Der Papierkorb: löschen, wiederherstellen, endgültig entfernen
Was du in PetWorkers löschst, ist meist nicht sofort weg: Kontakte, Tiere, Leistungen, Themen, Portalseiten und viele Stammdaten wandern in den Papierkorb. Dort holst du sie mit einem Klick zurück — oder entfernst sie endgültig. Löschen lässt sich ein Eintrag aber nur, solange nichts mehr daran hängt. Diese Seite zeigt alle Bereiche des Papierkorbs, die Regeln fürs endgültige Löschen und was nicht im Papierkorb landet.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren, BackOffice (Büro & Buchhaltung), BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung) und Beratung, Training & Betreuung — öffnen System → Papierkorb und stellen Einträge wieder her.
- Endgültig löschen — nur Administratoren. Alle anderen sehen das Symbol grau mit dem Hinweis „Benötigt Administrationsrechte".
- Deine Kunden — haben keinen Zugriff.
Mehr zu den Rollen: Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Keine. Löschen, Wiederherstellen und endgültiges Löschen verschicken nichts — weder an dich noch an Kunden.
1. So ist der Papierkorb aufgebaut
Du öffnest ihn über System → Papierkorb oder über das Papierkorb-Symbol „Papierkorb anzeigen" oben in der Menüleiste. Die Seite „Verwaltung von gelöschten Datensätzen" hat für jede Art von Eintrag einen eigenen Kasten.
- Alle Kästen sind zugeklappt. Du siehst nur ihre Namen, zum Beispiel „Kontakte“ oder „Leistungen“.
- Ob ein Kasten Einträge enthält, siehst du erst nach dem Aufklappen.
- Zum Aufklappen klickst du rechts im Kasten auf das Symbol „Anzeigen / Ausblenden“. Ein zweiter Klick klappt ihn wieder zu.
- Aufgeklappt erklärt ein blauer Hinweistext, wann endgültiges Löschen möglich ist. Ein leerer Kasten zeigt „Keine Einträge".
Diese Bereiche gibt es:
| Bereich | Endgültig löschen geht nur, wenn … |
|---|---|
| Dozenten | … der Dozent in keinem Veranstaltungstermin verwendet wird. |
| Themen | … das Thema mit keiner Gruppe, keinem Kurs und keiner Veranstaltung verknüpft ist. Verknüpfte Lektionen bleiben unberührt. |
| Leistungen | … die Leistung nirgends mehr verwendet wird: in keiner Buchung und keiner Rechnungsposition, in keinem Abo und keiner Abo-Vorlage, in keiner Gruppe, keinem Kurs, keiner Veranstaltung und keinem ihrer Tarife, in keiner Terminfreigabe, Terminserie oder Verfügbarkeit, in keiner Kundengruppe und in keiner anderen Leistung (zum Beispiel als Leistung einer Stempelkarte oder als Fahrtkosten). |
| Veranstalter | … der Veranstalter in keiner Veranstaltung verwendet wird. |
| Mitarbeiter | … der Mitarbeiter in keinen Buchungen verwendet wurde. |
| Kontakte | … nichts mehr am Kontakt hängt: keine Rechnungen und Rechnungspositionen, keine Abos oder Abo-Anfragen, keine Buchungen (Gruppen, Kurse, Einzeltermine, Terminfreigaben, Veranstaltungen, Platzvermietung, Pension, Tagesbetreuung), keine Onlinezahlungen, Kassenbuchungen, Dokumente oder Verträge — und er ist weder Mitarbeiter, Dozent, Veranstalter noch Lieferant einer Leistung. Auch an seinen Tieren darf nichts mehr hängen. Kontakte mit Buchungen unterliegen der Aufbewahrungspflicht für Finanzunterlagen. |
| Tiere | … für das Tier nichts mehr vorliegt: keine Rechnungspositionen, Buchungen in Gruppen, Kursen, Pension oder Tagesbetreuung, Pensionsanfragen, Abos oder Abo-Anfragen, keine Mitgliedschaft in einer Gruppe, kein Eintrag als Dauerbucher, keine Tierzahlungen und keine Dokumente. Dann entfernt „Endgültig löschen" das Tier ganz; es verschwindet aus dem Papierkorb. |
| Kundenseiten | … keine andere Seite ihr untergeordnet ist. |
| Pensionsplätze | … für den Platz keine Buchungen bestehen. Sonst archivierst du den Platz. |
| Terminarten | … die Terminart an keinem Einzeltermin, keiner Terminfreigabe, keiner Terminfreigaben-Serie und keiner Portalseite mehr hängt. |
| Rassen | … die Rasse an keinem Tier und keiner Pensionsanfrage mehr hängt. |
| Areale | … dem Areal keine Unterbringungen zugeordnet sind. Das Standard-Areal lässt sich nie löschen. |
| Unterbringungen | … der Unterbringung keine Pensionsplätze zugeordnet sind. Die Standard-Unterbringung lässt sich nie löschen. |
Jede Zeile zeigt den Namen (bei Kontakten mit E-Mail-Adresse, bei Tieren mit Geburtsdatum), die ID und „Gelöscht am … von …". Bei manchen Bereichen steht „[Editieren im Papierkorb nicht möglich]" — dort holst du den Eintrag erst zurück und bearbeitest ihn dann.
Löschen nur ohne Verknüpfungen
Eine Verknüpfung ist alles, was auf einen Eintrag verweist. Beispiele: eine Rechnung, ein Abo, eine Buchung. Solange eine Verknüpfung besteht, kannst du den Eintrag nicht löschen.
Das gilt für Kontakte, Tiere und Leistungen. Es gilt auch für weitere Stammdaten wie Mitarbeiter, Themen, Rassen oder Terminarten. PetWorkers prüft zweimal: beim Verschieben in den Papierkorb und beim endgültigen Löschen.
- Auch Erledigtes zählt: Rechnungspositionen auf Rechnungen, beendete Abos, vergangene Buchungen.
- Bei einem Kontakt zählen auch die Verknüpfungen seiner Tiere.
So liest du die Meldung „… kann nicht gelöscht werden“
- Klicke wie gewohnt auf „Löschen“.
- Lies den Text unter der Überschrift, zum Beispiel „Kontakt löschen“. Er beginnt mit „Der Kontakt kann nicht gelöscht werden: vorhandene Verknüpfungen:“.
- Dahinter steht jede Verknüpfung mit ihrer Anzahl, zum Beispiel „Rechnungen: 1“. Verknüpfungen eines Tiers stehen mit dem Tiernamen.
Statt der Rückfrage steht hier, was am Kontakt hängt, jeweils als „Bezeichnung: Anzahl“. Verknüpfungen eines Tiers stehen mit dem Tiernamen. Es gibt nur „Abbrechen & zurück zur Übersicht“. - Klicke auf „Abbrechen & zurück zur Übersicht“. Einen Knopf zum Bestätigen gibt es hier nicht.
Was du stattdessen tust:
- Kontakt, der nicht mehr Kunde ist: setz ihn inaktiv. So geht es: Kontakt stattdessen inaktiv setzen.
- Tier, das nicht mehr kommt: trag „Verstorben/Abgegeben am“ ein. So geht es: Tier als verstorben oder abgegeben kennzeichnen.
- Leistung, die du nicht mehr anbietest: archiviere sie. So geht es: Leistung stattdessen archivieren.
Wenn das Löschen nicht klappt
- Problem: Ein doppelt angelegter Kontakt lässt sich nicht löschen. Ursache: Es hängt schon etwas daran, zum Beispiel eine offene Rechnungsposition. Lösung: Entferne die Verknüpfungen aus der Meldung. Lösche den Kontakt danach erneut.
- Problem: Ein Eintrag im Papierkorb lässt sich nicht endgültig löschen. Ursache: Er hat noch Verknüpfungen. Lösung: Lass ihn im Papierkorb liegen oder stelle ihn wieder her.
2. Schritt für Schritt: einen Eintrag wiederherstellen
- Öffne System → Papierkorb.
- Such den Kasten, in dem der Eintrag liegt — zum Beispiel „Kontakte".
- Klicke in diesem Kasten rechts auf das Symbol „Anzeigen / Ausblenden“. Der Kasten klappt auf.
- Klicke in der Zeile auf das grüne Symbol „Wiederherstellen".
Das grüne Symbol holt den Eintrag ohne Rückfrage zurück. - Geklappt hat es, wenn oben „Datensatz wiederhergestellt" erscheint. Der Eintrag steht wieder in seiner Liste.
- Ein wiederhergestellter Kontakt bringt seine Tiere mit zurück — sie waren nur ausgeblendet, solange der Halter gelöscht war.
- Eine wiederhergestellte Portalseite kommt samt Texten und Bildern zurück. Prüfe danach, ob „Seite ist aktiv" gesetzt ist.
- Eine gelöschte Rasse steht bei neuen Tieren nicht zur Auswahl; Tiere, die sie schon haben, behalten sie.
3. So löschst du einen Eintrag endgültig
- Melde dich als Administrator an.
- Öffne System → Papierkorb.
- Klicke beim Kasten, zum Beispiel „Kontakte“, rechts auf das Symbol „Anzeigen / Ausblenden“. Der Kasten klappt auf (Bild in Abschnitt 1).
- Lies den blauen Hinweistext des Kastens.
- Klicke in der Zeile auf das rote Symbol „Endgültig löschen".
Grün holt den Kontakt zurück. Rot löscht ihn endgültig – das dürfen nur Administratoren. - Bestätige die Rückfrage „Datensatz endgültig löschen? Das lässt sich nicht rückgängig machen.“ mit „OK“.
- Geklappt hat es, wenn oben „Datensatz endgültig gelöscht." erscheint. Der Eintrag steht nicht mehr im Kasten.
Hängt noch etwas am Eintrag, erscheint stattdessen die Meldung mit den Verknüpfungen (siehe Löschen nur ohne Verknüpfungen). Der Eintrag bleibt dann im Papierkorb.
Achtung: Nach dem „OK“ lässt sich das endgültige Löschen nicht rückgängig machen. „Wiederherstellen" fragt dagegen nicht nach und wirkt sofort.
Beim endgültigen Löschen eines Kontakts entfernt PetWorkers auch seine Tiere, CRM-Aktivitäten, Aufgaben, Kontaktgruppen-Mitgliedschaften und die gespeicherten E-Mails. Ein Kontakt mit Verknüpfungen (siehe Tabelle oben) lässt sich nicht endgültig löschen. Liegt so ein Kontakt schon im Papierkorb, bleibt er dort, bis du ihn wiederherstellst.
Tipp: Ein Kontakt, der nicht mehr Kunde ist, muss nicht gelöscht werden. Nimm im Kontakt „Account ist aktiv" heraus und trag „Nicht mehr Kunde seit:" ein. Leistungen, Themen und Kurse archivierst du, statt sie zu löschen — die Historie bleibt, und in neuen Buchungen tauchen sie nicht mehr auf.
4. Was nicht im Papierkorb landet
Einige Dinge löscht PetWorkers sofort endgültig. Vor dem Löschen fragt es dich jeweils nach:
- Dokumente in der Kontakt- und Tier-Kartei („Dokument #… unwiderruflich löschen?").
- CRM-Aktivitäten („Aktivität #… löschen?"). Löschen dürfen nur Administratoren und BackOffice (Büro & Buchhaltung).
- Trainings- und Therapiepläne („Trainingsplan #… unwiderruflich löschen?").
- Veranstaltungen, die du mit „Veranstaltung absagen" absagst, samt ihren Terminen. Siehe Veranstaltungen.
- Newsletter („Newsletter #… löschen?").
- Versandkonten — das letzte Konto lässt sich gar nicht löschen.
Kurse, Gruppen, Einzeltermine und Rechnungen haben keinen eigenen Bereich im Papierkorb. Rechnungen stornierst du, statt sie zu löschen; siehe Rechnungen erstellen, abschließen & versenden.
5. So legst du einen Kontakt in den Papierkorb
- Öffne Basisdaten → Kontakte und such den Kontakt.
- Klicke oben rechts in der Kontaktkarte auf die drei Striche („Weitere Optionen“).
- Klicke auf „Löschen“.
Oben rechts in der Kontaktkarte öffnen die drei Striche das Menü. Ganz unten steht „Löschen“. - PetWorkers fragt „Soll der gewählte Kontakt wirklich gelöscht werden?“. Klicke auf „Kontakt löschen“.
- Geklappt hat es, wenn oben „Datensatz erfolgreich gelöscht.“ erscheint. Der Kontakt liegt jetzt im Papierkorb.
Steht statt der Frage „Der Kontakt kann nicht gelöscht werden: …“, hängt noch etwas am Kontakt oder an seinen Tieren. Siehe Löschen nur ohne Verknüpfungen.
Deinen Firmenkontakt (Kontakt 1) kannst du nicht löschen. Solange ein Kontakt im Papierkorb liegt, zeigt die Kontaktliste den Hinweis „Es befinden sich Kontakte im Papierkorb." Mehr zu Kontakten auf der Seite Kontakte, Tierakte & CRM.