Kunden in eine Gruppe buchen, Warteliste
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Wir buchen Mia Beispiel mit ihrer Hündin Lotte in die „Welpengruppe Samstag“, einmal für einen Termin und einmal für mehrere Samstage auf einmal. Dann ist der Termin voll und ihr zweiter Hund Fiete kommt auf die Warteliste. Zum Schluss siehst du, wie Mia ihre Termine und die Warteliste im Kundenbereich sieht.
Kapitel im Video
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Kunden in eine Gruppe buchen, Warteliste
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Transkript anzeigen
Einleitung
In diesem Video buchst du Kunden in eine Gruppe. Und du siehst, was passiert, wenn ein Termin voll ist. Unser Beispiel: Mia Beispiel bucht ihre Hündin Lotte in die „Welpengruppe Samstag“ aus dem letzten Video. Fünf von sechs Plätzen sind schon vergeben.
Den Termin öffnen
Öffne „Hundeschule“ und „Gruppen“. In der Spalte „Info“ klickst du bei der Gruppe auf den Termin, hier den 7. November. Das ist die Kartei des Termins. Oben steht „Aktive Anmeldungen: 5 / 6“, darunter die gebuchten Hunde.
Einen Termin buchen
Klicke rechts auf „Buchung hinzufügen“. Das Formular ist kurz. Du wählst Tier, Tarif und wie bezahlt wird. Bei „Tier auswählen“ suchst du den Hund. Vor dem Namen steht immer der Besitzer, hier „Beispiel, Mia“ mit Lotte. Beim „Tarif“ bleibt „Standard-Tarif“ stehen. Das ist der Tarif auf Position 1, bei uns die Welpenstunde. Unter „Abrechnung“ lässt du „Automatisch“ stehen. Dann nimmt PetWorkers zuerst ein Abo, dann eine Stempelkarte, sonst eine Einzelbuchung. Ausgegraute Wege kann Mia nicht nutzen. Darunter steht, warum, zum Beispiel weil sie keine passende Stempelkarte hat. Mit „Benachrichtigung versenden“ bekommt die Kundin eine Buchungsbestätigung per E-Mail. Wir lassen den Haken heute weg. „Kundenstorno für diese Buchung blockieren“ heißt: Mia kann diesen Termin nicht selbst online absagen. Nach „Speichern & zurück“ meldet PetWorkers: kein Abo, keine Stempelkarte, also „Einzelbuchung angelegt.“ Lotte steht jetzt in der Liste. „Unberechnet“ heißt: Die Stunde liegt als offener Posten bei Mia und kommt mit der nächsten Abrechnung auf die Rechnung. Setz die Stunde also nicht noch einmal von Hand auf eine Rechnung. Wie das Abrechnen geht, zeigt Video 20. Oben steht jetzt „6 / 6“. Der Termin ist voll.
Gruppe voll: die Warteliste
Mia möchte auch ihren zweiten Hund Fiete mitbringen. Wir buchen ihn genauso in denselben Termin. Weil kein Platz mehr frei ist und die Warteschlange eingeschaltet ist, landet Fiete auf der Warteliste, auf Platz 1. Ein Platz auf der Warteliste kostet nichts, darum steht bei Fiete „noch nicht gebucht“. Berechnet wird erst, wenn er nachrückt. Rückt er bis zum Beginn nicht nach, wird er automatisch ausgetragen. Sagt jemand ab, rückt der Erste auf der Liste von selbst nach. Das gilt bis zur Absagefrist vor dem Termin. Mit diesen Knöpfen füllst du freie Plätze selbst aus der Warteliste auf, mit oder ohne Nachricht an die Kunden. Willst du Fiete trotzdem aufnehmen, öffnest du rechts das Menü und klickst auf „Von Warteliste nehmen“. Dann erhöht PetWorkers das Limit dieses Termins auf 7.
Mehrere Termine auf einmal
Lotte soll auch an weiteren Samstagen kommen. In der Gruppe, Reiter „Termine“, steht beim 7. November jetzt „6 / 6 Anmeldungen, 1 auf Warteliste“. Hier klickst du auf „Buchung(en) hinzufügen“. Oben wählst du wieder das Tier, also Lotte. Dann hakst du die gewünschten Termine an, hier den 12. und den 19. Dezember. Mit den Knöpfen „Vier“, „Sechs“ und so weiter wählst du gleich mehrere. Die beiden ersten Haken kennst du schon. „Validierungen überspringen“ brauchst du im Alltag nicht, lass ihn einfach aus. Dann klickst du auf „Buchung(en) speichern“. Bei beiden Terminen steht jetzt „1 / 6 Anmeldungen“ mit Lotte. Daran siehst du, dass es geklappt hat.
So sieht es deine Kundin
Und so sieht es Mia: Im Kundenbereich klickt sie auf „Gruppentermine“. Beim 7. November steht Lotte als „Gebucht“ und Fiete mit „Warteliste #1“. Über „Stornierungsoptionen“ kann Mia selbst absagen, solange die Absagefrist noch nicht vorbei ist. Darunter folgen die Termine im Dezember, ebenfalls mit Lotte. Mia kann auch selbst online buchen. Auf der Buchungsseite steht beim vollen Termin „ausgebucht — Buchung auf Warteliste“. Sie wählt Termine und Tiere, dann die Zahlungsart, bestätigt die Hinweise und klickt auf „Zahlungspflichtig buchen“.
Zusammenfassung
Kurz gesagt: Einzelne Termine buchst du in der Kartei des Termins, mehrere auf einmal im Reiter „Termine“ der Gruppe. Ist ein Termin voll, hilft die Warteliste. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du umbuchst, stornierst und einen Termin absagst.