Arbeitspläne: die Tagesübersicht zum Drucken
Aktivitäten → Arbeitspläne stellt auf einer Seite zusammen, was in einem Zeitraum ansteht. Du druckst den Plan morgens aus, nimmst ihn mit auf den Platz und notierst darauf, was passiert ist. Oder du trägst die Bemerkungen gleich am Bildschirm ein.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren, BackOffice (Büro & Buchhaltung), BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) und Beratung, Training & Betreuung (Mitarbeiter) — öffnen den Plan, drucken ihn und tragen Notizen ein.
- Offene Aufgaben im Plan: Welche fremden Aufgaben dort stehen und wer sie abhaken darf, folgt denselben Regeln wie unter Aufgaben.
- Deine Kunden — sehen den Plan nicht.
- Mehr zu den Rollen: Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Aufgabe erledigt — an die Person, die die Aufgabe angelegt hat, sobald du im Plan bei einer Aufgabe den Haken Erledigt setzt. Automatisch, mit deiner Anmerkung.
- Notizen zu Terminen, Gruppenstunden, Kursen, Veranstaltungen und zur Tagesbetreuung verschicken keine E-Mails — auch nicht an den Kunden.
Den Wortlaut änderst du unter Layout → Vorlagen.
Kurz gesagt: Trag bei Von und Bis den Tag ein und klicke auf Anzeigen. Dann klicke auf Drucken oder Als PDF. Willst du jede Anmeldung einzeln sehen, hake vorher Anmeldungen mit anzeigen an.
So druckst du den Plan für morgen
- Klicke im Menü auf Aktivitäten → Arbeitspläne.
- Trage bei Von und Bis das Datum von morgen ein, zum Beispiel 17.10.2026.
- Wähle bei Mitarbeiter die Person, die den Plan bekommt. Oder lass „Alle Mitarbeiter“ stehen.
- Nimm die Häkchen bei den Abschnitten heraus, die du nicht brauchst.
- Willst du jede Anmeldung mit eigener Schreiblinie, hake Anmeldungen mit anzeigen an.
- Klicke auf Anzeigen. Der Plan baut sich neu auf.
- Klicke auf Drucken (Druckfenster des Browsers) oder Als PDF (PDF-Datei in einem neuen Fenster).
Hat es geklappt, steht unter der Auswahl die Überschrift Arbeitsplan / Tagesübersicht mit deinem Zeitraum.
So siehst du jede Anmeldung einzeln
- Hake Anmeldungen mit anzeigen an.
- Klicke auf Anzeigen.
- Unter jeder Gruppenstunde, jedem Kurs und jeder Veranstaltung steht jetzt eine Tabelle. Jede Anmeldung hat eine eigene Zeile mit Nr., Tier, Kunde, Tarif (der gebuchte Preis) und Notiz.
- Im Ausdruck steht in der Spalte Notiz eine Linie zum Mitschreiben.
Wer auf der Warteliste steht, bekommt einen eigenen Abschnitt „Warteliste“ mit seinem Platz. Vorgemerkte Anmeldungen sind als „vorgemerkt“ gekennzeichnet. Bei Veranstaltungen ohne Tier fehlt die Spalte Tier.
So siehst du, was der Kunde zahlen muss
- Hake Zu zahlen anzeigen an.
- Klicke auf Anzeigen. Die Anmeldungen erscheinen dann von selbst einzeln, auch ohne den zweiten Haken.
- Lies in der Spalte Zu zahlen ab, was zu kassieren ist.
Die Spalte zeigt drei Zahlen:
- Buchung: der Betrag dieser Anmeldung. Bei Stempelkarte oder Abo ist er 0,00 €, dazu steht, worüber abgerechnet wird.
- Offene Rechnungen gesamt: alle noch offenen Rechnungen des Kunden.
- Gesamt: was der Kunde insgesamt zahlen muss. Steht die Buchung schon auf einer offenen Rechnung, wird sie nicht doppelt gezählt.
Hat ein Kunde mehrere Anmeldungen im Plan, stehen seine offenen Rechnungen bei jeder Anmeldung noch einmal. Zähl sie also nicht zusammen.
Bei Kunden mit SEPA-Lastschriftmandat steht in „Zu zahlen“ fett „SEPA – nicht kassieren“, auch bei noch nicht abgerechneten Buchungen. Die Beträge bleiben sichtbar. Der CSV-Export enthält die Spalte „SEPA“ mit „ja“ oder „nein“.
Mit Als CSV lädst du den gewählten Arbeitsplan als Tabelle herunter, zum Beispiel für Excel. Die Datei enthält immer jede Anmeldung einzeln.
So schreibst du Notizen direkt in den Plan
- Klicke rechts neben einem Eintrag in das Textfeld.
- Schreib deine Notiz.
- Klicke außerhalb des Feldes oder auf Speichern.
- Ein grünes „Gespeichert“ bestätigt es.
Die Notiz landet direkt am Eintrag:
- bei Einzelterminen in den internen Trainingsnotizen,
- bei Gruppenstunden, Kursen und Veranstaltungen in den internen Vermerken des Termins,
- bei der Tagesbetreuung in den Bemerkungen der Reservierung,
- bei Aufgaben im Feld „Anmerkungen zur Erledigung“.
So hakst du eine Aufgabe im Plan ab
- Schreib in das Textfeld neben der Aufgabe, was du erledigt hast.
- Setze den Haken Erledigt.
- Die Aufgabe ist abgeschlossen. Wer sie angelegt hat, bekommt eine E-Mail mit deiner Anmerkung.
Zurücknehmen kannst du das nur im Aufgabenformular (Haken „Als erledigt markieren“ herausnehmen).
Zeitraum und Auswahl im Einzelnen
- Von und Bis — der Zeitraum. Beim Öffnen steht dort der heutige Tag. Liegt „Bis“ vor „Von“, nimmt der Plan für „Bis“ dasselbe Datum wie „Von“.
- Mitarbeiter — „Alle Mitarbeiter“ oder eine Person. Gefiltert wird bei Terminen, Gruppenstunden, Kursen und Veranstaltungen nach Trainer oder Co-Trainer. Die Tagesbetreuung ist nicht an Mitarbeiter gebunden und erscheint immer vollständig.
- Die Häkchen Einzeltermine, Gruppenstunden, Kurse, Tagesbetreuung, Einzelveranstaltungen, Serienveranstaltungen, Blockveranstaltungen und Aufgaben — welche Abschnitte der Plan enthält. Beim ersten Öffnen ist alles angehakt.
- Zu zahlen anzeigen — blendet die Spalte „Zu zahlen“ ein (siehe oben). Beim Öffnen aus.
- Anmeldungen mit anzeigen — unter jeder Gruppenstunde, jedem Kurs und jeder Veranstaltung steht jede Anmeldung in einer eigenen Zeile mit Platz für Notizen. Beim Öffnen aus.
Was in den Abschnitten steht
- Offene Aufgaben — alle nicht erledigten Aufgaben, die bis zum Bis-Datum fällig sind, auch solche ohne Fälligkeit. Mit Zuständigem, Fälligkeit und Status. Ist ein Mitarbeiter gewählt, siehst du die Aufgaben aus seiner Sicht.
- Einzeltermine — Datum und Uhrzeit, Trainer und Co-Trainer, Anfahrt- und Abfahrtzeit in Minuten, der Ort, der Kunde und seine Tiere mit Rasse und Alter. Es stehen alle aktiven Tiere des Kunden da, nicht nur die gebuchten.
- Gruppenstunden und Kurse — Zeit, Trainer, Name des Angebots und die Teilnehmer als „Tier (Halter)“, sortiert nach Tarif mit Anzahl.
- Einzel-, Serien- und Blockveranstaltungen — Zeit, Trainer, Name und die Teilnehmer. Warteliste und Vormerkungen stehen nur in der Einzelansicht („Anmeldungen mit anzeigen“).
- Tagesbetreuung — geplante Bring- und Abholzeit (oder die tatsächliche Check-in/Check-out-Zeit), Tier mit Rasse und Halter.
Der Ausdruck
Im Ausdruck und im PDF verschwinden Textfelder, Knöpfe und Menüs. Übrig bleiben der Eintrag, deine bisherigen Notizen und darunter vier leere Linien für handschriftliche Vermerke.
Mit „Als PDF“ werden die Anmeldetabellen einschließlich „Zu zahlen“ und „Notiz“ über die volle Seitenbreite ausgegeben.
Kurze Termine bleiben beim Drucken zusammen. Lange Anmeldelisten werden auf mehrere Seiten verteilt; die Spaltenüberschriften stehen auf jeder Folgeseite erneut.
Aus dem Plan weiterspringen
Über das Menü-Symbol (☰) am Zeilenende öffnest du je nach Eintrag die Kontakt-Kartei, den Termin (Termin ansehen) oder das Formular zum Bearbeiten.
Wenn etwas nicht klappt
- Du hast Häkchen geändert, aber der Plan sieht gleich aus — die Auswahl gilt erst nach einem Klick auf Anzeigen.
- Ein Termin fehlt — prüfe den Zeitraum und den Mitarbeiter. Gefiltert wird nach Trainer oder Co-Trainer; ist eine andere Person eingetragen, fehlt der Termin.
- Unter der Notiz steht „Fehler beim Speichern“ — die Notiz wurde nicht übernommen. Lade die Seite neu und schreib sie noch einmal.
- Beim Haken „Erledigt“ kommt eine Fehlermeldung — du darfst diese Aufgabe nicht ändern. Bitte den Zuständigen oder einen Administrator.