Cloudzugang (NextCloud): Speicher und Kalender
Zu PetWorkers gehört eine eigene Cloud auf Basis von NextCloud: Speicherplatz für Dateien, ein Kalender und ein Adressbuch, die du auch auf Smartphone und Computer einbinden kannst. PetWorkers überträgt deine Termine automatisch in die Cloudkalender — für die ganze Firma und für jeden Mitarbeiter. Diese Seite zeigt, wie du die Zugänge einrichtest, was synchronisiert wird und worauf du achten musst.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren, beide BackOffice-Rollen und Beratung, Training & Betreuung — öffnen über das Kontomenü oben rechts (dein Name) „Cloudeinstellungen", legen Zugänge an und setzen Kennwörter zurück.
- Den allgemeinen Cloudzugang teilt sich das ganze Team. Den persönlichen Cloudzugang legt jeder Mitarbeiter für sich an.
- In der Testversion ist der Cloudzugang gesperrt. Er wird mit der Bestellung freigeschaltet.
- Deine Kunden — haben keinen Zugriff auf die Cloud.
Mehr zu den Rollen: Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Keine. Anlegen, Kennwort zurücksetzen und der Kalenderabgleich verschicken nichts — auch nicht an Kunden, deren Termine im Cloudkalender stehen.
1. Was die PetWorkers-Cloud bietet
Die Seite „Cloudzugang" nennt drei Dienste:
- „Cloudspeicher zur Ablage und zum Austausch von Dateien",
- „Kalenderfunktion (CalDAV) zur Terminverwaltung",
- „Kontaktdatenbank (CardDAV) zur Kontaktverwaltung".
Oben stehen die „Nutzungsbedingungen für die PetWorkers-Cloud" mit den Regeln zur zulässigen Nutzung und einem Link zum „Nextcloud-Benutzerhandbuch (Deutsch)". Die Cloud wird in Deutschland betrieben. Zur Bedienung von NextCloud selbst gibt es keinen technischen Support; das Handbuch hilft dir weiter.
Achtung: Kontrolliere regelmäßig, ob deine Termine richtig in der Cloud ankommen. Die Seite weist selbst darauf hin: „Bitte kontrollieren Sie unbedingt regelmäßig das Ergebnis der Terminsynchronisation. Diese befindet sich noch im Test-Stadium!"
2. Schritt für Schritt: den allgemeinen Cloudzugang anlegen
- Prüfe in deinen Firmendaten (Kontakt 1), dass Firmenname und eine gültige E-Mail-Adresse eingetragen sind. Fehlt etwas, verweist die Seite dich auf „Unternehmensdaten".
- Klicke oben rechts auf deinen Namen und wähle „Cloudeinstellungen".
- Klicke im Kasten „Allgemeiner Cloudzugang für alle Mitarbeiter" auf „Allgemeinen Cloudzugang erstellen".
- Oben erscheint „NextCloud-Benutzer erfolgreich erstellt." Der Kasten zeigt jetzt „Cloud-Website", „Benutzername" und „Kennwort".
- Mit „Cloud-Website öffnen" meldest du dich in der Cloud an.
Wie viel Speicher der allgemeine Zugang hat, hängt von deinem Tarif ab.
3. Schritt für Schritt: einen persönlichen Cloudzugang anlegen
- Prüfe, dass in deinem eigenen Kontakt Vor- und Nachname und eine echte E-Mail-Adresse stehen (keine, die auf
.localendet). - Öffne „Cloudeinstellungen" im Kontomenü.
- Klicke im Kasten „Persönlicher Cloudzugang" auf „Persönlichen Cloudzugang erstellen".
- Benutzername und Kennwort erscheinen im Kasten. Persönliche Zugänge haben 1 GB Speicher.
4. Kennwort zurücksetzen
- Klicke im jeweiligen Kasten auf „Kennwort zurücksetzen".
- Bestätige „Kennwort wirklich zurücksetzen?" mit „Zurücksetzen".
- Oben erscheint „Neues Kennwort für NextCloud-Benutzer erfolgreich gesetzt." Das neue Kennwort steht im Kasten.
Achtung: Ändere das Kennwort nur über diesen Knopf, nie in der Cloud selbst. PetWorkers braucht das hinterlegte Kennwort für den Kalenderabgleich; ein in der Cloud geändertes Kennwort setzt es wieder auf den hinterlegten Wert zurück.
Denk daran, das neue Kennwort auch auf Smartphone und Computer einzutragen, wenn du Kalender oder Dateien dort eingebunden hast.
5. Welche Termine in welchen Kalender kommen
PetWorkers überträgt Termine nur in eine Richtung: von PetWorkers in die Cloud. Was du im Cloudkalender änderst oder anlegst, kommt nicht zurück in PetWorkers.
| Zugang | Kalender |
|---|---|
| Allgemeiner Zugang | „Allgemein" für Betriebsschließungen ohne Mitarbeiter und je Mitarbeiter ein Kalender mit dessen Namen („Nachname, Vorname"). |
| Persönlicher Zugang | „Persönlich" mit den Terminen dieses Mitarbeiters. |
Übertragen werden Einzeltermine (für Trainer und Co-Trainer), Gruppentermine, Kurstermine, Standardtermine und Sperrzeiten. Löschst du einen Termin in PetWorkers, verschwindet er beim nächsten Abgleich auch aus der Cloud.
- Der Abgleich läuft alle fünf Minuten und arbeitet in kleinen Schritten. Nach vielen Änderungen dauert es daher mehrere Läufe, bis alles in der Cloud steht.
- Bei Verbindungsstörungen wartet PetWorkers vor dem nächsten Versuch zunehmend länger. Fehlerhafte Einträge halten den übrigen Abgleich nicht auf.
- Termine von Mitarbeitern, deren Kontakt inaktiv ist oder die gelöscht wurden, werden nicht übertragen.
- Einmal täglich prüft PetWorkers, ob alle Kalender noch da sind. Hast du einen Kalender in der Cloud gelöscht, legt PetWorkers ihn neu an und füllt ihn mit allen noch vorhandenen Terminen, auch vergangenen.
- Veranstaltungstermine werden nicht übertragen.
Mehr zu den Hintergrundläufen steht auf der Seite Werkzeuge & Hintergrundfunktionen.
6. Cloudzugang in der Testversion
Solange deine Instanz eine Testversion ohne Kundennummer ist, zeigen beide Kästen „Der Cloudzugang steht erst mit einer Kundennummer zur Verfügung und ist in der Testversion nicht nutzbar. Nach der Bestellung wird er hier freigeschaltet." Anlegen lässt sich dann nichts.