Eine Rechnung schreiben

Einleitung
In diesem Video schreibst du eine Rechnung. Unser Beispiel: eine Rechnung für Mia Beispiel. Mia hatte heute eine Einzelstunde. Die steht schon offen bei ihr im Reiter „Leistungen“, so wie in Video 20 gezeigt. Dazu hat sie einen schriftlichen Trainingsbericht bekommen. Der steht noch nirgends. Beides soll auf eine Rechnung.

Wo du es findest
Öffne links „Finanzen“ und dann „Rechnungen“. Klicke auf „Neue Rechnung“. Ein zweiter Weg: In der Kontaktkartei im Reiter „Rechnungen“ auf „Rechnung erstellen“. Dann ist der Kunde schon eingetragen.

Den Entwurf anlegen
Wähle zuerst bei „Kontakt“ den Kunden aus. Bei uns ist es „Beispiel, Mia“. Betreff, Leistungszeitraum, Rechnungsdatum und Zahlungsziel füllt PetWorkers vor. Das Zahlungsziel liegt 10 Tage nach dem Rechnungsdatum. Brauchst du ein anderes Zahlungsziel, trag das Datum einfach ein. Mit dem Haken „Zurück auf Standard“ gilt wieder die normale Frist. Der Einleitungstext über den Positionen und der Text darunter kommen aus deinen Einstellungen. Hier änderst du sie nur für diese eine Rechnung. Den Platzhalter in geschweiften Klammern ersetzt PetWorkers auf der Rechnung durch das Zahlungsziel. Klicke oben rechts auf „Speichern“. Jetzt ist die Rechnung als Entwurf angelegt.

Offene Leistungen übernehmen
Sofort zeigt dir PetWorkers die nicht berechneten Leistungen. Hier steht alles, was bei Mia noch offen ist. Übernommen wird nur, was angehakt ist. Für unser Beispiel lassen wir nur die Einzelstunde angehakt. Alles ohne Haken bleibt offen beim Kontakt und kommt auf eine spätere Rechnung. Leistungen in der Zukunft sind nicht angehakt. Klicke auf „Auswahl hinzufügen“. Die Einzelstunde steht auf der Rechnung, mit dem Schild „übernommen“. Genau so soll es sein.

Eine Position von Hand hinzufügen
Jetzt der Trainingsbericht. Von Hand kommt nur auf die Rechnung, was beim Kontakt noch nicht steht. Sonst berechnest du doppelt. Tippe unter den Positionen bei „Leistung suchen“ ein Stichwort ein, hier „Bericht“. Wähle bei „Leistung“ den „Schriftlichen Trainingsbericht“ für 10 Euro. Die Menge bleibt bei 1. Klicke auf „Hinzufügen“. Jetzt stehen zwei Positionen auf der Rechnung. Darunter stehen Nettosumme, Mehrwertsteuer und der Gesamtpreis: 75 Euro. Gibt es etwas nicht im Katalog, öffne „Freie Position eingeben“. Trag Bezeichnung, Menge, Preis und Steuersatz ein und klicke auf „Hinzufügen“.

Positionen ändern und entfernen
Mit dem Stift änderst du eine Position. Hier passt du Bezeichnung, Menge, Preis und Beschreibung an und klickst auf „Übernehmen“. Bei übernommenen Leistungen änderst du Menge und Preis nur über „Weitere Felder“. Mit dem Kreuz oder dem Papierkorb nimmst du eine Position von der Rechnung. Eine übernommene Leistung ist danach wieder offen beim Kontakt, eine hier angelegte wird gelöscht.

Prüfen und speichern
Mit „PDF“ siehst du dir den Entwurf an, bevor du ihn abschließt. So sieht die Rechnung aus. Statt einer Nummer steht hier noch „ENTWURF“. Klicke auf „Speichern“. Der Entwurf bleibt erhalten, bis du ihn abschließt. So siehst du, dass es geklappt hat: In der Rechnungsliste steht die Rechnung als „ENTWURF“ mit 75 Euro. Mia sieht Entwürfe nicht. Brauchst du einen Entwurf nicht mehr, klicke auf „Entwurf löschen“. Übernommene Leistungen sind danach wieder offen.

Zusammenfassung
Eine Rechnung beginnt als Entwurf: Kunde wählen, speichern, offene Leistungen übernehmen. Von Hand kommt nur dazu, was beim Kontakt nicht steht. Im nächsten Video zeige ich dir, wie du die Rechnung abschließt und an Mia sendest.