Platzvermietung: Überblick und Einrichtung
Du hast einen Hundeplatz, eine Halle oder eine Wiese, die andere stundenweise nutzen dürfen? Mit der Platzvermietung buchen deine Kunden freie Zeiten selbst auf deiner Website. Dazu gehören Stundenpreis, Extras wie Flutlicht, eine Platzordnung zum Abhaken und die Bezahlung bar, per Rechnung oder online.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren, BackOffice (Büro & Buchhaltung), BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) und Beratung, Training & Betreuung — sehen das Menü Platzvermietung mit Verfügbarkeiten und Platzbuchungen sowie Stammdaten → Plätze (Platzvermietung). Sie dürfen dort anlegen, bearbeiten, umbuchen und stornieren.
- Nur Administratoren dürfen Plätze und Verfügbarkeiten löschen, die Leistungen unter Leistungen → Platzvermietung pflegen und die Einstellungen ändern.
- Deine Kunden und Besucher — buchen auf der Seite deiner Website mit dem Block „Platzvermietung". Angemeldete Kunden sehen ihre Buchungen im Kundenbereich unter „Platzvermietung", wenn „Tab: Platzvermietung anzeigen" eingeschaltet ist. Dort können sie auch eine Stornierung anfragen.
- Voraussetzung: Das Modul „Platzvermietung aktivieren" ist unter System → Einstellungen → Module eingeschaltet.
Mehr zu den Rollen: Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Platzvermietung: Buchungsbestätigung — an den Kunden (auch an Gäste), automatisch bei jeder Buchung; bei Online-Zahlung nach dem Zahlungseingang.
- Rechnung — an den Kunden, automatisch bei Zahlungsart Rechnung, wenn an der Verfügbarkeit „Rechnung sofort erstellen und per E-Mail versenden" angehakt ist; bei Online-Zahlung immer, als bezahlte Rechnung.
- Interne Meldung „[Platzvermietung][Buchung]" — an dich (Firmenadresse), automatisch bei jeder Buchung.
- Interne Meldung „[Platzvermietung][Stornoanfrage]" — an dich, wenn ein Kunde im Kundenbereich eine Stornierung anfragt.
- Buchung: Stornierung — an den Kunden, nur wenn du beim Stornieren „Kunde per E-Mail über die Stornierung benachrichtigen" anhakst oder eine Stornoanfrage ausführst.
- Warnmeldungen — an dich, wenn eine Online-Zahlung für eine inzwischen stornierte oder belegte Buchung eingeht.
Den Wortlaut der Buchungsbestätigung und der Stornierung änderst du unter Layout → Vorlagen.
Kurz gesagt: Du legst einen Platz an, gibst ihm eine Verfügbarkeit mit Uhrzeiten und Preis und setzt den Block „Platzvermietung" auf eine Seite deiner Website. Danach buchen deine Kunden selbst. Alle Buchungen findest du unter Platzvermietung → Platzbuchungen.
Was wo liegt
- Stammdaten → Plätze (Platzvermietung) — deine vermietbaren Plätze mit Adresse, Beschreibung und Foto.
- Platzvermietung → Verfügbarkeiten — wann ein Platz buchbar ist, wie lange, mit welchen Leistungen und Zahlungsarten.
- Platzvermietung → Platzbuchungen — alle Buchungen mit Zusatzleistungen, Preis und Status, dazu der Kasten „Stornoanfragen".
- Leistungen → Platzvermietung — der Stundenpreis (Reiter Leistungen) und die Extras und Pflichtleistungen (Reiter Zusatzleistungen).
- System → Einstellungen → Platzvermietung — Platzordnung, Beschriftung des Buchungsknopfs, Zustimmungstext und die Frist für Stornoanfragen. Du kommst auch über das Zahnrad oben rechts auf den Seiten der Platzvermietung dorthin.
So richtest du die Platzvermietung ein
- Schalte unter System → Einstellungen → Module „Platzvermietung aktivieren" ein.
- Lege unter Leistungen → Platzvermietung mit dem Knopf „Leistung Platzvermietung" die Leistungen mit ihrem Stundenpreis an, zum Beispiel „Ein Hund" und „Zwei Hunde". Mit „Zusatzleistung Platzvermietung" kommen Extras wie „Flutlicht" dazu. → Stundenpreis, Zusatz- und Pflichtleistungen
- Lege unter Stammdaten → Plätze (Platzvermietung) deine Plätze an. → Plätze anlegen
- Lege für jeden Platz eine Verfügbarkeit an: Zeitraum, Uhrzeiten, Mietdauer, Leistungen, Zusatzleistungen, Zahlungsarten. → Verfügbarkeiten
- Trag unter System → Einstellungen → Platzvermietung deine Platzordnung ein und schalte sie ein.
- Setze in der Seitenverwaltung auf einer Seite den Block „Platzvermietung" ein. → Die Buchungsseite
Geklappt hat es, wenn der Platz auf deiner Website erscheint und der Kalender freie Tage zeigt.
Platzvermietung und Termine vertragen sich
Trainierst du selbst auf dem Platz, soll ihn in dieser Zeit niemand mieten. Dafür verbindest du den Platz mit einem Ort aus deinen Stammdaten („Dieser Platz entspricht einem Ort"). Dann ist er nicht vermietbar, solange dort ein Einzeltermin, eine Gruppe, ein Kurs oder eine Veranstaltung stattfindet. Offene Terminanfragen zählen schon mit.
Umgekehrt kann niemand online einen Termin an diesem Ort buchen, wenn der Platz zu der Zeit vermietet ist.
Tipp: Nicht verwechseln mit der Terminart „Platzvermietung" bei den Einzelterminen. Die gehört zur Terminverwaltung und hat mit diesem Modul nichts zu tun.
Wenn etwas nicht klappt
- Das Menü Platzvermietung fehlt — das Modul ist aus. Schalte unter System → Einstellungen → Module „Platzvermietung aktivieren" ein.
- Du siehst Leistungen → Platzvermietung nicht — diese Seite ist nur für Administratoren.
- Auf der Website erscheint kein Platz — der Platz ist nicht aktiv oder hat keine laufende Verfügbarkeit. Prüfe den Haken „Platz aktiv (online buchbar)" und das Datum bis der Verfügbarkeit.
- Gäste können nicht buchen — Gastbuchungen gehen nur, wenn unter System → Einstellungen → Kundenportal die „Automatische Buchungsfreigabe" an ist und an der Verfügbarkeit „Gastbuchung erlauben" angehakt ist.