Abos jeden Monat verlängern
Jedes Abo braucht für jeden Monat einen Buchungssatz — erst dann kann in diesem Monat darauf gebucht werden. Das nennt PetWorkers Verlängern. Du kannst es PetWorkers überlassen (automatisch) oder selbst erledigen: alle Abos auf einmal oder ein einzelnes.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung) — verlängern unter Finanzen → Abonnements.
- BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) — nur mit dem Schalter „Finanzen: Abonnements" (System → Einstellungen, „Berechtigungskonfiguration für BackOffice-Rolle").
- Beratung, Training & Betreuung — sehen die Seite nicht.
- Den Verlängerungstag für die Automatik stellen Administratoren in der Abo-Vorlage ein.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Rechnung — an jeden betroffenen Kunden, nur wenn du beim Verlängern „Rechnungen automatisch versenden" anhakst. Bei der Automatik nur, wenn die Vorlage „Rechnung automatisch versenden" hat.
- Abo-Automatik vom … — an dich, nach dem nächtlichen Lauf mit der Liste der angelegten Monate. Nur, wenn etwas passiert ist.
- Abonnement: Verlängerungsbestätigung — an den Kunden, wenn sich nachts die Vertragslaufzeit verlängert. Das Anlegen eines Monats allein verschickt keine Kundenmail.
Den Wortlaut der Kunden-E-Mails änderst du unter Layout → Vorlagen. Jede gibt es in einer Sie- und einer Du-Fassung; welche verschickt wird, richtet sich nach der Anrede im Kontakt. Die Meldungen an dich gehen an die Adresse unter System → Einstellungen → E-Mail-Einstellungen, Feld „Empfänger: Abonnement-Buchungen/-Kündigungen" — ist dort nichts eingetragen, an die E-Mail-Adresse deiner Firma.
Weg 1: Automatisch (empfohlen)
- Öffne unter Leistungen die Angebotsart, Reiter Abos, und bearbeite die Vorlage über das Menü am Zeilenende.
- Trag unter Automatische Verlängerung & Kundenportal bei Verlängerungstag (Tag des Monats) einen Tag ein, zum Beispiel „25".
- Wähle die Rechnungs-Haken: nur Entwurf, Entwurf abschließen oder abschließen und versenden.
- Klicke auf Speichern & zurück.
Ab dem 25. legt PetWorkers dann jede Nacht für alle laufenden Abos dieser Vorlage den Folgemonat an. Fehlt der laufende Monat, wird er nachgeholt. Über das Kündigungs- oder Laufzeitende hinaus wird nicht verlängert. Fällt der nächtliche Lauf einmal aus, holt PetWorkers ihn nach spätestens 30 Stunden nach und schickt dir eine Warnung.
Weg 2: Alle Abos auf einmal
- Klicke im Menü auf Finanzen → Abonnements.
- Im Kasten Verlängerungsoptionen für Abonnements wählst du links Monat und Jahr. Vorausgewählt ist der nächste Monat.
- Den Haken „Bei Verlängerung von Abonnements für die Tagesbetreuung vorbelegte Reservierungen automatisch anlegen." lässt du an, wenn du Tagesbetreuungs-Abos hast.
- Freiwillig: Setze Rechnungsentwürfe automatisch mit Zahlungsziel … erstellen und Rechnungsbetreff auf … setzen. Zahlungsziel und Betreff (zum Beispiel „10/2026") kannst du im Satz anpassen.
- Freiwillig: Rechnungsentwürfe automatisch abschließen und Rechnungen automatisch versenden. PetWorkers setzt die davor nötigen Haken selbst mit.
- Klicke auf Verlängerung der Abonnements jetzt durchführen.
Achtung: Diese Sammel-Verlängerung legt den Monat für jedes noch nicht beendete Abo an — auch für gekündigte, die erst später enden, und ohne auf das Vertragsende zu schauen. Prüfe danach die gekündigten Abos und lösche Monate, die nach dem Kündigungsdatum liegen. Mit „Rechnungen automatisch versenden" gehen die Rechnungen sofort an alle Kunden raus.
Weg 3: Ein einzelnes Abo
- Klicke auf Finanzen → Abonnements. Um schneller zu finden: Wähle im Filter das Tier und klicke „Auswahl anzeigen".
- In der Zeile des Abos steht unter den Monaten ein grauer Streifen: Monat und Jahr wählen.
- Nur Tagesbetreuung: „Reservierungen für Tagesbetreuung anlegen (sofern zutreffend)" anhaken.
- Klicke auf verlängern.
Diese Einzel-Verlängerung erstellt keine Rechnung.
So prüfst du, ob es geklappt hat
- Nach Weg 2 oder 3 erscheint unter den Kästen „Ergebnis der Bearbeitung" mit einer Zeile je Abo, zum Beispiel „Buchungssatz #360 angelegt für 14 in 10/2026."
- Stell im Filter Zeitraum auf „Vollständig": In der Zeile des Abos steht der neue Monat mit „0/4.00".
- Mit Rechnungsentwurf: In der Spalte „Rechnung" steht die Rechnungsnummer und ihr Stand statt „(Unberechnet)".
Häufige Fehler
- „Buchungssatz #… existiert für Abonnement …" — der Monat war schon da. Das ist kein Fehler, es wurde nichts doppelt angelegt.
- Falschen Monat angelegt. Klicke das Kreuz neben dem Monat und bestätige „Abonnement-Eintrag löschen". Das geht nur, solange darauf nichts gebucht ist und er auf keiner Rechnung steht.
- Tagesbetreuung ohne Reservierungen. Hat das Abo keine Betreuungsgruppe (zum Beispiel, weil es aus einer Online-Anfrage stammt), meldet PetWorkers „Reservierungen wurden nicht erzeugt …". Lege die Betreuungstage dann selbst an.
- Automatik legt nichts an. Prüfe in der Vorlage den Verlängerungstag, und ob das Abo gekündigt oder seine Laufzeit abgelaufen ist.