Rollen und Rechte: Wer darf was?

Nicht jeder in deinem Betrieb soll alles sehen. Die Trainerin braucht Termine und Kundenakten, aber nicht die Umsätze. Die Bürokraft schreibt Rechnungen, soll aber die Einstellungen nicht verändern. Und deine Kunden sehen nur ihr eigenes Kundenportal. PetWorkers regelt das über Rollen — in der Software heißen sie Sicherheitsgruppen. Diese Seite erklärt, welche Rollen es gibt, was jede sieht, wo du sie vergibst und welche E-Mails grundsätzlich an wen gehen.

Die sechs Rollen

Jeder Kontakt hat genau eine Rolle. Die Rollen haben Nummern von 1 bis 6. Je kleiner die Nummer, desto mehr Rechte. Eine höhere Stufe sieht immer alles, was die niedrigeren sehen — ein Administrator sieht also auch alles, was die Trainerin sieht. Ein neuer Kontakt bekommt zunächst die Rolle Kunden / Lieferanten.

Welcher Bereich ab welcher Rolle?

Die Tabelle nennt die niedrigste Rolle, die einen Bereich sieht. Alle Rollen mit kleinerer Nummer sehen ihn auch.

Ruft jemand eine Seite auf, die seine Rolle nicht sehen darf — etwa über einen alten Lesezeichen-Link —, landet er auf einer Hinweisseite statt auf den Daten. Ist er gar nicht angemeldet, kommt er zur Anmeldung und nach dem Anmelden zurück auf die gewünschte Seite.

Die Menügruppen Hundeschule, Tagesbetreuung, Pension und Veranstaltungen erscheinen zusätzlich nur, wenn ihr Modul eingeschaltet ist (siehe unten).

Rolle vergeben: Schritt für Schritt

1. Öffne Basisdaten → Kontakte und suche den Kontakt. Für einen neuen Mitarbeiter legst du zuerst einen Kontakt an.
2. Öffne den Kontakt zum Bearbeiten.
3. Trage im Abschnitt Zugangsdaten die E-Mail-Adresse ein, mit der sich die Person anmelden soll, und ein Kennwort.
4. Wähle im Abschnitt Zugriffskontrolle unter Sicherheitsgruppe die passende Rolle.
5. Scrolle zum Abschnitt Accountverwaltung und prüfe, dass Account ist aktiv angehakt ist. Ohne diesen Haken ist keine Anmeldung möglich.
6. Willst du der Person ihre Zugangsdaten gleich per E-Mail schicken, setze den Haken Beim Speichern Kontoinformation an den Kontakt senden (beim Anlegen) bzw. Beim Speichern neues Kennwort vergeben und Kontoinformation zusenden (beim Bearbeiten). Im zweiten Fall vergibt PetWorkers ein neues, zufälliges Kennwort und schickt es mit.
7. Klicke auf Änderungen speichern. Die Person kann sich sofort anmelden. Ohne einen der beiden Haken verschickt PetWorkers keine E-Mail — gib die Zugangsdaten dann selbst weiter oder lass die Person über „Kennwort vergessen?" ein eigenes Kennwort setzen.

Auch ein neues Kennwort vergeben und zusenden darf ein Mitarbeiter nur bei Kontakten mit niedrigerer Stufe als der eigenen; sonst erscheint „Kontakte mit höherer oder gleicher Berechtigungsstufe können von Ihnen nicht bearbeitet werden." Administratoren dürfen es bei allen Kontakten. Hat der Kontakt keine gültige E-Mail-Adresse, bleibt das alte Kennwort bestehen.

Jemanden aussperren: Setze die Sicherheitsgruppe auf Keine / Gäste / Inaktiv oder nimm den Haken Account ist aktiv heraus. Der Kontakt mit allen Daten bleibt erhalten.

Mitarbeiter und Lizenz

Eine Rolle allein macht noch keinen Mitarbeiter im Sinne der Terminplanung. Damit jemand als Trainer oder Betreuer in Terminen, Gruppen und im Terminplaner auswählbar ist und auf dem Dashboard seine eigenen Termine sieht, braucht er zusätzlich einen Eintrag unter Unternehmen → Mitarbeiter:

1. Öffne Unternehmen → Mitarbeiter und lege einen neuen Mitarbeiter an.
2. Wähle unter Kontakt den Kontakt der Person.
3. Trage die Berufsbezeichnung ein, auf Wunsch Profilbild und Beschreibung.
4. Setze unter Sicherheitseinstellungen den Haken Zugriff auf Gesundheitsdaten nur, wenn die Person den 3G-Status (COVID-19) der Kunden sehen soll. Der Haken wirkt nur bei eingeschalteter 3G-Erfassung (System → Einstellungen → Kundenportal, „COVID-19: 3G-Erfassung aktivieren"); Administratoren sehen diese Angaben immer. Impfungen und andere Angaben in der Tierakte regelt er nicht.
5. Speichere.

Alle Abschnitte des Mitarbeiterformulars und wo der Mitarbeiter überall auftaucht, erklärt die Seite Mitarbeiter verwalten.

Dein Tarif enthält eine bestimmte Zahl an Accounts. Unter System → Ihr Tarif siehst du im Kasten Aktueller Tarif den Tarif mit Monatspreis, Enthaltene Accounts, den Speicherplatz und Genutzte Accounts (mit der Aufteilung „Aktive Mitarbeiter" und „Kontakte (Rolle)"). Als Account zählt die jeweils höhere Zahl aus aktiven Mitarbeitern und aktiven Kontakten mit einer der Rollen 1 bis 4; Überschneidungen werden nicht doppelt gezählt. Kunden zählen nicht. Nutzt du mehr, als dein Tarif enthält, zeigt das Dashboard Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung) den Hinweis „Lizenz-Übernutzung" mit dem Knopf Tarif anzeigen.

Wenn das Kontingent erreicht ist

Das Kontingent ist die Zahl der Accounts, die dein Tarif enthält. Sind alle belegt, vergibt PetWorkers keinen weiteren Account. Diese Aktionen werden dann nicht gespeichert:

• Anlegen: ein neuer Kontakt mit einer der Rollen 1 bis 4 und dem Haken „Account ist aktiv".
• Hochstufen: ein aktiver Kunde oder ein Kontakt mit „Keine / Gäste / Inaktiv" bekommt eine der Rollen 1 bis 4.
• Reaktivieren: Bei einem Kontakt mit einer der Rollen 1 bis 4 oder mit Mitarbeiter-Eintrag setzt du „Account ist aktiv" wieder.
• Neuer Mitarbeiter: Unter Unternehmen → Mitarbeiter legst du einen Eintrag zu einem aktiven Kontakt an.
• Aus dem Papierkorb holen: Du stellst einen solchen Kontakt oder Mitarbeiter wieder her.

Statt zu speichern, zeigt PetWorkers diese Meldung: „Nicht gespeichert: … ist nicht möglich, das Lizenz-Kontingent ist erreicht (… von … Zugängen belegt). Bestehende Zugänge bleiben unverändert. Eine höhere Lizenz können Sie unter System → Ihr Tarif anfordern."

Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung) sehen darunter den Knopf Lizenz anfordern. Er öffnet System → Ihr Tarif. Im Papierkorb erscheint die Meldung ohne diesen Knopf.

Bestehende Zugänge bleiben unverändert und lassen sich weiter bearbeiten. Der letzte freie Account lässt sich noch belegen. Du hast zwei Wege: einen Account frei machen oder eine höhere Lizenz anfordern.

So machst du einen Account frei

1. Klicke in der Seitenleiste auf Basisdaten → Kontakte.
2. Suche die Person, die keinen Zugang mehr braucht.
3. Klicke bei ihr auf das Stift-Symbol (Bearbeiten).

   

4. Scrolle zum Abschnitt Accountverwaltung. Nimm den Haken bei Account ist aktiv heraus.

   

5. Klicke unten auf Änderungen speichern.

   

Geklappt: Du landest wieder in der Kontaktliste. Unter System → Ihr Tarif zeigt „Genutzte Accounts" jetzt einen Account weniger. Der Kontakt mit allen Daten bleibt erhalten.

So forderst du eine höhere Lizenz an

Das dürfen Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung).

1. Klicke in der Seitenleiste auf System → Ihr Tarif. Alternativ klickst du in der Meldung auf Lizenz anfordern.

   

2. Sieh im Kasten Aktueller Tarif nach, wie viele Accounts belegt sind.

   

3. Klicke unter Verfügbare Tarife beim gewünschten Tarif auf Anfordern. Jeder Tarif zeigt Preis, Accounts und Speicher.

   

4. Prüfe die Angaben. Trage bei Bemerkungen (optional) auf Wunsch etwas ein.
5. Klicke auf Anfrage senden.

   

Geklappt: Du bist zurück auf Ihr Tarif und siehst „Ihre Anfrage für den Tarif „…" wurde übermittelt." Die Anfrage geht an den PetWorkers-Support. Die Umstellung erfolgt nach Rückmeldung. Das Absenden allein kostet noch nichts.

So fragst du einen individuellen Tarif an

1. Klicke in der Seitenleiste auf System → Ihr Tarif.
2. Beschreibe unten unter Individueller Tarif im Textfeld kurz deinen Bedarf, zum Beispiel die Zahl der Accounts.
3. Klicke auf Anfrage senden.

   

Geklappt: Du siehst „Ihre Anfrage für einen individuellen Tarif wurde übermittelt."

Die BackOffice-Rolle feinjustieren

Für die Rolle BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) legst du einzeln fest, welche Finanzen-Bereiche sie sieht. So kann eine Bürokraft Rechnungen schreiben, ohne das Kassenbuch zu sehen.

1. Öffne System → Einstellungen und klicke auf Berechtigungskonfiguration für BackOffice-Rolle.
2. Klicke beim gewünschten Schalter auf den Stift: Finanzen: Abonnements, Finanzen: Kassenbuch, Finanzen: Multipässe, Rechnungswesen: Ausgangsbelege, Rechnungswesen: Eingangsbelege, Rechnungswesen: Leistungsverwaltung, Rechnungswesen: Rechnungen.
3. Setze oder entferne den Haken und klicke auf Speichern.

Steht ein Schalter auf „Nein", erscheint der Menüpunkt für diese Rolle nicht. Die Rolle für Sach- und Rechnungsbearbeitung besitzt keinerlei Export-Rechte. Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung) sehen alle Finanzen-Punkte unabhängig von diesen Schaltern.

Trainer an Kundenleistungen arbeiten lassen

Die Rolle Beratung, Training & Betreuung sieht normalerweise keine Rechnungen. Mit der Einstellung Erweiterte Benutzerrechte (System → Einstellungen → Finanzen, „Mitarbeitern ohne Buchhaltungsrechte die Verwaltung von Kundenleistungen erlauben") bekommt diese Rolle in der Kundenkartei die Registerkarte mit den Rechnungen des Kunden und darf dessen Leistungspositionen bearbeiten. Das Menü Finanzen bleibt für sie trotzdem ausgeblendet.

Module ein- und ausschalten

Unabhängig von der Rolle blendet PetWorkers ganze Bereiche aus, die du nicht nutzt. Ist ein Modul aus, sieht es niemand — auch kein Administrator.

1. Öffne System → Einstellungen und klicke auf Module.
2. Klicke beim Modul auf den Stift, zum Beispiel Hundeschulmodul aktivieren, Tagesbetreuung aktivieren, Pensionsmodul aktivieren oder Veranstaltungsmodul aktivieren.
3. Setze den Haken und klicke auf Speichern.

Die Menügruppen Hundeschule, Tagesbetreuung, Pension und Veranstaltungen erscheinen nur bei eingeschaltetem Modul. Das Menü baut sich beim nächsten Seitenaufruf neu auf. Alle zwölf Schalter erklärt die Seite Einstellungen.

Kundenportal und Verwaltungsbereich

Deine Kunden arbeiten nie im Verwaltungsbereich. Sie melden sich auf derselben Anmeldeseite an wie du, landen aber in ihrem Kundenportal. Was sie dort sehen und dürfen, steuern vier Stellen:

• System → Einstellungen → Kundenportal: „Kundenlogin aktivieren" (der Hauptschalter) und „Registrierung aktivieren".
• System → Einstellungen → Kundenbereich: je ein Schalter „Tab: … anzeigen" für jeden Menüpunkt des Kundenbereichs, etwa Tiere, Einzeltermine, Rechnungen oder Abonnements.
• Im Kontakt, Abschnitt Accountverwaltung: „Für Buchungen freigeschaltet". Ohne diesen Haken kann der Kunde sich zwar anmelden, aber nicht buchen.
• Basisdaten → Kontaktgruppen: Über Kontaktgruppen bestimmst du, wer eingeschränkte Angebote sieht und bucht.

Mitarbeiter können das Kundenportal ebenfalls öffnen (Haus-Symbol in der Seitenleiste). Administratoren sehen es nach dem Abmelden über „Als Kunde anmelden" mit den Augen eines Kunden. Solange du als Administrator angemeldet bist, siehst du im Portal außerdem Bearbeiten-Stifte an Texten und Seiten; Kunden und andere Rollen sehen sie nicht.

Welche E-Mails bekommt wer grundsätzlich?

Jede Seite dieser Anleitung nennt oben im Kasten „Welche E-Mails werden verschickt?" die E-Mails ihres Bereichs. Hier der Überblick:

Deine Kunden

• Rund um das Konto: Kennwort zurücksetzen, Anmeldecode, Registrierungsbestätigung und Datenschutzinformation — immer als direkte Folge einer Aktion des Kunden. Die Zugangsdaten („Kontakt: Zugangsdaten für das Kundenportal") nur, wenn du sie selbst verschickst. Siehe Anmeldung & Oberfläche.
• Buchungen, Absagen und Terminlisten für Gruppen, Kurse und Einzeltermine. Siehe Gruppen & Kurse.
• Tagesbetreuung und Pension: Bestätigungen, Absagen, Stornos. Siehe Tagesbetreuung & Pension.
• Abonnements und Stempelkarten: Bestätigung oder Ablehnung von Anfragen und Kündigungen. Siehe Abonnements und Stempelkarten.
• Haftpflichtversicherung: Ändert der Kunde im Kundenbereich die Haftpflichtdaten seines Tieres, bekommt er die Daten samt Dokument per E-Mail — solange unter System → Einstellungen → Kundenbereich „Tiere - Haftpflichtversicherung: E-Mail bei Änderung" eingeschaltet ist.
• Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen: nur, wenn du sie verschickst. Siehe Rechnungen erstellen & versenden.
• Nachrichten, Mitteilungen und Newsletter: nur, wenn du sie verschickst. Siehe Werkzeuge & Hintergrundfunktionen.

Viele Benachrichtigungen an Kunden hängen zusätzlich am Haken Benachrichtigungen sind aktiv im Kontakt (Abschnitt Accountverwaltung). Nimmst du ihn heraus, bekommt dieser Kunde keine Benachrichtigungen zu seinen Gruppen, Kursen und Einzelterminen mehr; auch die Bestätigung einer Online-Buchung der Tagesbetreuung und die Reservierungsinformation gehen nur an Kunden mit diesem Haken.

Du (die Firmenadresse)

Meldungen an den Betrieb gehen an die E-Mail-Adresse, die unter Unternehmen → Firmendaten steht. Typisch sind: neue Benutzerregistrierung, geänderte Datenschutz-Zustimmung, neue Buchungen und Anfragen aus dem Kundenportal (Gruppen, Kurse, Tagesbetreuung, Pension), Stornoanfragen, Abo-Anfragen und -Kündigungen, online gekaufte Stempelkarten, geänderte Haftpflichtdaten (bei eingeschalteter Einstellung) sowie Newsletter-An- und -Abmeldungen. Für Stornierungen von Pensionsbuchungen kannst du unter System → Einstellungen → Pension eine eigene Adresse angeben („Stornierung: Benachrichtigungsadresse des Inhabers").

Deine Mitarbeiter

• Trainer und Co-Trainer eines Einzeltermins bekommen die Terminbenachrichtigung, wenn du beim Speichern die Benachrichtigung anhakst.
• Trainer einer Gruppe bekommen die Terminübersicht, wenn die Terminliste an die Gruppe verschickt wird.
• Verantwortliche einer Aufgabe bekommen „Aufgaben: Neue oder Geänderte Aufgabe", wenn beim Speichern der Aufgabe die Benachrichtigung angehakt ist.

Wo du Absender und Wortlaut bestimmst

• Stammdaten → Versandkonten: über welches Postfach die E-Mails hinausgehen. Siehe Stammdaten.
• Layout → Vorlagen: der Wortlaut der System-E-Mails, meist in einer Sie- und einer Du-Fassung („[Formal]" und „[Casual]").
• System → Einstellungen → E-Mail-Versand: „Kundenmails sofort versenden" und der Knopf „E-Mail-Versand testen".