Der Papierkorb: löschen, wiederherstellen, endgültig entfernen
Was du in PetWorkers löschst, ist meist nicht sofort weg: Kontakte, Tiere, Leistungen, Themen, Portalseiten und viele Stammdaten wandern in den Papierkorb. Dort holst du sie mit einem Klick zurück — oder entfernst sie endgültig, wenn nichts mehr daran hängt. Diese Seite zeigt alle Bereiche des Papierkorbs, die Regeln fürs endgültige Löschen und was nicht im Papierkorb landet.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren, BackOffice (Büro & Buchhaltung), BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) und Beratung, Training & Betreuung — öffnen System → Papierkorb und stellen Einträge wieder her.
- Endgültig löschen — nur Administratoren. Alle anderen sehen das Symbol grau mit dem Hinweis „Benötigt Administrationsrechte".
- Deine Kunden — haben keinen Zugriff.
Mehr zu den Rollen: Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Keine. Löschen, Wiederherstellen und endgültiges Löschen verschicken nichts — weder an dich noch an Kunden.
1. So ist der Papierkorb aufgebaut
Du öffnest ihn über System → Papierkorb oder über das Papierkorb-Symbol „Papierkorb anzeigen" oben in der Menüleiste. Die Seite „Papierkorb — Verwaltung von gelöschten Datensätzen" hat für jede Art von Datensatz einen eigenen Kasten. Jeder Kasten nennt oben die „Anzahl gelöschter Datensätze" und erklärt in einem Hinweistext, wann ein Endgültig-Löschen möglich ist. Ein leerer Kasten zeigt „Keine Einträge".
Diese Bereiche gibt es:
| Bereich | Endgültig löschen geht nur, wenn … |
|---|---|
| Dozenten | … der Dozent in keinem Veranstaltungstermin verwendet wird. |
| Themen | … das Thema mit keiner Gruppe, keinem Kurs und keiner Veranstaltung verknüpft ist. Verknüpfte Lektionen bleiben unberührt. |
| Leistungen | … es keine Buchungen mit der Leistung gibt und sie nirgends als Vorbelegung steht (zum Beispiel in Gruppen oder Kursen). |
| Veranstalter | … der Veranstalter in keiner Veranstaltung verwendet wird. |
| Mitarbeiter | … der Mitarbeiter in keinen Buchungen verwendet wurde. |
| Kontakte | … für den Kontakt keine Buchungen vorliegen. Kontakte mit Buchungen unterliegen der Aufbewahrungspflicht für Finanzunterlagen. |
| Tiere | … für das Tier keine Buchungen vorliegen. |
| Kundenseiten | … keine andere Seite ihr untergeordnet ist. |
| Pensionsplätze | … für den Platz keine Buchungen bestehen. Sonst archivierst du den Platz. |
| Terminarten | … die Terminart an keinem Einzeltermin, keiner Terminfreigabe, keiner Terminfreigaben-Serie und keiner Portalseite mehr hängt. |
| Rassen | … die Rasse an keinem Tier und keiner Pensionsanfrage mehr hängt. |
| Areale | … dem Areal keine Unterbringungen zugeordnet sind. Das Standard-Areal lässt sich nie löschen. |
| Unterbringungen | … der Unterbringung keine Pensionsplätze zugeordnet sind. Die Standard-Unterbringung lässt sich nie löschen. |
Jede Zeile zeigt den Namen (bei Kontakten mit E-Mail-Adresse, bei Tieren mit Geburtsdatum), die ID und „Gelöscht am … von …". Bei manchen Bereichen steht „[Editieren im Papierkorb nicht möglich]" — dort holst du den Eintrag erst zurück und bearbeitest ihn dann.
2. Schritt für Schritt: einen Eintrag wiederherstellen
- Öffne System → Papierkorb.
- Such den Kasten, in dem der Datensatz liegt — zum Beispiel „Kontakte".
- Klicke in der Zeile auf das grüne Symbol „Wiederherstellen".
- Oben erscheint „Datensatz wiederhergestellt". Der Eintrag steht wieder in seiner Liste.
- Ein wiederhergestellter Kontakt bringt seine Tiere mit zurück — sie waren nur ausgeblendet, solange der Halter gelöscht war.
- Eine wiederhergestellte Portalseite kommt samt Texten und Bildern zurück. Prüfe danach, ob „Seite ist aktiv" gesetzt ist.
- Eine gelöschte Rasse steht bei neuen Tieren nicht zur Auswahl; Tiere, die sie schon haben, behalten sie.
3. Schritt für Schritt: endgültig löschen
- Melde dich als Administrator an und öffne System → Papierkorb.
- Lies den Hinweistext des Bereichs. Hängt noch etwas am Datensatz, ist das rote Symbol grau („Datensatz kann nicht gelöscht werden").
- Klicke auf das rote Symbol „Endgültig löschen". Oben erscheint „Datensatz endgültig gelöscht."
Achtung: Die Symbole im Papierkorb fragen nicht nach. Ein Klick auf „Endgültig löschen" wirkt sofort und lässt sich nicht rückgängig machen.
Beim endgültigen Löschen eines Kontakts entfernt PetWorkers auch seine Tiere, CRM-Aktivitäten, Aufgaben, Kontaktgruppen-Mitgliedschaften und die gespeicherten E-Mails. Ein Kontakt, der Leistungen oder Rechnungspositionen hat, Mitarbeiter, Dozent oder Veranstalter ist oder für eine Veranstaltung angemeldet war, lässt sich nicht endgültig löschen.
Tipp: Ein Kontakt, der nicht mehr Kunde ist, muss nicht gelöscht werden. Nimm im Kontakt „Account ist aktiv" heraus und trag „Nicht mehr Kunde seit:" ein. Leistungen, Themen und Kurse archivierst du, statt sie zu löschen — die Historie bleibt, und in neuen Buchungen tauchen sie nicht mehr auf.
4. Was nicht im Papierkorb landet
Einige Dinge löscht PetWorkers sofort endgültig. Vor dem Löschen fragt es dich jeweils nach:
- Dokumente in der Kontakt- und Tier-Kartei („Dokument #… unwiderruflich löschen?").
- CRM-Aktivitäten („Aktivität #… löschen?"). Löschen dürfen nur Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung).
- Trainings- und Therapiepläne („Trainingsplan #… unwiderruflich löschen?").
- Veranstaltungen, die du mit „Veranstaltung absagen" absagst, samt ihren Terminen. Siehe Veranstaltungen.
- Newsletter („Newsletter #… löschen?").
- Versandkonten — das letzte Konto lässt sich gar nicht löschen.
Kurse, Gruppen, Einzeltermine und Rechnungen haben keinen eigenen Bereich im Papierkorb. Rechnungen stornierst du, statt sie zu löschen; siehe Rechnungen erstellen, abschließen & versenden.
5. Einen Kontakt in den Papierkorb legen
- Öffne Basisdaten → Kontakte und such den Kontakt.
- Wähle im Menü „Weitere Optionen" der Kontaktkarte „Löschen".
- PetWorkers fragt „Soll der gewählte Kontakt wirklich gelöscht werden?". Bestätige mit „Kontakt löschen".
Deinen Firmenkontakt (Kontakt 1) kannst du nicht löschen. Solange ein Kontakt im Papierkorb liegt, zeigt die Kontaktliste den Hinweis „Es befinden sich Kontakte im Papierkorb." Mehr zu Kontakten auf der Seite Kontakte, Tierakte & CRM.