Fahrtkosten: die Anfahrt berechnen

Fährst du zum Kunden nach Hause, willst du die Anfahrt berechnen. PetWorkers kann das selbst. Es ermittelt die Entfernung von deinem Startpunkt zur Adresse des Kunden (oder zum Treffpunkt). Dann setzt es eine Anfahrtsposition auf die Buchung: gar nichts, eine Pauschale oder einen Kilometerpreis, je nach Entfernung.

Dafür brauchst du zwei Dinge: die Fahrtkostenleistungen (die Preise für die Anfahrt, hier unter Leistungen → Fahrtkosten) und eine Staffel (ab wie vielen Kilometern was gilt). Die Staffel stellst du einmal zentral ein oder je Angebot.

So rechnet PetWorkers

Die Anfahrt hat bis zu drei Stufen. PetWorkers geht sie der Reihe nach durch und nimmt die erste, die passt:

1. Ist die Entfernung höchstens Frei bis (km), kostet die Anfahrt nichts.
2. Ist sie höchstens Pauschale bis (km), wird die Pauschale (Anfahrts-Leistung) einmal berechnet. Steht bei „Pauschale bis (km)" eine 0, gilt die Pauschale ohne Obergrenze.
3. Ist sie weiter, wird der Kilometerpreis (Leistung pro km) mit den gefahrenen Kilometern malgenommen. Pauschale und Kilometerpreis kommen nie zusammen auf die Rechnung.

Ob die gefahrenen Kilometer Hin- und Rückweg sind oder nur die einfache Strecke, stellst du je Bereich ein. Das geht direkt im Kasten „Zentrale Fahrtkosten-Staffel“ („Kilometerpreis berechnen für – …“: „Hin- und Rückfahrt“ oder „Nur Anfahrt“). Dieselben Werte stehen unter System → Einstellungen → Termine als „Streckenberechnung Einzeltermine", „Streckenberechnung Hausbetreuung" und „Streckenberechnung Tagesbetreuung". Kommst du von PetWorkers Classic, übernimmt PetWorkers deine dortige Einstellung zur Strecke im Fahrdienst der Tagesbetreuung in „Streckenberechnung Tagesbetreuung“.

Beispiel mit Frei bis 5 km, Pauschale bis 15 km (12,00 €) und 0,60 € je km, Hin- und Rückweg: Der Kunde wohnt 3 km entfernt — keine Anfahrt. 10 km — 12,00 € Pauschale. 22 km — 44 km × 0,60 € = 26,40 €.

So richtest du Fahrtkosten ein

1. Den Startpunkt als Ort anlegen (optional)

Ohne eigenen Startpunkt rechnet PetWorkers ab der Anschrift in deinen Firmendaten. Startest du woanders, leg den Startpunkt als Ort an:

1. Klicke im Menü auf Stammdaten → Orte.
2. Gibt es deinen Startpunkt (zum Beispiel „Trainingsplatz Hundeschule") noch nicht, klicke auf Ort hinzufügen und trage die Adresse vollständig ein: Adresszeile 1, Postleitzahl und Ort. Ohne vollständige Adresse lässt sich keine Entfernung berechnen.

2. Die Fahrtkostenleistungen anlegen

1. Klicke im Menü auf Leistungen → Fahrtkosten.
2. Klicke auf Fahrtkostenleistung. Das Häkchen „Anfahrtsleistung" ist dabei schon gesetzt — nur Leistungen mit diesem Häkchen stehen später bei der Anfahrt zur Auswahl.
3. Trage die Pauschale ein: Bezeichnung „Anfahrtspauschale", Endkundenpreis (inkl. MwSt.) „12,00", Abrechnungseinheit „Pauschale". Klicke auf Speichern & zurück.
4. Klicke noch einmal auf Fahrtkostenleistung und lege den Kilometerpreis an: Bezeichnung „Kilometerpauschale (pro km)", Preis „0,60", Abrechnungseinheit „pro Kilometer". Speichern.

Du brauchst nicht beide. Viele kommen mit einer Pauschale aus.

3. Die zentrale Staffel einstellen

Die zentrale Staffel gilt für Einzeltermine, Hausbetreuung und den Hol- und Bringdienst der Tagesbetreuung. Sie greift überall dort, wo am Angebot weder Pauschale noch Kilometerpreis eingetragen ist. Ab Werk ist sie leer.

1. Klicke im Menü auf Leistungen → Fahrtkosten.
2. Trag im Kasten „Zentrale Fahrtkosten-Staffel“ bei „Frei bis (km)“ die Kilometer ein, die nichts kosten, zum Beispiel „5“.
3. Wähle bei „Pauschale“ deine Anfahrtspauschale und trag bei „Pauschale bis (km)“ die Grenze ein, zum Beispiel „15“.
4. Wähle bei „Kilometerpreis (pro km)“ deinen Kilometerpreis.
5. Wähle je Bereich bei „Kilometerpreis berechnen für – …“ „Hin- und Rückfahrt“ oder „Nur Anfahrt“.
6. Klicke auf „Staffel speichern“. Oben erscheint „Die zentrale Fahrtkosten-Staffel ist gespeichert.“

4. Bei Bedarf: eigene Fahrtkosten an einem Angebot

Brauchst du für ein Angebot andere Werte, trägst du sie dort ein. Eigene Werte am Angebot gehen vor. Die Felder heißen überall gleich: Abfahrt von (Ort), Frei bis (km), Pauschale bis (km), Pauschale (Anfahrts-Leistung) und Kilometerpreis (Leistung pro km). Du findest sie hier:

• Einzeltermine, die Kunden online buchen: in der Terminfreigabe (Terminverwaltung → Terminfreigabe) oder der Verfügbarkeit (Terminverwaltung → Verfügbarkeiten), Abschnitt Ort & Anfahrt. Bei Ort des Termins „→ Adresse des Kunden" rechnet PetWorkers bis zur Kundenadresse; der Betrag steht erst beim Buchen fest. Bei einem festen Treffpunkt aus deinen Orten rechnet es bis zum Treffpunkt; der Betrag steht dann schon vorher für alle gleich da. Ohne Ort gibt es keine Fahrtkosten.
• Hausbetreuung: direkt an der Betreuungsleistung (Leistungen → Hausbetreuung, Abschnitt Anfahrt) oder an der Verfügbarkeit (Hausbetreuung → Verfügbarkeiten, Abschnitt Anfahrt). Ist an der Verfügbarkeit etwas eingestellt, gilt das vor der Einstellung an der Leistung.
• Tagesbetreuung (Fahrdienst): am Tarif (Leistungen → Tagesbetreuung, Reiter Tagesbetreuung, Abschnitt Anfahrt (Fahrdienst)). Berechnet wird der Fahrdienst, der an der Reservierung gewählt ist — je Fahrt einmal: „Abholung zu Hause“ und „Heimbringen“ zusammen sind zwei Fahrten. Angeboten wird der Fahrdienst an den Wochentagen, an denen du „Fahrdienst: Abholung zu Hause“ bzw. „Fahrdienst: Heimbringen“ angehakt hast. Läuft der Tag über ein Abo oder eine Stempelkarte mit „Fahrtkosten inbegriffen“, entfallen die Fahrtkosten.

1. Öffne zum Beispiel Leistungen → Hausbetreuung und bearbeite die Leistung „Betreuungsbesuch".
2. Wähle im Abschnitt Anfahrt bei Abfahrt von (Ort) deinen Startpunkt.
3. Trage Frei bis (km) „5" und Pauschale bis (km) „15" ein.
4. Wähle bei Pauschale (Anfahrts-Leistung) die „Anfahrtspauschale" und bei Kilometerpreis (Leistung pro km) die „Kilometerpauschale (pro km)".
5. Klicke auf Speichern & zurück.

5. Bei Bedarf: gar keine Fahrtkosten

• An einem Angebot: Setze dort den Haken „Keine Fahrtkosten (auch nicht aus der zentralen Staffel)“. Den gibt es an Terminfreigaben, Verfügbarkeiten, Leistungen der Hausbetreuung und Tarifen der Tagesbetreuung.
• An einem Ort: Setze am Ort (Stammdaten → Orte) den Haken „Keine Fahrtkosten bei Einzelterminen an diesem Ort“, zum Beispiel für deinen eigenen Trainingsplatz. Das gilt nur für Einzeltermine.

Einzeltermine mit Fahrtkosten bezahlen

Fallen bei einem Einzeltermin Fahrtkosten an, kann der Kunde ihn online nur so buchen:

• über eine Stempelkarte mit dem Haken „Fahrtkosten inbegriffen“ — dann werden keine Fahrtkosten berechnet, oder
• auf Rechnung — dann steht die Anfahrt als eigene Position darauf.

Lässt sich die Strecke nicht bestimmen (Gast ohne Konto an der Kundenadresse, Anschrift fehlt, Kartendienst nicht erreichbar), wird der Termin angefragt statt gebucht.

Das solltest du wissen

• Die Anfahrt ist eine eigene Rechnungsposition — bei der Hausbetreuung auch dann, wenn der Besuch selbst über ein Abo oder eine Stempelkarte läuft. Ausnahme: Stempelkarten mit „Fahrtkosten inbegriffen“ bei Einzelterminen und in der Tagesbetreuung.
• Ohne Abfahrt von (Ort) rechnet PetWorkers ab der Anschrift in deinen Firmendaten. Ist weder am Angebot noch in der zentralen Staffel eine Pauschale oder ein Kilometerpreis gewählt, gibt es keine Anfahrt.
• Lässt sich die Entfernung nicht ermitteln — die Adresse des Kunden ist unvollständig oder der Adressdienst nicht erreichbar —, läuft die Buchung trotzdem durch, nur ohne Anfahrtsposition. Du kannst sie später von Hand nachberechnen.
• Die Fahrtkostenleistungen pflegst du nur noch unter Leistungen → Fahrtkosten. Bei der Hausbetreuung stehen sie zusätzlich im Reiter Anfahrtsleistungen — es sind dieselben Leistungen.

Wenn etwas nicht klappt

• „Bitte nur Fahrtkostenleistungen auswählen.“ — in der Staffel steht eine Leistung ohne Haken „Anfahrtsleistung“. Leg die Preise mit dem Knopf „Fahrtkostenleistung“ an.
• Es werden keine Fahrtkosten berechnet — am Angebot ist „Keine Fahrtkosten (auch nicht aus der zentralen Staffel)“ gesetzt, der Ort hat „Keine Fahrtkosten bei Einzelterminen an diesem Ort“, oder weder Angebot noch zentrale Staffel haben eine Pauschale oder einen Kilometerpreis.
• Der Kunde kann einen Einzeltermin nur anfragen statt buchen — die Strecke ließ sich nicht bestimmen. Prüfe seine Anschrift.
• Die Kilometer sind doppelt so hoch wie erwartet — bei „Kilometerpreis berechnen für“ steht „Hin- und Rückfahrt“. Stell auf „Nur Anfahrt“ um.