Pension: Archiv, Storno, Tagesübersicht und Belegung

Einleitung
In diesem Video geht es um Ordnung in deiner Pension: erledigte Buchungen archivieren, abgesagte stornieren und den Überblick mit Tagesübersicht und Belegung. Wir nehmen Brunos Aufenthalte aus den letzten Videos: einen erledigten und einen, den Fenja absagt.

Eine Buchung archivieren
Brunos Aufenthalt vom 2. bis 6. November ist ausgecheckt und abgerechnet. Klicke in der Buchungsliste rechts unten auf das rote Kreispfeil-Symbol „Buchung archivieren“. Die Buchung verschwindet sofort aus der Liste. Es gibt keine Rückfrage und keine Mail. Archiviere erst, wenn das Tier ausgecheckt und abgerechnet ist. Archivierte Buchungen fehlen in Tagesübersicht und Belegung, ihr Platz gilt dort als frei.

Das Archiv
Das Archiv öffnest du oben rechts mit dem roten Kreispfeil „Archivierte Buchungen anzeigen“. Hier stehen alle archivierten Buchungen, mit Rechnung, Check-in, Check-out und Historie. Über das Suchfeld findest du Kunde oder Tier. Die Buchung bleibt vollständig erhalten. Auch dein Kunde sieht den Aufenthalt weiter in seinem Kundenbereich. Hast du versehentlich archiviert, klickst du rechts auf das blaue Symbol „Buchung aus dem Archiv nehmen“. Schon steht die Buchung wieder in der Liste, mit allen Symbolen. Du kannst sie bearbeiten oder erneut archivieren.

Eine Buchung stornieren
Fenja sagt den Aufenthalt vom 20. bis 23. November ab. Klicke bei der Buchung auf den orangen Briefumschlag „Buchung stornieren“. Oben siehst du Zeitraum, Tier und Halter und an wen die Nachricht geht: an den Kunden und als Kopie an dich. Der Betreff ist aus den Einstellungen vorbelegt. Auch die Nachricht an den Kunden ist vorbereitet, mit Buchungsnummer und Zeitraum. Passe sie bei Bedarf an. Soll eine Stornogebühr anfallen, wählst du die Leistung dafür. Ohne Leistung entsteht kein Rechnungsposten. Wir verzichten hier auf eine Gebühr. Mit Leistung kannst du „Rechnung erstellen und an die Nachricht anhängen“ ankreuzen. Ohne Haken kommt die Gebühr auf die nächste Rechnung. Unten prüfst du die Vorschau. Dann klickst du auf „Buchung stornieren + Nachricht senden“. Die Buchung ist aus der Liste verschwunden. Fenja bekommt die Nachricht, du eine Kopie. Im Archiv steht sie mit dem roten Vermerk „Storniert am …“. Zurückholen geht hier nicht. Soll der Aufenthalt doch stattfinden, legst du eine neue Buchung an. Ist ein Tier noch eingecheckt, checkst du es zuerst aus. Vorher lässt sich die Buchung nicht stornieren.

Die Tagesübersicht
Wer kommt heute, wer geht? Das zeigt dir „Pension“, „Tagesübersicht“. Oben wählst du die Anzeige: alle, nur Ankünfte oder nur Abreisen. Dazu Zeitraum, Tierart, Ansicht und Sortierung. Dann klickst du auf „Suchen“. In der Ansicht „Tabelle“ steht je Buchung eine Zeile mit Anreise, Abreise, Tier, Halter und Platz. In der Ansicht „Arbeitsblätter“ bekommt jede Buchung ein Blatt mit Platz, Leistungen und Hinweisen. Wer heute geht, ist mit „Wird heute geholt.“ markiert. Mit „Tagesübersicht (PDF)“ druckst du die Liste für dein Team. Ein- und auschecken kannst du hier nicht, das machst du unter „Buchungen“.

Die Belegung
Welcher Platz ist an welchem Tag belegt? Das zeigt dir „Pension“, „Belegung“. Stelle „Von“ und „Bis“ ein, wähle, was angezeigt wird, und klicke auf „Filter anwenden“. Je Pensionsplatz siehst du die Tiere je Tag, mit Geschlecht, Kastration und Alter. Ganz oben steht die Zählung des Tages. Stehen zwei Tiere am selben Tag auf einem Platz, ist das eine Doppelbelegung. Diese Tiere sind orange hinterlegt. Dann steht auch auf „Buchungen“ und „Tagesübersicht“ dieser gelbe Hinweis. Öffne eine der beiden Buchungen und wähle einen freien Platz. Ähnlich warnt PetWorkers, wenn ein Tier am selben Tag mehrfach eingeplant ist, zum Beispiel in Pension und Tagesbetreuung.

Zusammenfassung
Archiviere erledigte Buchungen, storniere abgesagte mit der Storno-Maske und behalte mit Tagesübersicht und Belegung den Überblick. Damit kennst du die Pension. Im nächsten Video beginnen die Finanzen: Ich zeige dir, wie du eine Rechnung schreibst.