Kommunikation: Nachricht, Rundmail oder Newsletter?
Im Menü Posteingang liest du die Post deines Postfachs und schreibst deinen Kunden eine E-Mail direkt aus PetWorkers heraus — einem einzelnen Kunden oder allen Teilnehmern einer Gruppe, eines Kurses oder einer Kontaktgruppe. Die Mail kommt in deinem Design (mit Logo und Firmenangaben) und landet automatisch im E-Mail-Archiv des Kunden. So weißt du später genau, wer was bekommen hat.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren, BackOffice (Büro & Buchhaltung), BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) und Beratung, Training & Betreuung — dürfen Posteingang, Neue Nachricht und Neue Rundmail öffnen und verschicken.
- Im Posteingang sieht jeder nur sein eigenes persönliches Postfach und die Firmenpostfächer, bei denen er eingetragen ist. Details: Posteingang.
- Textvorlagen anlegen und ändern (Stammdaten → Textvorlagen) dürfen nur Administratoren. Anwenden darf sie jeder, der Nachrichten schreibt.
- Deine Kunden — sehen diese Seiten nicht. Sie bekommen nur die E-Mail.
- Mehr zu den Rollen: Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Nachricht — an den gewählten Kontakt (und an die CC-Adressen), sobald du auf „Jetzt versenden“ klickst. Nur mit deinem Klick.
- Rundmail — an jeden Empfänger der gewählten Gruppe, des Termins, des Kurses oder der Kontaktgruppe einzeln, auf Wunsch auch an die Trainer. Nur mit deinem Klick auf „Jetzt versenden“.
- Antwort, Weiterleitung oder neue E-Mail im Posteingang — an die Adressen in „An“ und „Kopie“, erst mit deinem Klick auf „Senden“.
- Nachricht und Rundmail nutzen den Rahmen der Vorlage „Systembenachrichtigung (Standard)“. Den änderst du unter Layout → Vorlagen.
Kurz gesagt: Einem Kunden schreiben: Posteingang → Neue Nachricht. Allen Teilnehmern einer Gruppe schreiben: Posteingang → Neue Rundmail. Werbung an viele: Marketing → Newsletter.
Welcher Weg passt?
| Du willst … | Nimm | Wer bekommt es |
|---|---|---|
| sehen, was dir Kunden geschrieben haben, und darauf antworten oder es weiterleiten | Posteingang → Posteingang | du — hier kommt die Post an, die an dein Postfach geht |
| einem Kunden persönlich schreiben (Rückfrage, Absage, Rechnungshinweis) | Posteingang → Neue Nachricht | genau der Kontakt, den du auswählst |
| allen Teilnehmern etwas Organisatorisches mitteilen (Termin fällt aus, Platz gesperrt, Treffpunkt geändert) | Posteingang → Neue Rundmail | alle Kunden mit Buchung einer Gruppe ab heute, eines Gruppentermins oder Kurses — oder alle Mitglieder einer Kontaktgruppe |
| Werbung, Neuigkeiten, Angebote an viele Kunden schicken | Marketing → Newsletter | nur wer eingewilligt hat — mit Abmeldelink, Statistik und Sperrliste |
Achtung: Nachricht und Rundmail prüfen keine Newsletter-Einwilligung und haben keinen Abmeldelink. Nimm sie für Organisatorisches rund um Buchungen und Termine — für Werbung und Neuigkeiten den Newsletter. Diese Anleitung ist keine Rechtsberatung.
Was alle Wege gemeinsam haben
- Absender: Du wählst im Feld „Absender (E-Mail-Konto)“ bzw. „Absender“ eines deiner aktiven Versandkonten (Versandkonto = die Adresse, von der die Mail kommt). Vorausgewählt ist das Konto für Buchungsinfos. Bei der Rundmail und im Posteingang stehen zusätzlich die Postfächer zur Wahl, die du im Posteingang siehst. Die Konten richtest du auf der Seite E-Mail: Versandkonten, Warteschlange und Archiv ein.
- Textvorlagen: Häufige Texte (Terminabsage, Zahlungserinnerung, Wegbeschreibung) legst du einmal unter Stammdaten → Textvorlagen an und holst sie über „Textvorlage anwenden (Betreff + Nachricht überschreiben)“ mit einem Klick in die Nachricht — samt ihrer Anhänge.
- Variablen: Variablen sind Platzhalter, die PetWorkers beim Versand ersetzt. Klickst du auf eine der farbigen Schaltflächen über dem Nachrichtenfeld, wird der Platzhalter an der Stelle eingefügt, an der dein Cursor steht. Die petrolfarbenen (
{Vorname},{Nachname},{Name},{Anrede}) füllt PetWorkers je Empfänger aus, die gelben ({Firma},{Email},{Telefon},{Mobil}) mit deinen Firmendaten.{Anrede}folgt der Ansprache des Kontakts: „Hallo Laura“ bei Du, sonst förmlich. - Signatur: Unter dem Nachrichtenfeld steht schon deine Grußformel. Sie kommt aus deinem Profil, Feld „Persönliche Signatur“ (siehe Dein Profil).
- Nachweis: Jede verschickte Mail steht im E-Mail-Archiv des Kunden und im Nachrichtenarchiv — siehe Gesendete Nachrichten finden.
Wenn etwas nicht klappt
- Der Menüpunkt „Posteingang“ fehlt — Dein Konto hat die Rolle „Kunden / Lieferanten“ oder niedriger. Ein Administrator stellt die Rolle im Kontakt um.
- Im Posteingang steht „Für dich ist noch kein Postfach freigegeben.“ — Du bist bei keinem Firmenpostfach eingetragen und hast kein persönliches Postfach. Richte dein persönliches Postfach ein oder lass dich von einem Administrator eintragen (siehe Posteingang).
- Ein Kunde sagt, er habe nichts bekommen — Schau ins E-Mail-Archiv des Kunden und in die Mailwarteschlange (siehe Gesendete Nachrichten finden).
- Die Textvorlagen fehlen in der Auswahl — Es ist noch keine Textvorlage angelegt. Das darf nur ein Administrator unter Stammdaten → Textvorlagen.