschen (nach einer Rückfrage; ohne JavaScript auf einer eigenen Bestätigungsseite).
• Es gibt bereits eine Gutschrift für eine Position dieser Rechnung — dann erstellst du eine Gutschrift in der gewünschten Höhe.
• Auf die Rechnung wurde aus dem Kassenbuch gebucht und das Geld soll zurück an den Kunden — dann buchst du den Betrag im Kassenbuch als Entnahme zurück und erstellst eine Gutschrift. Wählst du „Als Guthaben des Kunden führen", geht das Storno auch mit Kassenbuch-Zahlung.
• Das Guthaben aus einer Gutschrift ist schon mit Rechnungen verrechnet — dann stornierst du zuerst die Verrechnungszahlung auf der Rechnung.
• Pflichtangaben fehlen — dann steht oben „Korrekturrechnung kann noch nicht erstellt werden: Pflichtangaben fehlen." und der Knopf ist gesperrt. Trage die Angaben nach (siehe „Wenn Pflichtangaben fehlen“ und „So stornierst du eine Rechnung mit unvollständiger Adresse“).

Der Hinweis verlinkt dafür direkt auf Neue Gutschrift für diesen Kunden.

So stornierst du eine Rechnung mit unvollständiger Adresse

Ältere Rechnungen haben manchmal keine PLZ, keinen Ort, kein Land oder keinen Namen. Dann lässt sich zuerst keine Korrekturrechnung erstellen. Du ergänzt die Adresse beim Kunden, danach klappt das Storno.

1. Öffne die Rechnung und klicke auf Rechnung stornieren. Oben steht der Kasten „Korrekturrechnung kann noch nicht erstellt werden: Pflichtangaben fehlen.“ Jede Zeile nennt, was fehlt.

   

2. Klicke in der Zeile auf den Link Rechnungsadresse. Die Kartei des Kunden öffnet sich.
3. Klicke auf der Kontaktkarte auf das Menü ☰ (drei Striche) und dann auf das Stift-Symbol Bearbeiten.

   

4. Trage die fehlenden Angaben ein, zum Beispiel Postleitzahl und Ort. Hat der Kunde eine abweichende Rechnungsadresse, trägst du sie im Abschnitt Rechnungsadresse ein.

   

5. Klicke auf Speichern & zurück.
6. Öffne die Rechnung wieder und klicke auf Rechnung stornieren. Der Kasten ist weg, und der Knopf Rechnung stornieren lässt sich klicken.

Was die Korrekturrechnung dann übernimmt: Grundsätzlich die Adresse der ursprünglichen Rechnung. Nur was dort fehlt, kommt vom Kunden. Fehlt der Name, nimmt sie den Namen des Kunden. Fehlen PLZ, Ort oder Land, nimmt sie die ganze Anschrift des Kunden (Straße, PLZ, Ort und Land) — nie nur einzelne Teile.

So schreibst du eine Gutschrift

Eine Gutschrift ist das Gegenstück zur Rechnung: Du schuldest dem Kunden Geld, zum Beispiel für eine ausgefallene Stunde. Du schreibst sie im selben Editor wie eine Rechnung.

1. Klicke in Finanzen → Rechnungen auf Neue Gutschrift — oder in der Kontaktkartei im Reiter „Rechnungen" auf Gutschrift erstellen.
2. Wähle den Kontakt und klicke auf Speichern. Der Betreff ist mit „Gutschrift" vorbelegt. Solange noch keine Position auf dem Beleg steht, ist er eine Rechnung (0 € ist immer eine Rechnung): Der Kasten oben rechts zeigt „Rechnung" und darunter „Neue Gutschrift — bei 0 € noch eine Rechnung, mit dem ersten Betrag unter 0 eine Gutschrift."
3. Unter der Eingabezeile ist der Schalter als Gutschrift hinzufügen (Betrag negativ) schon angehakt. Wähle eine Leistung aus dem Katalog oder gib über Freie Position eingeben … eine eigene Position ein, zum Beispiel „Erstattung ausgefallene Gruppenstunde" mit 20,00 € — sie kommt mit negativem Betrag auf den Beleg. Damit ist der Beleg eine Gutschrift: Oben rechts steht „Gutschrift", im Kopf „Gutschriftsnummer".
4. Schließe die Gutschrift mit Bearbeitung abschließen ab — mit oder ohne E-Mail, wie eine Rechnung.
5. Zahlst du das Geld aus, klicke in der abgeschlossenen Gutschrift auf Auszahlung buchen und buche den Betrag unter Finanzen → Ausgangsbelege mit negativem Betrag — oder als Entnahme im Kassenbuch mit der Gutschrift als Beleg.

Rechnung oder Gutschrift: die Summe entscheidet

• Ob ein Beleg Rechnung oder Gutschrift ist, entscheidet der Endbetrag (der „Gesamtpreis" mit Mehrwertsteuer): unter 0 wird er zur Gutschrift, sonst zur Rechnung — auch bei genau 0,00 € ist er eine Rechnung.
• Das schaltet schon im Entwurf um, ohne dass die Seite neu lädt: Der Kasten oben rechts zeigt „Rechnung" oder „Gutschrift", im Kopf wechselt „Rechnungsnummer" zu „Gutschriftsnummer" und zurück. Ein gelber Hinweis über den Positionen sagt dir, dass die Art gewechselt hat, und die Überschrift wandert mit. Stehen Betreff, Einleitungssatz und Bemerkungen noch auf den vorbelegten Texten, stellt PetWorkers sie auf die Texte der neuen Art um; was du selbst geändert hast, bleibt stehen.
• Schließt du einen Beleg mit dem Endbetrag 0,00 € ab, wird deshalb eine Rechnung festgeschrieben. Hast du ihn über „Neue Gutschrift" begonnen, heißt die Abschlussseite „Rechnung abschließen" und warnt: „Der Entwurf wird als Rechnung festgeschrieben, nicht als Gutschrift". Betreff, Einleitung und Bemerkungen, die noch die Standardtexte der Gutschrift sind, stellt PetWorkers dabei auf die der Rechnung um. Hast du einen dieser Texte selbst geändert und er klingt noch nach Gutschrift, weist dich die Abschlussseite darauf hin — pass ihn dann vor dem Abschluss an.

Nach dem Abschluss

• Die Gutschrift bekommt eine Nummer wie eine Rechnung (zum Beispiel R26090041).
• Oben stehen Versenden, PDF und Auszahlung buchen statt „Zahlung buchen". Zurücknehmen kannst du sie mit Gutschrift stornieren.
• Im Versand gibt es für eine Gutschrift keine Zahlungserinnerung und keine Mahnung, und auf dem PDF steht kein Zahlcode (QR).

Betreff, Einleitungssatz und Bemerkungen einer neuen Gutschrift stellst du unter System → Einstellungen, Bereich „Finanzen", ein: „Gutschrift: Vorbelegung Betreff", „Gutschrift: Einleitungssatz" und „Gutschrift: Bemerkungen", für den Versand „Gutschriftversand: Standardbetreff" und „Gutschriftversand: Standardtext".

Manche Gutschrift-Positionen entstehen auch automatisch, zum Beispiel wenn ein gebuchter Termin ausfällt.

Mehrere Rechnungen auf einmal

• Abschließen & versenden: Setze in der Rechnungsübersicht die Haken vor den gewünschten Zeilen und klicke in der Aktionsleiste auf „Abschließen & versenden". Nach einer Rückfrage werden Entwürfe abgeschlossen und die markierten Rechnungen per E-Mail verschickt, mit Betreff und Text aus den Einstellungen. Bezahlte, stornierte und Korrekturrechnungen werden übersprungen. Leere Entwürfe und Entwürfe mit fehlenden Pflichtangaben werden übersprungen und im Bericht danach genannt. Nur für Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung).
• Rechnungen als ZIP herunterladen: Setze die Haken vor den gewünschten Rechnungen und klicke über der Suche auf „Rechnungen als ZIP herunterladen". Du bekommst eine einzige ZIP-Datei mit den PDFs der markierten Rechnungen, zum Beispiel rechnungen_auswahl_2026-09-26_143012.zip, im Download-Ordner deines Browsers. Entwürfe und Stornobelege sind nicht enthalten. Zeilen, die du mit der Suche ausgeblendet hast, zählen nicht mit, auch wenn ihr Haken noch gesetzt ist. Ist nichts markiert, erscheint „Bitte zuerst Rechnungen markieren.". Nur für Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung).
• Export-Kasten: „Belege exportieren (ZIP)" packt die PDFs aller angezeigten Rechnungen (ohne Entwürfe, bei Stornos mit Stornobeleg), „Datendatei exportieren (CSV)" liefert die Liste als Tabelle.

So erstellst du eine SEPA-Datei für Lastschrift oder Gutschriften

Mit einer SEPA-Datei ziehst du offene Rechnungen per Lastschrift ein (Kunden mit Lastschriftmandat, also ihrer Erlaubnis zum Abbuchen) oder überweist offene Gutschriften. Die Datei lädst du in deinem Online-Banking hoch.

1. Stelle in Finanzen → Rechnungen den Filter ein, zum Beispiel den Vormonat, und klicke auf Auswahl anzeigen. Willst du nur bestimmte Belege, setze die Haken vor diesen Zeilen.
2. Klappe den Kasten Export auf.
3. Klicke auf den passenden Knopf: „SEPA-XML Lastschrift" oder „SEPA-XML Gutschriften" für das Online-Banking, „SEPA-Transfer-Datei Lastschrift (CSV)" oder „SEPA-Transfer-Datei Gutschriften (CSV)" als Tabelle. Hast du Zeilen markiert, steht auf den Knöpfen zum Beispiel „SEPA-XML Lastschrift (3 markierte)", und nur diese Belege kommen in die Datei. Ohne Markierung kommen alle Belege, die der Filter zeigt; mit der Suche ausgeblendete Zeilen zählen nicht mit.
4. Bei „SEPA-XML Lastschrift" fragt PetWorkers noch einmal nach, für wie viele Belege; bestätige mit OK.
5. Fehlt bei einem Beleg etwas, zeigt PetWorkers ihn vorher mit dem Grund. Mit Datei ohne diese Belege herunterladen bekommst du die Datei für die übrigen.
6. Lade die Datei in deinem Online-Banking hoch.

• Was hinein kommt: Die Lastschrift-Dateien enthalten offene und teilweise bezahlte Rechnungen von Kunden mit SEPA-Mandat, die Gutschriften-Dateien offene Gutschriften von Kunden mit IBAN, jeweils mit dem noch offenen Betrag.
• Kein doppelter Einzug: PetWorkers merkt sich jeden Beleg, der in einer SEPA-Datei war; in der Liste steht dann „SEPA exportiert am …". Beim nächsten Export bleiben diese Belege draußen, und ein Hinweis nennt ihre Zahl. Brauchst du sie doch noch einmal (zum Beispiel nach einer Rücklastschrift), setze vorher den Haken Bereits exportierte Belege einschließen.
• Was du für die SEPA-XML brauchst: eine gültige IBAN in den Unternehmensdaten und die Währung EUR, für die Lastschrift zusätzlich die Einstellung „SEPA-Lastschrift: Gläubiger-Identifikationsnummer". Die Lastschriftart (CORE oder B2B) stellst du bei „SEPA-Lastschrift: Lastschriftart" ein. Fälligkeit der Lastschrift ist heute plus zwei Tage, verschoben auf den nächsten Bankarbeitstag; Gutschriften werden heute ausgeführt, am Wochenende oder Feiertag am nächsten Bankarbeitstag. Fehlt bei einem Beleg etwas (zum Beispiel Mandatsreferenz, Datum der Mandatserteilung oder eine gültige IBAN) oder passt ein markierter Beleg nicht in die Datei, zeigt PetWorkers ihn vorher mit dem Grund.
• Zahlung buchen: Der SEPA-Export bucht keine Zahlung. Buche den Zahlungseingang erst, wenn das Geld auf deinem Konto ist.

Wenn etwas nicht klappt

• „Bearbeitung abschließen" ist grau — der Entwurf hat noch keine Position. Füge erst eine hinzu.
• „Noch nicht abschließbar — für die E-Rechnung fehlen Pflichtangaben" — in deinen Firmendaten, in der Rechnungsadresse des Kunden oder bei einer Position fehlt etwas. Klicke auf den Link in der jeweiligen Zeile und trage es nach (siehe „Wenn Pflichtangaben fehlen"). Die Firmendaten darf nur ein Administrator ändern.
• „Das Rechnungsdatum darf nicht vor der zuletzt abgeschlossenen Rechnung oder nach heute liegen." — Rechnungsnummern und Daten müssen in der richtigen Reihenfolge bleiben. Wähle ein Datum zwischen der letzten abgeschlossenen Rechnung und heute.
• Kunde ohne E-Mail-Adresse — dann ist das Feld „An" leer und die Rechnung kann nicht zugestellt werden. Trage die Adresse zuerst im Kontakt ein.
• Rechnungsnummer fehlt — Entwürfe heißen „ENTWURF". Die Nummer wird erst beim Abschließen vergeben.
• Aus der Gutschrift ist eine Rechnung geworden (oder umgekehrt) — der Endbetrag hat das Vorzeichen gewechselt oder ist auf 0,00 € gefallen; der gelbe Hinweis über den Positionen sagt das. Prüfe den Schalter „als Gutschrift hinzufügen (Betrag negativ)" — war er beim Hinzufügen aus, kam die Position mit positivem Betrag auf den Beleg.
• „Die Menge von … wurde inzwischen geändert" — die Rechnung war noch in einem zweiten Fenster offen, und dort wurde die Menge schon geändert. Deine Eingabe wurde nicht übernommen — prüfe die Menge und ändere sie bei Bedarf noch einmal.
• „Die Anmeldung ist abgelaufen" — melde dich in einem neuen Tab wieder an. Deine Eingaben im Editor bleiben stehen; klicke danach noch einmal auf Hinzufügen oder Speichern.
• Nur ein aktueller Monat sichtbar — die Liste startet mit dem laufenden Monat. Ältere Rechnungen findest du über die Datumsfelder, den Status „Offen und teilweise bezahlt (alle Zeiträume)" oder die Suche bei „ReNr./Kontakt".
• Keine Positionen zum Hinzufügen — der Doppelhaken bietet nur Leistungen an, die noch auf keiner Rechnung stehen; gibt es keine, steht unter der Eingabezeile „Keine nicht berechneten Leistungen vorhanden." Was schon berechnet ist, siehst du in der Leistungsverwaltung.
• Eine entfernte Position ist wieder da — Positionen aus Buchungen, Abos, Stempelkarten oder vom Kunden erfasste Leistungen nimmt das graue Symbol nur von der Rechnung; der Doppelhaken bietet sie wieder an. Dasselbe gilt, wenn du einen ganzen Entwurf mit Entwurf löschen verwirfst: Nur die Positionen, die du in der Rechnung angelegt hast, werden mitgelöscht, alle anderen bleiben beim Kunden als nicht berechnet stehen.
• Die SEPA-Datei ist leer oder kleiner als erwartet — Belege, die schon in einer SEPA-Datei waren, bleiben draußen. Setze den Haken „Bereits exportierte Belege einschließen", wenn du sie wirklich noch einmal brauchst.