Firmendaten: die Angaben deines Unternehmens
Unternehmen → Firmendaten öffnet den Kontakt deines Unternehmens. Er ist der allererste Kontakt im System und etwas Besonderes: Aus ihm nimmt die Software den Namen und die Anschrift deiner Firma, dein Land und die Angaben für Impressum und Geschäftspapiere. Gleichzeitig ist er dein eigener Betreiber-Zugang — die E-Mail-Adresse und das Kennwort darin sind deine Anmeldedaten.
Wer hat Zugriff?
- Administratoren — öffnen und ändern die Firmendaten.
- BackOffice (Büro & Buchhaltung) — sieht den Menüpunkt nicht. Die Firmendaten sind der Kontakt des Betreibers, und Kontakte mit gleichen oder höheren Rechten darf nur ein Administrator bearbeiten.
- BackOffice (Sach- und Rechnungsbearbeitung), Beratung, Training & Betreuung und deine Kunden — haben keinen Zugriff. Mehr unter Rollen und Rechte.
Welche E-Mails werden verschickt?
- Das Speichern der Firmendaten verschickt keine E-Mail.
- Kontakt: Zugangsdaten für das Kundenportal — an die E-Mail-Adresse der Firma, nur wenn du den Haken „Beim Speichern neues Kennwort vergeben und Kontoinformation zusenden“ setzt. Das vergibt gleichzeitig ein neues Kennwort für deinen eigenen Zugang.
Firmendaten prüfen und ändern
- Klicke im Menü auf Unternehmen → Firmendaten. Es öffnet sich das Kontaktformular mit der Überschrift „Kontakte“.
- Prüfe im Reiter Basisdaten den Kasten Kontaktdaten: Firma, Vorname und Nachname der Inhaberin oder des Inhabers, Adresszeile 1 (Straße & Hausnummer), Postleitzahl, Ort, Land und die Telefonnummern.
- Wechsle in den Reiter Geschäftsdaten. Trage im Kasten „Handelsregister & Pflichtangaben (für Geschäftsbriefe / E-Mail-Signatur)“ ein, was auf dich zutrifft: Rechtsform, USt-IdNr., Steuernummer, Registergericht, Handelsregister-Nummer, Geschäftsführer / Vorstand, Impressum-URL und Datenschutz-URL.
- Trage im selben Reiter im Kasten Bankverbindung die IBAN deines Geschäftskontos ein. Ohne sie kann die Software zum Beispiel keinen QR-Code für die Überweisung auf deine Rechnungen drucken.
- Klicke auf „Speichern“ oder „Speichern & zurück“.
Wo die Firmendaten auftauchen
- Land — bestimmt, welche Angaben unter Unternehmen → Impressum abgefragt werden. Steht hier die Schweiz, erscheint unter System → Einstellungen zusätzlich die Gruppe „Finanzen: Schweiz“.
- Firma — steht als Absendername in den E-Mails der Software, solange im Versandkonto nichts anderes eingestellt ist.
- Firma, E-Mail, Telefon, Mobil — füllen die Platzhalter
{Firma},{Email},{Telefon}und{Mobil}unter Layout → Widgets & Code.
Achtung: Die E-Mail-Adresse im Kasten Zugangsdaten ist deine Anmeldeadresse, die Sicherheitsgruppe muss „Administratoren“ bleiben. Ändere beides nur, wenn du genau das willst — sonst sperrst du dich womöglich selbst aus. Lass das Feld Kennwort leer oder bei den Sternchen, dann bleibt dein Kennwort, wie es ist.