Kommunikation: Nachricht, Mitteilung oder Newsletter?
Im Menü Kommunikation schreibst du deinen Kunden eine E-Mail direkt aus PetWorkers heraus — einem einzelnen Kunden oder allen Teilnehmern einer Gruppe, eines Kurses oder einer Kontaktgruppe. Die Mail kommt in deinem Design (mit Logo und Firmenangaben) und landet automatisch im E-Mail-Archiv des Kunden. So weißt du später genau, wer was bekommen hat.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren, BackOffice (Büro & Buchhaltung), BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) und Beratung, Training & Betreuung — dürfen Nachricht und Mitteilungen öffnen und verschicken.
- Textvorlagen anlegen und ändern (Stammdaten → Textvorlagen) dürfen nur Administratoren. Anwenden darf sie jeder, der Nachrichten schreibt.
- Deine Kunden — sehen diese Seiten nicht. Sie bekommen nur die E-Mail.
- Mehr zu den Rollen: Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Nachricht — an den gewählten Kontakt (und an die CC-Adressen), sobald du auf „Jetzt versenden“ klickst. Nur mit deinem Klick.
- Mitteilung — an jeden Empfänger der gewählten Gruppe, des Termins, des Kurses oder der Kontaktgruppe einzeln, auf Wunsch auch an die Trainer. Nur mit deinem Klick auf „Jetzt versenden“.
- Beide nutzen den Rahmen der Vorlage „Systembenachrichtigung (Standard)“. Den änderst du unter Layout → Vorlagen.
Welcher Weg passt?
| Du willst … | Nimm | Wer bekommt es |
|---|---|---|
| einem Kunden persönlich schreiben (Rückfrage, Absage, Rechnungshinweis) | Kommunikation → Nachricht | genau der Kontakt, den du auswählst |
| allen Teilnehmern etwas Organisatorisches mitteilen (Termin fällt aus, Platz gesperrt, Treffpunkt geändert) | Kommunikation → Mitteilungen | alle Anmeldungen einer Gruppe, eines Gruppentermins oder Kurses — oder alle Mitglieder einer Kontaktgruppe |
| Werbung, Neuigkeiten, Angebote an viele Kunden schicken | Marketing → Newsletter | nur wer eingewilligt hat — mit Abmeldelink, Statistik und Sperrliste |
Achtung: Nachricht und Mitteilungen prüfen keine Newsletter-Einwilligung und haben keinen Abmeldelink. Nimm sie für Organisatorisches rund um Buchungen und Termine — für Werbung und Neuigkeiten den Newsletter. Diese Anleitung ist keine Rechtsberatung.
Was alle Wege gemeinsam haben
- Absender: Du wählst im Feld „Absender (E-Mail-Konto)“ eines deiner aktiven Versandkonten. Vorausgewählt ist das Konto für Buchungsinfos. Die Konten richtest du auf der Seite E-Mail: Versandkonten, Warteschlange und Archiv ein.
- Textvorlagen: Häufige Texte (Terminabsage, Zahlungserinnerung, Wegbeschreibung) legst du einmal unter Stammdaten → Textvorlagen an und holst sie über „Textvorlage anwenden (Betreff + Nachricht überschreiben)“ mit einem Klick in die Nachricht — samt ihrer Anhänge.
- Variablen: Klickst du auf eine der farbigen Schaltflächen über dem Nachrichtenfeld, wird der Platzhalter an der Stelle eingefügt, an der dein Cursor steht. Die blauen (
{Vorname},{Nachname},{Name},{Anrede}) füllt PetWorkers je Empfänger aus, die gelben ({Firma},{Email},{Telefon},{Mobil}) mit deinen Firmendaten. - Signatur: Unter dem Nachrichtenfeld steht schon deine Grußformel. Sie kommt aus deinem Profil, Feld „Persönliche Signatur“ (siehe Dein Profil).
- Nachweis: Jede verschickte Mail steht im E-Mail-Archiv des Kunden und im Nachrichtenarchiv — siehe Gesendete Nachrichten finden.