Abonnements: die digitale Stempelkarte

Das Abo-System ist das Herzstück für wiederkehrende Angebote (Tagesbetreuung, wöchentliche Gruppen): Pro Monat entsteht je Abo ein Buchungssatz — eine „digitale Stempelkarte auf Monatsbasis", die der Kunde bezahlt und auf die seine Termine gebucht werden. Diese Seite erklärt alle Felder, den Monatszyklus, die Verlängerung und die Verbrauchslogik im Detail.

▶ Video-Anleitung: S203: Abos anlegen — ab Min. 34:54  ·  Tutorial 3: Abo zuweisen — ab Min. 24:28

1. Wie Abos technisch funktionieren

Drei Ebenen wirken zusammen:

1. Abo-Vorlage (Stammdaten → Abos): definiert Leistung, Monatspreis und Kontingent. Sie wird nie direkt „verbraucht".
2. Kunden-Abo: die Zuweisung einer Vorlage an einen Kunden — genauer: an ein bestimmtes Tier des Kunden. Abos sind hundegebunden; ein Abo des Ersthundes deckt keine Termine des Zweithundes.
3. Monatlicher Buchungssatz: Bei jeder Verlängerung entsteht für den gewählten Monat genau eine Abrechnungsposition mit eigenem Kontingent. Termine im September werden nur gegen den September-Buchungssatz verrechnet — unabhängig davon, wann gebucht wird. Deshalb wird der Buchungszähler automatisch „monatlich zurückgesetzt": Jeder Monat ist ein frischer Datensatz.

2. Abo-Vorlage anlegen (Stammdaten → Abos)

Die Felder im Einzelnen:

• Abonnement-Typ — derzeit fest „Monatliches Abo"; nach dem Speichern nicht mehr änderbar.
• Abo-Leistung — die zugrunde liegende Leistung (z. B. „Tagesbetreuung Mo–Fr" oder die Gruppenstunden-Leistung). Sie entscheidet, wofür das Abo zahlt: Nur Termine mit exakt dieser Leistung werden aufs Abo gebucht. Nach dem Speichern nicht mehr änderbar. Stempelkarten-Leistungen sind hier bewusst ausgeschlossen.
• Bruttopreis — der feste Monatspreis; er wird bei jeder Verlängerung als Rechnungsbetrag übernommen (Einheit „monatliche Pauschale").
• Limitierung — das Monatskontingent in Einheiten, Standard 31. Der Hilfetext im Formular sagt es wörtlich: „Abos sind generell limitiert. Um eine Flatrate anzulegen, geben Sie bitte einen entsprechend hohen Wert (z. B. 99) ein. Der Buchungszähler wird monatlich zurückgesetzt." Für Betreuungs-Abos empfiehlt sich ein Tageslimit mit Puffer (z. B. 22, da Monate mehr als 20 Werktage haben können).
• Name und Artikelbeschreibung — erscheinen auf der monatlichen Rechnung.
• Leistungsart — wird beim Anlegen aus der gewählten Kategorie übernommen und ist danach fix. Abo-fähig sind die Kategorien Gruppenstunden, Tagesbetreuung und DogWalk (bei DogWalk kommt ein Pflichtfeld „Walk" für die feste Gassi-Route hinzu).

3. Abo einem Kunden zuweisen

1. Kundenkartei öffnen → Bereich Abos → Abo hinzufügen.
2. Abo-Vorlage, Tier und (bei Betreuungs-Abos) den Betreuungsbereich wählen und speichern. Preis, Kontingent und Texte werden aus der Vorlage kopiert und können je Kunde individuell angepasst werden — spätere Änderungen an der Vorlage wirken nicht rückwirkend auf bestehende Kunden-Abos.
3. Anteiliger Start: Beginnt das Abo mitten im Monat, kann der erste Buchungssatz anteilig berechnet werden; die Reservierungen des laufenden Monats werden auf Wunsch direkt angelegt.
4. Kündigung: Ein Kunden-Abo wird durch Setzen des Ende-Datums beendet; es taucht dann bei der Verlängerung nicht mehr auf.

4. Die monatliche Verlängerung — dein wichtigster Handgriff

Buchungssätze für den Folgemonat entstehen nicht von selbst — es gibt bewusst keinen nächtlichen Automatik-Lauf. Die Verlängerung führst du unter Finanzen → Abonnements („Abonnements verwalten und erneuern") durch:

1. Monat und Jahr wählen.
2. „Alle aktiven Abos" oder ein einzelnes Abo wählen.
3. Optional die Automatik-Häkchen setzen — sie bauen aufeinander auf:
   • Rechnung automatisch erstellen — je Kunde entsteht eine Rechnung mit der Abo-Position (Betreff „MM/JJJJ").
   • Rechnungen automatisch abschließen — vergibt die Rechnungsnummer und erzeugt das PDF.
   • Rechnungen automatisch versenden — schickt die abgeschlossene Rechnung per E-Mail (nur zusammen mit „abschließen" wählbar).
4. Bei Tagesbetreuungs-Abos zusätzlich wählbar: „Bei Verlängerung von Abonnements für die Tagesbetreuung vorbelegte Reservierungen automatisch anlegen." — dann werden für die an der Leistung markierten Wochentage gleich die Betreuungs-Reservierungen des Monats erzeugt.
5. Button „Verlängerung der Abonnements jetzt durchführen".

Ein Doppellauf ist ungefährlich: Existiert der Buchungssatz eines Monats bereits, meldet das System „Buchungssatz #… existiert für Abonnement #… in MM/JJJJ." und legt nichts doppelt an.

Praxis-Tipp: Führe die Verlängerung einige Tage vor Monatsbeginn durch. Solange der Buchungssatz des Folgemonats fehlt, findet das System für Termine dieses Monats „kein Abonnement" — Kundenbuchungen rutschen dann auf Stempelkarte oder Rechnung (siehe Seite „Abo, Stempelkarte oder Rechnung?").

5. Verbrauch, Kontingent und „aufgebraucht"

• Jede Terminbuchung mit passender Leistung im passenden Monat erhöht den Verbrauch des Buchungssatzes; die Buchungsvorschau zeigt dem Kunden den Stand: „Sie buchen X Einheiten auf Abonnement #… mit X von X verfügbaren Einheiten."
• Nicht genutzte Einheiten verfallen zum Monatsende — sie werden nicht in den Folgemonat übertragen. Wer im Vier-Stunden-Abo nur drei Stunden nutzt, startet im nächsten Monat wieder mit vier (nicht fünf) — wie im Fitnessstudio.
• Der Verbrauch wird aus den tatsächlichen Buchungen berechnet (Gruppentermine, Tagesbetreuungs-Reservierungen und manuelle Nachbuchungen) — nicht hochgezählt. Ein Storno gibt das Kontingent deshalb automatisch und vollständig zurück.
• Bei erreichtem Limit markiert das System den Buchungssatz als „aufgebraucht"; weitere Termine in diesem Monat laufen auf Stempelkarte oder Rechnung. Nach einem Storno lebt der Satz automatisch wieder auf.
• Leerbuchungen/Nachbuchungen: Damit korrigierst du das Kontingent manuell — etwa +5 Kulanz-Einheiten oder der Abzug bereits vor Systemstart genutzter Tage. So stimmt die gebuchte Menge immer.

6. Abrechnung und Kundensicht

• Die monatliche Abo-Position erscheint wie jede Leistung in der Leistungsverwaltung und läuft über den normalen Rechnungsweg (sofern du nicht die Automatik-Häkchen der Verlängerung nutzt).
• Im Kundenbereich (Reiter „Abonnements", sofern in den Portal-Einstellungen aktiviert) sieht der Kunde seine Abos mit Status, Kontingent und der monatlichen Verbrauchsaufschlüsselung nach Gruppenterminen, Tagesbetreuung und Nachbuchungen.
• Ein Online-Kauf von Abos durch den Kunden ist derzeit nicht möglich — die entsprechende Portalseite ist als „in Entwicklung" markiert. Abos vergibst du immer über die Kundenkartei.

7. Praxis-Bausteine

• Kündigungsstichtag: Lege organisatorisch fest, bis wann Kunden für den Folgemonat kündigen müssen (bewährt: monatlich kündbar). Wer nicht kündigt, wird beim Monatslauf automatisch verlängert.
• Kalkulations-Hinweis: Viele Betriebe rechnen Abos auf 42 Arbeitswochen im Jahr (Urlaub/Feiertage eingepreist) — wie ein Fitnessstudio: Bei Kundenurlaub läuft das Abo weiter, sonst Kündigung (dann ist der Platz weg).
• Belegungsplan: zeigt pro Tag die eingebuchten Hunde samt Gesamtzahl — deine Auslastung auf einen Blick.
• Fehlersuche „Abo greift nicht": Die vier Klassiker sind (1) Verlängerung für den Terminmonat fehlt, (2) Abo läuft auf das falsche Tier, (3) Abo-Leistung ≠ Gruppen-/Betreuungs-Leistung, (4) Kontingent erschöpft. Die vollständige Prüfliste steht auf der Seite „Abo, Stempelkarte oder Rechnung?".

Abos online anbieten und kündigen lassen

Am Abonnement (Stammdaten → Abonnements) gibt es zwei Felder für den Kundenbereich:

• Online-Buchung im Kundenbereich erlauben — nur angehakte Abos erscheinen im Kundenbereich unter „Abonnements online buchen". Gebucht wird dabei nichts von selbst: der Kunde stellt eine Anfrage.
• Abobedingungen — dieser Text wird dem Kunden vor dem Absenden gezeigt; er muss ihm zustimmen. Lässt du das Feld leer, entfällt der Schritt.

Die Anfrage landet je nach Leistungsart unter Hundeschule → Anfragen (Gruppen, Kurse) oder Tagesbetreuung → Anfragen. Dort hast du drei Knöpfe: Einbuchen legt das Abonnement beim Kunden an — samt Buchungssatz für den laufenden Monat, anteilig berechnet. Ablehnen (ohne Nachricht) verwirft die Anfrage stillschweigend, Ablehnen & Nachricht öffnet zusätzlich das Nachrichtenfenster mit vorbereitetem Text.

Kündigung durch den Kunden. Im Kundenbereich steht an jedem laufenden Abo der Knopf „Abo kündigen"; einen Grund kann der Kunde freiwillig angeben. Auch hier endet nichts von selbst — die Kündigung erscheint in denselben Kästen unter Anfragen. Erst dein Klick auf Kündigung bestätigen beendet das Abonnement und schickt dem Kunden die Bestätigung. Verbrauchte Einheiten und bereits abgerechnete Buchungssätze bleiben dabei unangetastet.

Ob die Online-Kündigung überhaupt angeboten wird, stellst du unter Einstellungen → Kundenbereich ein („Kündigung von Abonnements im Kundenbereich erlauben", ab Werk ja). Die Wortlaute aller Knöpfe und Hinweise stehen unter Einstellungen → Kundenbereich (Einträge, die mit „Abo:" beginnen), die Mailvorlagen unter Marketing → Vorlagen.