Berichte und Auswertungen
Unter Finanzen → Berichte findest du fertige Finanzlisten, unter Finanzen → Fahrtenbuch deine gefahrenen Kilometer und unter Finanzen → Auswertungen Umsatzranglisten und die Entwicklung deines Kundenstamms. Berichte und Auswertungen sind Sammelstellen: Ein Klick öffnet den jeweiligen Bericht.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung) — sehen die Menüpunkte Berichte, Auswertungen und Fahrtenbuch.
- BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) sowie Beratung, Training & Betreuung (Mitarbeiter) — sehen die Menüpunkte nicht.
- Deine Kunden — haben keinen Zugriff.
Mehr dazu auf der Seite Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
Berichte, Auswertungen und das Fahrtenbuch verschicken keine E-Mails.
Kurz gesagt: Öffne Finanzen → Berichte oder Finanzen → Auswertungen und klicke in der passenden Zeile auf den Pfeil bzw. den Link. Der Bericht öffnet sich sofort.
So öffnest du einen Bericht
Die Seite Finanzen → Berichte zeigt den aufgeklappten Kasten Finanzbericht. Jede Zeile nennt „Typ", „Bericht" und „Beschreibung"; der Pfeil bei „Aktion" („Bericht erstellen") öffnet den Bericht.
- SEPA-Mandate — alle Lastschriftmandate.
- Offene Positionen — noch nicht berechnete Positionen. Der Bericht verweist inzwischen auf die Leistungsverwaltung; dort arbeitest du besser.
- Abonnements — Gesamtliste.
Den Gesamtbericht der Stempelkarten erreichst du unter Finanzen → Stempelkarten (Multipässe). Kontakte und Tiere lädst du unter System → Datenexport als Excel- oder CSV-Datei herunter. Die Geburtstage der Tiere stehen unter Basisdaten → Geburtstage, die Impfprüfung unter Basisdaten → Impfprüfung.
So nutzt du das Fahrtenbuch
Finanzen → Fahrtenbuch sammelt die Fahrten aus Einzel-, Gruppen- und Kursterminen sowie aus Einzel-, Serien- und Blockveranstaltungen. Eine Fahrt erscheint, sobald am Termin ein Fahrzeug oder eine Entfernung eingetragen ist. Gelöschte Termine erscheinen nicht.
- Wähle unter „Von" und „Bis" den Zeitraum. Voreingestellt ist das laufende Jahr bis heute.
- Grenze bei Bedarf auf ein Fahrzeug oder einen Mitarbeiter ein und klicke auf „Anzeigen".
- Über der Liste stehen die gefahrenen Kilometer gesamt und je Fahrzeug.
- Mit „Excel" oder „CSV" lädst du die gefilterte Liste herunter.
Je Fahrt zeigt die Liste Datum, Zeit, Terminart, Kunde bzw. Gruppe, Kurs oder Veranstaltung, Ort, Mitarbeiter, Fahrzeug mit Kennzeichen sowie die Kilometer für Hin- und Rückfahrt und gesamt.
So liest du die Auswertungen
Die Seite Finanzen → Auswertungen hat einen Kasten mit fünf Zeilen. Rechts stehen die Links, die die Auswertung öffnen.
- Gesamtumsätze nach Kunden — für die „letzte 3 Monate", die „letzte 12 Monate" oder „Gesamt".
- Meist verkaufte Leistungen, Meist gebuchte Gruppenthemen und Meist gebuchte Kursthemen — jeweils mit „Quartalsbericht anzeigen" und „Jahresbericht anzeigen". Die Tabelle zeigt „Thema", „Buchungen" und „Umsatz". Wichtig: „Quartal" meint hier die letzten drei Monate bis heute, „Jahr" die letzten zwölf Monate — kein Kalenderquartal und kein Kalenderjahr. Maßgeblich ist das Leistungsdatum der Rechnungsposition (der Tag, an dem die Leistung erbracht wurde). Es zählen nur Positionen auf abgeschlossenen Rechnungen, die nicht storniert sind; Entwürfe zählen nicht. Bei „Buchungen" zählt die Menge der Position, Gutschriften zählen dort nicht mit.
- Kundenentwicklung — „relative Entwicklung (Quartalsvergleich)" zeigt neue Kontakte je Quartal als Diagramm, „absolute Entwicklung (kumulativ)" den wachsenden Kundenstamm.
So erstellst du einen Bericht (Kurzfassung)
- Klicke im Menü auf Finanzen → Berichte (oder Finanzen → Auswertungen).
- Klicke in der Zeile des Berichts auf den Pfeil bzw. bei den Auswertungen auf den gewünschten Link.
- Bietet der Bericht einen Download an (zum Beispiel „CSV"), speichere die Datei und öffne sie mit deinem Tabellenprogramm.
Und die Umsatzsteuervoranmeldung?
Die Werte für die Umsatzsteuer-Voranmeldung (in der Schweiz die MWST-Abrechnung) bereitet PetWorkers unter Finanzen → Steuermeldungen vor. Übermittelt wird nichts: Die Meldung machst du selbst oder deine Steuerberatung. Die Buchungen bekommt dein Steuerbüro über den DATEV-Export. Für einen schnellen eigenen Überblick über Einnahmen und Ausgaben je Monat nutzt du die Finanzübersicht (Netto- und Bruttowerte stehen dort nebeneinander).
Wenn etwas nicht klappt
- Die Menüpunkte fehlen. — Berichte, Auswertungen und Fahrtenbuch sehen nur Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung).
- Eine Leistung fehlt in „Meist verkaufte Leistungen". — Ihre Rechnung ist noch ein Entwurf oder storniert, oder das Leistungsdatum liegt außerhalb der letzten drei bzw. zwölf Monate.
- Eine Fahrt fehlt im Fahrtenbuch. — Am Termin ist weder Fahrzeug noch Entfernung eingetragen, oder der Termin ist gelöscht.